Drucksache 17 / 15 333 Schriftliche Anfrage 17. Wahlperiode Schriftliche Anfrage des Abgeordneten Thomas Birk (GRÜNE) vom 20. Januar 2015 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 21. Januar 2015) und Antwort Hohe Kosten bei der Betreuung eines IT-Endgerätes im Bezirk Mitte trotz Kooperation mit dem ITDZ? Die Drucksachen des Abgeordnetenhauses sind bei der Kulturbuch-Verlag GmbH zu beziehen. Hausanschrift: Sprosserweg 3, 12351 Berlin-Buckow · Postanschrift: Postfach 47 04 49, 12313 Berlin, Telefon: 6 61 84 84; Telefax: 6 61 78 28. Im Namen des Senats von Berlin beantworte ich Ihre Schriftliche Anfrage wie folgt: 1. Wie erklärt und bewertet der Senat die überdurch- schnittlichen Kostensteigerungen zur Betreuung eines IT- Endgerätes im Bezirk Berlin-Mitte von 1.213 Euro im Haushaltsjahr 2011 auf 1.958 Euro im Haushaltsjahr 2013, die den Bezirk Mitte zum Kosten-Spitzenreiter aller Bezirks- und Senatsverwaltungen gemacht haben (vgl. Broschüre »Was kostet wo wie viel?« Die Berliner Be- zirke im Kostenvergleich, Haushaltsjahr 2013, S. 107/108.)? 3. Kamen durch die Kooperation zwischen dem ITDZ und dem Bezirk Mitte Kostenfaktoren zum Tragen, die andere Verwaltungen bisher nicht oder zu wenig be- rücksichtigt hatten (z. B. für Server) bzw. so nicht haben, und wenn ja welche? Zu 1. und 3.: Im Jahre 2011 stellte sich die Situation für das Bezirksamt Mitte folgendermaßen dar: Es war beschlossen, dass der Rathaus-Turm Wedding geräumt und an die Berliner Immobilienmanagement GmbH (BIM) abgegeben werden sollte. Dort untergebracht war der zentrale Serverraum („Rechenzentrum“) der Bezirksverwaltung . Auf Grund der endgültigen Abkündigung der bezirklichen Server- und Speichertechnik nach Ablauf des erweiterten Supports stand diesbezüglich ebenfalls eine Neubeschaffung an. So stand der Bezirk vor der Aufgabe, sowohl zentrale Informationstechnik zu ersetzen, als auch ein modernes neues „Rechenzentrum“ zu errichten. Man stand also vor zwei gewaltigen, teuren Aufgaben, deren Umsetzung mehrere Millionen Euro kosten würde. In Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleistungszent- rum Berlin (ITDZ) und der Unternehmensberatung Infora GmbH wurden Kostenvergleiche durchgeführt. Im Ergeb- nis kam heraus, dass eine Inanspruchnahme von ITDZ- Dienstleistungen etwas geringere Kosten (bezogen auf 5 Jahre) verursachen würde, als die Eigenbeschaffung von Technik und der Neubau eines Rechenzentrums. Die ITDZ-Variante brachte zwar in der Anfangsphase Pro- jektkosten mit sich, kam jedoch ohne die ansonsten sehr hohen Bau- und Technikbeschaffungskosten aus. Statt- dessen würde der Bezirk mit relativ gleichbleibenden Dienstleistungsbeträgen belastet werden. Der Bezirk entschied sich für die Verlagerung von In- formationstechnik (IT)-Betriebsleistungen (VITBL) zum ITDZ und bezieht seit Ende 2012 technische IT-Dienste zu einem Großteil von dort. Im Rahmen des Projekts sind vier Kostenfaktoren zu benennen, die in anderen Verwaltungen in der Form nicht zum Tragen kommen: 1. Die Projektkosten für den Einstieg in das VITBL- Konstrukt (z.B. für Erarbeitung und Einführung einer gemeinsamen IT-Betriebsführung inkl. Aus- arbeitung von genauen Schnittstellenbeschreibun- gen und Service-Level-Agreements): Die Daten der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) für die Jahre 2012 und 2013 enthalten noch Projektkos- tenanteile von VITBL, die ab 2014 entfallen. Ab 2014 fallen nur noch Regelbeträge für die Dienste- nutzung an. Es ist vereinbart worden, die KLR- Daten aus 2014 mit dem ITDZ und der Senatsver- waltung für Inneres und Sport nach Vorliegen des Jahresabschlusses 2014 zu analysieren, um dann eine neue Positionsbestimmung vornehmen zu können und Optimierungspotenzial zu eruieren. 2. Die notwendige Verlagerung von technischen Diensten einschließlich Technologie-Updates (z.B. Wechsel des Netzwerkbetriebs und Versionsup- dates für Mailserver und Softwareverteilung) 3. Optimierung der Rechenzentrumsinfrastruktur 4. Die Stromkosten: In den Preisen des ITDZ sind anteilig auch Stromverbrauchs- und Rechenzent- rumsausstattungskosten enthalten. In den aller- meisten Berliner Behörden werden IT-Stromkosten nicht separat erfasst. Sie werden, ebenso wie die teuren baulichen Rechenzentrumsbestandteile dem Gebäude zugeordnet und auf die Verwaltungsein- heiten verteilt, die in dem betroffenen Gebäude un- Abgeordnetenhaus Berlin – 17. Wahlperiode Drucksache 17 / 15 333 2 tergebracht sind. Von daher ist das Bezirksamt Mitte jetzt in Bezug auf die ansonsten „versteckten “ Kostenbestandteile transparenter als viele andere Verwaltungen, da diese im Bestandteil Sach- kosten direkt auf dem Kostenträger ausgewiesen werden und nicht über eine Umlage. 2. Stehen diese Kostensteigerungen im Zusammen- hang mit der IT-Kooperation zwischen dem Bezirk und dem IT-Dienstleister des Landes Berlin (ITDZ)? Zu 2.: Es besteht ein Zusammenhang. Jedoch wäre die Kostensteigerung bei der Eigenbeschaffung in den Jahren 2012/2013 vermutlich gleich hoch ausgefallen, eventuell sogar höher, da sämtliche Dienstleistungen bei deren Bezahlung auch vollständig (keine Abschreibung) die Produkte belastet hätten. Es muss noch einmal betont werden, dass hier zwei Großvorhaben zeitlich zusammen gefallen sind: Ersatz Server-/Speichertechnik und Rechenzentrumsneubau. 4. Welche Folgen hat die Kooperation für die Perso- nalausstattung der IT-Stelle im Bezirk Mitte? Wurden die Personalstellen beibehalten und/oder durch MitarbeiterIn- nen des ITDZ ergänzt bzw. ersetzt? Wie verläuft die Zu- sammenarbeit der MitarbeiterInnen der IT-Stelle des Bezirks Mitte und des ITDZ? Wie bewertet der Senat die Kooperation bezüglich des Personals? Zu 4.: Der Personalbestand der IT-Stelle des Bezirk- samtes Mitte wurde um eine Stelle reduziert. Bei VITBL werden pilothaft (erstmalig für eine Be- zirksverwaltung mit ihrer komplexen IT-Landschaft) umfassende IT-Dienste des ITDZ in Anspruch genom- men. Die Schnittstelle bzgl. des Verantwortungsüber- gangs liegt auf der technischen Ebene sehr tief, so dass die im Bezirk bis dato anfallenden Arbeiten wenig tan- giert wurden. Die dezentrale Administration der Dienste beginnt zumeist auf Betriebssystemebene und entspricht damit in weiten Teilen der vorherigen Arbeitsweise (Re- paratur-, Aufrüstungs- und Konfigurationsarbeiten direkt an Servern und am Speichersystem wurden vorher auch von Wartungsfirmen durchgeführt, nicht von der IT-Stelle selbst). Die Entscheidung für diesen Zuschnitt wurde im Rahmen des Projektes bewusst getroffen. Dies hatte vor allem die folgenden Gründe:  Enger zeitlicher Rahmen (vor allem wegen der Aufgabe des o.g. Bürodienstgebäudes mit dem Re- chenzentrum während der Ausschreibungsvorbe- reitung für die Server-/Speichertechnik)  Hohe Komplexität einer bezirklichen IT-Landschaft wegen der zahlreichen IT-Fachverfahren und ihrer Ansprüche an zum Teil unterschiedliche technische Rahmenbedingungen. Eine Schnittstelle auf höherem Level hätte eine wesentlich längere Projektphase und erheblich höhere Kosten mit sich gebracht, da erst ab dieser Ebene in einer bezirkli- chen IT-Umgebung wirklich große Arbeitsauf- wände entstehen. Eine abschließende Einschätzung, ob VITBL zu einer personellen Entlastung im Bezirk geführt hat ist schwie- rig, da die Aufgaben rund um die Bedienung der Schnitt- stellen (technisch-organisatorische Abstimmungen, Ser- vice-Reviews, Preisverhandlungen, Change-Verfahren usw.) einen nicht zu unterschätzenden Aufwand verursa- chen. Als Trend zeichnet sich ab, dass die trotz der im Projekt detailliert abgestimmten Betriebsführungs – und Schnittstellenbeschreibungen anfänglich vielfach vorhan- denen Reibungspunkte und Effizienzverluste abnehmen. Es wird weiterhin einer intensiven Betrachtung und Steu- erung bedürfen, um diesen Prozess weiter voranzutrei- ben. 5. Welche Vereinbarungen bestehen im Rahmen der Kooperation zwischen dem Bezirk Mitte und dem ITDZ insbesondere in Bezug auf den Einsatz von Servern, und in wie weit haben sich diese Vereinbarungen in der Praxis bewährt? Wie bewertet der Senat diesen Aspekt der Ko- operation? Zu 5.: Neben einem umfangreichen Vertragswerk auf Grundlage eines Dienstvertrages gemäß den Einheitlichen Vertragsbedingungen IT (EVB-IT) fußt die Zusammenar- beit im Wesentlichen auf gemeinsam erarbeiteten Service- Leveln für jeden der 11 genutzten technischen Dienste und auf einem Betriebshandbuch, in dem bestimmte Be- triebsprozesse hinterlegt sind. Als ständiges Kooperati- onsmittel werden die Service-Reviews angesehen, in denen aktuelle Entwicklungen aufgegriffen und erörtert werden. Dieses Vorgehen hat sich in der Praxis bewährt. 6. Ist bzw. wird die Kooperationsvereinbarung zwi- schen dem Bezirk Mitte und dem ITDZ (verwaltungsin- tern) veröffentlicht? Dient diese Vereinbarung als Grund- lage für geplante weitere Kooperationen zwischen dem ITDZ und anderen Berliner Bezirken? Wenn ja, gäbe es Abweichungen zur vorhandenen Vereinbarung, wenn nein, warum nicht? Zu 6.: Der Projekt- und Betriebsvertrag wird nicht veröffentlicht. Nachnutzbare Aspekte und Erkenntnisse aus dem Projekt sind in ein gesondertes Dokument (Re- view zum Integrierten IT-Betrieb) eingeflossen, das im Wege der Entscheidungsfindung bei der Verlagerung von IT-Infrastrukturdienstleistungen weiteren interessier- ten/potenziellen Kundinnen und Kunden von der Abtei- lung Kunden und Lösungen im ITDZ zur Verfügung gestellt werden kann bzw. in Kundengesprächen genutzt wird. Das im Projekt erworbene Methodenwissen und Vor- gehensmodell eignet sich für weitere Betriebsmodelle mit anderen Berliner Verwaltungen unter Berücksichtigung der heterogenen Anforderungen. Abgeordnetenhaus Berlin – 17. Wahlperiode Drucksache 17 / 15 333 3 7. Plant der Bezirk Mitte vor dem Hintergrund der genannten Kostensteigerungen die Kooperation mit dem ITDZ weiterzuführen? Falls ja, auf welcher Rechts- bzw. Vertragsbasis wird die Kooperation weitergeführt? Wenn nein, welche Gründe führt der Bezirk an und in welchem Zusammenhang stehen sie mit den beobachteten Kosten- steigerungen? Zu 7.: Die Vertragslaufzeit beträgt 5 Jahre und endet Ende 2016. Die Kosten sind für diese Laufzeit vertraglich festgeschrieben. Im Laufe des Jahres 2015 beginnen die Gespräche und Verhandlungen bzgl. einer möglichen Vertragsverlänge- rung. Das Ergebnis der Verhandlungen wird den weiteren Weg bestimmen. Zur Rechts- und Vertragsbasis siehe Beantwortung der Frage 5. 8. Sind Maßnahmen des Bezirks Mitte bzw. des ITDZ angedacht, zu einer Kostensenkung für die Betreu- ung eines IT-Arbeitsplatzes in Mitte zu gelangen? Wenn ja, welche? Wenn nein, warum nicht? Zu 8.: Im Rahmen der Service-Reviews werden opti- mierende Maßnahmen identifiziert. Durch die Auswei- tung von VITBL auf andere Verwaltungen sind Skalenef- fekte zu erwarten. Die in der bei Frage 1 genannten Broschüre „Was kostet wo wieviel“ erkennbaren hohen Kosten eines ITArbeitsplatzes haben ihre Ursache nicht nur in der Inan- spruchnahme von ITDZ-Dienstleistungen. Vielmehr wird hier auch ein Umstand deutlich, der einer kurzen Erläute- rung bedarf: Der von der Senatsverwaltung für Finanzen zum Pro- dukt 79452 erstellte „Sonderbericht verfahrensunabhängige IT (Vergleichsbericht)“ - der Datenquelle für die zitierte Broschüre ist - umfasst sowohl zentrale Aufwände (Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der IT-Stelle, Server, Speicher, Router usw.), als auch dezentrale Aufwände (die eigentlichen Arbeitsplatzcomputer in den Ämtern, ggf. eigene Verträge zu Softwarepflege o.ä. und dezent- rale Personalaufwände, die dem Produkt 79452 zuorden- bar sind). Die IT-Betreuung funktioniert in den Verwaltungen zumeist durch ein Zusammenspiel zentraler Mitarbeite- rinnen und Mitarbeiter der IT-Stelle und dezentraler An- sprechpartnerinnen und Ansprechpartner in den Ämtern o.ä. (die z. B. bei kleineren technischen Problemen be- hilflich sind). Das Besondere ist hier, dass diese Zusam- menarbeit im Bezirksamt Mitte in recht hohem Maße institutionalisiert und optimiert ist, z.B. durch regelmä- ßige Abstimmungsrunden und Schulungsveranstaltungen. Dies gibt den Ämtern mehr Flexibilität und den Anwen- derinnen und Anwendern eine qualifizierte Betreuung vor Ort. Im Gegenzug besteht die Verständigung, dass die damit verbundenen personellen Aufwände auch transpa- rent und ehrlich ausgewiesen werden. Diese Zusammen- arbeit funktioniert seit vielen Jahren gut und hat sich aus Sicht der Anwenderinnen und Anwender – und auch wegen der zahlreichen Außenstellen - bestens bewährt. Das damit einhergehende, buchungsbedingte Allein- stellungsmerkmal im Bezirksamt Mitte trägt aber seit einiger Zeit zu Irritationen bei. Die Thematik wurde zwi- schen den IT-Managern der Bezirke, aber auch im Kreise der Produktmentorengruppe IT diskutiert. Unbestritten ist, dass ein IT-Betrieb fast immer aus einem Zusammenspiel von zentralen und dezentralen Akteuren besteht, welches mal stärker, mal schwächer ausgeprägt und institutionali- siert ist. Gemäß IT-Buchungsrichtlinie und Produktblatt sind aber „Alle Aufwände für die verfahrensunabhängige ITInfrastruktur (z.B. Personal- …kosten) … dem Produkt 79452 IT-Infrastrukturbetrieb zuzuordnen“. Fraglich ist, ob alle dezentral erbrachten Betreuungsaufwände auf den IT-Gemeinkostenträger-79452 des jeweiligen Amtes ausgewiesen werden – oder ob diese Aufwände auf allgemeine Gemeinkostenträger oder gar auf die Fachpro- dukte des jeweiligen Amtes gebucht werden. Ein entspre- chender Auftrag zur Überprüfung der Buchungsweise wird durch die Produktmentorengruppe IT-Kostenträger derzeit bearbeitet. Grundsätzlich lässt sich zur Kostensituation beim Be- zirksamt Mitte prognostizieren, dass bereits bei Auswer- tung des Haushaltsjahres 2014 mit niedrigeren Kosten gerechnet wird, da die IT-Stelle verkleinert wurde, Auf- gaben und damit Personalkostenanteile von verfahrensun- abhängigen IT-Kosten in den IT-Verfahrensbereich verla- gert wurden – und in 2014 nur noch die laufenden VITBL-Kosten gezahlt wurden (in 2012/2013 gab es noch Projektaufwände). 9. Plant der Senat finanzielle oder administrative Maßnahmen zur Unterstützung aller Bezirke, um die Kosten zur Betreuung eines IT-Endgerätes in den Bezir- ken zu senken? Wenn ja, welche? Wenn nein, warum nicht? Zu 9.: Derzeit werden die IT-Arbeitsplätze von den jeweiligen IT-Stellen der Bezirks- oder Senatsverwaltung, den nachgeordneten Behörden oder dem ITDZ Berlin weitestgehend nach eigenen Standards bereitgestellt. Der Senat hat die Senatsverwaltung für Inneres und Sport beauftragt, ein Konzept zur Standardisierung der IT-Ar- beitsplätze der Berliner Verwaltung zu erstellen. Ziel ist es, für die Berliner Verwaltung standardisierte IT-Ar- beitsbedingungen zu schaffen und eine moderne, leis- tungsfähige, sichere und wirtschaftliche Software-, Diens- te- und Systemarchitektur aufzubauen, durch die auch eine systematische Einbindung der IT-Fachverfahren ermöglicht wird. Abgeordnetenhaus Berlin – 17. Wahlperiode Drucksache 17 / 15 333 4 Unter breiter Beteiligung der Verwaltungen, des ITDZ Berlin und unter fachwissenschaftlicher Mitarbeit des Fraunhofer FOKUS-Instituts wurde 2012 ein allgemeiner Anforderungskatalog für einen IT-Arbeitsplatz der Berli- ner Verwaltung erarbeitet und veröffentlicht. Auf dieser Basis wurde in einer Arbeitsgruppe unter Beteiligung der Senatsverwaltung für Finanzen, der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft, der Senatsverwaltung für Justiz und Verbraucherschutz sowie der Senatsver- waltung für Inneres und Sport, dem Landesamt für Bür- ger- und Ordnungsangelegenheiten (LABO), dem ITDZ Berlin und Fraunhofer FOKUS der Berliner Standard IT- Arbeitsplatz (BerlinPC) konkretisiert und dem Staatssek- retärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung das Kon- zept zur Einführung eines standardisierten IT-Arbeits- platzes (BerlinPC) in der Berliner Verwaltung sowie dessen Leistungsbestandteile vorgestellt. Der Staatssekretärsausschuss hat darum gebeten, die Übertragung der bisherigen Ergebnisse auf die Bezirke zu prüfen. Seit Juli 2014 werden deshalb gemeinsam mit den Bezirken Friedrichshain-Kreuzberg, Treptow-Köpenick, Charlottenburg-Wilmersdorf sowie Tempelhof-Schöne- berg die bisherigen Ergebnisse unter dem Fokus der in- haltlichen und organisatorischen Abstimmung zwischen den Anforderungen des IT-Infrastrukturbetriebes und der IT-Fachverfahren näher betrachtet. Wie die Bezirke beim Einsatz des BerlinPC unterstützt werden können ist vom Ergebnis dieser Prüfungen sowie den Möglichkeiten des Budgetierungsverfahrens abhängig. Der Staatssekretärsausschuss zur Verwaltungsmoder- nisierung hat die Senatsverwaltung für Inneres und Sport gebeten, dem Senat die bisherigen Ergebnisse zur Stan- dardisierung der IT-Arbeitsplätze der Berliner Verwal- tung vorzustellen. Die Senatsvorlage wird derzeit vorbe- reitet. Es ist geplant, den Standardisierten IT-Arbeitsplatz zunächst pilotartig in den vier oben genannten Ressorts einzuführen und die vorgesehenen Abstimmungsprozesse zu erproben. Weitere interessierte Verwaltungen können sich daran beteiligen. 10. Welche Erkenntnisse zieht der Senat aus der pilot- haften Kooperation zwischen dem Bezirk Mitte und dem ITDZ und – darauf basierend – wie schätzt er deren Attraktivität für weitere Bezirke oder Hauptverwaltungen ein? Zu 10.: Die Verlagerung von bisher dezentral er- brachten IT-Betriebsleistungen zum ITDZ, die im Rah- men von VITBL pilothaft für das Bezirksamt Mitte durchgeführt wird, hat sich nach Einschätzung des Senats bewährt und kann einen wichtigen Beitrag leisten, um den Betrieb von IT in der Berliner Verwaltung noch wirt- schaftlicher zu gestalten. Besonders hervorzuheben ist auch die Standardisierung von IT-Geschäftsprozessen sowie die Vereinbarung von Service-Level und ihr Con- trolling. Für das weitere Vorgehen zur Konsolidierung des Serverbetriebs hat die Senatsverwaltung für Inneres und Sport eine Vorlage erstellt, die derzeit vom Rat der Bür- germeister beraten wird und danach dem Senat zur ab- schließenden Beschlussfassung vorgelegt wird. In dieser Vorlage sind auch die Erkenntnisse aus VITBL umfas- send berücksichtigt. Berlin, den 6. Februar 2015 In Vertretung Andreas Statzkowski Senatsverwaltung für Inneres und Sport (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 09. Feb. 2015)