Drucksache 17 / 14 307 Schriftliche Anfrage 17. Wahlperiode Schriftliche Anfrage des Abgeordneten Thomas Birk (GRÜNE) vom 30. Juli 2014 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 01. August 2014) und Antwort Regelmäßige Überlastung der Beihilfestelle – Was tut der Senat? Die Drucksachen des Abgeordnetenhauses sind bei der Kulturbuch-Verlag GmbH zu beziehen. Hausanschrift: Sprosserweg 3, 12351 Berlin-Buckow · Postanschrift: Postfach 47 04 49, 12313 Berlin, Telefon: 6 61 84 84; Telefax: 6 61 78 28. Im Namen des Senats von Berlin beantworte ich Ihre Schriftliche Anfrage wie folgt: 1. Die Beihilfestelle hat sowohl vom 31.01.2014 bis 28.02.2014 als auch von 23.06.2014 bis 01.08.2014 ihren ServicePunkt und ihre Telefonberatung wegen Überlas- tung wegen der regemäßig anfallenden erhöhten Antrags- flut zum Jahresende und zur Sommerferienzeit geschlos- sen. Warum wird trotz dieser regelmäßig auftretenden Antragswellen nicht personell gegengesteuert, so wie das jedes kundInnenorientierte Unternehmen tun würde? Zu 1.: Die Berechnung des Personalbedarfs der Zent- ralen Beihilfestelle kann – wie in allen Verwaltungsbereichen – nicht an einer Spitzenlast bezüglich des Antragseingangs bemessen werden. Insofern bemisst sich der Personalbedarf der Zentralen Beihilfestelle an den jährlich insgesamt eingehenden Anträgen. Temporär gegensteuernde personelle Maßnahmen sind dabei nur in einem äußerst geringen Umfang möglich, da beispielsweise ein unmittelbar wirkender Einsatz von zusätzlichem Personal nicht realisierbar ist. Zu den Zeiten der sogenannten „Antragswellen“ findet daher – unabhängig von einer Schließung der Servicezeiten – bereits eine maximale Konzentration der beihilfeinternen Perso- nalressourcen auf die Antragsbearbeitung statt. Maßnahmen – wie sie jedes kundenorientierte Unternehmen beispielsweise durch die Anordnung von Über- stunden oder der Nichtgewährung von Urlaub ergreift – unterliegen dem allgemeinen Rechtsrahmen des Verwal- tungshandelns, der hier insbesondere durch personalver- tretungsrechtliche und haushaltsrechtliche Rahmenbedin- gungen stark begrenzt ist. Die Personalvertretung im Landesverwaltungsamt hat die Anordnung von Überstun- den – auch auf freiwilliger Basis – abgelehnt. 2. Wie lang war in den genannten Perioden trotz der Schließungsmaßnahmen die reguläre Bearbeitungszeit von Beihilfeanträgen? Zu 2.: Die Bearbeitungszeiten der Beihilfestelle wäh- rend der beiden Schließzeiten im Jahr 2014 stellen sich im jeweiligen Verlauf wie folgt dar: Schließzeit vom 31.01.2014 bis 28.02.2014 Bearbeitungszeit zu Beginn der Schließzeit 23 Ar- beitstage Bearbeitungszeit zum Ende der Schließzeit 21 Ar- beitstage Woche Bearbeitungszeit (am Ende der Kalenderwoche) 6. KW 23 Arbeitstage 7. KW 24 Arbeitstage 8. KW 24 Arbeitstage 9. KW 21 Arbeitstage Schließzeit vom 23.06.2014 bis 01.08.2014 Bearbeitungszeit zu Beginn der Schließzeit 22 Ar- beitstage Bearbeitungszeit zum Ende der Schließzeit 14 Ar- beitstage Woche Bearbeitungszeit (am Ende der Kalenderwoche) 26. KW 19 Arbeitstage 27. KW 18 Arbeitstage 28. KW 17 Arbeitstage 29. KW 15 Arbeitstage 30. KW 14 Arbeitstage 31. KW 14 Arbeitstage 3. Wie hat sich das Antragsvolumen in den letzten fünf Jahren verändert (bitte Zahl der Anträge pro Jahr und Veränderung in Prozent)? Wie hat sich im gleichen Zeit- raum der Personalbestand geändert? Welche technischen Erleichterungen hat es in diesem Zeitraum zur Beschleu- nigung der Arbeitsprozesse gegeben? Abgeordnetenhaus Berlin – 17. Wahlperiode Drucksache 17 / 14 307 2 Zu 3.: Entwicklung der Antragseingänge von 2009 bis 2013 Jahr Zahl der Anträge Veränderung zum Vorjahr 2009 403.754 + 5,4% 2010 413.870 + 2,5% 2011 427.278 + 3,0% 2012 439.766 + 2,9% 2013 450.173 + 2,4% Der Stellenrahmen der Zentralen Beihilfestelle um- fasste im Bereich der originären Sachbearbeitung von 2009 bis 2011 insgesamt 87,5 Vollzeitäquivalente. Zum Haushaltsjahr 2012 wurde der Stellenrahmen der Zentra- len Beihilfestelle um sechs weitere Vollzeitäquivalente für die Sachbearbeitung erhöht. Das Beihilfeabrechnungsverfahren und die allgemeine technische Unterstützung in der Beihilfestelle wurden in den vergangenen Jahren kontinuierlich weiterentwickelt. Hierzu zählen insbesondere die Einführung eines Scan- verfahrens, die Umstellung des Verfahrens vom Groß- rechnerbetrieb auf Unix-Server, die Anbindung eines umfangreichen Formularwesens im Abrechnungsverfah- ren sowie die Einführung eines webbasierten Mitarbeiter- portals in der Beihilfestelle als zentrale Informationsplatt- form für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Aktuell wurde zudem der Ausdruck der mindestens 450.000 jährlichen Bescheide von den lokalen Arbeits- plätzen der Beihilfesachbearbeitung auf die Druckstraße des IT-Dienstleistungszentrums Berlin verlagert. Darüber hinaus befindet sich die Zentrale Beihilfestelle in einem durch ServiceStadt Berlin unterstützten Projekt zur Her- stellung der Voraussetzungen der Online-Antragsstellung in der Beihilfe. Es wird hierbei von einer stufenweisen Einführung ab frühestens Mitte 2015 ausgegangen. 4. Gab es aufgrund der technischen Unterstützung tatsächlich wie in der Drs. 17/13 415 dargelegt keine wesentliche zusätzliche Arbeitsbelastung durch die rück- wirkende Neuberechnung der Beihilfen und die Erstattung des zu viel gezahlten Eigenbehalts für 2013 nach Ab- schaffung der Praxisgebühr? Wann wird dieser Vorgang abgeschlossen sein? Zu 4.: Die aktuell mit vordringlichster Priorität durch- geführte Rückerstattung der in 2013 einbehaltenen Pra- xisgebühr erfolgt durch einen maschinellen Zahlungsvor- gang, bei dem rund 75.000 Bescheide automatisiert aus dem Beihilfeabrechnungsverfahren gefertigt und sukzes- sive auf der Druckstraße des ITDZ Berlin gedruckt wer- den. Aufgrund technischer Beschränkungen kann eine Ver- arbeitung von rund 75.000 Bescheiden nicht auf einmal erfolgen. Daher erfolgt die Rückerstattung der Praxisge- bühr in Tranchen ab dem 06.08.2014 und soll bis Ende August 2014 abgeschlossen sein. Von diesem Vorgang bleibt die originäre Sachbearbeitung der Beihilfe im We- sentlichen unbeeinträchtigt. 5. Wie hoch lässt sich die durchschnittliche zusätzli- che Arbeitsbelastung durch die rückwirkende Erhöhung der Kostendämpfungspauschale um 10 Euro in Minuten pro Einzelfall beziffern? Welcher zusätzliche Zeitauf- wand ergibt sich daraus in der Summe? Zu 5.: Die rückwirkende Erhöhung der Kostendämp- fungspauschale wird im Rahmen des regulären Verwal- tungsvollzuges der Antragsbearbeitung in der Beihilfe- stelle erfolgen. Der im Einzelfall in der Sachbearbeitung entstehende Mehraufwand kann aktuell nicht beziffert werden. Die Abrechnung der erhöhten Kostendämpfungspau- schale für 2014 wird programmtechnisch realisiert und sukzessive im Rahmen der anfallenden Antragsbearbei- tung nachberechnet. Durch dieses Verfahren wird der Verwaltungsaufwand im Sinne der Kundenorientierung möglichst gering gehalten. 6. Wie bewertet der Senat das Verhältnis von Auf- wand und Ertrag der rückwirkenden Erhöhung der Kos- tenpauschale finanziell aber auch hinsichtlich der Kun- dInnenfreundlichkeit gegenüber den eigenen Mitarbeite- rInnen? Zu 6.: Der gewählte Weg, allen Kunden zunächst die einbehaltene Praxispauschale 2013 unmittelbar und voll- ständig auszuzahlen und erst anschließend und sukzessive die erhöhte Kostendämpfungspauschale nachzuberechnen, trägt sowohl dem großen Kundeninteresse Rechnung, als auch dem Bedürfnis der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an einer möglichst aufwandsarmen Abwicklung. Berlin, den 14. August 2014 Frank Henkel Senator für Inneres und Sport (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 21. Aug. 2014)