Drucksache 18 / 11 725 Schriftliche Anfrage 18. Wahlperiode Schriftliche Anfrage des Abgeordneten Bernd Schlömer (FDP) vom 04. Juli 2017 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 05. Juli 2017) zum Thema: Geschäftsprozessmanagement und E-Goverment-Gesetz und Antwort vom 17. Juli 2017 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 20. Juli 2017) Die Drucksachen des Abgeordnetenhauses sind bei der Kulturbuch-Verlag GmbH zu beziehen. Hausanschrift: Sprosserweg 3, 12351 Berlin-Buckow · Postanschrift: Postfach 47 04 49, 12313 Berlin, Telefon: 6 61 84 84; Telefax: 6 61 78 28. Seite 1 von 4 Senatsverwaltung für Inneres und Sport Herrn Abgeordneten Bernd Schlömer (FDP) über den Präsidenten des Abgeordnetenhauses von Berlin über Senatskanzlei - G Sen - A n t w o r t auf die Schriftliche Anfrage Nr. 18 / 11725 vom 04. Juli 2017 über Geschäftsprozessmanagement und E-Government-Gesetz ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Im Namen des Senats von Berlin beantworte ich Ihre Schriftliche Anfrage wie folgt: 1. Wie viele Geschäftsprozesse sind im Land Berlin von den Vorgaben des E-Government-Gesetzes betroffen (bitte genaue Anzahl benennen)? Zu 1.: Zum jetzigen Zeitpunkt existiert keine abschließende Übersicht über alle Geschäftsprozesse in der Verwaltung des Landes Berlin. Eine genaue Benennung der Anzahl der Prozesse als auch deren Betroffenheit durch die Vorgaben des E-Government- Gesetzes Berlin (EGovG Bln) sind daher derzeit noch nicht bezifferbar. Eine Erfassung der Gesamtheit der Prozesse in einer berlinweiten Prozessbibliothek befindet sich in Planung. 2. Für welche Geschäftsprozesse sind hier Ausnahmen vorgesehen (bitte namentlich mit dem jeweiligen Verantwortungsbereich aufführen)? Zu 2.: Das EGovG Bln bezweckt grundsätzlich, dass alle Geschäftsprozesse der Berliner Verwaltung digital abgewickelt werden. Gemäß § 1 Abs. 2 und 3 EGovG Bln sind Gerichts- und Justizverwaltung sowie die Steuerverwaltung in einigen Teilen ihrer Tätigkeit vom Anwendungsbereich EGovG Bln ausgenommen. Auch diese Teile der Verwaltung sind jedoch verpflichtet, ihrer E-Government-Maßnahmen mit den Maßnahmen der restlichen Berliner Verwaltung abzustimmen (§ 20 Abs. 1 Satz 2 EGovG Bln). Es sind somit bisher keine Ausnahmen vorgesehen. 3. Welche Person bzw. welche genaue fachliche Stelle verantwortet die Umsetzung des neuen Geschäftsprozessmanagements , das als Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung einer digitalen Verwaltung nach Vorgaben des E-Government-Gesetzes vorgeschaltet ist? Seite 2 von 4 4. Welche genauen organisatorischen Maßnahmen hat der Senat zu welchem Zeitpunkt bislang ergriffen , um die notwendige Harmonisierung von Geschäftsprozessen im Land als Voraussetzung der Umsetzung des E-Government-Gesetzes zu schaffen? Zu 3. und 4.: Nach Behandlung im IKT-Lenkungsrat am 19.06.2017 ist das von der Senatsverwaltung für Inneres und Sport in Abstimmung mit allen Senats- und Bezirksverwaltungen erarbeitete Einführungskonzept für ein gesamtstädtisches Geschäftsprozessmanagement in Kraft getreten. Das Konzept definiert ein Verwaltungsebenen übergreifendes Aufgaben- und Rollenkonzept für den Bereich des Geschäftsprozessmanagements . In den Bezirken werden Organisationseinheiten Geschäftsprozessmanagement /Digitalisierung eingerichtet, deren Aufgabe die Geschäftsprozesserfassung , -analyse und -optimierung der bezirklichen Prozesse sein wird. Analog zum Aufbau der Strukturen in den Bezirksverwaltungen bauen auch die Senatsverwaltungen derzeit (soweit noch nicht vorhanden) entsprechende Arbeitsbereiche auf. Im Sinne einer Arbeitsteilung und zur optimierten Ressourcenverwendung wird jede der bezirklichen Organisationseinheiten Geschäftsprozessmanagement /Digitalisierung ein Themenfeld (ein Politikfeld) zusammen mit der jeweils zuständigen Senatsverwaltung als Partnerin bearbeiten. Der jeweils zuständigen Senatsverwaltung obliegt die Ergebnisverantwortung für die erfolgreiche Digitalisierung der in ihren Zuständigkeitsbereich fallenden Prozesse. Der Aufbau der beschriebenen Strukturen wird durch eine Anschubfinanzierung der Senatsverwaltung für Finanzen gewährleistet. Die hierfür notwendige Änderung der Anlage zu § 37 Absatz 1 Satz 1 Bezirksverwaltungsgesetz (BezVG) befindet sich bei der Senatsverwaltung für Inneres und Sport in der Vorbereitung. Die zentrale Koordinierung der Geschäftsprozessoptimierungs- und Digitalisierungsvorhaben erfolgt durch die in der Senatsverwaltung für Inneres und Sport ansässige IKT-Steuerung. 5. Welche organisatorischen und rechtlichen Voraussetzungen müssen im Land Berlin noch geschaffen werden, um eine übergreifende und erfolgreiche Harmonisierung der Geschäftsprozesse flächendeckend zu ermöglichen? Zu 5.: Hierzu sei auf die unter 3. bereits angesprochenen Organisationseinheiten Geschäftsprozessmanagement /Digitalisierung in den Bezirken sowie die analogen Geschäftsprozessmanagement -Bereiche in den Senatsverwaltungen und auch nachgeordneten Behörden verwiesen. Die Etablierung dieser Arbeitsstrukturen und des benötigten Geschäftsprozessmanagementwissens in der Berliner Landesverwaltung hat oberste Priorität. Hiermit verknüpft ist die Realisierung der zukünftig noch stärker benötigten Ressourcenbereitstellungen für die einzelnen Behörden über die bisher durch die Senatsverwaltung für Finanzen zugesagte Anschubfinanzierung hinaus. Hinsichtlich der rechtlichen Voraussetzungen wird auf die Ausführungen unter 3. verwiesen. 6. Auf welcher Weise wird die Einbindung aller Bezirke und Verwaltungsebenen bei der Harmonisierung von Geschäftsprozessen sichergestellt? Seite 3 von 4 Zu 6.: Das unter 3. erwähnte Einführungskonzept für ein gesamtstädtisches Geschäftsprozessmanagement definiert ein Aufgaben- und Rollenkonzept, welches eine verzahnte und Verwaltungsebenen übergreifende Zusammenarbeit im Bereich des Geschäftsprozessmanagement und der Digitalisierung vorsieht. 7. Welche konkreten Maßnahmen hat der Senat im Bereich des Change Managements getroffen, um den digitalen Kulturwandel bei den Beschäftigten im Land Berlin von Beginn an begleitend zu unterstützen? Zu 7.: Seit in Kraft treten des E-Government-Gesetzes Berlin hat der Senat auf allen Verwaltungsebenen in insgesamt 20 Veranstaltungen über die mit dem E- Government-Gesetz Berlin einhergehenden Veränderungen informiert. Am 07.09.2017 findet darüber hinaus der vierte Berliner Verwaltungskongress unter dem Motto „Digitale Verwaltung – einfach, elektronisch, effizient“ statt. Der Kongress wird den Beschäftigten der Berliner Verwaltung Raum für Fragen rund um das Thema Digitale Verwaltung bieten und einen Ausblick geben, wie die anstehenden Veränderungen erfolgreich umgesetzt werden sollen. Zum Aufbau der für die zukünftige Entwicklung notwendigen Fähigkeiten und des benötigten Wissens ist ein Ausbau der bereits zur Verfügung stehenden Schulungsund Qualifizierungsmaßnahmen beabsichtigt. 8. Beabsichtigt der Senat, externe Beratungsleistungen bei der Harmonisierung von Geschäftsprozessen vorzusehen? Wenn ja, welche Institutionen, Beratungsgesellschaften oder Unternehmen sind hierfür vorgesehen? Zu 8.: Für die Behörden besteht in ihrem Geschäftsbereich grundsätzlich die Möglichkeit externe Beratungsleistungen zur Unterstützung für Geschäftsprozessoptimierungsund Digitalisierungsvorhaben in Anspruch zu nehmen. Die Entscheidung hierüber obliegt den jeweiligen Verwaltungen in ihrer Zuständigkeit. 9. Wie beurteilt der Senat den aktuellen Verfahrensstand bei der Harmonisierung von Geschäftsprozessen im Land Berlin? Zu 9.: Aufgrund der fehlenden Strukturen und Ressourcen war ein gesamtstädtisches, alle Verwaltungsbereiche umfassendes Geschäftsprozessmanagement in der Vergangenheit nicht möglich. Hinzu kamen die vor dem in Kraft treten des E- Government-Gesetzes Berlin mangelnden rechtlichen Regelungen für den Bereich des Geschäftsprozessmanagements. Zwar gab es auch in der Vergangenheit Geschäftsprozessoptimierungs- und Digitalisierungsvorhaben in den einzelnen Behörden. Hierbei handelte es sich jedoch um Einzelprojekte, die nicht miteinander verknüpft waren. Erkenntnisse und Best- Practice-Beispiele konnten nicht verpflichtend auf vergleichbare Prozesse übertragen werden. Die Standardisierung der Geschäftsprozesse im Land Berlin befindet sich vor dem geschilderten Hintergrund noch in der Anfangsphase. Seite 4 von 4 Die Regelungen des E-Government-Gesetzes Berlin in Verbindung mit dem Einführungskonzept für ein gesamtstädtisches Geschäftsprozessmanagement ermöglichen jedoch nunmehr eine verbindlichere Umsetzung und somit stärkere Standardisierung der Geschäftsprozesse in der Berliner Verwaltung. Berlin, den 17. Juli 2017 In Vertretung Sabine Smentek Senatsverwaltung für Inneres und Sport S18-11725 S18-11725