Drucksache 17 / 12 063 Kleine Anfrage 17.17. Wahlperiode Kleine Anfrage des Abgeordneten Dr. Simon Weiß (PIRATEN) vom 13. Mai 2013 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 14. Mai 2013) und Antwort Veröffentlichung von Aktenplänen (II) – Zweiter Versuch Die Drucksachen des Abgeordnetenhauses sind bei der Kulturbuch-Verlag GmbH zu beziehen. Hausanschrift: Sprosserweg 3, 12351 Berlin-Buckow · Postanschrift: Postfach 47 04 49, 12313 Berlin, Telefon: 6 61 84 84; Telefax: 6 61 78 28. Im Namen des Senats von Berlin beantworte ich Ihre Kleine Anfrage wie folgt: Zur Vorbereitung der Beantwortung der Kleinen An- frage wurde diese an alle Senats- und Bezirksverwaltun- gen zur Einbeziehung der ihrer Verwaltung zugehörigen öffentlichen Stellen gesandt. Die Ermittlung der Antwor- ten war im Rahmen der Beantwortung der Kleinen Anfra- ge nicht durchgehend möglich. 1. Welche öffentlichen Stellen im Land Berlin, die keine Senats- oder Bezirksverwaltungen sind, kommen derzeit nicht ihrer gesetzlichen Verpflichtung nach, Ak- tenpläne gemäß § 17 Abs. 5 des Gesetzes zur Förderung der Informationsfreiheit im Land Berlin (Berliner Infor- mationsfreiheitsgesetz - lFG) zu führen? Zu 1.: Derzeit werden beim Landesamt für Gesundheit und Soziales, beim Lette-Verein, bei der Bundesinnungs- krankenkasse Gesundheit -BIG direkt gesund- (soweit Landesverbandsaufgaben wahrgenommen werden), beim Rundfunk Berlin-Brandenburg (soweit sie im Bereich Rundfunkbeitragseinzug und der Vergabe von Sendezei- ten an Parteien hoheitlich tätig werden), bei der Medien- anstalt Berlin-Brandenburg sowie bei den Kita- Eigenbetrieben City, Südost und Nordost keine Aktenplä- ne geführt. Das Landesamt für Arbeitsschutz, Gesund- heitsschutz und technische Sicherheit führt Aktenpläne für Inhalte, die keiner Betriebsstätte zugeordnet sind. So- weit Tätigkeiten einzelnen Betriebsstätten zugeordnet sind, werden Aktenpläne nicht geführt. 2. Was sind die Gründe dafür, dass die unter 1. genannten öffentlichen Stellen ihrer gesetzlichen Verpflich- tung bislang nicht nachgekommen sind, Aktenpläne zu führen (bitte konkret für jede einzelne öffentliche Stelle begründen)? Zu 2.: Das Landesamt für Gesundheit und Soziales war als nachgeordnete Behörde der Senatsverwaltung für Gesundheit und Soziales mehrfach Veränderungen des Ressortzuschnitts mit jeweils wechselnden Zuordnungen von Politikfeldern ausgesetzt, die eine umfassende Neuzuordnung bzw. Aufgabenverdichtung zur Folge hat- ten. Auch die Schulen des Lette-Vereins wurden in den vergangenen Jahren wiederholt neu organisiert und hin- sichtlich der personellen Ressourcen angepasst. Aufgrund der für eine Arbeitsschutzverwaltung typi- schen Vorgehensweise werden im Landesamt für Arbeits- schutz, Gesundheitsschutz und technische Sicherheit die Tätigkeiten der Behörde keinen Sachgebieten, sondern einzelnen Betriebsstätten zugeordnet. Hier werden soge- nannte Betriebsakten zu den vom Landesamt für Arbeits- schutz, Gesundheitsschutz und technische Sicherheit zu überprüfenden Betrieben geführt. Diese werden elektro- nisch im Rahmen des „Informationssystems Arbeitsschutz – IFAS“ vorgehalten. Durch die bisherige unterschiedliche Zugehörigkeit zu verschiedenen Senatsressorts war es zusätzlich zur Verwaltung des It-Systems IFAS nicht möglich, weitergehende Aktenpläne i.S.d. § 17 Abs. 5 IFG aufzustellen. Zu den Aufgaben der BIG direkt gesund als Landes- verband zählt insbesondere der Abschluss von Rahmen- verträgen mit Leistungserbringern. Diese geschlossenen Verträge sind grundsätzlich einsehbar und teilweise im Internet veröffentlicht. Der vorvertragliche Datenaus- tausch hingegen kann aufgrund der gebotenen Wahrung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen nicht veröffent- licht werden. Der Aktenbestand zum Rundfunkbeitragseinzug im Beitragsservice des Rundfunk Berlin-Brandenburg enthält hauptsächlich personenbezogene Daten, die einer Veröf- fentlichung von Aktenplänen entgegenstehen. Abgeordnetenhaus Berlin – 17. Wahlperiode Drucksache 17 / 12 063 2 Die Tätigkeitsbereiche der Medienanstalt Berlin- Brandenburg sind ausführlich im Internet beschrieben. In Zusammenarbeit mit den übrigen Landesmedienanstalten baut die Medienanstalt Berlin-Brandenburg eine zentral bei der Geschäftsstelle anzusiedelnde Beschwerdedaten- bank auf, die ebenfalls über das Internet einsehbar sein wird. In ihrem Kerngebiet Zulassung und Aufsicht sind die relevanten Informationen öffentlich über eine über- sichtlich aufgebaute Datenbank im Internet abrufbar be- ziehungsweise werden dies demnächst sein. Die Akten der genannten Kita-Eigenbetriebe enthalten personenbezogene beziehungsweise betriebs- und ge- schäftsbezogene Daten, die einer Veröffentlichung entge- genstehen. 3. Haben die betroffenen Senatsverwaltungen (für Arbeit, Integration und Frauen sowie Gesundheit und Soziales) vor Inkrafttreten des IFG damit begonnen, einen Aktenplan zu führen (bitte ggf. einzeln nach Ressorts der Senatsverwaltungen aufschlüsseln, sofern dies nicht ein- heitlich geschehen ist, weil es etwa zu Neustrukturierun- gen infolge von Senatsneubildungen gekommen ist)? a. Wenn ja, wann haben die Senatsverwaltungen bzw. die einzelnen Ressorts damit begonnen? b. Über welchen Zeitraum haben die Senatsverwaltungen bzw. die einzelnen Ressorts den Aktenplan geführt und wann haben sie diesen letztmalig ge- pflegt? c. Nach welchem System erfolgt die Aktenordnung in den Senatsverwaltungen, die keinen Aktenplan führen? Zu 3a, 3b und 3c.: Aktenpläne wurden bisher nicht ge- führt. Die Aktenhaltung und auch -lagerung orientiert sich an der Organisationsstruktur und somit an der festgesetz- ten Aufgabenverteilung nach Maßgabe der Geschäftsver- teilungspläne und dem Organigramm. Es ist dadurch si- chergestellt, dass beispielsweise Anfragen von Bürgerin- nen und Bürgern im Sinne des Berliner Informationsfrei- heitsgesetzes jederzeit umfassend beantwortet werden können. 4. Haben die unter 1. fallenden öffentlichen Stellen jemals damit begonnen, einen Aktenplan zu führen? Wenn ja, wann haben sie damit begonnen, über welchen Zeitraum und wann haben sie diesen Aktenplan letztmalig gepflegt (bitte Einzelaufschlüsselung nach öffentlicher Stelle)? 5. Welche Maßnahmen haben die unter 1. genannten öffentlichen Stellen nach Inkrafttreten des Berliner Informationsfreiheitsgesetzes vom 15. Oktober 1999 er- griffen, um ihrer gesetzlichen Verpflichtung nach § 17 Abs. 5 IFG nachzukommen, Register, Aktenpläne, Ak- tenordnungen, Aktenverzeichnisse, Einsenderverzeichnis- se, Tagebücher und Verzeichnisse zu führen und allge- mein zugänglich zu machen? 6. Bis wann wollen die betroffenen Stellen ihrer gesetzlichen Verpflichtung nachkommen, einen Aktenplan zu führen (bitte Einzelaufschlüsselung nach öffentlicher Stelle)? Zu 4., 5., 6.: Mit Blick auf die vorgesehene flächende- ckende Einführung der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung sollen beim Landesamt für Gesund- heit und Soziales sowie beim Landesamt für Arbeits- schutz, Gesundheitsschutz und technische Sicherheit die organisatorischen Voraussetzungen für eine entsprechen- de Aktenplanführung geschaffen werden. Im Lette-Verein wird die Aufstellung eines Aktenplanes derzeit initiiert. Auch die unter 3. genannten Senatsverwaltungen beab- sichtigen einen Aktenplan zu entwickeln. Eine Aussage über einen möglichen Zeitpunkt kann noch nicht getroffen werden. Berlin, den 6. Juni 2013 Frank Henkel Senator für Inneres und Sport (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 09. Juli 2013)