Drucksache 17 / 11 056 Kleine Anfrage 17. Wahlperiode Kleine Anfrage des Abgeordneten Thomas Birk (GRÜNE) vom 08. Oktober 2012 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 10. Oktober 2012) und Antwort Wie ist der aktuelle Stand zu eGovernment@School? Die Drucksachen des Abgeordnetenhauses sind bei der Kulturbuch-Verlag GmbH zu beziehen. Hausanschrift: Sprosserweg 3, 12351 Berlin-Buckow · Postanschrift: Postfach 47 04 49, 12313 Berlin, Telefon: 6 61 84 84; Telefax: 6 61 78 28. Im Namen des Senats von Berlin beantworte ich Ihre Kleine Anfrage wie folgt: 1. Wie viele Schulen sind mittlerweile mit der Berliner Schulmanagementsoftware (BSM) im Rahmen von eGovernment@School ausgestattet und wie viele nutzen diese auch (bitte geordnet nach Schultypen in absoluten Zahlen und prozentual im Vergleich zu allen Schulen des jeweiligen Schultyps)? Zu 1.: Die Ausstattung der Schulen mit der Berliner Schulmanagementsoftware (BSM) erfolgt gemäß einer Einführungsplanung, die zunächst die beruflichen Schulen und die Gymnasien umfasst. Ziel ist es, eine möglichst große Einheitlichkeit der Datenverarbeitung bereits in Teilschritten zu erreichen. Die Schulungen sind auf diese Vorgehensweise abgestimmt. Darüber hinaus wurden Schulen mit einer aktuellen Lizenz der Software ausge- stattet, wenn sie z.B. bereits zuvor mit der Software Ma- gellan für die Schulverwaltung oder UNTIS für die Stun- denplanung gearbeitet hatten oder wenn sie an einem Pi- lotprojekt wie dem „elektronischen Klassenbuch“ (eKlaBu ) teilnehmen. Es sind demnach (Stand 17.10.2012) 239 Schulen mit der BSM ausgestattet. Anzahl Gesamt Anzahl ab- solut In Prozent Schulart 47 47 100 Berufliche Schulen 91 81 89 Gymnasien 364 41 11 Grundschulen 77 7 9 Sonderschulen 118 53 45 Integrierte Sekundarschulen (ISS) 10 10 100 Elite Schulen/Kollegs 701 239 34 Gesamt Eine produktive Nutzung der Schulen, die neu mit der Software versorgt wurden, ist erst nach absolvierten Schu- lungen vorgesehen. Es wurden bis auf wenige Ausnahmen alle betreffenden Personen der beruflichen Schulen quali- fiziert. Die Schulungen der Dienstkräfte der Gymnasien erfolgen in drei Gruppen. Die erste Gruppe von 30 Gym- nasien wurde bereits geschult, die zweite Gruppe von weiteren 30 befindet sich derzeit in der Schulungsphase, die dritte Gruppe folgt ab Mitte November 2012. Die ver- bliebenen Schultypen folgen ab Februar 2013. 2. Wie viele Schulen sind mit der dazu notwendigen Hardware (je eine Datacenterbox und fünf bzw. sieben bzw. zehn APC je nach Größe der Schule) ausgestattet (bitte geordnet nach Schultypen in absoluten Zahlen und prozentual im Vergleich zu allen Schulen des jeweiligen Schultyps), und wann wird die Ausstattung mit der not- wendigen Hardware abgeschlossen sein? Zu 2.: Derzeit wurden DataCenterBoxen an 87 Schu- len geliefert. Weitere 71 Schulen sind im aktuellen Aus- stattungsverfahren. Priorisiert wurden die Standorte der zentral verwalte- ten Schulen, Gymnasien, Referenzschulen und an Projek- ten wie "Elektronisches Klassenbuch (eKlaBu)" teilneh- mende Schulen. Die Ausstattung der Schulen mit der DataCenterBox erfolgt im Zuge der örtlichen Baumaßnahmen zur Ein- richtung des Verwaltungs-LAN und der Bereitstellung von EthernetConnect (Telekom). Zuvor können die Schu- len Arbeitsplatz-PCs in Form einer vorgezogenen Erst- ausstattung beziehen, um damit eine Nutzung der BSM bereits im alten Verwaltungsnetz zu gewährleisten. Auch hier erfolgt vorab eine Sicherheitsbetrachtung. 3. An wie vielen Schulen sind dazu noch die baulichen Voraussetzungen für den Betrieb zu schaffen? Abgeordnetenhaus Berlin – 17. Wahlperiode Drucksache 17 / 11 056 2 Zu 3.: Es wurden bereits in 228 Schulen Baumaßnah- men veranlasst. Im Zusammenhang mit den sukzessiven Standortertüchtigungen sind absehbar noch weitere bauli- che Maßnahmen erforderlich. Es wurde im Rahmen lau- fender baulicher Unterhaltungsmaßnahmen mit den be- zirklichen Schulträgern ein Verfahren des gemeinsamen Vorgehens vereinbart. 4. Trifft es zu, dass viele Schulen die neuen Standard- softwareangebote noch nicht nutzen können, weil es eine Vereinbarung mit dem Personalrat gibt, ohne vorherige Schulungen die Software nicht anzuwenden, aber das Schulungsangebot nicht dem Bedarf entspricht? Zu 4.: Das Schulungsangebot ist an die unter 1. be- schriebene Reihenfolge der Auslieferung der BSM ange- passt. Eine Schulung von neuen Anwenderinnen und An- wendern vor der Nutzung der BSM ist grundsätzlich bei der Einführung neuer Arbeitsmethoden Voraussetzung und insoweit auch ein fester Bestandteil der Dienstverein- barung mit dem Hauptpersonalrat (HPR). Ausnahmen bestehen bei Schulen, die die Systeme bereits zuvor ge- nutzt haben. Auch hier ist jedoch zu gegebener Zeit eine Nachschulung vorgesehen, um alle Nutzerinnen und Nut- zer auf den aktuellen Stand der Software (berlinspezifi- schen Anpassungen) zu qualifizieren. 5. Wie hoch ist der hierfür jeweils vorgesehene Schu- lungsetat für 2012 und 2013? Zu 5.: Mit dem Erstellen des Einführungskonzeptes für die BSM war es nicht zwingend, einen gesonderten Schulungsetat zu ermitteln und festzulegen. Insoweit ist die Bereitstellung von Schulungsressourcen Bestandteil des laufenden Haushaltes für die Einführung und den Be- trieb der BSM, siehe hierzu auch die Ausführungen zu den Fragen 4 und 7. 6. Wer soll an diesen Schulungen teilnehmen? Wie viele Personen sollen pro Schule (je nach Schultyp) ge- schult werden? Wie viele Personen haben bisher an den notwendigen Schulungen teilgenommen? Wie lange dau- ern diese Schulungen jeweils? Wann sollen die Schulun- gen abgeschlossen sein? Zu 6.: Für die beruflichen und zentral verwalteten Schulen haben die Schulleiterinnen und Schulleiter ihren Bedarf ermittelt und den Einführungsverantwortlichen von eGovernment@School gemeldet. Es handelte sich jeweils um alle Mitglieder der Schulleitungen und um alle Verwaltungskräfte mit Schülerkontakt. Für die Gymnasi- en ist die maximale Teilnehmerzahl auf „fünf“ festgelegt (Schulleiterin bzw. Schulleiter, Stellvertreterin bzw. Stellvertreter, Pädagogische Koordinatorinnen bzw. Pä- dagogische Koordinatoren, Sekretärin bzw. Sekretär). Bereits geschulte Teilnehmerinnen bzw. Teilnehmer:  Berufliche und zentral verwaltete Schulen: 377 von ca. 550,  Gymnasien: 710 von ca. 2250. Die Schulungen bestehen aus 5 Schulungstagen mit je ca. 6 Unterrichtsstunden (zwei Tage Magellan und drei Tage Untis). Die Schulungen für die Region 13 (zentral verwaltete Schulen) und die Gymnasien werden ca. im Februar 2013 abgeschlossen sein, bei den anderen Schul- typen beginnt derzeit die Planungsphase. 7. Trifft es zu, dass zunächst MultiplikatorInnen ge- schult wurden bzw. geschult werden sollen, und wenn ja, welches Profil sollen diese MultiplikatorInnen haben und welche Aufgaben sollen sie nach der Schulung genau übernehmen? Zu 7.: Mit der Schulung durch Multiplikatorinnen bzw. Multiplikatoren wird erfolgreich das „Train the Trainer“-Konzept verfolgt. Diese Multiplikatorinnen und Multiplikatoren stehen selbst in einer Leitungstätigkeit oder haben im Arbeitsalltag bereits Erfahrung mit Pla- nungs- und Verwaltungssystemen, um befähigt zu sein, sowohl für das Schulverwaltungsprogramm Magellan, als auch für das Stundenplanungsprogramm Untis Schulun- gen durchzuführen. Es wurden im Vorlauf Multiplikato- rinnen und Multiplikatoren pro Schulart durch die beiden Softwarefirmen Stüber Systems und Gruber & Petters ausgebildet, die durch freiwillige Meldung in Absprachen mit den jeweiligen Schulleitungen gefunden und jeweils für sechs Wochenstunden freigestellt wurden. Als Schu- lungsorte werden Schulen und vorhandene Schulungs- räumlichkeiten genutzt. Derzeit läuft das erste Drittel der aktiven Phase der Basisschulungen. Die Multiplikatorinnen bzw. Multipli- katoren sollen auch zukünftig Aufgaben im Bereich der Vor-Ort-Beratung, des Anforderungs- und des Berichts- managements übernehmen und dauerhaft ein Experten- netzwerk bilden. 8. Wie werden Freistellungen für die notwendigen Schulungen kompensiert? Zu 8.: Die betroffenen Schulen erhalten die Möglich- keit, Vertretungskräfte analog des Verfahrens der Perso- nalkostenbudgetierung zu beschäftigen. 9. Trifft es zu, dass die beiden ausgewählten Standard- softwareprogramme für die Schulverwaltung (Magellan der Firma Stüber-Systems) und für die Stundenplanerstel- lung (Untis des Herstellers Gruber & Peters) untereinan- der Schnittstellenprobleme aufweisen, die einen sinnvol- len Einsatz der Programme erschweren? Welche Folgen hat dies für die Praxis? Wie und in welchem Zeitraum sollen diese Schnittstellenprobleme behoben werden? Wer ist dafür verantwortlich? Wurde die Behebung der Schnittstellenproblematik vertraglich vereinbart mit ent- sprechenden Haftungsregeln? Zu 9.: Für einen optimalen Prozessablauf ist es eine kontinuierliche Aufgabe, in den jeweiligen Programmen die aufeinander abzustimmenden Schnittstellen zu prüfen, zu bewerten und ggf. bei nicht hinreichender Kompatibili- Abgeordnetenhaus Berlin – 17. Wahlperiode Drucksache 17 / 11 056 3 tät anzupassen. Für bestimmte Schülerdaten war dies notwendig. Viele Gymnasien sind z.B. derzeit aufgrund der vorhandenen unterschiedlichen Ausgangslagen in der Situation, Schülerdaten in unterschiedlichen Systemen zu erfassen. Dies wird sich mit der Anwendung der beiden neuen Systeme ändern. Die theoretischen Anforderungen an den Datenaus- tausch wurden erkannt und in den Ausschreibungen defi- niert. Diese Anforderungen wurden von den beiden Her- stellern zugesagt und werden grundsätzlich erfüllt. Dennoch kann es in der Praxis konkrete Nachanpas- sungsbedarfe geben. Es wurde jedoch bewusst marktkon- forme Standardsoftware ausgewählt, die nun in einigen begrenzten Teilaspekten an die Berliner Besonderheiten angepasst wird. Der konkrete schulpraktische Bedarf und die entsprechenden Arbeitsabläufe können nur schulspezi- fisch mit aktiven Schulpraktikerinnen bzw. Schulprakti- kern gefunden und festgelegt werden. Dieser Prozess ist derzeit in Umsetzung. Eine nutzbare Grundfunktionalität im Datenaustausch ist bereits gegeben und wird in den Schulungen vorge- stellt. Beide Software-Hersteller arbeiten in Abstimmung mit dem Projekt eGovernment@School stufenweise an einer Optimierung des Datenaustausches. Die vertraglichen Regelungen mit den Herstellern ent- sprechen den gängigen Standards den ergänzende Ver- tragbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT-Vertrag). Derzeit liegen keine Erkenntnisse zu einer nicht vertragskonformen Situation vor. 10. Im Infobrief eGovernment@School vom 28. Juni 2012 steht, dass Anpassungen der Verwaltungssoftware Magellan vorgenommen werden, um auf jeweils einer Maske alle SchülerInnendaten erfassen zu können. Sind diese Anpassungen für alle Schultypen abgeschlossen und im praktischen Einsatz? Zu 10.: Die Anpassungen sind für alle Schularten ab- geschlossen, getestet, freigegeben und als „Berliner Masken “ eingesetzt. 11. Wie wird innerhalb der jeweiligen Schule und für den Datentransfer zwischen den Schulen und der Verwal- tung der Datenschutz und die IT-Sicherheit für den Ein- satz der Berliner Schulmanagementsoftware gewährleis- tet? Liegen hierfür von der Behördenleitung abgezeich- nete Sicherheitskonzepte vor? Zu 11.: Für den Datentransfer zwischen den Schulen und der Verwaltung wurden die Schulen mit elektroni- schen Zertifikaten für Signatur und Verschlüsselung aus- gestattet. Das neue Verwaltungsnetz ("Sicheres Berliner- Schulintranet (sBSI)") wurde nach den Rahmenbedingun- gen des BSI-Grundschutzes entworfen und eingesetzt. Das IT-Sicherheitsmanagementteam, bestehend aus den Regionalen Beauftragten für Datenschutz und IT- Sicherheit, ist in alle Prozesse und Entwicklungen bei eGovernment@School einbezogen. 12. Wie wird die Beratung der Schulen für die Aus- wahl zwischen den sechs BSM-Paketen und möglichen zusätzlichen Komponenten gewährleistet? Zu 12.: Die „Bestellung“ der Software erfolgt über ein Online-Bestellportal. Dort werden die schulartenspezifi- schen BSM-Pakete erläutert. Beim Abschluss der Verein- barung über die BSM-Lieferung zwischen der Schule und der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissen- schaft erfolgt bei auftretenden Fragen eine individuelle Beratung. 13. Ist es den Schulen freigestellt, ob sie die Standard- softwarepakete der BSM anschaffen und benutzen? Was passiert mit Schulen, die ihre bisherige Software weiter- nutzen wollen, die nicht der Standardsoftware des BSM entspricht, oder die auf Teile des Angebots verzichten? Welche finanziellen Folgen hat das für diese Schulen? Welche Folgen hat dies für die Verwaltung? Zu 13.: Nein, Ziel ist die einheitliche Nutzung der BSM. Dabei wird den Schulen eine Übergangszeit einge- räumt. 14. Welche zusätzlichen Informationen stehen den Schulen über die kurzen Infobriefe zu eGovern- ment@School, die im Intranet vorzufinden sind, hinaus zur Verfügung? Zu 14.: Neben den Infobriefen werden über das SchulServiceZentrumBerlin (SSZB) alle anfallenden An- fragen an die zuständigen Bearbeiterinnen bzw. Bearbei- ter und Expertinnen bzw. Experten der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft zur Beantwortung weitergeleitet. Für die Schulleitungen befindet sich ein neues Informationsportal mit einem Forum und einer FAQ-Sammlung im Aufbau. 15. Wie wird der Support bei der Installation, Inbe- triebnahme und dem laufenden Betrieb der Berliner Schulmanagementsoftware gewährleistet? Welche Auf- gaben liegen hierbei bei den Firmen, welche beim Schul- servicezentrum Berlin (SSZB), welche bei den Schulen selbst? Zu 15.: Bei der Installation und Migration der Daten erhält jede einzelne Schule auf Wunsch Einweisung und Unterstützung durch ein speziell geschultes Team des Projektes. Das SSZB nimmt die Fragen der Schulen ent- gegen. Bei bekannten Antworten werden diese unmittel- bar gegeben. Anderenfalls werden die Anfragen an den zuständigen Bereich im Projekt eGovernment@School oder an den Support der Softwarehersteller weitergeleitet. Parallel dazu erfolgt der Aufbau eines gemeinsamen IT- Servicemanagements (ITSM) mit dem IT-Dienstleistungs- zentrum Berlin (ITDZ) und weiteren Partnern. Abgeordnetenhaus Berlin – 17. Wahlperiode Drucksache 17 / 11 056 4 16. Ist sichergestellt, dass über das Internetportal und ein Ticketingsystem die Schulen zeitnah bei Problemen unterstützt werden? Welche personelle Unterstützung erfahren die Schulen vor Ort für die IT-Administration der BSM? Zu 16.: Im SSZB ist ein Ticketsystem im Einsatz. Dieses soll den Schulen künftig auch über ein Webportal direkt zur Verfügung stehen. Nach der jeweiligen Inbe- triebnahme der DataCenterBox erfolgt eine Fernwartung der BSM über das sichere Berliner Schulnetz. 17. Wie viele Personen arbeiten im SSZB? Hält der Senat die personelle Ausstattung des SSZB für ausrei- chend? Zu 17.: Im SSZB arbeiten derzeit vier Personen, die zukünftige eine Kopfstelle bilden werden. Im Bedarfsfall werden kurzfristig zusätzliche Personen hinzugezogen. Der Gesamtausbau erfolgt mittelfristig gemeinsam mit dem ITDZ, siehe auch die Antwort zu Frage 15. 18. Staatssekretär Rackles schrieb in der Roten Num- mer 0003F vom 30.04.2012: „Das SSZB soll von seiner derzeitigen Front-Office-Funktion zu einer Organisation zur Unterstützung von Ablauf- und Änderungsprozessen mit einem Service-Desk als Kommunikationsschnittstelle zu Anwenderinnen und Anwendern (Back-Office) entwi- ckelt werden.“ Wie weit ist dieser Entwicklungsprozess gediehen, wann wird er abgeschlossen sein, und welche Voraussetzungen sind dafür erforderlich? Was bedeutet das für die Schulen in dieser Übergangsphase? Zu 18.: Der Auf- und Ausbau des SSZB ist ein konti- nuierlicher Entwicklungsprozess nach Standards eines zeitgemäßen ITSM, der in einen Leistungsverbund mit dem ITDZ und externen Partnern münden wird. Derzeit laufen die internen Vorbereitungsprozesse, die es ermög- lichen sollen, das SSZB in seiner Leistungsfähigkeit so zu stärken, dass - gleichzeitig mit dem Anschluss von immer neuen Schulen an das sBSI - die wachsenden Anforde- rungen erfüllt werden können. 19. Wie lange werden Schulen noch parallel zur digi- talen Übertragung von Daten Schuldaten per Hand in Formulare eintragen und auf Papier an die zuständigen Senatsstellen übermitteln müssen? Zu 19.: Es besteht die Absicht, bereits im Schuljahr 2013/2014 Schuldaten aus der BSM zu übermitteln. Vo- raussetzung ist jeweils die Nutzung der BSM in der Schu- le. 20. Gibt es ein mit Kosten und Zeitplänen unterlegtes aktuelles Meilensteinprogramm zu eGovernment@School und ist der Senat bereit, dies dem Abgeordnetenhaus zeit- nah zukommen zu lassen? Zu 20.: Mit der vom Abgeordnetenhaus vorgegebenen Berichterstattung (gemäß Drs. 17/0400) ist aktuell zur Entwicklung eines einheitlichen IT-Systems für die Berli- ner Schulen an den Hauptausschuss zum 31. Januar 2013 zu berichten. In diesem Bericht sollen auch die gesetzten Meilensteine mit Kennzahlen dargestellt werden. 21. Welche Kosten sind bisher durch das Gesamtvor- haben eGovernment@School verausgabt worden (Hard- und Software, Installation, bauliche Kosten, Schulungen und projektbezogene Vertrags- und Personalkosten), welche weiteren Ausgaben sind für den weiteren Ausbau geplant bzw. werden benötigt und welche Kosten sind jährlich für den laufenden Betrieb geplant bzw. werden benötigt? Zu 21.: Das Gesamtvorhaben eGovernment@School hat gemäß Bericht an den Hauptausschuss (Rote Nr. 0003 E) im Zeittraum 2009 – 2011 Gesamtkosten in Höhe von 18,539 Mio. € gebunden. Im Bericht zur Erfüllung des Parlamentsauftrages (vgl. Antwort zu Frage 20) erfolgt die erbetene Darstellung. Mit dieser werden auch die be- reits für den Haushaltsplan 2012 und 2013 vom Parlament gebilligten und etatisierten Haushaltsansätze sowie die fortführenden Bedarfe beschrieben und erläutert. Berlin, den 06. November 2012 In Vertretung Mark Rackles Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 30. Nov. 2012)