Drucksache 17 / 14 821 Schriftliche Anfrage 17. Wahlperiode Schriftliche Anfrage des Abgeordneten Martin Delius (PIRATEN) vom 24. Oktober 2014 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 27. Oktober 2014) und Antwort Compliance Management Systeme bei landeseigenen Unternehmen: Berlinovo Immobi- lien Gesellschaft mbH Die Drucksachen des Abgeordnetenhauses sind bei der Kulturbuch-Verlag GmbH zu beziehen. Hausanschrift: Sprosserweg 3, 12351 Berlin-Buckow · Postanschrift: Postfach 47 04 49, 12313 Berlin, Telefon: 6 61 84 84; Telefax: 6 61 78 28. Im Namen des Senats von Berlin beantworte ich Ihre Schriftliche Anfrage wie folgt: 1. Ist bei der Berlinovo ein Compliance Management System installiert? Zu 1.: Ein Compliance Management System (CMS) ist in der Berlinovo Immobilien Gesellschaft mbH (ber- linovo) seit dem Jahre 2011 installiert. 2. Nach welchem Rahmenkonzept wurde das Compli- ance Management System installiert? Zu 2.: Auf der Basis unterschiedlicher Rahmenkon- zepte hat das Institut der Wirtschaftsprüfer IDW in sei- nem Standard sieben Grundelemente eines CMS identifi- ziert anhand derer ein CMS organisiert und beschrieben werden kann. Das CMS der berlinovo orientiert sich an diesen Grundelementen, welche im Unternehmen veran- kert sind. Diese Grundelemente sind: Compliance Kultur Compliance Ziele Compliance Risiken Compliance Programm Compliance Organisation Compliance Kommunikation Compliance Überwachung und Verbesserung 3. Welche Selbstverpflichtungen sind im Zusammen- hang mit dem Compliance Management System verein- bart worden? Zu 3.: Das Compliance Management System ist in die Führungs- und Geschäftsprozesse der berlinovo integriert. Damit sind die Kommunikation, die Identifikation und das Handeln entsprechend der definierten Compliance- Ziele gewährleistet. 4. Wie ist das Compliance Management System zerti- fiziert? Zu 4.: Siehe Antwort zu Frage 12. 5. Welche Ziele sind im Rahmen des Compliance Ma- nagement Systems vorgegeben? Zu 5.: Die Compliance-Ziele der berlinovo sind ge- prägt durch das Kerngeschäft unter Berücksichtigung der Anforderungen des Gesellschafters, der Anteilseigner der Fonds und der weiteren Stake-Holder. Neben den grund- sätzlich für Immobilienunternehmen einschlägigen Rege- lungen einschließlich der Korruptionsbekämpfung unter- liegt die berlinovo den Regelungen für die Beteiligungs- unternehmen des Landes Berlin. Die Einhaltung dieser Richtlinien und gesetzlichen Regelungen steht im Focus des CMS. Darüber hinaus definierte Ziele resultieren aus der Risikoerfassung und -beurteilung im Rahmen des Risikomanagementsystems der berlinovo. 6. Auf welche Art und Weise werden von welcher Stelle die Compliance-Risiken erfasst und verarbeitet? Zu 6.: Unter Berücksichtigung der Compliance-Ziele und der definierten Compliance-Teilbereiche identifiziert die berlinovo Compliance-Risiken. Die ermittelten Risi- ken werden – unter Einbeziehung des Risikomanagements – im Hinblick auf Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß regelmäßig analysiert. Die Erfassung und Berichterstellung erfolgt im Risikomanagement der ber- linovo. 7. Auf welche Art und Weise werden die Beschäftig- ten über das Compliance Management System informiert und/oder fortgebildet und auf welche Art und Weise wer- den den Beschäftigten entsprechende Verfahrensanwei- sungen und Verhaltenskodizes zugänglich gemacht? Abgeordnetenhaus Berlin – 17. Wahlperiode Drucksache 17 / 14 821 2 Zu 7.: Die Compliance-Regeln sind Teil der schriftlich fixierten Ordnung (SFO) der berlinovo und stehen allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern digital zur Verfügung. Zusätzlich werden via Intranet regelmäßig Artikel zum Thema Compliance veröffentlicht, in denen den Beschäf- tigten u. a. auch richtige Verhaltensweisen sowohl zur Vermeidung als auch im Falle von Compliance-Verstößen kommuniziert werden. Einen besonderen Schwerpunkt stellt die Korruptionsvorsorge dar, in deren Rahmen be- sondere Schulungen erfolgen. Weitere Grundsätze sind in den Regelungen und Arbeitsanweisungen der schriftlich fixierten Ordnung der berlinovo, die allen Mitarbeiterin- nen und Mitarbeitern zugänglich ist, enthalten. Darüber hinaus werden die Führungskräfte der ber- linovo regelmäßig zu dieser Thematik informiert und sensibilisiert. Hierzu gehören auch Vorträge durch den Vertrauensanwalt der berlinovo. 8. Auf welche Art und Weise werden Verstöße gegen die in Frage 7. genannten Verfahrensanweisungen/Ver- haltenskodizes geahndet? Zu 8.: Compliance-Verstöße werden einzelfallbezogen arbeitsrechtlich verfolgt. Sie werden neben der bzw. dem jeweiligen Vorgesetzten und der Personalabteilung auch dem Compliance-Beauftragten zur jeweils weiteren Ver- anlassung mitgeteilt. 9. Existieren im Zusammenhang mit dem Compliance Management System Bonus- bzw. Malus-Regelungen? Wenn ja, wie sind diese ausgestaltet? Zu 9.: Nein. Es existieren weder Bonus- noch Malus- Regelungen in der berlinovo. 10. Existiert eine Anlaufstelle für Whistleblower? Wenn ja, wo ist diese zu finden und auf welche Art und Weise werden die Beschäftigten darüber informiert? Zu 10.: Die Geschäftsführung der berlinovo hat Herrn Rechtsanwalt Dr. Christoph J. Partsch zum Vertrauens- anwalt des Unternehmens für interne und externe Hin- weisgeber im Zusammenhang mit der Einhaltung der Regeln für gute Unternehmensführung berufen. Herr Dr. Partsch ist ebenfalls als Vertrauensanwalt des Landes Berlin für die Hauptverwaltung tätig. Die Kontaktdaten des Vertrauensanwaltes sind im In- tranet und im Internet-Auftritt der berlinovo hinterlegt und wurden an die Mitarbeiterschaft entsprechend kom- muniziert. 11. Auf welche Art und Weise wird das Compliance Management System überwacht und evaluiert und von welcher Stelle werden evtl. Verstöße und eingeleitete Maßnahmen dokumentiert? Zu 11.: Das Compliance Management System der ber- linovo wurde durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte zum 20. August 2014 evaluiert und für angemes- sen befunden. Der Compliance Officer berichtet direkt an die Geschäftsführung. Das Compliance Committee, das aus ausgewählten Führungskräften der berlinovo besetzt ist und anlassbezogen durch den Vertrauensanwalt be- sucht wird, unterstützt den Compliance Officer und er- stellt jährlich einen Bericht über die Aktivitäten und Maßnahmen an die Geschäftsführung. Die administrati- ven Aufgaben werden durch die Geschäftsstelle Compli- ance wahrgenommen, welche u. a. auch die Dokumentati- on der Compliance-Angelegenheiten führt. Darüber hinaus erbringt die Interne Revision der ber- linovo Prüfungs- und Beratungsleistungen, die auf die Einhaltung der internen und externen Regelungen ausge- richtet sind, und berichtet direkt an die Geschäftsführung. 12. Finden in regelmäßigen Abständen externe Prü- fungen der Wirksamkeit und der Angemessenheit des Compliance Management Systems statt? Zu 12.: Ja. Das Compliance Management System der berlinovo wird nach dem IDW Prüfungsstandard 980 regelmäßig der externen Prüfung durch eine Wirtschafts- prüfungsgesellschaft unterzogen. Die Prüfung der Kon- zeption des Compliance Management Systems (Stufe 1, IDW PS 980) erfolgte im Dezember 2011 durch Deloitte. Die Prüfung der Angemessenheit und Implementierung des Compliance Management Systems (Stufe 2, IDW PS 980) fand im August 2014, ebenfalls durch Deloitte, statt. Berlin, den 13. November 2014 In Vertretung Dr. Margaretha Sudhof Senatsverwaltung für Finanzen (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 17. Nov. 2014)