Drucksache 18 / 11 676 Schriftliche Anfrage 18. Wahlperiode Schriftliche Anfrage der Abgeordneten Bernd Schlömer (FDP) vom 26. Juni 2017 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 28. Juni 2017) zum Thema: Einführung elektronische Akte in Berliner Behörden und Antwort vom 06. Juli 2017 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 19. Juli 2017) Die Drucksachen des Abgeordnetenhauses sind bei der Kulturbuch-Verlag GmbH zu beziehen. Hausanschrift: Sprosserweg 3, 12351 Berlin-Buckow · Postanschrift: Postfach 47 04 49, 12313 Berlin, Telefon: 6 61 84 84; Telefax: 6 61 78 28. Seite 1 von 4 Senatsverwaltung für Inneres und Sport Herrn Abgeordneten Bernd Schlömer (FDP) über den Präsidenten des Abgeordnetenhauses von Berlin über Senatskanzlei - G Sen - A n t w o r t auf die Schriftliche Anfrage Nr. 18 / 11 676 vom 26. Juni 2017 über Einführung elektronische Akte in Berliner Behörden ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Im Namen des Senats von Berlin beantworte ich Ihre Schriftliche Anfrage wie folgt: 1. Welche genauen vergabetechnischen, finanziellen, infrastrukturellen oder organisatorischen Maßnahmen plant der Senat zu welchem Zeitpunkt zu ergreifen, um die Voraussetzungen für die flächendeckende Einführung der elektronischen Akte im Land Berlin zeitgerecht nach den Vorgaben des E-Government-Gesetzes zu schaffen? Zu 1.: Um die fristgerechte, flächendeckende Einführung der elektronischen Akte im Land Berlin zu gewährleisten, wird derzeit ein EU-weites Vergabeverfahren zur Gewinnung eines Projektsteuerers vorbereitet. Dieser Projektsteuerer soll ab Anfang 2018 die Ausschreibung einer für den landesweiten Einsatz geeigneten E-Aktensoftware durchführen und auch die für den flächendeckenden Einsatz erforderlichen Einführungs - und Implementierungsdienstleistungen vornehmen. Gleichzeitig werden ab ca. Mitte 2018 in den einzelnen Behörden Vorprojekte durchgeführt , um die Behörden organisatorisch und technisch auf das ab 2019 stattfindende Rollout der E-Akte vorzubereiten. Die technische Infrastruktur für die E-Aktensoftware soll vom IT- Dienstleistungszentrum Berlin bereitgestellt und betrieben werden. Die für die Einführung und den Betrieb des elektronischen Aktensystems erforderlichen finanziellen Mittel bzw. Verpflichtungsermächtigungen sind im Sondervermögen Infrastruktur der Wachsenden Stadt und Nachhaltigkeitsfonds (SIWANA) und im Einzelplan 25 des Haushaltsentwurfs veranschlagt. 2. Beabsichtigt der Senat, externe Beratungsleistungen bei der Formulierung von Leistungsbeschreibungen für die Ausschreibungsverfahren oder später für die zeitgerechte flächendeckende Einführung der elektronischen Akte vorzusehen? Seite 2 von 4 Zu 2.: Es ist geplant, externe Beratungsleistungen bei der Formulierung von Leistungsbeschreibungen für die Ausschreibungsverfahren und für die zeitgerechte flächendeckende Einführung der elektronischen Akte hinzuzuziehen. Diese Beratungsleistungen sind Bestandteil der zu 1. genannten EU-weiten Ausschreibung. 3. Mit welchen Beratungsgesellschaften und/oder Unternehmen hat der Senat wie häufig und wann seit dem 1. November 2016 zu diesem Thema gesprochen (bitte Beratungsgesellschaften und/oder Unternehmen namentlich aufführen)? Zu 3.: Das Thema E-Akte wurde in einer Vielzahl von Fällen von Firmenvertreterinnen und Firmenvertretern insbesondere an die für IKT zuständigen Führungskräfte herangetragen . Vor dem Hintergrund des bevorstehenden Vergabeverfahrens hat der Senat zur Wahrung der gebotenen Wettbewerbsneutralität die Führung einschlägiger Gespräche seit dem genannten Zeitpunkt vermieden. 4. Wie beurteilt der Senat den aktuellen Verfahrensstand bei der Einführung der elektronischen Akte im Land Berlin? Zu 4.: Der aktuelle Verfahrensstand und insbesondere die vorgesehene Einführungsplanung sind darauf ausgerichtet, dass die flächendeckende Einführung der E-Akte gemäß § 7 EGovG Bln fristgerecht erfolgen kann. Die Erkenntnisse und Evaluationsergebnisse aus den bisherigen vier Pilotbehörden zur Einführung der E-Akte (Senatsbeschluss vom 07.07.2015 werden ausgewertet und durch den Projektsteuerer in das landesweite Verfahren eingebracht. 5. Welche genauen technischen und organisatorischen Voraussetzungen müssen im Land Berlin geschaffen werden, um die flächendeckende Einführung der elektronischen Akte zu ermöglichen ? Zu 5.: Für den landesweiten Einsatz der elektronischen Akte ist vom IT- Dienstleistungszentrum Berlin die zentrale Infrastruktur zum Betrieb des IKT- Basisdienstes E-Akte bereitzustellen. Darüber hinaus sind vor Einführung der elektronischen Aktenführung von den Berliner Behörden wesentliche Vorarbeiten durchzuführen . Dies betrifft organisatorische und technische Aspekte ebenso wie das Vorbereiten des Akzeptanzmanagements. Im Einzelnen ist behördenspezifisch im Vorfeld u.a. Nachfolgendes zu untersuchen bzw. bereitzustellen: Analyse, Dokumentation und Optimierung der Geschäftsgänge und der damit verbundenen Prozesse (z.B. Posteingang und Registratur), Übersicht über Fachverfahren/IT-Systeme und Prüfung der Notwendigkeit /Wirtschaftlichkeit, diese mit der elektronischen Aktenführung zu koppeln, Systembeschreibungen/Konzepte der genutzten Unterstützungssysteme zur elektronischen Verwaltungsarbeit, Hinweise/Konzepte/Vorgaben zur Langzeitspeicherung und zu Aufbewahrungsfristen , Analyse der Schnittstellen zu anderen Behörden, Vorbereitung des Ersetzens von Papier durch elektronische Dokumente, Grundsätzliche Entscheidungen zur Struktur der künftigen Ablage. Seite 3 von 4 Sobald alle vorbereitenden Maßnahmen für die Durchführung eines E-Akte- Einführungsprojekts abgeschlossen sind, beginnt die Projektinitiierung in der jeweiligen Behörde. Weiterhin sind folgende landeseinheitliche Regelungen durch die Senatsverwaltung für Inneres und Sport zu treffen: Überarbeitung der GGO und Anpassung an die Anforderungen der elektronischen Aktenführung unter Berücksichtigung der bisherigen Erfahrungen mit der Einführung der E-Akte in einzelnen Behörden, Erstellung von Ausführungen zu organisatorischen Regelungen (bisher Organisations -handbuch des Landes Berlin (OUHB)), Erstellung eines Landeseinheitlichen Aktenplans. 6. Welche genauen Schritte werden von dem Senat zu welchem Zeitpunkt zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der technischen Ausstattung in den Behörden des Landes Berlin unternommen , um eine reibungslose flächendeckende und zeitgerechte Einführung der elektronischen Akte im Land Berlin zu ermöglichen? Zu 6.: Der Projektplan zur flächendeckenden Einführung der elektronischen Akte sieht folgende Schritte vor: Die EU-weite Ausschreibung des Projektsteuerers wird noch im Juli 2017 veröffentlicht . Mit einer entsprechenden Vergabe bzw. Beauftragung wird noch in 2017 gerechnet. 2018 erfolgen die Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung für die E- Aktensoftware, deren Implementierung und alle damit verbundenen Dienstleistungen . Gleichzeitig beginnen die unter 6. beschriebenen vorbereitenden Arbeiten in den einzelnen Behörden. Ab der für Ende 2018 vorgesehenen Zuschlagserteilung erfolgen die Vorbereitungen für das Rollout in den ersten Behörden ab 2019. Anschließend erfolgt die sukzessive flächendeckende Einführung bis Ende 2022 unter Berücksichtigung der Erkenntnisse der Einführung der E-Akte in den ersten Behörden. Darüber hinaus trifft das ITDZ alle notwendigen Maßnahmen, um seiner Verpflichtung gemäß § 24 Abs.2 EGovG Bln nachzukommen und den IKT-Basisdienst E-Akte auf den IT-Systemen technisch lauffähig zu gestalten. 7. Welche finanziellen Mittel werden für die flächendeckende Einführung der elektronischen Akte im Land Berlin veranschlagt und wie hoch sind die bisherigen Ausgaben hierfür gewesen? Zu 7.: Der Finanzbedarf für die flächendeckende Einführung der elektronischen Akte im Land Berlin und die damit verbundene Ausstattung von rd. 60.000 Arbeitsplätzen wird Stand heute auf insgesamt ca. 224 Mio. € geschätzt. Die bisher für die Vorbereitung der EU-weiten Vergabe angefallenen direkten Ausgaben betragen ca. 23.000 €. 8. Wie viele Bedienstete des Landes Berlin werden voraussichtlich mit der flächendeckenden Einführung der elektronischen Akte im Land Berlin befasst sein? Wie viel Personal wird hierfür von anderen Behörden und/oder Bezirksverwaltungen abgezogen? Zu 8.: Für die zentrale operative Leitung und Durchführung des Gesamtprojekts sind derzeit 5 Vollzeitkräfte der Senatsverwaltung für Inneres und Sport vorgesehen. Dienstkräfte Seite 4 von 4 anderer Behörden werden im Rahmen der behördenbezogenen Teilprojekte die Ausstattung der eigenen Verwaltungen mit der E-Akte mitgestalten. 9. Wie werden Datenschutzstandards und Datensicherheit bei der flächendeckenden Einführung der elektronischen Akte gewährleistet? Zu 9.: Datenschutzstandards und Datensicherheit werden bei der flächendeckenden Einführung der elektronischen Akte in der Ausschreibung eine tragende Rolle spielen und durch die frühzeitige Einbindung der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit gewährleistet. 10. Welche Entlastungseffekte verspricht sich der Senat mit der Einführung der elektronischen Akte im Land Berlin? Zu 10.: Es werden überflüssige, durch Medienbrüche verursachte Doppelerfassungen abgeschafft und aktenbezogene Suchvorgänge erheblich verkürzt. Neben diesen Entlastungseffekten durch die Einführung einer strukturierten elektronischen Aktenführung und einer automatisierten Vorgangsbearbeitung wird erwartet, die Auswirkungen des absehbaren Personalmangels in der Berliner Verwaltung durch die effizienzsteigernden Effekte der Gesamtmaßnahme signifikant abmildern zu können. Berlin, den 06. Juli 2017 In Vertretung Sabine Smentek Senatsverwaltung für Inneres und Sport S18-11676 S18-11676