Schriftliche Anfrage des Abgeordneten Peter Meyer FREIE WÄHLER vom 15.05.2018 Datenschutzbeauftragte an Hochschulen Ich frage die Staatsregierung: 1.1 In welchem zeitlichen Umfang wird die Tätigkeit des behördlichen Datenschutzbeauftragten (DSB) jeweils an den Universitäten, Kunsthochschulen und staatlichen Hochschulen für angewandte Wissenschaften (HAW) wahrgenommen? 1.2 Wie viele Mitarbeiter (Vollzeitangestellte – VZA) stehen den DSB jeweils zur Verfügung (bitte aufgeschlüsselt nach Hochschule und Kapitel im Haushaltsplan)? 2. Welcher Besoldungs- bzw. Entgeltgruppe sind die DSB bzw. deren Mitarbeiter zugeordnet (bitte aufgeschlüsselt nach Hochschule und Kapitel im Haushaltsplan )? 3. Wie viele DSB bzw. Mitarbeiter sind verbeamtet bzw. befristet oder unbefristet angestellt (bitte aufgeschlüsselt nach Hochschule und Kapitel im Haushaltsplan)? 4.1 Wie wurden bzw. werden die Datenschutzbeauftragten an Hochschulen auf die Änderungen durch das Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung und des Bayerischen Datenschutzgesetzes vorbereitet? 4.2 Sind hierzu entsprechende Fortbildungen durchgeführt worden? 4.3 Falls nein, welche Maßnahmen wurden bzw. werden getroffen, um eine entsprechende Schulung der Datenschutzbeauftragten an Hochschulen rasch umzusetzen ? 5. Welche Kosten sind für entsprechende Fortbildungen angefallen bzw. welche Mittel werden hierfür im Haushalt zur Verfügung gestellt? 6.1 Gedenkt die Staatsregierung im Hinblick auf die Anforderung der EU-Datenschutzgrundverordnung die Stellen der DSB bzw. deren Mitarbeiter an den Hochschulen im Stellenplan auszubringen bzw. den Hochschulen mehr Stellen zur Verfügung zu stellen? 6.2 Wenn ja, auch als Funktionsstelle? 7. Hält es die Staatsregierung im Hinblick auf die Aufgaben und Anforderungen (sachlicher Berater und Controller auf Augenhöhe mit der „Behördenleitung“) eines DSB oder dessen Stellvertreters für sinnvoll, die Stellen befristet zu besetzen? 8. Hält es die Staatsregierung für sinnvoll und/oder notwendig , die Einstufung des DSB nach der Bayerischen Besoldungsordnung (BayBesO) bzw. nach dem Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) an die Besoldung des Behördenleiters (Kanzlers bzw. des Präsidenten) zu koppeln? Antwort des Staatsministeriums für Wissenschaft und Kunst vom 20.09.2018 1.1 In welchem zeitlichen Umfang wird die Tätigkeit des behördlichen Datenschutzbeauftragten (DSB) jeweils an den Universitäten, Kunsthochschulen und staatlichen Hochschulen für angewandte Wissenschaften (HAW) wahrgenommen? 1.2 Wie viele Mitarbeiter (Vollzeitangestellte – VZA) stehen den DSB jeweils zur Verfügung (bitte aufgeschlüsselt nach Hochschule und Kapitel im Haushaltsplan )? 2. Welcher Besoldungs- bzw. Entgeltgruppe sind die DSB bzw. deren Mitarbeiter zugeordnet (bitte aufgeschlüsselt nach Hochschule und Kapitel im Haushaltsplan)? 3. Wie viele DSB bzw. Mitarbeiter sind verbeamtet bzw. befristet oder unbefristet angestellt (bitte aufgeschlüsselt nach Hochschule und Kapitel im Haushaltsplan)? Zu diesen Fragen darf auf die beiliegende Tabelle verwiesen werden. Dabei ist zu beachten, dass die in aller Regel stattfindende punktuelle oder längerfristige Unterstützung der Datenschutzbeauftragten durch die allgemeine Hochschulverwaltung nicht beziffert werden kann. Zudem geben die in der Tabelle enthaltenen Angaben nur den Ist-Stand wieder , der künftig an einigen Hochschulen an den gestiegenen Aufwand angepasst werden wird. Bei der Beantwortung der Fragen 2 und 3 wird aus datenschutzrechtlichen Gründen auf eine Aufschlüsselung nach Hochschulen weitgehend verzichtet. Bei den Hochschulen werden die DSB wie folgt besoldet bzw. eingruppiert: Universitäten: überwiegend A 13 bis A 16 bzw. E 13, Kunsthochschulen: A 10 bis A 15 bzw. E 9, HaW: überwiegend A 11 bis A 14 bzw. E 13. Die Mitarbeiter sind wie folgt eingestuft: Universitäten: A 9 bzw. E 6 bis E 13, Kunsthochschulen: keine Mitarbeiter vorhanden, HaW: A 11 und A 15 bzw. E 9 und E 10. Drucksachen, Plenarprotokolle sowie die Tagesordnungen der Vollversammlung und der Ausschüsse sind im Internet unter www . bayern . landtag . de – Dokumente abrufbar. Die aktuelle Sitzungsübersicht steht unter www . bayern . landtag . de – Aktuelles / Sitzungen / Tagesübersicht zur Verfügung. 17. Wahlperiode 16.11.2018 Drucksache 17/24005 Bayerischer Landtag Seite 2 Bayerischer Landtag · 17. Wahlperiode Drucksache 17/24005 4.1 Wie wurden bzw. werden die Datenschutzbeauftragten an Hochschulen auf die Änderungen durch das Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung und des Bayerischen Datenschutzgesetzes vorbereitet? 4.2 Sind hierzu entsprechende Fortbildungen durchgeführt worden? 4.3 Falls nein, welche Maßnahmen wurden bzw. werden getroffen, um eine entsprechende Schulung der Datenschutzbeauftragten an Hochschulen rasch umzusetzen? 5. Welche Kosten sind für entsprechende Fortbildungen angefallen bzw. welche Mittel werden hierfür im Haushalt zur Verfügung gestellt? Grundsätzlich fällt die Organisation der an den Hochschulen zu bewältigenden Verwaltungsaufgaben in die Zuständigkeit der Hochschulverwaltungen, die – gerade auch bei der Neueinführung von Regularien wie der Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO) – entsprechende Kapazitäten durch entsprechende Umschichtungsmaßnahmen bereitstellen müssen. Auch die notwendige Weiter- und Fortbildung fällt in den Verantwortungsbereich der Hochschulen und wird dementsprechend je nach Bedarf unterschiedlich durchgeführt. Da die von den Hochschulen übermittelten Angaben folglich sehr heterogen sind, wird auf die Einzelauflistung der an den Hochschulen jeweils aufgewendeten Kosten verzichtet. Sie reichen von ca. 300 bis 500 Euro für Einzelschulungen bis hin zu rund 5.000 Euro für eine grundlegende Neueinarbeitung eines Datenschutzbeauftragten. Die Einflussgrößen sind die Anzahl der Personen, etwaige Reisekosten sowie die bereits erfolgte Vorschulung bzw. vorhandene Vorqualifikation der entsprechenden Personen, die an den Hochschulen als Datenschutzbeauftragte fungieren. Es gibt vielfältige Quellen und Unterstützungsmaßnahmen , auf die die Datenschutzbeauftragten zurückgreifen können: Für öffentliche Stellen in Bayern stehen seit Mai 2017 eigenständige Informationsmaterialien des Landesbeauftragten für den Datenschutz (LfD) zur EU-Datenschutzreform bereit. Der Haushaltsgesetzgeber hat mit drei zusätzlichen Stellen im Jahr 2015, vier neuen Stellen für das Jahr 2017 und drei weiteren neuen Stellen für das Jahr 2018 die Geschäftsstelle des LfD auf insgesamt 41 Stellen verstärkt, um eine leistungsfähige Unterstützung der öffentlichen Stellen in Bayern bei den anstehenden Anpassungsschritten zu gewährleisten . In den umfassenden Informationsmaterialien des LfD werden u. a. der Anwendungsbereich der DSGVO, die dort verwendeten Begriffe sowie wesentliche Grundsätze des Datenschutzrechts näher erläutert. Auch über die Aufgaben, die Auswahl und die Stellung des behördlichen Datenschutzbeauftragten wird ausführlich informiert. Ein sowohl an private als auch an öffentliche Krankenhäuser gerichteter Leitfaden thematisiert zudem die Anforderungen an das Datenschutzmanagement in bayerischen öffentlichen und privaten Krankenhäusern. Ferner werden auf der Internetseite des LfD zwei Online-Formulare zur Meldung der Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten sowie zur Meldung von Datenschutzverletzungen an die Aufsichtsbehörde angeboten. Das Staatsministerium des Innern und für Integration (StMI) stellt darüber hinaus seit März 2018 spezifische Arbeitshilfen für die öffentlichen Stellen des Freistaates und der Kommunen zur Verfügung, die in Kooperation mit den Kommunalen Spitzenverbänden und unter Beteiligung des LfD erarbeitet wurden. Ziel der Arbeitshilfen ist es, den öffentlichen Stellen möglichst konkrete und praxisorientierte Lösungswege an die Hand zu geben und die ersten allgemeinen , für jede öffentliche Stelle zu vollziehenden Umsetzungsschritte zu erleichtern und den Anpassungsaufwand zu begrenzen. Neben einer einführenden Erläuterung der neuen Rechtslage und einem Maßnahmenplan beinhalten die Arbeitshilfen aktuell u. a. mehrere Mustertexte, z. B. für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, für Informationspflichten bei der Datenerhebung und für eine Datenschutz -Geschäftsordnung. In einer in Kürze beabsichtigten Fortschreibung der Arbeitshilfen sollen darüber hinaus u. a. ein Mustervertrag zur Auftragsverarbeitung sowie Hinweise für den Bereich Öffentlichkeitsarbeit/Impressum bereitgestellt werden. Darüber hinaus soll ein „Best-practice-Server“ aufgebaut werden, in dem befüllte Musterverarbeitungsverzeichnisse für verschiedene Verarbeitungstätigkeiten abgerufen werden können. Die Einführung der Arbeitshilfen wurde durch regionale Vor-Ort-Schulungsangebote der Baye rischen Verwaltungsakademie begleitet. Neben diesen Hilfestellungen stehen seit dem 24.01.2018 Informationsangebote der EU-Kommission für Unternehmen und Bürger bereit. Daneben haben Branchen- und Berufsverbände wie BITKOM oder die Gesellschaft für Datenschutz Deutschland (GDD) umfangreiche Materialien, Analysen und Handlungsempfehlungen entwickelt, die überwiegend allgemein zugänglich bereitstehen. Eine wichtige Hilfestellung bietet daneben die Zusammenarbeit der Hochschulen untereinander. Wie auch in anderen Bereichen bilden die Hochschulen auch für die Datenschutzthematik Arbeitsgemeinschaften, in denen Probleme erörtert und Lösungen arbeitsteilig entwickelt werden. Die Arbeitsgemeinschaft der Datenschutzbeauftragten der Hochschulen in Bayern trifft sich zweimal im Jahr zu einer Tagung, um sich über aktuelle hochschulrelevante Datenschutzthemen auszutauschen. Zu diesen Treffen werden auch Mitarbeiter der Aufsichtsbehörden (LfD) zum Informationsaustausch eingeladen. Die Datenschutzbeauftragten sind zudem über eine Mailingliste vernetzt. Hilfestellung leistet auch die an der Universität Würzburg eingerichtete Stabsstelle „IT-Recht, Lizenzmanagement, E-Pro curement“, die hochschulübergreifende Beratung in IT-Rechtsfragen anbietet. Schließlich wurde im Rahmen des Programms „Digitaler Campus Bayern“ am Rechenzentrum der Hochschule Augs burg eine hochschulübergreifende Beratung in Informationssicherheitsfragen für alle staatlichen Hochschulen und Universitäten in Bayern etabliert. Diese wird ebenfalls vom Freistaat Bayern finanziert. Drucksache 17/24005 Bayerischer Landtag · 17. Wahlperiode Seite 3 6.1 Gedenkt die Staatsregierung im Hinblick auf die Anforderung der EU-Datenschutzgrundverordnung die Stellen der DSB bzw. deren Mitarbeiter an den Hochschulen im Stellenplan auszubringen bzw. den Hochschulen mehr Stellen zur Verfügung zu stellen? 6.2 Wenn ja, auch als Funktionsstelle? 7. Hält es die Staatsregierung im Hinblick auf die Aufgaben und Anforderungen (sachlicher Berater und Controller auf Augenhöhe mit der „Behördenleitung “) eines DSB oder dessen Stellvertreters für sinnvoll, die Stellen befristet zu besetzen? 8. Hält es die Staatsregierung für sinnvoll und/oder notwendig, die Einstufung des DSB nach der Bayerischen Besoldungsordnung (BayBesO) bzw. nach dem Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) an die Besoldung des Behördenleiters (Kanzlers bzw. des Präsidenten) zu koppeln? Die Fragen 6.1 bis 8 werden mit „Nein“ beantwortet. Aus Sicht des Staatsministeriums für Wissenschaft und Kunst ist der Datenschutz eine in die allgemeinen Verwaltungsaufgaben der Hochschule integrierte Teilaufgabe. Diese erfordert zwar besondere Fach- und Rechtskenntnisse, dies lässt sich aber bei vielen anderen, ebenso bedeutsamen Verwaltungsaufgaben auch feststellen. Man denke nur an Arbeitssicherheit, Mutterschutz oder Inklusion. Es erscheint aus Sicht des Staatsministeriums nicht zielführend, den Hochschulen hier durch kleinteilige spezifische Stellen- oder Mittelzuweisungen die bedarfsgerechte Allokation ihrer Ressourcen zu erschweren. Ohne Zweifel lässt sich aber auch feststellen, dass die Datenschutzgrundverordnung die Hochschulen vor neue Herausforderungen stellt. Diese wurden und werden im Kontakt mit den Betreuungsabteilungen des Staatsministeriums diskutiert. Zudem wird seitens des Staatsministeriums beispielsweise im Bereich der Hochschulen für angewandte Wissenschaften und Technischen Hochschulen im kommenden Doppelhaushalt eine personelle Stärkung der allgemeinen Verwaltungsinfrastruktur an den Hochschulen angestrebt. Stunden pro Woche Status Kapitel Vollzeitäquivalente Status Kapitel Universität Augsburg 10 W2 1523 Otto-Friedrich-Universität Bamberg 10 A14 1526 0,5 A9 1526 Universität Bayreuth 8 A14 1524 Friedrich-Alexander- Universität Erlangen-Nürnberg 38 A15 1559 1+0,5 E12, E6 1519 Ludwig-Maximilians- Universität München DSB 1 :8 Std DSB 2 :32 Std A16 A14 1507 Technische Universität München 4 C3 1512 1 + 0,5 E11, E8 1506 1512 Universität Passau 10 A13 1527 0,37 E13 1527 Universität Regensburg 8,02 E6I.3Ü 1403 1 E6, 12 1521 Julius-Maximilians- Universität Würzburg 10 A15 1517 0,6 A9 1517 Hochschule Datenschutzbeauftragte/r Mitarbeiter/in Universitäten Anlage zur Schriftlichen Anfrage Drucksache 17/24005 Akademie der Bildenden Künste München 4 A12 1589 Akademie der Bildenden Künste Nürnberg 1 A15 1561 Hochschule für Musik und Theater München 1 A10 1562 Hochschule für Musik Würzburg 5 A11 1563 Hochschule für Musik Nürnberg 2 E9 1559 Hochschule für Fernsehen und Film München 4 A10 1564 Ostbayerische Technische Hochschule Amberg-Weiden 16 A12 1545 HAW - Ansbach 1 W2 1534 HAW - Aschaffenburg 8 W2 1532 0,5 E9 1532 Hochschulen für angewandte Wissenschaften (HAW) Kunsthochschulen Anlage zur Schriftlichen Anfrage Drucksache 17/24005 HAW - Augsburg 7 E13 1535 HAW - Coburg 10 E12 1536 Technische Hochschule Deggendorf 12 C3 1546 0,25 E10 1546 HAW - Hof 10 E13 1547 1506 Technische Hochschule Ingolstadt 20 E13 1548 HAW - Kempten 4,33 W2 1537 HAW - Landshut 2 A11 1538 HAW - München 30 externer DSB 1539 HAW - Neu-Ulm 6 A12 1533 Technische Hochschule Nürnberg Georg-Simon-Ohm 32 A13 1540 0,2 0,8 A15 A11 1540 Anlage zur Schriftlichen Anfrage Drucksache 17/24005 Ostbayerische Technische Hochschule Regensburg 8 A14 1506 HAW - Fachhochschule Rosenheim 3,5 A13 1542 HAW - Weihenstephan-Triesdorf 6 W2 1543 HAW - Würzburg-Schweinfurt 4,5 W2 1506 Anlage zur Schriftlichen Anfrage Drucksache 17/24005