Antwort des Staatsministeriums der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat vom 26.01.2016 Die Schriftliche Anfrage des Herrn Abgeordneten Peter Meyer vom 07.12.2015 betreffend Technische Umsetzung des „Änderungsantrags zum Gesetzentwurf der Staatsregierung über die elektronische Verwaltung in Bayern (Drs. 17/7537)“ auf Drucksache 17/8897 wird wie folgt beantwortet: 1. In welchem Dateiformat, bzw. in welchen Dateiformaten plant die Staatsregierung die Bezügemitteilungen zum Abruf bereitzustellen? Die Bezügemitteilungen werden im persönlichen Digitalen Ordner der teilnehmenden Mitarbeiter im revisionssicheren Dateiformat PDF zur Verfügung gestellt. 2. Werden die Dateien für sich genommen noch einmal mit einem Passwort geschützt, bzw. wird diese Option angeboten werden, beispielsweise über eine geschützte Archiv- oder PDF-Datei? Durch die Authentifizierung mit Zertifikat und PIN (Zwei- Faktor-Authentifizierung) über das Verfahren authega wird bereits beim Zugang zum persönlichen Ordner des Mitarbeiters ein deutlich höheres Sicherheitsniveau sichergestellt . Die Übertragung der Daten erfolgt ausschließlich verschlüsselt. Diese als „Inbox-Verfahren“ bekannte und sichere Vorgehensweise hat sich bei Versicherungen, Banken und vielen anderen Bereichen der Wirtschaft weitgehend durchgesetzt. Die im persönlichen Digitalen Ordner der teilnehmenden Mitarbeiter angezeigten Dateien sind daher nicht einzeln passwortgeschützt. Ein zusätzlicher Passwortschutz der Dateien würde keinen Sicherheitsgewinn bringen , sondern vielmehr die Nutzbarkeit und damit die Akzeptanz erheblich verschlechtern. 3. Für welche Dauer plant die Staatsregierung die Speicherfristen der Bezügemitteilungen auf dem Onlineportal? Die Dokumente stehen im Digitalen Ordner solange wie unter 3 b) beschrieben zur Verfügung. 17. Wahlperiode 30.03.2016 17/9850 Bayerischer Landtag Schriftliche Anfrage des Abgeordneten Peter Meyer FREIE WÄHLER vom 07.12.2015 Technische Umsetzung des „Änderungsantrags zum Gesetzentwurf der Staatsregierung über die elektronische Verwaltung in Bayern (Drs. 17/7537)“ auf Drucksache 17/8897 Der betreffende Änderungsantrag sieht vor, dass Beamte ihre Bezügemitteilungen künftig auch auf elektronischem Wege über ein Onlineportal erhalten können sollen. Ich frage daher die Staatsregierung: 1. In welchem Dateiformat bzw. in welchen Dateiformaten plant die Staatsregierung die Bezügemitteilungen zum Abruf bereitzustellen? 2. Werden die Dateien für sich genommen noch einmal mit einem Passwort geschützt bzw. wird diese Option angeboten werden, beispielsweise über eine geschützte Archiv- oder PDF-Datei? 3. Für welche Dauer plant die Staatsregierung die Speicherfristen der Bezügemitteilungen auf dem Onlineportal ? a) Wird ein wiederholter Abruf der Bezügemitteilungen möglich sein? b) Werden die Bezügemitteilungen auf dem Onlineportal über lange Zeiträume archivierbar sein, um einen von Ort und Zeit unabhängigen Zugriff auf ältere Bezügemitteilungen zu ermöglichen? 4. Kann den Beamten auf Grundlage des in Rede stehenden Änderungsantrags auf Wunsch auch die Option eröffnet werden, die elektronische Übermittlung lediglich als Ergänzung zum Papierversand zu beantragen ,und plant die Staatsregierung diese Möglichkeit? 5. Welche weiteren Formen der elektronischen Benachrichtigung kann sich die Staatsregierung neben dem angeführten Beispiel der E-Mail vorstellen? Drucksachen, Plenarprotokolle sowie die Tagesordnungen der Vollversammlung und der Ausschüsse sind im Internet unter www.bayern.landtag.de –Dokumente abrufbar. Die aktuelle Sitzungsübersicht steht unter www.bayern.landtag.de – Aktuelles/Sitzungen/Tagesübersicht zur Verfügung. Seite 2 Bayerischer Landtag · 17. Wahlperiode Drucksache 17/9850 a) Wird ein wiederholter Abruf der Bezügemitteilungen möglich sein? Der Digitale Ordner stellt die eingestellten Dokumente dauerhaft zur Verfügung. Dadurch ist der wiederholte Abruf der Dokumente im Rahmen der unter 3 b) genannten Speicherfristen gegeben. b) Werden die Bezügemitteilungen auf dem Onlineportal über lange Zeiträume archivierbar sein, um einen von Ort und Zeit unabhängigen Zugriff auf ältere Bezügemitteilungen zu ermöglichen? Die im Digitalen Ordner bereitgestellten Bezügemitteilungen werden bei Beamten im aktiven Dienst und Versorgungsempfängern mindestens bis zum Ablauf des fünften Jahres nach Ablauf des Todesjahres, bei Beamten, die ohne Versorgungsansprüche aus dem aktiven Dienst ausscheiden , bis zum Ablauf des fünften Jahres nach Erreichen der gesetzlichen Altersgrenze und bei Tarifbeschäftigten mindestens bis zum Ablauf des zehnten Jahres nach dem Ausscheiden aus dem aktiven Beschäftigungsverhältnis aufbewahrt. Der Zugriff auf die Bezügemitteilungen im Digitalen Ordner des Mitarbeiterservice Bayern wird im Falle des Ausscheidens nicht eingeschränkt. Die Bezügemitteilungen werden im Digitalen Ordner zur Anzeige gebracht, bis sie nach Ablauf der oben genannten Fristen aus datenschutzrechtlichen Gründen aus dem Langzeitspeichersystem gelöscht werden. Sollte sich die jeweilige Speicherdauer, insbesondere aufgrund einer zukünftigen Änderung der gesetzlichen Regelungen verkürzen, werden die Anwender frühzeitig informiert , sodass sie Dokumente ggf. noch lokal für sich sichern können. Bei anderen zukünftig bereitgestellten Dokumenten richtet sich die Speicherdauer nach den jeweils geltenden rechtlichen Vorschriften. 4. Kann den Beamten auf Grundlage des in Rede stehenden Änderungsantrags auf Wunsch auch die Option eröffnet werden, die elektronische Übermittlung lediglich als Ergänzung zum Papierversand zu beantragen, und plant die Staatsregierung diese Möglichkeit? Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich entweder nur für die elektronische Bereitstellung der Dokumente im Digitalen Ordner oder nur für die Fortsetzung des bisherigen Papierversandes entscheiden. Mit Inkrafttreten des Bayerischen E-Government-Gesetzes (BayEGovG) am 30.12.2015 ist mit Einwilligung des Empfängers durch Art. 6 Abs. 4 Satz 1 BayEGovG eine rechtswirksame Bekanntgabe von Verwaltungsakten möglich . Gleiches gilt nach Art. 15 Abs. 2 a Satz 1 i. V. m. Abs. 2 Satz 2 BayEGovG für die elektronische Bekanntgabe von Bezügemitteilungen. Aus Gründen der Rechtssicherheit (Zeitpunkt des Beginns der Rechtsmittelfristen), aber auch aus wirtschaftlichen und ökologischen Gründen können beide Übertragungswege nicht gleichzeitig eröffnet werden. Die Nutzung des Digitalen Ordners ist nur bei freiwilligem Verzicht auf den Postversand möglich. Dieser Verzicht kann jederzeit widerrufen werden. 5. Welche weiteren Formen der elektronischen Benachrichtigung kann sich die Staatsregierung neben dem angeführten Beispiel der E-Mail vorstellen ? Derzeit sind neben E-Mail keine weiteren Formen der elektronischen Benachrichtigung vorgesehen.