Drucksache 18 / 14 985 Schriftliche Anfrage 18. Wahlperiode Schriftliche Anfrage des Abgeordneten Danny Freymark (CDU) vom 08. Mai 2018 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 11. Mai 2018) zum Thema: Verfahren mit Bürgeranfragen in der Senatskanzlei und in den Senatsverwaltungen und Antwort vom 28. Mai 2018 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 30. Mai 2018) Die Drucksachen des Abgeordnetenhauses sind bei der Kulturbuch-Verlag GmbH zu beziehen. Hausanschrift: Sprosserweg 3, 12351 Berlin-Buckow · Postanschrift: Postfach 47 04 49, 12313 Berlin, Telefon: 6 61 84 84; Telefax: 6 61 78 28. Der Regierende Bürgermeister von Berlin Senatskanzlei Herrn Abgeordneten Danny Freymark (CDU) über den Präsidenten des Abgeordnetenhauses von Berlin über Senatskanzlei – G Sen – A n t w o r t auf die Schriftliche Anfrage Nr. 18/14 985 vom 8. Mai 2018 über Verfahren mit Bürgeranfragen in der Senatskanzlei und in den Senatsverwaltungen ______________________________________________________________________ Im Namen des Senats von Berlin beantworte ich Ihre Schriftliche Anfrage wie folgt: Vorbemerkung Über die Gesamtheit der postalisch, elektronisch und telefonisch in der Berliner Verwaltung eingehenden Bürgeranfragen sowie deren Beantwortung wird keine verwaltungsübergreifende Statistik geführt. Während es allgemein übliche Praxis der Verwaltung ist, den Posteingang von Schreiben einschließlich elektronischer Post zu registrieren, werden fernmündliche Anfragen nur in Ausnahmefällen registriert. Eine gesonderte Erfassung nach Einzelthemen erfolgt in der Regel nicht. 1. Wie ist der Umgang mit Anfragen von Bürgerinnen und Bürgern sowie von anderen Institutionen (zum Beispiel Vereinen, Verbänden) per Brief/E-Mail/Telefon in der Senatskanzlei und in den einzelnen Senatsverwaltungen geregelt und welche Vorgaben gibt es (bitte Auflistung nach Senatskanzlei und aller Senatsverwaltungen)? Zu 1.: An den Regierenden Bürgermeister werden persönlich, schriftlich und telefonisch vielfältige Probleme und Fragen herangetragen, für die im Einzelfall Hilfe zu leisten oder eine Überprüfung zu veranlassen ist. Als Bestandteil der Senatskanzlei Berlin – 1– – 2 - nimmt sich die Bürgerberatung dieser Sorgen und Nöte an. Gleichwohl ist die Bürgerberatung nicht nur als eine Beschwerdestelle im engeren Sinne konzipiert, sondern dient auch als Auskunftsinstanz und Ansprechpartner für Fragen, Wünsche und Anregungen diverser Art – und das nicht nur für die Berlinerinnen und Berliner, sondern auch für Bürgerinnen und Bürger aus dem gesamten Bundesgebiet und auch aus dem Ausland. Die Bürgerberatung besteht seit 1978 (seit nunmehr 40 Jahren) und wurde vom damaligen Regierenden Bürgermeister Dietrich Stobbe eingerichtet. Sie ist eine „bürgerorientierte Serviceeinrichtung“ des Regierenden Bürgermeisters. Besondere Vorgaben für die Bearbeitung der Bürgeranfragen gibt es nicht. Es gelten die allgemeinen Bearbeitungsvorgaben der Gemeinsamen Geschäftsordnung für die Berliner Verwaltung (GGO I) sowie die Einhaltung des Datenschutzes. Nicht tätig wird die Bürgerberatung bei: Auseinandersetzungen zwischen Privatpersonen (z.B. Mieter/Vermieter) Überprüfung gerichtlicher Entscheidungen wegen der verfassungsmäßig garantierten Unabhängigkeit der Gerichte (Verweis auf Rechtsweg/Rechtsbeistand) Überprüfung von Entscheidungen von Verwaltungen anderer Bundesländer oder des Bundes (Verweis an jeweiligen Petitionsausschuss oder Weiterleitung an jeweilige Bürgerberatung) Eingaben, die bereits dem Petitionsausschuss vorliegen bzw. von diesem bereits geprüft wurden (sofern dies der Bürgerberatung bekannt wird) Personalangelegenheiten (Zuständigkeit liegt bei den jeweiligen Dienstbehörden ). Gehen in den Fachabteilungen/-referaten der Senatskanzlei einzelne Bürgereingaben ein, werden diese – sofern dort keine originäre Zuständigkeit besteht – in der Regel an die Bürgerberatung zur Bearbeitung/Beantwortung weitergeleitet. Anfragen, Unterstützungsbitten u.ä. von Institutionen (z.B. Vereinen, Verbände usw.) werden unmittelbar von den Fachreferaten bearbeitet. Selbstverständlich nehmen die Senatsverwaltungen Anfragen von Bürgerinnen und Bürgern sowie von Institutionen sehr ernst und betrachten deren Beantwortung als Teil ihrer aktiven Kommunikation. Der Umgang mit diesen Anfragen richtet sich nach den Regeln der Gemeinsamen Geschäftsordnung für die Berliner Verwaltung, Allgemeiner Teil (GGO I). 2. Nach welchen Kriterien werden diese oben benannten Anfragen, die persönlich an den Regierenden Bürgermeister und an die einzelnen Senatoren gerichtet sind, beantwortet? – 3 – – 3 – Zu 2.: Grundsätzlich beantwortet die Bürgerberatung die an den Regierenden Bürgermeister gerichteten Eingaben selbständig, in dem sie den dargelegten Sachverhalt überprüft und die zuständige Verwaltung um eine Stellungnahme zu dem Anliegen bittet. Oftmals kann schon in diesem Stadium bei berechtigten Anliegen Abhilfe geschaffen werden, denn die Behörde hat hier Gelegenheit, bisher unbekannte Tatsachen zu berücksichtigen, Missverständnisse auszuräumen und Irrtümer zu korrigieren. Die Beantwortung erfolgt schließlich auf der Grundlage der eingeholten Stellungnahmen der beteiligten Verwaltungen, den Richtlinien der Regierungspolitik sowie etwaigen Senatsbefassungen. In den Fällen, in denen sich der Regierende Bürgermeister die Schlusszeichnung der Antwort vorbehalten hat, werden ihm die Antwortentwürfe auf der Grundlage der eingeholten Stellungnahmen usw. gemäß der GGO I vorgelegt. Nicht beantwortet werden anonyme Schreiben mangels Absenderangabe, Eingaben mit beleidigendem oder diskriminierendem Inhalt sowie in Fällen des § 34 Abs. 1 GGO I (Schreiben mit wiederkehrendem Inhalt). Ebenfalls nicht beantwortet werden sogenannte Aktionen (z.B. identische Postkarten, E-Mails, Online-Petitionen). In den vorgenannten Fällen erfolgt lediglich eine statistische Auswertung. Auch für die Senatsverwaltungen sind bei der Beantwortung von Bürgeranfragen die GGO I, die Anliegen der Bürgerinnen und Bürger, Dienstleistungsorientierung und die zur Verfügung stehenden Mittel maßgeblich. Grundsätzliches Ziel bei der Beantwortung ist, dem einer Anfrage zu Grunde liegenden Anliegen Rechnung zu tragen bzw. die Gründe für die Ablehnung eines Anliegens nachvollziehbar darzulegen. 3. Werden Statistiken darüber geführt, wie viele Anfragen und zu welchen Themenschwerpunkten bei der Senatskanzlei und bei den Senatsverwaltungen eingehen? Wenn ja, bitte monatliche Auflistung seit Januar 2017 mit den Themenschwerpunkten in der Senatskanzlei und in den Senatsverwaltungen. Zu 3.: Die Angaben zur Bürgerberatung des Regierenden Bürgermeisters sind der anliegenden Übersichten für die Jahre 2017 und 2018 (bis April) zu entnehmen. Eine statistische Erfassung/Auswertung von Anfragen, Unterstützungsbitten usw. von Institutionen erfolgt nicht und diese sind somit nicht in den vorgenannten Übersichten berücksichtigt. Eine statistische Erhebung und Auswertung der Anfragen erfolgt in den Senatsverwaltungen nicht. 4. Wie viele Mitarbeiter sind mit der Beantwortung von Anfragen jeweils in der Senatskanzlei und in den einzelnen Senatsverwaltungen befasst? – 4 – – 4 – Zu 4.: In der Bürgerberatung des Regierenden Bürgermeisters - Senatskanzlei - sind gegenwärtig insgesamt fünf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit der Beantwortung der Anliegen von Bürgerinnen und Bürgern beauftragt (davon eine Position teilzeitbeschäftigt ). Ergänzt wird dies im Bedarfsfall durch Unterstützung der Fachabteilungen. In den Senatsverwaltungen beteiligen sich – abhängig von den jeweiligen Frage- und Problemstellungen – die Fachabteilungen mit ihren fachspezifischen Referaten an der Beantwortung der Anfragen. Eine konkrete Anzahl von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kann deshalb nicht genannt werden. 5. Wie lange ist die durchschnittliche Bearbeitungszeit von Anfragen vorgesehen und wie lange ist die durchschnittliche Bearbeitungszeit von Anfragen tatsächlich jeweils in der Senatskanzlei und in den einzelnen Senatsverwaltungen? Zu 5.: Die durchschnittliche Bearbeitungszeit hängt letztendlich von der Komplexität des Sachverhaltes ab. Die Bürgerberatung des Regierenden Bürgermeisters ist bemüht, innerhalb von 14 Tagen nach Eingang eine abschließende Beantwortung sicherzustellen . In den Fällen, in denen diese Frist nicht eingehalten werden kann, sollen die Anfragenden gemäß § 33 Abs. 1 GGO I eine Eingangsbestätigung erhalten. Dies gilt auch für die Senatsverwaltungen. 6. In welchem Rhythmus erfolgen Auswertungen der Anfragen jeweils in der Senatskanzlei und in den einzelnen Senatsverwaltungen? Zu 6.: Alle Eingaben an den Regierenden Bürgermeister werden den jeweiligen Politikbereichen zugeordnet. Die sich daraus ergebenden Statistiken werden monatlich, halbjährlich und jährlich vorgelegt. Regelmäßige Auswertungen der Anfragen von Bürgerinnen und Bürgern sowie von anderen Institutionen erfolgen in den Senatsverwaltungen nicht. 7. Welchen Einfluss haben die Anfragen/Anliegen auf die Arbeit jeweils in der Senatskanzlei und in den einzelnen Senatsverwaltungen? Zu 7.: Für den Regierenden Bürgermeister sind die an ihn gerichteten Eingaben ein wichtiger Indikator für die Zufriedenheit der Berlinerinnen und Berliner mit ihrer Verwaltung, für Brennpunkte, Fehlerquellen und auch für bestehenden Verbesserungsbedarf. Dadurch erhält der Regierende Bürgermeister in einem ganz erheblichen Umfang – 5 – – 5 – Einblick in die Funktionsfähigkeit der Berliner Verwaltung bzw. deren Schwachstellen . Zugleich besteht damit eine fundierte Möglichkeit der Einflussnahme auf Durchführung von Maßnahmen zur grundsätzlichen Abhilfe von Problemen (z.B. Anregung zur Änderung von Vorschriften, Personalverstärkung in Schwerpunktbereichen usw.). Des Weiteren erhält der Regierende Bürgermeister durch die Eingaben eine direkte Rückmeldung über die Zufriedenheit der Bürgerinnen und Bürger mit der Senatspolitik und die dort geplanten bzw. umgesetzten Vorhaben. Ebenso betrachten die Senatsverwaltungen Anfragen, Beschwerden, Vorschläge und sonstige Impulse von Bürgerinnen und Bürgern sowie von Institutionen als wichtige Quelle für die Verbesserung und Weiterentwicklung ihrer Verwaltungstätigkeit, die – je nach Thema – in die tägliche Arbeit einbezogen werden. Berlin, den 28. Mai 2018 Der Regierende Bürgermeister In Vertretung Christian Gaebler Chef der Senatskanzlei Anlage zur Antwort der Senatskanzlei zu Frage 3 \\bk15\AbtII\bibdok\Schriftliche Anfragen\anfragen\18. WP\LPD\KA18-14 985.Anlage (SKzl).docx Übersicht der Anfragen im Jahr 2017 Politikfeld Jan. Febr. Mär. Apr. Mai Jun. Jul. Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Ges. Arbeit 33 27 36 27 24 25 26 16 33 20 27 8 302 Familie/ Jugend 8 8 8 17 19 8 11 8 19 6 21 5 138 Finanzen 11 14 12 25 15 13 12 5 8 6 6 11 138 Gesundheit 18 21 30 9 6 6 18 28 16 11 7 6 176 Inneres 101 148 88 91 153 111 119 98 100 90 155 84 1.338 Justiz 46 31 35 27 48 38 62 37 42 47 54 35 502 Kultur 30 33 16 22 32 25 21 21 31 17 20 50 318 Meinungsäußerungen 429 305 199 434 382 230 377 207 348 299 400 273 3.883 Integration/ Migration 27 51 36 39 35 31 32 28 15 13 18 34 359 Schule 11 9 6 7 9 5 7 9 7 11 7 3 91 Soziales 42 47 49 40 41 45 41 36 45 36 47 35 504 Politikfeld Jan. Febr. Mär. Apr. Mai Jun. Jul. Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Ges. Sport 7 3 4 4 9 9 8 3 2 2 2 3 56 Stadtentwicklung /Verkehr 128 142 97 84 91 135 122 142 101 131 97 82 1.352 Wirtschaft/ Technologie 14 9 12 8 8 13 26 7 13 10 14 10 144 Wissenschaft/ Forschung 7 2 6 4 4 1 7 2 2 2 7 4 48 Sonstiges 80 71 83 55 77 59 89 53 99 62 82 52 1.692 Gesamt 1063 999 775 951 1010 823 1047 760 961 844 1062 746 11.041 Anlage zur Antwort der Senatskanzlei zu Frage 3 \\bk15\AbtII\bibdok\Schriftliche Anfragen\anfragen\18. WP\LPD\KA18-14 985.Anlage (SKzl).docx Übersicht der Anfragen im Jahr 2018 Politikfeld Januar Februar März April Gesamt. Arbeit 37 23 49 57 166 Familie/ Jugend 13 24 13 17 67 Finanzen 4 7 9 11 31 Gesundheit 17 16 25 14 72 Inneres 106 82 74 83 345 Justiz 41 38 29 35 143 Kultur 35 19 25 41 120 Meinungsäußerungen 300 322 275 176 1.073 Integration/ Migration 19 10 37 16 82 Schule 15 14 26 4 59 Soziales 39 37 39 59 174 Sport 3 7 3 4 17 Stadtentwicklung /Verkehr 121 80 113 82 396 Wirtschaft/ Technologie 11 15 13 12 51 Wissenschaft/ Forschung 6 6 7 4 23 Sonstiges 142 132 172 95 541 Gesamt 909 832 909 710 3.360 S18-14985 S18-14985 KA18-14 985.Anlage (SKzl)