Schriftliche Anfrage der Abgeordneten Annette Karl SPD vom 31.01.2014 Schulverwaltungssoftware ASV – Allgemeine Schulverwaltung Seit einigen Jahren wird in den Schulverwaltungen die Software ASV – Allgemeine Schulverwaltung – eingesetzt. Weiterentwicklungen und Fortschreibungen, wohl teilweise im nichtdeutschen Sprachraum, haben nicht immer zu Verbesserungen und Vereinfachungen geführt. Ich frage die Staatsregierung: 1. Seit wie vielen Jahren ist die Software ASV im Einsatz? 2. Wie viel hat die bisherige Entwicklung und Fortschreibung dieser Software gekostet? 3. Wer ist für die Weiterentwicklung der Software zuständig und wurden/werden die entsprechenden Aufträge ausgeschrieben ? 4. Welche Rückmeldequote gibt es vonseiten der Anwender zu positiven und negativen Aspekten? 5. An welchen Schularten wird die ASV eingesetzt und wer trägt die dort anfallenden Softwarekosten? 6. Welche Datenaustauschmöglichkeiten gibt es innerhalb der ASV-Software, die schulübergreifend genutzt werden können? 7. Können mithilfe der ASV auch Schülerbögen, Disziplinierungsverfahren (Verweise usw.), Klassentagebücher, Notenverwaltung bewältigt werden, und wenn nein, wie erfolgt dann die Handhabung dieser Teilaspekte? 8. Aus welchen Gründen stehen, bei einer funktionierenden Schulverwaltungssoftware, die aktuellen Schülerzahlen eines Schuljahres nicht tagesgenau zur Verfügung, sodass bei Anfragen von Landtagsabgeordneten teilweise im Mai eines aktuellen Schuljahres noch auf die Schüler/ Lehrerzahlen des schon abgelaufenen Schulvorjahres verwiesen wird? Antwort des Staatsministeriums für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst vom 13.03.2014 1. Seit wie vielen Jahren ist die Software ASV im Einsatz ? Die Software ASV ist seit dem Schuljahr 2011/12 im Parallelbetrieb , d. h. im Test an ausgewählten Schulen, und seit dem Schuljahr 2013/14 im produktiven Einsatz. 2. Wie viel hat die bisherige Entwicklung und die Fortschreibung dieser Software gekostet? Die Entwicklung erfolgt in Zusammenarbeit mit dem Land Baden-Württemberg. Von den bisherigen Gesamtkosten von 13,88 Mio. € entfallen 7,34 Mio. € auf Bayern. 3. Wer ist für die Weiterentwicklung der Software zuständig und wurden/werden die entsprechenden Aufträge ausgeschrieben? Nach einer europaweiten Ausschreibung mit vorgeschaltetem Verhandlungsverfahren wurde das Institut für Softwareentwicklung und Beratung AG (ISB AG) aus Karlsruhe mit der Entwicklung von ASV beauftragt. Im Basisvertrag wurde bereits die Option auf einen Pflegevertrag mitverhandelt , die es dem StMBW ermöglicht, ohne erneute Ausschreibung Weiterentwicklung und Pflege der Software für maximal vier Jahre von der ISB AG durchführen zu lassen. 4. Welche Rückmeldequote gibt es vonseiten der Anwender zu positiven und negativen Aspekten? Die Einführung neuer hochkomplexer Softwareprodukte verläuft erfahrungsgemäß nie auf Anhieb problemlos. Der umfangreiche, regional organisierte Support meldet Probleme an das Projektteam im StMBW. Daraus sind eine Reihe von Schwierigkeiten der Anwender an den Schulen bekannt, die systematisch analysiert und behoben werden. Positive Rückmeldung wurde nicht erfragt und deshalb auch nur sporadisch im persönlichen Gespräch gegeben. Da nur Probleme ausdrücklich gemeldet werden sollten, ist eine Zufriedenheitsquote nicht bekannt. Von den 804 Schulen, an denen die Software derzeit im produktiven Einsatz ist, haben 79 % (Stand 25.02.2014) bereits erfolgreich die Daten aus dem Altverfahren migriert, nachbearbeitet und eine Statistikmeldung fehlerfrei übermittelt . 5. An welchen Schularten wird die ASV eingesetzt und wer trägt die dort anfallenden Kosten? Die Software ASV ist derzeit an den Schularten Realschule, Gymnasium, Abendrealschule und Realschule zur sonderpädagogischen Förderung im Einsatz. Nach Projektende wird ASV, das den Schulen vom Staatsministerium kostenlos zur Verfügung gestellt wird, an allen bayerischen Schulen eingesetzt werden. Drucksachen, Plenarprotokolle sowie die Tagesordnungen der Vollversammlung und der Ausschüsse sind im Internet unter www.bayern.landtag.de –Dokumente abrufbar. Die aktuelle Sitzungsübersicht steht unter www.bayern.landtag.de – Aktuelles/Sitzungen/Tagesübersicht zur Verfügung. 17. Wahlperiode 25.04.2014 17/1039 Bayerischer Landtag Seite 2 Bayerischer Landtag · 17. Wahlperiode Drucksache 17/1039 6. Welche Datenaustauschmöglichkeiten gibt es innerhalb der ASV-Software, die schulübergreifend genutzt werden können? Im Art. 85 a des Bayerischen Gesetzes über das Erziehungsund Unterrichtswesen (BayEUG) ist bis auf Merkmalsebene detailliert geregelt, welche personenbezogenen Merkmale von Schülerinnen und Schülern und deren Erziehungsberechtigten im Zentralsystem beim IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern gespeichert werden dürfen. Damit kann, abhängig davon, wie viele Schularten bereits auf das neue System umgestellt worden sind, künftig der größte Teil der Schulwechselprozesse, der Schulanmeldungen und Kooperationen von Schulen unterstützt werden, da diese Daten von den Schulen abgerufen werden können und nicht erneut erfasst werden müssen. Darüber hinaus profitieren Schulzentren , die mehrere Schularten unter einer gemeinsamen Leitung oft in einem gemeinsamen Gebäude beherbergen, von der Möglichkeit, in einer einzigen ASV-Installation mehrere Schulen verwalten zu können. Lehrerstammdaten sind in so einem Fall z. B. nur einmal zu führen. 7. Können mithilfe der ASV auch Schülerbogen, Disziplinierungsverfahren (Verweise usw.), Klassentagebücher , Notenverwaltung bewältigt werden. und wenn nein, wie erfolgt dann die Handhabung dieser Teilaspekte ? Wer an der jeweiligen Schule welche Prozesse anstoßen oder durchführen kann, ist in einem feingliedrigen, an den Dienstaufgaben orientierten Rollen- und Berechtigungskonzept festgelegt. So ist das Bedrucken von Schülerbogen mit den Stammdaten der Schülerinnen und Schüler ein in ASV vorgesehener Prozess, und ebenso enthält ASV eine Einzelnotenverwaltung, die an das Zeugnismodul gekoppelt werden kann, aber nicht muss. Somit kann die Zeugniserstellung maximal unterstützt werden. Auf eine Funktionalität für die elektronische Speicherung von Ordnungsmaßnahmen wie z. B. Verweisen wurde in ASV in Abwägung von Datenschutzbelangen und praktischen Erfordernissen des Schulalltags verzichtet; diese sind bei den übrigen Schülerakten zu führen. Aus dem gleichen Grund sind die Klassentagebuch-Funktionalitäten von ASV auf die Dokumentation von Absenzen beschränkt. 8. Aus welchen Gründen stehen, bei einer funktionierenden Schulverwaltungssoftware, die aktuellen Schülerzahlen nicht tagesgenau zur Verfügung, sodass bei Anfragen von Landtagsabgeordneten teilweise im Mai eines aktuellen Schuljahres noch auf die Schüler/Lehrerzahlen des schon abgelaufenen Schuljahres verwiesen wird? Im derzeit noch angewandten Verfahren werden zum Stichtag 1. bzw. 20. Oktober an den allgemeinbildenden und beruflichen Schulen „Amtliche Schuldaten“ erhoben und müssen zunächst in einem komplizierten und sehr zeitaufwendigen Plausibilisierungsprozess auf mögliche Inkonsistenzen sowie Melde- bzw. Übertragungsfehler geprüft und gegebenenfalls korrigiert werden. Dabei kommen in einem Datenbestand von knapp 2 Millionen anonymisierten Datensätzen mit jeweils rund 50 Erhebungsmerkmalen mehr als 10.000 verschiedene Prüfverfahren zur Anwendung, wobei sich nur gewisse Datenfehler automatisiert bereinigen lassen und vielfach eine direkte Nachfrage an der betreffenden Schule notwendig wird. Trotz dieses enormen Umfangs und Aufwands kann auf eine derartige Datenplausibilisierung nicht verzichtet werden, da erst nach Abschluss dieses Verfahrens belastbare quantitative Aussagen aus dem Datenbestand abgeleitet werden können. Somit stehen die endgültigen „Amtlichen Schuldaten“ eines Schuljahres im Regelfall erst Mitte Juni, für einzelne Schularten bestenfalls Ende Mai zur Verfügung. Daher muss für eine Auswertung unter Berücksichtigung aller Schularten meist auf Vorjahresdaten zurückgegriffen werden. Das neue Verfahren ASVASD hat als eines der Hauptziele die Beseitigung des obigen Problems. Durch die Verlagerung der Datenprüfungen und Plausibilisierung an die Schulen soll erreicht werden, dass in der zentralen Auswertungsdatenbank ASD nur in sich stimmige Daten eingebucht werden. Der zeitaufwendige Bereinigungsprozess entfällt und belastbare Daten können viel früher gewonnen werden.