Drucksache 17 / 14 820 Schriftliche Anfrage 17. Wahlperiode Schriftliche Anfrage des Abgeordneten Martin Delius (PIRATEN) vom 24. Oktober 2014 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 27. Oktober 2014) und Antwort Compliance Management Systeme bei landeseigenen Unternehmen: BIM Berliner Immo- bilienmanagement GmbH Die Drucksachen des Abgeordnetenhauses sind bei der Kulturbuch-Verlag GmbH zu beziehen. Hausanschrift: Sprosserweg 3, 12351 Berlin-Buckow · Postanschrift: Postfach 47 04 49, 12313 Berlin, Telefon: 6 61 84 84; Telefax: 6 61 78 28. Im Namen des Senats von Berlin beantworte ich Ihre Schriftliche Anfrage wie folgt: 1. Ist bei den BIM ein Compliance Management System installiert? Zu 1. Ja. Die Berliner Immobilienmanagement GmbH (BIM) verfügt seit November 2013 über sämtliche Be- standteile eines Compliance Management Systems (CMS). 2. Nach welchem Rahmenkonzept wurde das Compliance Management System installiert? Zu 2. Das CMS der BIM orientiert sich am Standard IDW PS 980 und wurde in das bestehende Qualitätsma- nagementsystem (QMS) der BIM nach DIN EN ISO 9001 voll integriert. Somit liegt ein integriertes Management- system für die BIM vor. 3. Welche Selbstverpflichtungen sind im Zusammenhang mit dem Compliance Management System verein- bart worden? Zu 3. „Vertrauen ist die Basis unserer Arbeit. Es kann nur dort wachsen, wo gegenseitiger Respekt, Fairness, Transparenz, Loyalität und Engagement gepflegt und geschätzt werden. Diese Werte sind die Grundlage unse- rer Unternehmenskultur.“ Weitere Selbstverpflichtungen finden sich im „Verhaltenskodex der BIM gegen Korruption “ vom 14.10.2013, der in Kurzform auf der Unternehmensseite der BIM zu finden ist (http://www.bim- berlin.de/unternehmen/compliance/). 4. Wie ist das Compliance Management System zertifiziert ? Zu 4. Das CMS wurde im Rahmen der Qualitätsma- nagement Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 im Jahre 2013 aufgrund gesonderter Audits mit dem Fokus CMS durch die Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen (DQS GmbH, Frankfurt) bewertet und erfolgreich zertifiziert. „Für das Compliance Management wurden für deren Anwendung verbindliche Festlegungen geschaffen. Auf Basis einer allgemeinen Wirksamkeitsprüfung wird bestätigt, dass sie, gemäß relevanter Rechtsfelder, alle Wirksamkeitselemente be- rücksichtigt, um mit hinreichender Sicherheit sowohl Risiken als auch Regelverstöße rechtzeitig zu erkennen bzw. zu verhindern.“ (vgl. „Zertifikat Compliance Management “ der DQS GmbH, vom 4.12.2013; Zertifikat gültig bis: 3.12.2016). Das Zertifikat findet sich auf der Unternehmens-Homepage unter http://www.bim- berlin.de/unternehmen/zertifizierungen/. 5. Welche Ziele sind im Rahmen des Compliance Management Systems vorgegeben? Zu 5. Ziel des Compliance Management Systems ist es, Geschäftsrisiken zur Erkennen und deren Eintritt bestmöglich abzuwehren. Darüber hinaus sind die Orga- nisation der Einhaltung von Regeln und Gesetzen (Com- pliance), das Einleiten und die Überwachung notwendiger Maßnahmen hierzu Ziele des Compliance Management Systems. Das Unterbinden jeglicher Form der Korruption steht dabei im Vordergrund. Zu diesem Zweck hat die BIM in 2013 den Geschäftsprozess „Risiko- und Compliancemanagement “ im Zuge des Aufbaus des CMS entwickelt und eingeführt. Dieser Prozess regelt, wie die oben genannten Ziele durch die Beteiligten Fachfunktionen umgesetzt werden. Ein Hinweisgebersystem, Risikobe- wertungen, Wirksamkeitsprüfungen und Maßnahmen zur Anpassung bestehender Regelungen sind Bestandteil des Prozesses. Abgeordnetenhaus Berlin – 17. Wahlperiode Drucksache 17 / 14 820 2 6. Auf welche Art und Weise werden von welcher Stelle die Compliance-Risiken erfasst und verarbeitet? Zu 6. Die Compliance-Risiken wurden im Jahr 2013 durch eine Anwaltskanzlei erfasst und bewertet. Die jähr- lich stattfindende Überprüfung und Anpassung der Com- pliance-Risiken erfolgt zwischen der jeweiligen Bereichs- leitung und dem Compliance-Beauftragten der BIM. 7. Auf welche Art und Weise werden die Beschäftigten über das Compliance Management System informiert und/oder fortgebildet und auf welche Art und Weise wer- den den Beschäftigten entsprechende Verfahrensanwei- sungen und Verhaltenskodizes zugänglich gemacht? Zu 7. Die Beschäftigten werden in regelmäßigen Ab- ständen durch den Compliance-Beauftragten zu aktuellen Veränderungen des CMS informiert. Die Koordination der Weiterbildungsmaßnahmen erfolgt zentral durch den Bereich Personal & Organisation in Absprache mit den Führungskräften. Sämtliche betriebliche Abläufe wurden im Rahmen des Qualitätsmanagements in Form von Pro- zessen beschrieben. Den Prozessen sind Dienstanweisun- gen zugeordnet. Sowohl die Prozesslandschaft als auch sämtliche Vorgabedokumente und Dienstanweisungen sind im Intranet der BIM hinterlegt. Über neue Dienstan- weisungen werden alle Beschäftigen per E-Mail infor- miert. 8. Auf welche Art und Weise werden Verstöße gegen die in Frage 7. genannten Verfahrensanweisungen/Verhal- tenskodizes geahndet? Zu 8. Je nach Schwere des Verstoßes: Verwarnung, Abmahnung, Kündigung/ggf. fristlos. 9. Existieren im Zusammenhang mit dem Compliance Management System Bonus- bzw. Malus- Regelungen? Wenn ja, wie sind diese ausgestaltet? Zu 9. Nein, es existieren keine Bonus- bzw. Malus- Regelungen. 10. Existiert eine Anlaufstelle für Whistleblower? Wenn ja, wo ist diese zu finden und auf welche Art und Weise werden die Beschäftigten darüber informiert? Zu 10. Die BIM hat bereits seit einigen Jahren eine Anwaltskanzlei mit der Tätigkeit der „Ombudsperson“ beauftragt. Frau Dr. Lejeune von der Kanzlei Hülsen, Michael, Hauschke bekleidet aktuell dieses Amt und steht internen und externen Whistleblowern als Ansprechpart- nerin zur Verfügung. Frau Dr. Lejeune wurde im Rahmen verschiedener Präsentationen den Mitarbeitern vorgestellt. Die Kontaktdaten befinden sich auf der Homepage der BIM (http://www.bim-berlin.de/kontakt/ ansprechpart- ner/). 11. Auf welche Art und Weise wird das Compliance Management System überwacht und evaluiert und von welcher Stelle werden evt. Verstöße und eingeleitete Maßnahmen dokumentiert? Zu 11. Das CMS wird durch den internen Compli- ance-Beauftragten überwacht und evaluiert. Verstöße und eingeleitete Maßnahmen werden durch den Compliance- Beauftragten dokumentiert und eingeleitet bzw. durch weitere Instanzen (Geschäftsleitung, Führungskräfte, Personalabteilung, Justiziarin). 12. Finden in regelmäßigen Abständen externe Prüfungen der Wirksamkeit und der Angemessenheit des Compliance Management Systems statt? Zu 12. Eine regelmäßige externe Prüfung findet durch die DQS GmbH (siehe Antwort Frage 4) statt. Eine erneu- te Auditierung des CMS ist für November 2014 organi- siert. Berlin, den 14. November 2014 In Vertretung Dr. Margaretha Sudhof Senatsverwaltung für Finanzen (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 18. Nov. 2014)