Drucksache 17 / 13 559 Schriftliche Anfrage 17. Wahlperiode Schriftliche Anfrage des Abgeordneten Gerwald Claus-Brunner (PIRATEN) vom 03. April 2014 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 04. April 2014) und Antwort Umstellung beim Rückmeldeverfahren der TU Berlin für das SoSe 2014 Die Drucksachen des Abgeordnetenhauses sind bei der Kulturbuch-Verlag GmbH zu beziehen. Hausanschrift: Sprosserweg 3, 12351 Berlin-Buckow · Postanschrift: Postfach 47 04 49, 12313 Berlin, Telefon: 6 61 84 84; Telefax: 6 61 78 28. Im Namen des Senats von Berlin beantworte ich Ihre Schriftliche Anfrage wie folgt: 1. Die Rückmeldeaufforderung für das Sommersemes- ter 2014 ging den Studenten der TU Berlin erstmalig per E-Mail und nicht mehr per Post zu. Wie viele Studenten der TU Berlin mussten im Zuge der Rückmeldeaufforde- rung für das Sommersemester 2014 eine Säumnisgebühr aufgrund der Nicht-Einhaltung der Rückmeldefrist bezah- len? Zu 1.: Für die Rückmeldung zum Sommersemester 2014 mussten 4.828 Studierende der TU Berlin eine Säumnisgebühr aufgrund der Nicht-Einhaltung der Rückmeldefrist zahlen. 2. Wie viele Studenten der TU Berlin mussten Ver- gleich dazu im Zuge der Rückmeldeaufforderung für das Wintersemester 2013/14 eine Säumnisgebühr aufgrund der Nicht-Einhaltung der Rückmeldefrist bezahlen? Zu 2.: Im Vergleich dazu hatten für die Rückmeldung zum Wintersemester 2013/2014 insgesamt 5.574 Studie- rende eine Säumnisgebühr zu zahlen. Der elektronische Versand hat somit zu einem Rückgang der verspäteten Rückmeldungen in Höhe von rund 15% geführt. 3. Warum wurde die Rückmeldeaufforderung nur einmal per E-Mail versandt und warum stand im Betreff dieser E-Mail „Informationen zur Rückmeldung für das SoSe 2014“ und nicht wie in den Briefen der Vorsemester „Rückmeldeaufforderung für das Wintersemester /Sommersemester“? Zu 3.: Der Versand der E-Mail erfolgte aus Kapazi- tätsgründen lediglich einmal. Studierende, bei denen nach dem E-Mailversand eine Fehlermeldung auftrat, wurden zusätzlich postalisch informiert. Studierende, von denen keine E-Mail-Adresse hinterlegt war, wurden unmittelbar postalisch informiert. Da die Technische Universität (TU) Berlin bestrebt ist, verwaltungstechnische Begrifflichkeiten in Briefen, die der Information dienen, zu vermeiden, wurde sowohl die Formulierung des Betreffs geändert als auch das In- formationsschreiben zugunsten besserer Verständlichkeit überarbeitet. 4. Wie wurde sichergestellt, dass alle Studenten die Rückmeldeaufforderungs-E-Mail erhalten? Zu 4.: Die Technische Universität Berlin hat über die Änderung des Versandweges der Rückmeldeaufforderun- gen frühzeitig und auf mehreren Wegen informiert. So- wohl im Rahmen der Rückmeldeaufforderung zum Win- tersemester 2013/2014, dem Internetauftritt der Techni- schen Universität Berlin (Startseite sowie eigene Websei- te zur Rückmeldung), der „TU intern“ sowie über Facebook wurde darauf hingewiesen, dass die Rückmeldeauf- forderungen zukünftig nicht mehr postalisch, sondern per E-Mail verschickt werden. Zudem bestätigen alle Studierenden im Rahmen der Einschreibung seit dem Wintersemester 2011/12, dass sie der Zusendung von Benachrichtigungen der TU Berlin per E-Mail an eigens dafür eingerichtete E-Mail-Adressen zustimmen, die vom Rechenzentrum der Technischen Universität Berlin vergeben werden. Aufgrund daten- schutzrechtlicher Bestimmungen erfolgte der Versand ausschließlich an diese vom Studierenden gewählten und in einer Datenbank hinterlegten E-Mail-Adressen. Der Technischen Universität Berlin liegen für die zu- gestellten E-Mails entsprechende Übermittlungsbestäti- gungen vor. Wie oben bereits ausgeführt, wurde im Falle von Fehlermeldungen oder fehlenden E-Mail-Adressen eine zusätzliche postalische Information initiiert. 5. Welche Erklärung gibt es für den Umstand, dass mindestens ein Student diese E-Mail nicht erhalten hat? Wie kann so etwas zukünftig vermieden werden? Abgeordnetenhaus Berlin – 17. Wahlperiode Drucksache 17 / 13 559 2 Zu 5.: Die Studierenden haben die Möglichkeit, von ihrer an der TU Berlin eingerichteten E-Mailadresse in eigener Verantwortung eine Weiterleitung an andere E- Mailadressen einzurichten. Bei der Übermittlung an die Rechenzentrums-Mailadresse erfolgt im Regelfall eine Übermittlungsbestätigung. Sollte eine fehlerhafte Weiter- leitung eingerichtet sein, ist es providerabhängig, ob eine Fehlermeldung ausgegeben wird. Daher ist es insbesonde- re bei fehlerhaften Weiterleitungsadressen möglich, dass der Studierende die E-Mail nicht erhalten hat. Studierende sind für die Aktualität ihrer persönlichen Daten und eingerichteten Weiterleitungen bei einer E- Mailadresse selbst verantwortlich. Hierbei kann seitens der Technischen Universität Berlin lediglich, wie bereits bisher geschehen, wiederholt darauf hingewiesen werden, dass Änderungen schnellstmöglich online vorgenommen oder den zuständigen Ansprechpartnerinnen und An- sprechpartnern mitgeteilt werden. 6. Wurde an anderen Berliner Universitäten der Ver- sand der Rückmeldeaufforderungen von Brief auf E-Mail umgestellt. Wenn ja, welche Universitäten haben dies gemacht und gab es ähnliche Auswirkungen wie bei der TU Berlin? (Fall ja, bitte Zahlen beifügen) Zu 6.: An der Freien Universität Berlin wurde bereits auf E-Mail-Versand umgestellt, an der Humboldt- Universität zu Berlin wird derzeit noch ein Postversand praktiziert. Die Universität der Künste wird zum kom- menden Wintersemester auf E-Mail-Versand umstellen und weist bereits jetzt darauf hin. Der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft liegen hierzu keine Zahlen vor. Es ist davon auszugehen, dass hinsichtlich der Effektivität in Bezug auf fristgerecht erfolgende Rück- meldungen und in Bezug auf Portokosten-Einsparungen an den anderen Universitäten ähnlich positive Auswir- kungen wie an der TU Berlin zu verzeichnen sind. Berlin, den 14. April 2014 In Vertretung Sigrid Klebba Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 24. Apr. 2014)