Drucksache 17 / 11 312 Kleine Anfrage 17. Wahlperiode Kleine Anfrage des Abgeordneten Dr. Simon Weiß (PIRATEN) vom 04. Dezember 2012 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 06. Dezember 2012) und Antwort Veröffentlichung von Aktenplänen (II) Die Drucksachen des Abgeordnetenhauses sind bei der Kulturbuch-Verlag GmbH zu beziehen. Hausanschrift: Sprosserweg 3, 12351 Berlin-Buckow · Postanschrift: Postfach 47 04 49, 12313 Berlin, Telefon: 6 61 84 84; Telefax: 6 61 78 28. Im Namen des Senats von Berlin beantworte ich Ihre Kleine Anfrage wie folgt: Anmerkung: Zur Vorbereitung der Beantwortung der Kleinen Anfrage wurde eine Abfrage bei den Senats- und Bezirksverwaltungen vorgenommen. Auf der Grundlage der eingegangenen Rückmeldungen erfolgte die Erstel- lung der Antworten. Dabei wird von folgendem Begriffs- verständnis ausgegangen: Aktenpläne nach § 17 Abs. 5 des Informationsfrei- heitsgesetzes Berlin (IFG) sind Verzeichnisse, die geeig- net sind, die Aktenordnung und den Aktenbestand sowie den Zweck der geführten Akten erkennen zu lassen. Sie haben lediglich einen organisatorischen Charakter und dienen der Vorbereitung und Koordination von Arbeits- abläufen. Sie unterscheiden sich damit von dem Begriff der Akte, die stets im Zusammenhang mit einem konkre- ten Verwaltungsvorgang stehen muss. 1. Welche öffentlichen Stellen im Land Berlin kom- men derzeit nicht ihrer gesetzlichen Verpflichtung nach, Aktenpläne gemäß § 17 Abs. 5 des Gesetzes zur Förde- rung der Informationsfreiheit im Land Berlin (Berliner Informationsfreiheitsgesetz - lFG) zu führen? Zu 1.: Überwiegend werden bei den Senatsverwaltun- gen und Bezirksverwaltungen des Landes Berlins Akten- pläne gemäß § 17 Abs. 5 IFG geführt. Bei der Senatsver- waltung für Inneres und Sport, der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung, der Senatsver- waltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft sowie den Bezirksämtern Spandau und Marzahn-Hellersdorf werden Aktenpläne teilweise auf dezentraler Ebene geführt. Die Senatsverwaltungen für Gesundheit und Soziales, für Ar- beit, Integration und Frauen sowie das Bezirksamt Neu- kölln führen derzeit noch keine Aktenpläne. 2. Was sind die Gründe dafür, dass die unter 1. ge- nannten öffentlichen Stellen ihrer gesetzlichen Ver- pflichtung bislang nicht nachgekommen sind, Aktenpläne zu führen (bitte konkret für jede einzelne öffentliche Stel- le begründen)? 3. Haben die betroffenen Senatsverwaltungen (für Arbeit, Integration und Frauen sowie Gesundheit und So- ziales) jemals damit begonnen, einen Aktenplan zu führen (bitte ggf. einzeln nach Ressorts der Senatsverwaltungen aufschlüsseln, sofern dies nicht einheitlich geschehen ist, weil es etwa zu Neustrukturierungen infolge von Senats- neubildungen gekommen ist)? a. Wenn ja, wann haben die Senatsverwaltungen bzw. die einzelnen Ressorts damit begonnen? b. Über welchen Zeitraum haben die Senatsverwaltungen bzw. die einzelnen Ressorts den Aktenplan geführt und wann haben sie diesen letztmalig gepflegt? c. Nach welchem System erfolgt die Aktenordnung in den Senatsverwaltungen, die keinen Aktenplan füh- ren? 4. Haben die anderen unter 1. fallenden öffentlichen Stellen jemals damit begonnen, einen Aktenplan zu füh- ren? Wenn ja, wann haben sie damit begonnen, über wel- chen Zeitraum und wann haben sie diesen Aktenplan letztmalig gepflegt (bitte Einzelaufschlüsselung nach öf- fentlicher Stelle)? Zu 2., 3., 4.: Die Senatsverwaltung für Gesundheit und Soziales sowie die Senatsverwaltung für Arbeit, Integra- tion und Frauen waren seit dem Inkrafttreten des IFG mehrfach einer grundlegenden Neustrukturierung des jeweiligen Ressortzuschnitts ausgesetzt. So hat es vier Ressortneuzuschnitte mit jeweils wechselnden Zuordnun- gen von Politikfeldern gegeben, die eine umfassende Aufgabenneuzuordnung bzw. eine Aufgabenverdichtung zur Folge hatten. Abgeordnetenhaus Berlin – 17. Wahlperiode Drucksache 17 / 11 312 2 Im Zuge der Umstrukturierung konnte sich eine „Stammverwaltung“ noch nicht vollständig ausbilden, sodass auch die Entwicklung eines Aktenplanes bisher nicht umgesetzt werden konnte. Daneben fehlten perso- nelle Ressourcen für die Entwicklung eines an der Neu- strukturierung ausgerichteten einheitlichen Aktenplanes. Die Aktenhaltung und -lagerung der beiden Senats- verwaltungen orientiert sich derzeit an der Organisations- struktur und somit der Aufgabenverteilung innerhalb der Senatsverwaltungen unter Berücksichtigung der Ge- schäftsverteilungspläne. Auch wenn Aktenpläne nicht zur Verfügung stehen, ist gewährleistet, dass Bürgeranfragen aufgrund ergän- zender Beratung und Unterstützung nach § 13 Abs. 1 Satz 3 IFG jederzeit umfassend und zeitnah beantwortet wer- den können. Soweit Aktenpläne geführt werden, unterliegen sie ei- ner ständigen anlassbezogenen Pflege und Erweiterung. 5. Welche Maßnahmen haben die unter 1. genannten öffentlichen Stellen nach Inkrafttreten des Berliner Infor- mationsfreiheitsgesetzes vom 15. Oktober 1999 ergriffen, um ihrer gesetzlichen Verpflichtung nach § 17 Abs. 5 IFG nachzukommen, Register, Aktenpläne, Aktenordnungen, Aktenverzeichnisse, Einsenderverzeichnisse, Tagebücher und Verzeichnisse zu führen und allgemein zugänglich zu machen? 6. Bis wann wollen die betroffenen Stellen ihrer gesetzlichen Verpflichtung nachkommen, einen Aktenplan zu führen (bitte Einzelaufschlüsselung nach öffentlicher Stelle)? Zu 5. und 6.: Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport hat in einem Informationsschreiben vom 24.02.2009 (GeschZ. I A 12 – 0201/48) an die Verwaltungen nach Berliner Landesrecht auf die Verpflichtung einer jeden öffentlichen Stelle, Aktenpläne zu führen, hingewiesen und ferner darum gebeten, durch Organisationsverfügun- gen zu gewährleisten, diesen Anforderungen gerecht zu werden. Derzeit ist beabsichtigt, die öffentlichen Stellen vor dem Hintergrund des aktuellen Standes der Umset- zung von § 17 Abs. 5 IFG mit einem erneuten und erwei- terten Informationsschreiben auf die gesetzliche Pflicht und Bedeutung der Führung und Veröffentlichung von Aktenplänen hinzuweisen. Bei einer öffentlichen Stelle wurde eine Arbeitsanwei- sung zur Bildung von Geschäfts-, Aktenzeichen und Ak- tenplänen erlassen, die von den Organisationseinheiten einzuhalten ist. Zusätzlich wurde vom behördlichen Da- tenschutzbeauftragten dieser Stelle ein Rundschreiben an alle Leitungen versandt, in dem auf die Notwendigkeit von Aktenplänen hingewiesen wurde. Um dem Zweck des Gesetzes zu entsprechen und den Bürgerinnen und Bürgern ein konkretes Bild der Abtei- lungen und Fachbereiche sowie deren Aufgabenprofile und -kataloge zu geben und sie über die einzelnen Vor- gangsarten und deren Zweck zu informieren, wird teil- weise ein entsprechend gestaltetes öffentliches Webportal bereitgestellt. Mit Blick auf die vorgesehene flächendeckende Ein- führung der elektronischen Aktenführung und Vorgangs- bearbeitung in der unmittelbaren Berliner Verwaltung sollen die organisatorischen Voraussetzungen für eine entsprechende Aktenplanführung geschaffen werden. Zur Einführung der E-Akte hat die Senatsverwaltung für Inne- res und Sport ein Umsetzungskonzept vorbereitet. Berlin, den 02. Mai 2013 In Vertretung Bernd Krömer Senatsverwaltung für Inneres und Sport (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 08. Mai. 2013)