Schriftliche Anfrage des Abgeordneten Dr. Herbert Kränzlein SPD vom 11.05.2015 Digitalisierung der Archivierung im Staatsarchiv Nach dem Besuch des Ausschusses für Staatshaushalt und Finanzfragen im bayerischen Staatsarchiv hat sich herausgestellt , dass mehr Mittel als bisher bereitgestellt für die digitale Archivierung nötig sind. Frau Margit Ksoll-Marcon, Generaldirektorin der staatlichen Archive Bayerns, spricht hier von großen Herausforderungen für die Archive Bayerns. Daher frage ich die Staatsregierung: 1. Stellt die Staatsregierung die zusätzlich geforderten Mittel bereit? 2. Um welche Summe handelt es sich dabei? 3. Welche weiteren Modernisierungsmaßnahmen müssen in den nächsten Jahren im Bereich der Archive berücksichtigt werden? Antwort des Staatsministeriums für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst vom 18.06.2015 1. Stellt die Staatsregierung die zusätzlich geforderten Mittel bereit? Im Bereich der staatlichen Archivverwaltung ist zwischen der Archivierung der bei den Behörden, Gerichten und sonstigen öffentlichen Stellen des Freistaats Bayern digital erstellten Unterlagen (sog. born digitals) in dem Digitalen Archiv und der Digitalisierung von analogem Archivgut zu unterscheiden. Der Fragestellung ist zu entnehmen, dass es vor allem um die Mittel für das Digitale Archiv geht. Dennoch wird auch zur Digitalisierung von analogem Archivgut Stellung genommen. 1. Archivierung der digital erstellten Unterlagen („born digitals “) in dem Digitalen Archiv: Der Wandel im IT-Bereich ist in den letzten zwei Jahrzehnten immer rasanter fortgeschritten. Staat und Verwaltung arbeiten zunehmend digital. Es sind schon jetzt große Mengen an digitalen Unterlagen („born digitals“) gemäß Art. 4 Abs. 2 Bayerisches Archivgesetz von der Staatlichen Archivverwaltung zu übernehmen, zu erschließen, dauerhaft zu sichern und für die Verwaltung und interessierte Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen. Die Archivierung der digitalen Daten erfordert eine informationstechnische Umgebung, die eine zuverlässige Langzeitspeicherung und Nutzung gewährleistet, d. h. es muss das Digitale Archiv eingerichtet werden. Das Digitale Archiv ist Voraussetzung dafür, dass das Verwaltungshandeln auch in Zukunft transparent und nachvollziehbar bleibt, sowie für Rechtssicherheit und historische Forschung. In den vergangenen Jahren hat die staatliche Archivverwaltung zusammen mit dem Rechenzentrum (RZ-Nord), wo das Digitale Archiv betrieben werden sollte, ein technisches Konzept hierfür erarbeitet. Nach der durch Ministerratsbeschluss vom 17.12.2013 erfolgten Zuständigkeitsverlagerung des Digitalen Archivs vom RZ-Nord zu dem IT-Dienstleistungszentrum (IT- DLZ) musste wegen der unterschiedlichen Rahmenbedingungen die Infrastruktur des Digitalen Archivs neu konzipiert und ein neues technisches Konzept erarbeitet werden. Die Software für das Digitale Archiv muss im Gegensatz zu dem vorherigen Konzept in den Räumen der Archivverwaltung betrieben werden, ebenso müssen die im Digitalen Archiv gespeicherten Daten und die dauerhaft zu erhaltenden Digitalisate auf Servern gespeichert werden, die im Gebäude der Archivverwaltung aufzustellen sind. Nur das Back-up der Daten wird im ITDLZ auf den dortigen Servern liegen. Der Mittelbedarf für die o. g. Infrastruktur wurde erstmals vom IT-DLZ am 18.03.2015 beziffert. Zum Nachtragshaushalt 2016 wurden die hierfür erforderlichen Mittel angemeldet . Die Ergebnisse der Haushaltsverhandlungen bleiben abzuwarten. 2. Digitalisierung von analogem Archivgut: Seit 2008 beteiligen sich die Staatlichen Archive Bayerns an Kooperations- und Drittmittelprojekten zur Archivgutdigitalisierung . Insgesamt konnten seither ca. 834.000 € an Drittmitteln für die Digitalisierung von Archivgut eingeworben werden, damit wurden 79.956 Urkunden, 9.556 Fotos, 191 Amtsbücher und Akten digitalisiert. Im Jahr 2012 wurde ein Digitalisierungskonzept erarbeitet , das sicherstellt, dass durchgeführte Digitalisierungsmaßnahmen nachhaltig wirken können. 2012 wurde auch im Haushalt ein eigener Titel (1593 / 547 06) für Digitalisierung dotiert mit 200.000 € eingerichtet. Für das Haushaltsjahr 2013 waren Mittel in Höhe von 300.000 € und für 2014 in Höhe von 200.000 € veranschlagt. Für den aktuellen Doppelhaushalt 2015/2016 sind für die Digitalisierung 241.700 € bzw. 191.700 € ausgewiesen. Aus Haushaltsmitteln wurden seither 2.717 Urkunden, 26.892 Fotos, 2.887 Karten und Pläne und 59.705 Amtsbücher und Akten digitalisiert. 2. Um welche Summe handelt es sich dabei? Es wird davon ausgegangen, dass sich die Frage auf den Mittelbedarf für den Betrieb des Digitalen Archivs bezieht. Drucksachen, Plenarprotokolle sowie die Tagesordnungen der Vollversammlung und der Ausschüsse sind im Internet unter www.bayern.landtag.de –Dokumente abrufbar. Die aktuelle Sitzungsübersicht steht unter www.bayern.landtag.de–Aktuelles/Sitzungen/Tagesübersicht zur Verfügung. 17. Wahlperiode 07.08.2015 17/7244 Bayerischer Landtag Seite 2 Bayerischer Landtag · 17. Wahlperiode Drucksache 17/7244 Nach einer Kostenschätzung des IT-DLZ vom 13.03.2015 fallen für die Umsetzung des neuen technischen Konzepts und der notwendigen Infrastruktur rd. 750.000 € für die Staatliche Archivverwaltung an. 3. Welche weiteren Modernisierungsmaßnahmen müssen in den nächsten Jahren im Bereich der Archive berücksichtigt werden? 1. Das Digitale Archiv: In Zukunft werden die zu übernehmenden digitalen Datenmengen in ganz erheblichem Umfang anwachsen, denn mit der E-Government-Strategie der Staatsregierung wird der Sprung zur digitalen Verwaltung realisiert. Die Umstellung der Staatsverwaltung auf die elektronische Aktenführung bedeutet jedoch auch, dass gleichzeitig die archivwürdigen digitalen Unterlagen von den staatlichen Archiven übernommen , erschlossen, dauerhaft gesichert und für die Öffentlichkeit benutzbar gehalten werden müssen, kurz das Digitale Archiv weiter ausgebaut werden muss. Die Archivverwaltungen der Länder Baden-Württemberg, Bayern und Hessen haben in einer Entwicklungskooperation ein Anwendungsverfahren (Digitales Magazin – DIMAG) entwickelt, das die Übernahme und strukturierte Ablage der „born digitals“ sowie deren kontrollierte Vorlage in lesund auswertbarer Form unabhängig vom Ausgangsformat ermöglicht. Diese Software wird laufend fortentwickelt und soll in den Bundesländern Bremen, Hamburg, MecklenburgVorpommern , Niedersachsen und Schleswig-Holstein nachgenutzt werden. Mit Freigabe des nächsten Releases steht eine funktionsfähige Umgebung für die Archivierung elektronischer Unterlagen zur Verfügung. Diese muss in den kommenden Jahren laufend weiterentwickelt werden. Angesichts der enormen Datenmenge und des permanenten Wandels der IT-Technik ist die Übernahme, dauerhafte Erhaltung und Sicherstellung der Nutzung digitaler Daten eine gewaltige Herausforderung. Der weitere Ausbau des Digitalen Archivs wird in Zukunft zusätzliche personelle und finanzielle Ressourcen in erheblichem Umfang erfordern . 2. Digitalisierung von analogem Archivgut: Zugleich stellt die Digitalisierung von analogem Archivgut eine Zukunftsaufgabe dar. Die Staatlichen Archive Bayerns digitalisieren zentrale Bestände ihres analogen Archivguts und stellen diese hochauflösenden digitalen Abbildungen zusammen mit umfangreichen Erschließungsinformationen über ihre vom 8. bis ins 21. Jahrhundert reichenden Bestände im Internet für die Forschung bereit. Dennoch konnte bisher nur ein geringer Teil der in den Archiven verwahrten Kulturgüter digitalisiert werden. Ziel ist es, die Digitalisierungsmaßnahmen insbesondere von Beständen mit hohem Interesse für die Forschung weiter auszubauen sowie archivische Findmittel und Metadaten weiterhin mit hoher Priorität im Internet verfügbar zu machen.