Drucksache 17 / 13 291 Schriftliche Anfrage 17. Wahlperiode Schriftliche Anfrage des Abgeordneten Thomas Birk (GRÜNE) vom 25. Februar 2014 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 26. Februar 2014) und Antwort Welche Probleme gibt es beim elektronischen Berliner Personenstandsregister? Die Drucksachen des Abgeordnetenhauses sind bei der Kulturbuch-Verlag GmbH zu beziehen. Hausanschrift: Sprosserweg 3, 12351 Berlin-Buckow · Postanschrift: Postfach 47 04 49, 12313 Berlin, Telefon: 6 61 84 84; Telefax: 6 61 78 28. Im Namen des Senats von Berlin beantworte ich Ihre Schriftliche Anfrage wie folgt: 1. Inwiefern gibt es ein Controlling des Senats bzw. des ITDZ bei der Einführung des elektronischen Berliner Personenstandsregisters (BPersReg) in den Standesämtern Berlins? Mit welcher Methode und auf Grundlage wel- cher Daten wird dies vollzogen? Falls es hierzu kein Con- trolling gibt, wie begründet der Senat dieses Vorge- hensweise? Zu 1.: Zur Realisierung des Berliner elektronischen Personenstandsregisters (BePersReg) wurde das landes- weite Projekt „Reform des Personenstandswesens in Berlin “ – ProPstand – der Berliner Bezirke und des Landesamtes für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten (LABO, vormals Landeseinwohneramt - LEA) Berlin unter Steuerung der Senatsverwaltung für Inneres und Sport eingerichtet. Das Projekt wurde nach den Grundsät- zen und Leitlinien der Berliner IT- Organisationsgrund- sätze insbesondere des Projektmanagementhandbuches mit dem IT- Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin) als alleinigen Auftragnehmer und mit Unterstützung eines externen Qualitätsmanagements entwickelt. Auf der Grundlage einer abgestimmten Projektpla- nung wurden die Projektergebnisse erarbeitet, geprüft und durch die Projektinstanzen freigegeben. Nach Abschluss der Tests des BePersReg und einer mehrmonatigen Pilo- tierung erfolgte nacheinander der Anschluss der einzelnen Berliner Standesämter an das Personenstandsregister. Das Vorgehen im Projekt beinhaltete ein regelmäßiges Berichtswesen in Form von Statusberichten an die Pro- jektinstanzen. Ergänzend zu den Statusberichten wurden im gleichen Turnus Finanzcontrollingberichte erstellt. Die Steuerung im Projekt erfolgte anhand dieser Fortschritts- kontrolle. 2. Wie bewertet der Senat bisher die Einführung des BPersReg in den Standesämtern Berlins, welches sich derzeit im Probeechtzeitbetrieb befindet? Verzeichnet der Senat hierbei sowohl eine anvisierte Vereinfachung der Arbeitsabläufe für die VerwaltungsbeamtInnen als auch eine Verfahrensverkürzung zugunsten der BürgerInnen? Zu 2.: Die Produktivsetzung des IT-Verfahrens Be- PersReg wurde mit dem Anschluss der Berliner Standes- ämter zum 27.08.2013 erfolgreich abgeschlossen. Das Registerverfahren läuft seitdem stabil. Das Personenstandsregister wird ausschließlich über die Registerschnittstelle durch das seit Jahren im Einsatz befindliche Fachverfahren AutiSta beschrieben und gele- sen. Die Überführung von Beurkundungsdaten in das BePersReg erfordert die Anbringung qualifizierter elekt- ronische Signaturen durch das Fachverfahren. Mit der nunmehr erfolgenden Beurkundung der Per- sonenstandsfälle in elektronischer Form wird die Führung der Personenstandbücher in Papierform sukzessive abge- löst. Die Vereinfachung der Arbeitsabläufe in den Stan- desämtern steigt mit dem Abbau der Medienbrüche und der Zunahme der Datenbestände im Personenstandsregis- ter. Das Registerverfahren bietet die Möglichkeit einer Berlinweiten Recherche über Personenstandsfälle und führt zu einem besseren Service bei Anfragen. 3. Erforderte die Einführung des BPersReg eine neue Hardwareausstattung in den Standesämtern? Um welche Hardwarekomponenten handelt es sich hierbei? Entspre- chen die Hardwarekomponenten den Anforderungen der Software? Zu 3.: Ja, es handelt sich dabei um Signaturlesegeräte und Signaturkarten. Weitergehende Hardwareanforderun- gen seitens BPersReg wurden nicht gestellt. Es ist hier nicht bekannt, ob einzelne Bezirke im Rahmen der Ein- führung des BePersReg veraltete verfahrensunabhängige IT-Infrastruktur ersetzt haben. Abgeordnetenhaus Berlin – 17. Wahlperiode Drucksache 17 / 13 291 2 4. Welche Umsetzungsprobleme beim BPersReg sind dem Senat bekannt, wie beispielsweise unverhältnismäßig lange Ladezeiten von bis zu einer Stunde beim Starten des Softwareprogramms oder langsame bzw. zeitlich verzö- gerte Eingabe von Daten und Texten in die Software? Wie bewertet der Senat diese Probleme vor dem Hinter- grund der Arbeitsabläufe der VerwaltungsbeamtInnen sowie der erwarteten Verfahrensverkürzung zugunsten der BürgerInnen? Welche Maßnahmen zieht der Senat in Erwägung um die Probleme zu beheben? Falls die Prob- leme bereits behoben sind, wie lang hat es gedauert von der Problemmeldung bis zur Behebung? Zu 4.: Ob Verfahrensverkürzungen erwartet wurden ist nicht bekannt. Technische Probleme gab und gibt es bezüglich der Zusammenarbeit einzelner Komponenten im Bereich der Signaturen. Diese kommen von unter- schiedlichen Herstellern. Die umgesetzte technische Kon- figuration wurde so seitens des Projektes ProPStand und dem ITDZ Berlin im Rahmen der Einführung des Systems festgelegt. Ein derzeit noch bestehendes Problem wird aktuell durch einen allen Anwendenden bekannten Work- around umgangen; die Softwarehersteller arbeiten an der Fehlerbehebung. 5. Welche Aussage kann der Senat hinsichtlich der Serverstabilität treffen? Auf welchen Daten und Erkennt- nissen stützt sich der Senat bei seiner Einschätzung? Falls Probleme bekannt sind, wie gedenkt der Senat diese zu beheben? Falls die Probleme bereits behoben sind, wie lang hat es gedauert von der Problemmeldung bis zur Behebung? Zu 5.: Die Betriebsinfrastruktur des BePersReg wird vom ITDZ Berlin bereitgestellt. Die Serversysteme sind nach den Maßstäben der Hochverfügbarkeit ausgerichtet und Teil der für das LABO Berlin im Hochsicherheitsre- chenzentrum (HSRZ) bereitgestellten Harmonisierung der Verfahren des LABO (HarVe-Verbundes). Darüber hin- aus besteht den gesetzlichen Vorgaben entsprechend eine räumlich getrennte zweite Instanz (das Sicherungsregis- ter), das im Fehlerfall vollständig alle Funktionen des Registers übernimmt. Die Serverstabilität des BePersReg ist zuverlässig; betriebliche Ausfälle sind bisher nicht verzeichnet. Diese Aussage beruht auf den Erkenntnissen des ServiceDesks im LABO. 6. Nach welchem Verfahren werden Soft- und Hard- wareprobleme beim BPersReg behoben? Inwiefern sind das Landesamt und Bürger- und Ordnungsangelegenhei- ten (LABO) und das ITDZ in den Problemlösungsprozess eingebunden? Falls vorliegend, innerhalb welcher durch- schnittlichen Zeitspanne werden Hard- oder Software- probleme behoben? Falls vorliegend, inwiefern kann der Senat Aussagen treffen über die Zufriedenheit der Ver- waltungsbeamtInnen hinsichtlich der Problemlösungspro- zesse? Zu 6.: Das Störungs- und Problemmanagement zum BePersReg erfolgt im Rahmen der im Projekt ProPStand abgeschlossenen Serviceverträge (mit dem Software- Hersteller und dem ITDZ) sowie den Vorgaben des Be- triebsführungskonzeptes. Die Lösungszeiten sind je nach Störungsursache und –auswirkung unterschiedlich. Eine Durchschnittszahl ist weder ermittelbar noch sinnfällig. Die Zufriedenheit der Kundinnen und Kunden ist bisher nicht systematisch erhoben worden und mindestens im Probeechtbetrieb seitens des Verfahrensverantwortlichen auch nicht beabsichtigt. 7. Kann der Softwareanbieter vertragsrechtlich für Verzögerungen in Regress genommen werden kann, wenn ja, ist dies bereits geschehen oder geplant? Zu 7.: Es gelten die Regelungen der von Senatsver- waltung für Inneres und Spport abgeschlossenen Ergän- zenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT- Leistungen (EVB-IT-Systemvertrages). Ein Fall einer Leistungsstörung, die zu einer Regresspflicht führen könnte, liegt derzeit nicht vor. 8. Inwiefern wurden die VerwaltungsbeamtInnen für den Umgang mit dem BPersReg geschult? Fanden die Schulungen während der Dienstzeit statt? Wurden in den Standesämtern MultiplikatorInnen ausgebildet? Zu 8.: Im Rahmen des Projektes ProPstand wurde ein Schulungskonzept erarbeitet. Danach wurden getrennte Schulungen für die Nutzerinnen und Nutzer in den Stan- desämtern sowie für fachliche und technische Administ- ratorinnen und Administratoren vor der Aufnahme des Pilotbetriebes durchgeführt. Die ganztägigen Multiplika- torenschulungen für die Anwenderinnen und Anwender wurden in Abstimmung mit den einzelnen Standesämtern vom Projekt organisiert und während der Dienstzeit durchgeführt. 9. Wie viel Personal steht im LABO und im ITDZ zur Fehlerbehebung bezüglich des BPersReg zur Verfü- gung? Sieht der Senat die Personalausstattung für diese Aufgabe als ausreichend an? Zu 9.: Vom ITDZ Berlin wird ausreichend Personal zur Fehlerbeseitigung bezüglich des BePersReg zur Ver- fügung gestellt. In Ausnahmesituationen, bei besonderen Fehler- und Problembehandlungen, werden sachgerecht und zeitnah sowohl entsprechend der vereinbarten Ser- vicelevel, aber auch über den Regelbetrieb hinausgehende Personalkapazitäten zum Einsatz gebracht. Sofern erforderlich erfolgt die Problembehandlung un- ter Einbezug vom ITDZ Berlin rahmenvertraglich gebun- dener Fachfirmen. Im LABO steht ein Beschäftigter zur Fehlerbehebung bezüglich des BPersReg zur Verfügung. Abgeordnetenhaus Berlin – 17. Wahlperiode Drucksache 17 / 13 291 3 10. Trifft es zu, dass durch die vierjährige Verzöge- rung bei der gesetzlichen Pflicht zur Einführung des elekt- ronischen Berliner Personenstandsregisters Datensätze in mittlerer fünfstelliger Höhe pro Bezirk per Hand nachge- tragen werden müssen und wer steht für diese Aufgabe bei der vorhandenen Personalknappheit in den Bezirken zur Verfügung? Zu 10.: Nein. Der Gesetzgeber schreibt ab 01.01.2014 verbindlich die elektronische Führung der Personen- standsregister vor. In Berlin wird seit 27.08.2013 elektro- nisch beurkundet. Außerdem sieht das Personenstandsrecht eine Rege- lung für die so genannten Übergangsbeurkundungen vor. In Berlin wurden diese seit 01.01.2009 im Fachverfahren AutiSta gespeichert. Für die Überführung dieser Übergangsbeurkundungen in das BePersReg wurde im Rahmen des Projektes ein Tool des Verlages für Standesamtswesen (ePR Transfer) beschafft und eingeführt. Der ePR Transfer ermöglicht die automatisierte Über- führung und die stapelweise Signierung der zu überfüh- renden Übergangsbeurkundungen. Der ePR Transfer kommt in allen Standesämtern zum Einsatz, einzelne Standesämter haben die Überführung bereits abgeschlos- sen. Berlin, den 13. März 2014 Frank Henkel Senator für Inneres und Sport (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 18. Mrz. 2014)