Landtag von Baden-Württemberg 15. Wahlperiode Drucksache 15 / 1978 28. 06. 2012 1Eingegangen: 28. 06. 2012 / Ausgegeben: 31. 07. 2012 K l e i n e A n f r a g e Wir fragen die Landesregierung: 1. Welche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten haben Heime nach dem Heimgesetz für Baden-Württemberg? 2. Ist die Aufbewahrung der nach dem Heimgesetz geforderten Aufzeichnungen unter Gewährleistung des Datenschutzes und der Dokumentenechtheit in elektronischer bzw. digitaler Form zulässig? 3. Sind Aufzeichnungen nach dem Heimgesetz, die elektronisch bzw. digital aufbewahrt werden, zusätzlich in Papierform aufzubewahren und falls ja, woraus ergibt sich diese Pflicht? 4. Teilt sie die Einschätzung, dass Pflegekräfte bei einer elektronischen bzw. digitalen Aufzeichnung und Aufbewahrung der Pflegedokumentation zeitlich von Verwaltungstätigkeiten entlastet werden können und so mehr Zeit für die zu Pflegenden haben? 5. Werden technische Neuerungen der Dokumentenverwaltung bei Regelungen zu Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten im Zuge der angekündigten Novellierung des Heimgesetzes für Baden-Württemberg berücksichtigt? 6. Wann ist mit der zu Beginn der Legislaturperiode angekündigten Novellierung des Heimgesetzes für Baden-Württemberg zu rechnen? 20. 06. 2012 Hillebrand, Klenk CDU Kleine Anfrage der Abg. Dieter Hillebrand und Wilfried Klenk CDU und Antwort des Ministeriums für Arbeit und Sozialordnung, Familie, Frauen und Senioren Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht nach dem Heimgesetz für Baden-Württemberg Drucksachen und Plenarprotokolle sind im Internet abrufbar unter: www.landtag-bw.de/Dokumente Der Landtag druckt auf Recyclingpapier, ausgezeichnet mit dem Umweltzeichen „Der Blaue Engel“. Landtag von Baden-Württemberg Drucksache 15 / 1978 2 B e g r ü n d u n g Der zeitliche Aufwand für die Dokumentation wird von den Verantwortlichen in der Pflege und insbesondere den Pflegekräften als Hemmnis für eine intensivere Betreuung der Patientinnen und Patienten kritisiert. Es ist nach Möglichkeiten zu suchen, wie die Sicherstellung der Qualität der Pflege mit geringerem Dokumentations - und Verwaltungsaufwand möglich ist. Durch die inzwischen verfügbaren technischen Hilfsmittel kann sich eine Möglichkeit ergeben, den Aufwand zur Erfüllung der Dokumentationspflicht auf das Wesentliche zu begrenzen. Zusätzlich zum Zeitaufwand wird auch die Lagerung von Papierdokumenten ein immer größeres Problem in Heimen. Steuerrelevante Dokumente können seit dem Jahr 2002 in ausschließlich digitaler Form archiviert werden. Dies regelt die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). A n t w o r t Mit Schreiben vom 18. Juli 2012 Nr. 33-0141.515/1978 beantwortet das Ministerium für Arbeit und Sozialordnung, Familie, Frauen und Senioren die Kleine Anfrage wie folgt: Wir fragen die Landesregierung: 1. Welche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten haben Heime nach dem Heimgesetz für Baden-Württemberg? Das Landesheimgesetz Baden-Württemberg in der derzeit gültigen Fassung bestimmt in § 8 Abs. 1 zu der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht, dass der Träger nach den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buch- und Aktenführung Aufzeichnungen über den Betrieb des Heims zu machen und die Qualitätssicherungsmaßnahmen und deren Ergebnisse so zu dokumentieren hat, dass sich aus ihnen der ordnungsgemäße Betrieb des Heims ergibt. Beispielsweise müssen ersichtlich werden • die wirtschaftliche und finanzielle Lage des Heims, • der Erhalt, die Aufbewahrung und die Verabreichung von Arzneimitteln ein - schließlich der pharmazeutischen Überprüfung der Arzneimittelvorräte und der Unterweisung der Mitarbeiter über den sachgerechten Umgang mit Arznei - mitteln, • die Pflegeplanung und die Pflegeverläufe für pflegebedürftige Bewohner sowie die Maßnahmen zur Qualitätsentwicklung sowie zur Qualitätssicherung sowie • die freiheitsbeschränkenden und die freiheitsentziehenden Maßnahmen bei Bewohnern sowie die Angabe des für die Anordnung der Maßnahme Verantwortlichen . Zur Aufbewahrungspflicht gilt nach § 8 Abs. 2 Landesheimgesetz Baden-Württemberg , dass der Träger die Aufzeichnungen nach Absatz 1 sowie die sonstigen Unterlagen und Belege über den Betrieb eines Heims mindestens fünf Jahre aufzubewahren hat. Danach sind sie zu löschen. Die Aufzeichnungen nach Absatz 1 sind, soweit sie personenbezogene Daten enthalten, so aufzubewahren, dass nur Berechtigte Zugang haben. 3 Landtag von Baden-Württemberg Drucksache 15 / 1978 2. Ist die Aufbewahrung der nach dem Heimgesetz geforderten Aufzeichnungen unter Gewährleistung des Datenschutzes und der Dokumentenechtheit in elektronischer bzw. digitaler Form zulässig? Korrespondierend zum zentralen Schutzzweck des Landesheimgesetzes BadenWürttemberg in der derzeit gültigen Fassung, das die Rechte der Heimbewoh - nerinnen und Heimbewohner in ihrer abhängigen Lebenssituation sichern soll, steht unter dem Gesichtspunkt des Datenschutzes und der Dokumentenechtheit neben der Speicherung der Personalien besonders auch die Pflegedokumentation für pflegebedürftige Bewohnerinnen und Bewohner im Vordergrund. Nach den heimrechtlichen Vorschriften ist dann eine Aufzeichnung in elektronischer Form zulässig, wenn die Dokumentenechtheit sicher gewährleistet ist. Für die Beurteilung der Zulässigkeit der Aufbewahrungs- bzw. Archivierungspflicht von personenbezogenen Daten – wie sie in § 8 des Landesheimgesetzes geregelt ist – gelten die vom Träger einzuhaltenden Vorgaben und Standards des Bundesdatenschutzgesetzes beziehungsweise des Landesdatenschutzgesetzes, soweit dessen Anwendungsbereich eröffnet ist. Ein wichtiger Bereich des Datenschutzes sind die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zum Schutz von personenbezogenen Daten getroffen werden müssen, um sie vor Missbrauch und Verarbeitungsfehlern zu sichern. Welche Maßnahmen notwendig sind, hängt im Regelfall sowohl von der Art der Daten ab als auch von der Aufgabe, den organisatorischen Bedingungen, den räumlichen Verhältnissen, der personellen Situation und anderen Rahmenbedingungen der Verarbeitung. § 9 Bundesdatenschutzgesetz verzichtet darauf, bestimmte einzelne Maßnahmen zwingend vorzuschreiben, sondern verlangt, „die technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, die erforderlich sind, um die Ausführung der Vorschriften dieses Gesetzes zu gewährleisten“. Ergänzend ist darauf hinzuweisen, dass auch die sog. BSI-Standards Empfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik zu Methoden, Prozessen und Verfahren sowie Vorgehensweisen und Maßnahmen mit Bezug zur Informationssicherheit enthalten. IT-Sicherheit beschäftigt sich an erster Stelle mit dem Schutz elektronisch gespeicherter Informationen und deren Verarbeitung . Die klassischen Grundlagen der Informationssicherheit sind nach den BSIStandards Vertraulichkeit, Authentizität, Verfügbarkeit und Integrität. Der Bestandteil der Integrität verweist wieder auf die eindeutige Verknüpfung der Attribute Autor und Zeitpunkt der Erstellung eines Dokuments mit den digitalen Daten. 3. Sind Aufzeichnungen nach dem Heimgesetz, die elektronisch bzw. digital aufbewahrt werden, zusätzlich in Papierform aufzubewahren und falls ja, woraus ergibt sich diese Pflicht? Nach § 8 Landesheimgesetz Baden-Württemberg muss aus den Aufzeichnungen über den Betrieb des Heims nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchund Aktenführung die wirtschaftliche und finanzielle Lage des Heims ersichtlich sein. Aus handels- und steuerrechtlicher Sicht müssen bestimmte Dokumente – je nach der Rechtsform des Heims als Wirtschaftsunternehmen – wie Eröffnungs - bilanzen, Jahres- und Konzernabschlüsse im Original vorliegen (§ 147 Abs. 2 AO). Im Einzelfall bleibt es der Entscheidung des Trägers bzw. der ihm gegenüber verantwortlichen Heimleitung überlassen, ob die Aufbewahrung einzelner Urkunden unter dem Gesichtspunkt etwaiger nicht generell auszuschließender Haftungsfälle zur Beweissicherung angezeigt ist. Davon unberührt bleibt die konkrete Vorlagepflicht der in § 8 des Landesheim - gesetzes genannten Aufzeichnungen im Rahmen der Prüfung durch die Heimaufsicht gemäß § 10 Absatz 1 Landesheimgesetz. Landtag von Baden-Württemberg Drucksache 15 / 1978 4 4. Teilt sie die Einschätzung, dass Pflegekräfte bei einer elektronischen bzw. digitalen Aufzeichnung und Aufbewahrung der Pflegedokumentation zeitlich von Verwaltungstätigkeiten entlastet werden können und so mehr Zeit für die zu Pflegenden haben? Der Pflegedokumentation kommt wegen der Qualitätssicherung und Qualitätskontrolle ein hoher Stellenwert zu und sie gilt als wichtiger Nachweis für die Entscheidung, warum eine (ärztliche oder) pflegerische Maßnahme erfolgte oder nicht. Der Einsatz einer EDV-gestützten Pflegedokumentation kann sowohl bei der Aufzeichnung wie Aufbewahrung den Ressourceneinsatz bei Pflegekräften optimieren , der daraus folgende Zeitgewinn kann der Versorgung pflegebedürftiger Menschen zugute kommen. Diese Prozessoptimierung setzt allerdings voraus, dass die Pflegekräfte mit dem Umgang mit der Technologie vertraut sind und diese umsetzen können müssen, um sie als arbeitsentlastend und hilfreich zu erleben. Berücksichtigt werden muss auch, dass Aspekte wie zum Beispiel unterschiedliche Fachkompetenz der einzelnen Nutzerinnen und Nutzer, die Leitungsstruktur der Einrichtung , Qualität und Quantität der eingesetzten Hard- und Software ebenso wie der Umfang der erforderlichen Schulungen die Ressourcenoptimierung beim Einsatz der Pflegekräfte beeinflussen können. Nach § 113 Abs. 1 S. 3 SGB XI gilt auch für die EDV-gestützte Pflegedokumentation, dass die Anforderungen an „eine praxistaugliche, den Pflegeprozess unterstützende und die Pflegequalität fördernde Pflegedokumentation, die über ein für die Pflegeeinrichtungen vertretbares und wirtschaftliches Maß nicht hinausgehen dürfen“, gelten. 5. Werden technische Neuerungen der Dokumentenverwaltung bei Regelungen zu Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten im Zuge der angekündigten Novellierung des Heimgesetzes für Baden-Württemberg berücksichtigt? Der gegenwärtige Rechtsstandard zur Dokumentenverwaltung wird bei einer Novellierung des Heimgesetzes für Baden-Württemberg jedenfalls beibehalten werden. Ein darüber hinausgehender abstrakt-genereller Regelungsbedarf wird im erforderlichen Umfang zu prüfen sein. In diesem Kontext gilt es zu beachten, dass der Träger die einschlägigen Standards bei der Dokumentenverwaltung zu gewährleisten hat. Auch im Vorfeld zur Dokumentenverwaltung muss der Träger sicherstellen, dass seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Beispiel die chronologische Struktur und inhaltlichen Vorgaben zur Vollständigkeit und Kontinuität bei der Dokumentation zwingend einhalten. Nach § 10 Abs. 1 Landesheimgesetz Baden-Württemberg ist u. a. der Träger verpflichtet, den zuständigen Heimaufsichtsbehörden die erforderlichen mündlichen und schriftlichen Auskünfte auf Verlangen und unentgeltlich erteilen. 6. Wann ist mit der zu Beginn der Legislaturperiode angekündigten Novellierung des Heimgesetzes für Baden-Württemberg zu rechnen? Das Ministerium für Arbeit und Sozialordnung, Familie, Frauen und Senioren Baden-Württemberg erarbeitet zurzeit die Eckpunkte für ein neues Heimrecht. Diese werden nach der Kabinettsbefassung der Öffentlichkeit vorgestellt. Altpeter Ministerin für Arbeit und Sozialordnung, Familie, Frauen und Senioren << /ASCII85EncodePages false /AllowTransparency false /AutoPositionEPSFiles true /AutoRotatePages /None /Binding /Left /CalGrayProfile (None) /CalRGBProfile (sRGB IEC61966-2.1) /CalCMYKProfile (U.S. Web Coated \050SWOP\051 v2) /sRGBProfile (sRGB IEC61966-2.1) /CannotEmbedFontPolicy /Warning /CompatibilityLevel 1.6 /CompressObjects /Off /CompressPages true /ConvertImagesToIndexed true /PassThroughJPEGImages false /CreateJobTicket false /DefaultRenderingIntent /Default /DetectBlends true /DetectCurves 0.1000 /ColorConversionStrategy /LeaveColorUnchanged /DoThumbnails false /EmbedAllFonts true /EmbedOpenType false /ParseICCProfilesInComments true /EmbedJobOptions true /DSCReportingLevel 0 /EmitDSCWarnings false /EndPage -1 /ImageMemory 524288 /LockDistillerParams true /MaxSubsetPct 100 /Optimize true /OPM 1 /ParseDSCComments false /ParseDSCCommentsForDocInfo true /PreserveCopyPage true /PreserveDICMYKValues true /PreserveEPSInfo true /PreserveFlatness true /PreserveHalftoneInfo false /PreserveOPIComments true /PreserveOverprintSettings true /StartPage 1 /SubsetFonts true /TransferFunctionInfo /Preserve /UCRandBGInfo /Preserve /UsePrologue false /ColorSettingsFile () /AlwaysEmbed [ true ] /NeverEmbed [ true ] /AntiAliasColorImages false /CropColorImages true /ColorImageMinResolution 150 /ColorImageMinResolutionPolicy /OK /DownsampleColorImages true /ColorImageDownsampleType /Bicubic /ColorImageResolution 300 /ColorImageDepth 8 /ColorImageMinDownsampleDepth 1 /ColorImageDownsampleThreshold 1.50000 /EncodeColorImages true /ColorImageFilter /FlateEncode /AutoFilterColorImages false /ColorImageAutoFilterStrategy /JPEG /ColorACSImageDict << /QFactor 0.40 /HSamples [1 1 1 1] /VSamples [1 1 1 1] >> /ColorImageDict << /QFactor 0.76 /HSamples [2 1 1 2] /VSamples [2 1 1 2] >> /JPEG2000ColorACSImageDict << /TileWidth 256 /TileHeight 256 /Quality 15 >> /JPEG2000ColorImageDict << /TileWidth 256 /TileHeight 256 /Quality 15 >> /AntiAliasGrayImages false /CropGrayImages true /GrayImageMinResolution 150 /GrayImageMinResolutionPolicy /OK /DownsampleGrayImages true /GrayImageDownsampleType /Bicubic /GrayImageResolution 600 /GrayImageDepth 8 /GrayImageMinDownsampleDepth 2 /GrayImageDownsampleThreshold 1.50000 /EncodeGrayImages true /GrayImageFilter /FlateEncode /AutoFilterGrayImages false /GrayImageAutoFilterStrategy /JPEG /GrayACSImageDict << /QFactor 0.40 /HSamples [1 1 1 1] /VSamples [1 1 1 1] >> /GrayImageDict << /QFactor 0.76 /HSamples [2 1 1 2] /VSamples [2 1 1 2] >> /JPEG2000GrayACSImageDict << /TileWidth 256 /TileHeight 256 /Quality 15 >> /JPEG2000GrayImageDict << /TileWidth 256 /TileHeight 256 /Quality 15 >> /AntiAliasMonoImages false /CropMonoImages true /MonoImageMinResolution 1200 /MonoImageMinResolutionPolicy /OK /DownsampleMonoImages true /MonoImageDownsampleType /Bicubic /MonoImageResolution 600 /MonoImageDepth -1 /MonoImageDownsampleThreshold 1.50000 /EncodeMonoImages true /MonoImageFilter /CCITTFaxEncode /MonoImageDict << /K -1 >> /AllowPSXObjects true /CheckCompliance [ /None ] /PDFX1aCheck false /PDFX3Check false /PDFXCompliantPDFOnly false /PDFXNoTrimBoxError true /PDFXTrimBoxToMediaBoxOffset [ 0.00000 0.00000 0.00000 0.00000 ] /PDFXSetBleedBoxToMediaBox true /PDFXBleedBoxToTrimBoxOffset [ 0.00000 0.00000 0.00000 0.00000 ] /PDFXOutputIntentProfile (None) /PDFXOutputConditionIdentifier () /PDFXOutputCondition () /PDFXRegistryName (http://www.color.org) /PDFXTrapped /False /CreateJDFFile false /SyntheticBoldness 1.000000 /Description << /DEU () >> >> setdistillerparams << /HWResolution [1200 1200] /PageSize [595.276 841.890] >> setpagedevice