Antwort des Staatsministeriums für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst vom 15.02.2016 1. Wie ist aus Sicht der Staatsregierung der damit einhergehende, erhebliche Mehraufwand in der Verwaltung personell und finanziell zu bewältigen (bitte aufgegliedert nach staatlichen und kommunalen Schulen), nachdem Schülerunterlagen nicht mehr komplett aufbewahrt werden, sondern nunmehr für unterschiedliche Papiere verschiedene Aufbewahrungsfristen (zwischen einem und 50 Jahren) vorgeschrieben sind? Ein „erheblicher Verwaltungsmehraufwand aufgrund der Schülerunterlagenverordnung (SchUntV)“ wird aus folgenden Gründen nicht anfallen: Auch bisher waren die Schulen zur Aufbewahrung von Schülerunterlagen verpflichtet. Dies war bisher in verschiedenen Vorschriften geregelt: • Die Schulordnungen regelten die Aufbewahrung und Weitergabe des Schülerbogens an sich (lediglich die Volksschulordnung – F (VSO-F) enthielt Ausführungen zur Weitergabe von Schülerunterlagen) sowie von schriftlichen und praktischen Leistungsnachweisen. • Die Bekanntmachung des Staatsministeriums für Unterricht und Kultus über den Schülerbogen (§ 24 Allgemeine Schulordnung) vom 30. Mai 1975 (KMBl. I S. 1474), geändert durch Bekanntmachung vom 12. Januar 1976 (KMBl., S. 32) definierte den Inhalt des Schülerbogens. • Die Bekanntmachung über die Schülerliste für Schülerinnen und Schüler an Grundschulen und Mittelschulen vom 5. Juli 2013 (KWMBl., S. 235) regelte die Schülerliste. • Die Bekanntmachung über erläuternde Hinweise zum Vollzug der datenschutzrechtlichen Bestimmungen für die Schulen vom 11. Januar 2013 (KWMBl., S. 27) enthält z. B. in Ziffer 2.2 vereinzelt Hinweise auf den Umgang mit Schülerunterlagen. • Kultusministerielle Schreiben regelten einzelne spezifische Teilbereiche (z. B. Aufbewahrung der Schülerunterlagen bei Legasthenie) oder verloren durch die Deregulierung der Verwaltungsvorschriften zum 01.01.2008 ihre Gültigkeit. • Die für alle Behörden des Freistaats Bayern geltenden Vorschriften, wie z. B. die Allgemeine Geschäftsordnung, das Bayerische Archivgesetz, die Aussonderungsbekanntmachung der Staatsregierung und das Bayerische Verwaltungsverfahrensgesetz enthalten allgemeine, nicht-schulspezifische Regelungen. Die Aussonderung der Schülerunterlagen, d. h. die Herausnahme der Schülerunterlagen, für welche die Aufbewahrungsfristen abgelaufen waren, aus den entsprechenden schulischen Aufbewahrungseinrichtungen zur Weitergabe an das zuständige Staatsarchiv war bisher schon nach der Aussonderungsbekanntmachung (Aussond-Bek) vom 17. Wahlperiode 08.04.2016 17/10175 Bayerischer Landtag Schriftliche Anfrage des Abgeordneten Dr. Linus Förster SPD vom 14.01.2016 Aufbewahrungsfristen von Schülerunterlagen Zum 1. Oktober 2015 wurde eine Anpassung der Schülerunterlagenverordnung (SchUntV) vorgenommen, die aus Sicht der betroffenen Schulen Schwierigkeiten mit sich bringt. Insbesondere die Tatsache, dass die verschiedenen Bestandteile von Schülerunterlagen zu unterschiedlichen Zeitpunkten vernichtet werden müssen, führt zu Problemen. Ich frage die Staatsregierung: 1. Wie ist aus Sicht der Staatsregierung der damit einhergehende , erhebliche Mehraufwand in der Verwaltung personell und finanziell zu bewältigen (bitte aufgegliedert nach staatlichen und kommunalen Schulen), nachdem Schülerunterlagen nicht mehr komplett aufbewahrt werden, sondern nunmehr für unterschiedliche Papiere verschiedene Aufbewahrungsfristen (zwischen einem und 50 Jahren) vorgeschrieben sind? 2. Sollen aus Sicht der Staatsregierung die bereits existierenden Alt-Akten nach der neuen Regelung verwaltet werden? 2.1 Wenn ja, wie ist der damit einhergehende Verwaltungs -Mehraufwand personell und finanziell zu stemmen (aufgegliedert nach staatlichen und kommunalen Schulen)? 2.2 Wenn nein, welche Übergangsregelung ist für die Alt- Akten vorgesehen? 3. Wie ist aus Sicht der Staatsregierung das Problem zu lösen, dass bis zum Eintreffen einer zum spätestmöglichen Zeitpunkt eingereichten Klage an der Schule, das als Beweismittel dienende Notenblatt unter Umständen bereits vernichtet werden musste, nachdem die Aufbewahrungsfrist für korrigierte Schulaufgaben auf zwei Jahre verlängert wurde und die Frist für Notenblätter auf ein Jahr gekürzt wurde, die Rechtsmittelfrist für Abschlusszeugnisse hingegen ebenfalls ein Jahr läuft? Drucksachen, Plenarprotokolle sowie die Tagesordnungen der Vollversammlung und der Ausschüsse sind im Internet unter www.bayern.landtag.de –Dokumente abrufbar. Die aktuelle Sitzungsübersicht steht unter www.bayern.landtag.de – Aktuelles/Sitzungen/Tagesübersicht zur Verfügung. Seite 2 Bayerischer Landtag · 17. Wahlperiode Drucksache 17/10175 19. November 1991 (KWMBl. 1992 S. 30), die durch Bekanntmachung vom 6. November 2001 (KWMBl., S. 473) geändert wurde, verpflichtend. Um den Schulen die Verwaltung der Schülerunterlagen zu erleichtern, wurden in enger Abstimmung mit dem Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz und der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayern die Schülerunterlagenverordnung sowie die Bekanntmachung „Durchführungshinweise zum Umgang mit Schülerunterlagen“ vom 13. Oktober 2015 (KWMBl., S. 221) geschaffen. Den Schulen sind nun einheitliche Fristen vorgegeben, die Aufbewahrung ist klar geregelt. 2. Sollen aus Sicht der Staatsregierung die bereits existierenden Alt-Akten nach der neuen Regelung verwaltet werden? 2.1 Wenn ja, wie ist der damit einhergehende Verwaltungs -Mehraufwand personell und finanziell zu stemmen (aufgegliedert nach staatlichen und kommunalen Schulen)? 2.2 Wenn nein, welche Übergangsregelung ist für die Alt-Akten vorgesehen? Wie in § 8 Satz 1 der Schülerunterlagenverordnung (SchUntV) vorgegeben, können Schülerunterlagen, welche bis einschließlich Schuljahr 2015/2016 angelegt wurden, fortgeführt werden. Ein Neuanlegen von bisher verwendeten Schülerunterlagen ist nicht vorgesehen. Sofern eine Schülerin oder ein Schüler bisher eine bayerische Schule besucht habt, können die hierbei angelegten Schülerunterlagen daher weiterverwendet werden. Die sonstigen Regelungen der Schülerunterlagenverordnung (wie etwa die Aufbewahrungsfristen oder das Recht auf Verwendung und Einsichtnahme) sind aber auch auf die bisher bestehenden Schülerunterlagen anzuwenden. Unterschiedliche Regelungen hätten zu mehreren verschiedenen Aufbewahrungssystemen geführt, sodass der Vollzug erschwert würde . Durch die neuen Regelungen, welche zu einem großen Teil bestehende Vorschriften in diversen Verordnungen, Bekanntmachungen, etc. (vgl. hierzu die Antwort zu Frage 1) in einer Verordnung und einer Bekanntmachung bündelt , kann eine einheitliche, datenschutzgerechte Aufbewahrung erfolgen. 3. Wie ist aus Sicht der Staatsregierung das Problem zu lösen, dass bis zum Eintreffen einer zum spätestmöglichen Zeitpunkt eingereichten Klage an der Schule das als Beweismittel dienende Notenblatt unter Umständen bereits vernichtet werden musste, nachdem die Aufbewahrungsfrist für korrigierte Schulaufgaben auf zwei Jahre verlängert wurde und die Frist für Notenblätter auf ein Jahr gekürzt wurde, die Rechtsmittelfrist für Abschlusszeugnisse hingegen ebenfalls ein Jahr läuft? Die Rechtsmittelfrist für Abschlusszeugnisse beträgt nach § 58 Abs. 2 Verwaltungsgerichtsordnung (VwGO) ein Jahr, da das Zeugnis nicht mit einer Rechtsbehelfsbelehrung verbunden ist. Die Aufbewahrungsfrist für das angesprochene Notenblatt (= Notenbogen nach § 2 Satz 2 Nr. 1 g) SchUntV) beträgt nach § 5 Satz 2 Nr. 2 i. V. m. Satz 3 SchUntV ein Jahr nach Ablauf des Schuljahres, in dem die Schülerin oder der Schüler die Schule verlässt. Überdies sind die verschiedenen Leistungsnachweise, deren Ergebnisse in den Notenbogen übernommen werden, nach § 5 Satz 2 Nr. 3 i. V. m. Satz 3 SchUntV zwei Jahre vom Ablauf des Schuljahres an, in dem die Leistungsnachweise angefertigt wurden, aufzubewahren . Sofern eine Klage zum spätestmöglichen Zeitpunkt eingelegt wird, ermöglicht § 5 Satz 5 SchUntV i. V. m. Nr. 5.2 der Bekanntmachung „Durchführungshinweise zum Umgang mit Schülerunterlagen“ überdies eine längere Aufbewahrung bis zum Abschluss des Verfahrens.