Drucksache 17 / 14 814 Schriftliche Anfrage 17. Wahlperiode Schriftliche Anfrage des Abgeordneten Martin Delius (PIRATEN) vom 24. Oktober 2014 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 27. Oktober 2014) und Antwort Compliance Management Systeme bei landeseigenen Unternehmen: Messe Berlin GmbH Die Drucksachen des Abgeordnetenhauses sind bei der Kulturbuch-Verlag GmbH zu beziehen. Hausanschrift: Sprosserweg 3, 12351 Berlin-Buckow · Postanschrift: Postfach 47 04 49, 12313 Berlin, Telefon: 6 61 84 84; Telefax: 6 61 78 28. Im Namen des Senats von Berlin beantworte ich Ihre Schriftliche Anfrage wie folgt: Die Schriftliche Anfrage betrifft Sachverhalte, die der Senat überwiegend nicht aus eigener Zuständigkeit und Kenntnis beantworten kann. Er ist jedoch bemüht, Ihnen eine Antwort auf Ihre Anfrage zukommen zu lassen und hat daher die Messe Berlin GmbH um eine Stellungnahme gebeten. Die Beantwortung der Anfrage beruht daher zum größten Teil auf der von der Messe Berlin GmbH überge- benen Stellungnahme. 1. Ist bei der Messe Berlin GmbH ein Compliance Management System installiert? Zu 1.: Ja, bei der Messe Berlin GmbH ist ein Compli- ance Management System (CMS) als Bestandteil eines integrierten Corporate Governance Management Systems installiert. 2. Nach welchem Rahmenkonzept wurde das Compliance Management System installiert? Zu 2.: Seit circa einem Jahr werden bei der Messe Berlin GmbH unter dem Dach des Bereichs Corporate Governance die Sachgebiete Compliance, Organisation und Prozessmanagement, das Risikomanagement sowie die Revision vereint. Auf Basis von optimierten Organisa- tions- und Prozessmanagementstrukturen ergänzen sich CMS und das Risikomanagementsystem – mit jeweils unterschiedlichem Ansatz und Zielrichtung, aber etlichen Überschneidungen – gegenseitig und bilden in enger Kooperation mit der Internen Revision ein integriertes Corporate Governance Management. 3. Welche Selbstverpflichtungen sind im Zusammenhang mit dem Compliance Management System verein- bart worden? Zu 3.: Die Messe Berlin GmbH wendet als nicht bör- sennotiertes Unternehmen den Berliner Corporate Governance Kodex („Kodex“) aufgrund eines Beschlusses seines Aufsichtsrates an. So hat auch der Berliner Corporate Governance Kodex in Ziffer II nunmehr Com- pliance ausdrücklich als Geschäftsleitungsaufgabe veran- kert. Für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien trägt die Ge- schäftsführung Sorge. Auf deren Beachtung durch die Konzernunternehmen wirkt die Geschäftsführung hin (Compliance). (Quelle: Corporate Governance Bericht der Messe Berlin GmbH für das Geschäftsjahr 2013). Eine Konzernbetriebsvereinbarung zwischen der Messe Berlin GmbH und seinem Konzernbetriebsrat regelt die Anwendung eines CMS innerhalb der Unter- nehmensgruppe Messe Berlin. Auf der Homepage der Messe Berlin GmbH findet sich ebenfalls ein Hinweis zu Compliance: (http://www.messe-berlin.de/Unternehmen/ Stand 30.10.2014). 4. Wie ist das Compliance Management System zertifiziert ? Zu 4.: Das CMS der Messe Berlin GmbH ist nicht zer- tifiziert. Aus Sicht der Messe Berlin erscheint es für eine Zertifizierung zu früh zu sein, da das Konzept Compli- ance als Bestandteil eines integrierten Corporate Gover- nance Systems zu sehen, erst seit circa einem Jahr bei der Messe Berlin GmbH verfolgt wird. Eine Zertifizierung des CMS ist mittelfristig durchaus seitens der Messe Berlin GmbH gewünscht. 5. Welche Ziele sind im Rahmen des Compliance Management Systems vorgegeben? Zu 5.: Die Messe Berlin GmbH wendet für den Auf- bau und Weiterentwicklung des CMS die sog „4-SchrittMethode “ an: Abgeordnetenhaus Berlin – 17. Wahlperiode Drucksache 17 / 14 814 2 Schritt 1: „Tone from the Top“ Haltung der obersten Führungsebene zum Thema Compliance mit dem Ziel der Etablierung einer auf Compliance ausgerichteten Organi- sationskultur. Schritt 2: Wie bewerte ich mein Compliance-Risiko? Risikominimierende/ -absichernde Maßnahmen ergreifen. Schritt 3: Regelmäßige stichprobenartige Überprü- fung der implementierten Compliance-Maßnahmen („2nd line of defense“). Durch aufgedeckte Verstöße oder Gesetzesänderungen werden Lücken im Compliance- Management-System (CMS) sichtbar. Schritt 4: Durch neue Maßnahmen zur Schließung dieser Lücken wird CMS automatisch weiterentwickelt. 6. Auf welche Art und Weise werden von welcher Stelle die Compliance-Risiken erfasst und verarbeitet? Zu 6.: Bei der Messe Berlin GmbH werden Compli- ance-Risiken von unterschiedlichen Stellen erfasst und verarbeitet: Compliance-Beauftragter: Der Compliance Beauftragte der Messe Berlin GmbH erfasst und bewertet in Zusammenarbeit mit den „RiskOwnern “ die Compliance-Risiken der Messe Berlin GmbH. Hierzu wird ein mit dem Risikomanagement der Messe Berlin GmbH abgestimmter Erhebungsbogen ver- wendet. Ombudsperson: Die externe Ombudsperson der Messe Berlin GmbH erfasst ebenfalls etwaige ihr zugetragene Compliance- Risiken in ihren der Messe Berlin vierteljährlich erschei- nenden Berichten. Interne Revision / Risikomanagement: Sofern eine Revisionsprüfung Compliance-Risiken er- kennt, werden diese ebenfalls erfasst und an die Ge- schäftsführung der Messe Berlin GmbH berichtet, die sie wiederum an den Compliance-Beauftragten der Messe Berlin weiterleitet. Dasselbe gilt für etwaige im Rahmen der Risikoerfassung durch das Risikomanagement erfasste Compliance-Risiken. Die enge Zusammenarbeit zwischen den Funktionen Revision, Compliance, Risikomanagement sowie Organi- sation und Prozessmanagement ist bei der Messe Berlin nicht nur organisatorisch durch den Bereich Corporate Governance, sondern auch operativ gelebte Praxis bspw. durch standardisierte Kommunikation von compliance-, risiko- bzw. prozessrelevanten Ergebnissen aus den Revi- sionsprüfungen an die entsprechenden Funktionen. Ande- rerseits werden Informationen zu Risiken in einer einheit- lichen Systematik von Compliance und Risikomanage- ment erhoben und gebündelt, wodurch effektive interne prozessimmanente Kontrollen durch Organisation und Prozessmanagement abgeleitet werden können. Durch diese engere Verzahnung soll letztendlich das gesamte Unternehmen profitieren. Oberstes Ziel ist es, die gesetzlichen Anforderungen in die Unternehmensstrukturen zu implementieren und die Einhaltung der Regelungen zu prüfen und sicher- zustellen. Das Zusammenspiel einer professionellen In- ternen Revision und eines effizienten Risiko- und Com- pliance- sowie Richtlinienmanagements ist hierbei unver- zichtbar. Durch die Bündelung aller unter dem Dach von Corporate Governance bei der Messe Berlin vereinten Funktionen werden Abteilungsgrenzen leicht überwunden und die Revisions-, Compliance- und Risikomanagement- Prozesse sinnvoll verzahnt. So werden Lücken und Dop- pelarbeiten vermieden. Durch die Nähe zu Organisation und Prozessmanagement können Empfehlungen aus den anderen Corporate Governance Funktionen entsprechend schnell kommuniziert und notwendige Änderungen in der Aufbau- und Ablauforganisation in enger Zusammenar- beit umgesetzt werden. Entsprechendes gilt für interne Richtlinien. Da die Ausgestaltung der Revisionsprüfungen einen stark beratenden Charakter hat, können sinnvolle Vor- schläge für die Verbesserung des Ist- und gegebenenfalls des Soll-Zustandes von großem Nutzen sein. 7. Auf welche Art und Weise werden die Beschäftigten über das Compliance Management System informiert und/oder fortgebildet und auf welche Art und Weise wer- den den Beschäftigten entsprechende Verfahrensanwei- sungen und Verhaltenskodizes zugänglich gemacht? Zu 7.: Alle Beschäftigten der Unternehmensgruppe Messe Berlin erhalten mit Aufnahme ihrer Tätigkeit den Hinweis auf die folgenden im Intranet der Messe Berlin GmbH zum Download zur Verfügung gestellten Doku- mente: - Code of Conduct (Verhaltenskodex) der Messe Berlin GmbH, - Konzernbetriebsvereinbarung Compliance, - Richtlinien der Messe Berlin GmbH. In der Unternehmensgruppe Messe Berlin wird durch geeignete Arbeitsabläufe und Organisationsstrukturen dafür Sorge getragen, dass die Beschäftigten jederzeit in der Lage sind, die hier genannten Regelungen einhalten zu können. Hierzu werden sämtliche Beschäftigte der Unternehmensgruppe Messe Berlin durch den Compli- ance Beauftragten und ggf. ergänzend mit Hilfe eines e- tools während ihrer Arbeitszeit hinsichtlich des CMS an ihrem PC geschult. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ohne PC Zugang werden auf der Basis einer Papierversion geschult. Die entsprechenden Schulungen sollen alle zwei Jahre wiederholt werden. In den sogenannten „HR-News“, einem Intranet-Portal des Bereiches Human Resources, wird unter anderem auch zu compliance-relevanten Themen informiert. Abgeordnetenhaus Berlin – 17. Wahlperiode Drucksache 17 / 14 814 3 8. Auf welche Art und Weise werden Verstöße gegen die in Frage 7. genannten Verfahrensanweisungen/Verhal- tenskodizes geahndet? Zu 8.: Je nach Schwere des Verstoßes gegen die in Beantwortung der Frage 7. genannten Verfahrensanwei- sungen/Verhaltenskodizes ergeht nach Anhörung des Betriebsrats eine disziplinarische Maßnahme. Diese Maß- nahmen werden ggf. in der Personalakte des jeweiligen Beschäftigten dokumentiert. 9. Existieren im Zusammenhang mit dem Compliance Management System Bonus- bzw. Malus-Regelun- gen? Wenn ja, wie sind diese ausgestaltet? Zu 9.: Es existieren im Zusammenhang mit dem Compliance Management System Bonus- bzw. Malus- Regelungen für Führungskräfte, die unmittelbar an deren variable Vergütung gekoppelt sind. 10. Existiert eine Anlaufstelle für Whistleblower? Wenn ja, wo ist diese zu finden und auf welche Art und Weise werden die Beschäftigten darüber informiert? Zu 10.: Im Rahmen eines Hinweisgebersystems ist die Ombudsperson der Messe Berlin GmbH sowie der Unter- nehmensgruppe Messe Berlin Anlaufstelle für Whist- leblower. Dadurch wird den Beschäftigten ein vertrauli- cher – auf Wunsch auch anonymer – Kommunikationskanal zum Entgegennehmen von Hinweisen auf mögliche Straftaten oder Ethikverstöße eröffnet. Ziel ist dabei stets interne Missstände aufzudecken und Compliance-Risiken frühzeitig entgegenzuwirken. Ferner beantwortet die Ombudsperson auch alle anderen compliance-relevanten Fragen, sofern eine anonyme Be- antwortung und Bearbeitung gewünscht wird. Ombudsperson der Messe Berlin GmbH ist eine Rechtsanwältin. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden über verschiedene Weise über den Whistleblower-Workflow unter Hinweis auf die Ombudsperson und ihre Kontaktda- ten und Kontaktmöglichkeiten informiert: - in der Konzernbetriebsvereinbarung Compliance, - während Compliance-Schulungen – vor allem zur Korruptionsprävention, - in den HR-News, - über den Aushang am Info-Brett für Mitarbeiterin- nen und Mitarbeiter. 11. Auf welche Art und Weise wird das Compliance Management System überwacht und evaluiert und von welcher Stelle werden evtl. Verstöße und eingeleitete Maßnahmen dokumentiert? Zu 11.: Das CMS wird im Rahmen von Prüfungen der Internen Revision, die derzeit eine externe Wirtschafts- prüfungsgesellschaft für die Messe Berlin GmbH durch- führt, überwacht und evaluiert. Unter Bezugnahme auf die Antworten zu Frage 2., Frage 6. und Frage 8. werden eventuelle Verstöße und eingeleitete Maßnahmen doku- mentiert. 12. Finden in regelmäßigen Abständen externe Prüfungen der Wirksamkeit und der Angemessenheit des Compliance Management Systems statt? Zu 12.: Durch eine externe Wirtschaftsprüfungsgesell- schaft wird im Rahmen von internen Revisionsprüfungen auch die Wirksamkeit und Angemessenheit des CMS geprüft. Berlin, den 07. November 2014 In Vertretung Guido B e e r m a n n ....................................................... Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 14. Nov. 2014)