Drucksache 18 / 18 625 Schriftliche Anfrage 18. Wahlperiode Schriftliche Anfrage des Abgeordneten Mario Czaja (CDU) vom 12. April 2019 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 16. April 2019) zum Thema: Berliner Schulbauoffensive – Handlungsfeld Personalgewinnung und behördenübergreifende Kommunikation (III) und Antwort vom 27. April 2019 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 02. Mai 2019) Die Drucksachen des Abgeordnetenhauses sind bei der Kulturbuch-Verlag GmbH zu beziehen. Hausanschrift: Sprosserweg 3, 12351 Berlin-Buckow · Postanschrift: Postfach 47 04 49, 12313 Berlin, Telefon: 6 61 84 84; Telefax: 6 61 78 28. Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie Herrn Abgeordneten Mario Czaja (CDU) über den Präsidenten des Abgeordnetenhauses von Berlin über Senatskanzlei - G Sen - A n t w o r t auf die Schriftliche Anfrage Nr. 18/18 625 vom 12. April 2019 über Berliner Schulbauoffensive – Handlungsfeld Personalgewinnung und behördenübergreifende Kommunikation (III) ___________________________________________________________________ Im Namen des Senats von Berlin beantworte ich Ihre Schriftliche Anfrage wie folgt: Vorbemerkung des Abgeordneten: Zur erfolgreichen Umsetzung der Schulbauoffensive sollte gemäß der Verabredung mit den zwölf Bezirken ein Modell der Personalausstattung entwickelt werden. In der Beantwortung der Anfrage 18 / 15 425 wurde auf einen damals noch ausstehenden RdB-Beschluss am 19.07.2018 verwiesen. 1.Welches Konzept zur Personalausstattung wurde gemeinsam mit der Senatsverwaltung für Finanzen entwickelt? 2. Welches sind die Kennziffern des Modells und wie erfolgt die Umsetzung? 3. Handelt es sich um ein flexibles Modell, welches im Zeitverlauf angepasst werden soll und wenn ja, unter welchen Voraussetzungen, nach welchen Kriterien und unter wessen Beteiligung wird ggf. eine Anpassung vorgenommen? 4. Ab wann wurde bzw. wird die Personalausstattung in welchen Ämtern auf Basis dieses Modells angepasst? 2 Zu 1. bis 4.: Am 19. Juli 2018 hat der Rat der Bürgermeister (RdB) die Konzepte - einschließlich der Aufgabenschwerpunkte - für die nachfolgend aufgeführten vier Organisationseinheiten beschlossen: Auf Grundlage der in den Konzepten beschriebenen Aufgaben wurde die Personalstruktur der Gemeinsamen Geschäftsstelle Schulbauoffensive der Berliner Bezirke (GGSt BSO) sowie der Geschäftsstellen der Regionalverbünde festgelegt. Die GGSt BSO verfügt über zehn, die Geschäftsstelle des Regionalverbundes Ost über sechs, die Geschäftsstelle des Regionalverbundes Nordwest über fünf und die Geschäftsstelle des Regionalverbundes Südwest über vier Stellen. Ein erster Evaluationsbericht über die neue Form der Zusammenarbeit im Rahmen der bezirklichen Struktur zur Umsetzung der Berliner Schulbauoffensive ist dem RdB im September 2019 vorzulegen. Auf Grundlage dieses Berichtes wird entschieden, ob eine Anpassung der Personal- bzw. Organisationsstruktur notwendig ist. 5. In welchen Ämtern bzw. Organisationseinheiten wurden dauerhafte Stellen für Werkstudierende a) geschaffen und b) besetzt bzw. sollen entsprechende Stellen geschaffen werden? Zu 5.: Die GGSt BSO unterstützt die Bezirke im Rahmen der Umsetzung der Berliner Schulbauoffensive bei der Personalgewinnung. Dazu gehört auch die Entwicklung von Strategien, um die personelle Situation, insbesondere in den bauenden Bereichen , zu verbessern. In diesem Zusammenhang hat die GGSt BSO ein Konzept zur Einrichtung von Werkstudierendenstellen erstellt. In der Folge hat sie einheitliche „Muster-Beschreibungen des Aufgabenkreises“ für Werkstudierendenstellen in den folgenden - von den Leitungen der Serviceeinheiten Facility Management gewünschten - Bereichen erarbeitet und den Bezirken zur Verfügung gestellt: 3 Schul- und Sportamt/Serviceeinheit Facility Management, Schwerpunkt Schulraumdatei Serviceeinheit Facility Management, Fachgruppe Baudurchführung Serviceeinheit Facility Management, Fachgruppe Elektro Serviceeinheit Facility Management, Haushalt und Controlling Serviceeinheit Facility Management, Fachgruppe Heizung-Lüftung-Sanitär Zudem hat sie Werkstudierendenstellen in den o. g. Bereichen bewertet und den Bezirken die Unterstützung bei der Beantragung zusätzlicher Stellen bei der Senatsverwaltung für Finanzen sowie die Durchführung von Stellenbesetzungsverfahren angeboten. 6. Wie erfolgt die Sammlung der Informationen über Fortbildungsbedarfe, -angebote, deren Finanzierung und die Schaffung geeigneter Angebote für das Personal? 7. Wie ist der in diesem Zusammenhang geplante Dozentenpool ausgestattet? 8. Welche Angebote, Leistungen und Qualifikationen befinden sich in dem Dozentenpool? Zu 6. bis 8.: Die GGSt BSO unterstützt die Geschäftsstellen der Regionalverbünde bei der Einarbeitung und Fortbildung neuer Mitarbeitender, indem sie u. a. Hospitationsplätze zur Verfügung stellt. Hinsichtlich der Fortbildungsbedarfe wird sie eine Bestandsaufnahme und Bedarfsermittlung vornehmen, sobald die Stellen für die neu geschaffenen Organisationseinheiten besetzt sind. 9. Welchen Arbeitsstand hat die Errichtung und die Anwendung des landesweit nutzbaren Bewerbungsmanagements „Rexx“? 10. Kann das Bewerbungsmanagement „Rexx“ für die bezirklichen Anforderungen eingesetzt werden? 11. Wenn ja, wie wird es eingesetzt und welche Bezirke nutzen dies bereits? Zu 9. bis 11.: Die digitale Verfahrensabwicklung von Stellenbesetzungsverfahren über das landesweite IT-Fachverfahren „rexx“ wurde aus der GGSt BSO heraus gemeinsam mit dem Zentralen Bewerbungsbüro des Bezirksamtes Neukölln weiterentwickelt, um es für die Personalgewinnung der Bezirke im Rahmen der Berliner Schulbauoffensive nutzen zu können. So wurde bei der Senatsverwaltung für Finanzen ein „zweiter Mandant “ für das Bezirksamt Neukölln beantragt und inzwischen eingerichtet. Dieser ermöglicht es dem Bezirksamt, Stellen für alle Berliner Bezirke nicht unter der Überschrift „Bezirksamt Neukölln“, sondern unter der Überschrift „Berlin Baut Auf Bildung“ zu veröffentlichen und die Bezirke durch die Übernahme der Ausschreibung zu entlasten . Alle 12 Bezirke wenden das IT-Verfahren „rexx“ mit unterschiedlichem Nutzungsumfang im Rahmen des landesweiten Probe-Echtbetriebs an. 4 12. Welche Ausstattung (bitte Stellenzahl, Organigramm und Budget benennen) haben a) die Geschäftsstelle Schulbauoffensive der Berliner Bezirke (GSB) und b) die drei Regionalverbünde? 13. Wer übernimmt die Federführung für die Geschäftsstelle Schulbauoffensive der Berliner Bezirke (GSB)? 14. Wie viele der neu geschaffenen Stellen in der GSB sowie in den Regionalverbünden sind a) bereits ausgeschrieben worden (bitte unter Angabe des Ausschreibungsdatums)? b) bereits besetzt (bitte unter Angabe des Einstellungsdatums)? 15. Wurden Stellen in der GSB oder in den Regionalverbünden mit Personal besetzt, das zuvor bereits in den bezirklichen Ämtern oder bei der Senatsverwaltung beschäftigt war (bitte unter Angabe der Stellen begründen)? Wenn ja, welche der durch diese Verfahrensweise frei gewordenen Stellen konnten bisher neu besetzt werden? 16. Wie viele der den einzelnen Bezirken im Rahmen der Berliner Schulbauoffensive zur Verfügung stehenden Personalstellen sind aktuell vakant (bitte bezirksscharf und unter Angabe des prozentualen Soll-/Ist-Wertes)? 17. Aus welchen Gründen wurde die Zuordnung der GSB zum Bezirk Neukölln zwischenzeitlich aufgehoben und welche Auswirkungen hatte dies auf die zeitliche Umsetzung und auf die Ausgestaltung des Modells der Personalausstattung? Zu 12. bis 17.: Die GGSt BSO wurde mit RdB-Beschluss vom 24. Mai 2018 dem Bezirksamt Neukölln zugeordnet. Ihre Organisationsstruktur kann dem folgenden Organigramm entnommen werden: 5 Acht der zehn Stellen der GGSt BSO sind besetzt. Die übrigen zwei Stellenbesetzungsverfahren (Datenmanagement und Marketingassistenz) befinden sich kurz vor dem Abschluss (Stand: 23.04.2019). Die Senatsverwaltung für Finanzen hat dem Bezirksamt Neukölln für die Haushaltsjahre 2018 und 2019 eine Basiskorrektur von bis zu 1 Mio. € pro Jahr für die Finanzierung der GGSt BSO zugesagt. Im Jahr 2018 waren die Ausgaben aufgrund noch nicht besetzter Stellen weitaus geringer. Die Stellenbesetzungen erfolgten sowohl mit erfahrenem Verwaltungspersonal als auch mit gut ausgebildeten Nachwuchskräften, die eine hohe Motivation für die Themen der GGSt BSO mitbringen. Dadurch konnten eventuell entstehende Vakanzen in anderen Ämtern der Berliner Verwaltung vermieden werden. Die Organisationsstruktur der Geschäftsstellen der Regionalverbünde kann dem folgenden Organigramm entnommen werden: Die personelle Ausstattung der Geschäftsstellen der Regionalverbünde wurde am 30. August 2018 durch die AG Ressourcensteuerung festgelegt. Bisher konnte eine Stelle besetzt werden (Assistenz im Regionalverbund Nordwest). Die übrigen Stellen wurden - bis auf die noch nicht näher bestimmte sechste Stelle des Regionalverbundes Ost sowie das IT-Management im Regionalverbund Südwest - ausgeschrieben. Die Stellenbesetzungsverfahren befinden sich zum Teil kurz vor dem Abschluss (Stand: 23.04.2019). Im Rahmen der o. g. Sitzung der AG Ressourcensteuerung wurden die personenbezogenen Sachmittel mit 5.000 € pro Stelle angesetzt. Die projektbezogenen Sachmittel wurden für 2018 mit 20.000 € und für 2019 mit 10.000 € je beteiligten Bezirk angesetzt. Die Finanzierung erfolgt in 2018 und 2019 als Basiskorrektur gegenüber dem Bezirk, in dem die Geschäftsstelle des Regionalverbundes ihren Sitz hat. Weitere Sachmittel müssten bei Bedarf bei der Senatsverwaltung für Finanzen beantragt werden. 6 18. Welches Verfahren für die Unterstützung der Stellenbesetzungen in den beteiligten Bezirken wurde von der GSB entwickelt? Zu 18.: Die GGSt BSO unterstützt die Geschäftsstellen der Regionalverbünde und Bezirke durch die Erstellung von „Beschreibungen des Aufgabenkreises“ und Stellenbewertungen sowie im Rahmen von Stellenbesetzungsverfahren (z. B. Erstellung von Fragebögen für Auswahlverfahren, Organisation und Finanzierung von Stellenausschreibungen über externe Dienstleister). Zudem hat sie die Voraussetzungen dafür geschaffen, ganze Stellenbesetzungsverfahren bis zur Unterbreitung eines Vertragsangebotes mit Bezug zur Berliner Schulbauoffensive für die Bezirke durchzuführen . So wurden Geschäftsprozesse definiert und ein zweiter Mandant im IT- Fachverfahren „rexx“ eingerichtet (siehe Antwort zu 9. bis 11.). 19. Welche verbindliche behördenübergreifende Netzwerkstruktur wurde von und mit den Bezirken für die Umsetzung der Berliner Schulbauoffensive aufgebaut? Zu 19.: Es wurde die folgende Netzwerkstruktur geschaffen: 7 20. Welche weiteren Ergebnisse wurden im Handlungsfeld 1 zur Umsetzung der Berliner Schulbauoffensive erzielt? Zu 20.: Die GGSt BSO befindet sich in einem engen und regelmäßigen Austausch mit den Regionalverbünden, um sie bei aktuellen Themen, die die Personalgewinnung betreffen , zu unterstützen. Die Aufbauphase der vier Organisationseinheiten wird noch etwas Zeit in Anspruch nehmen; Rollen und Aufgabenabgrenzungen werden bis zur Evaluierung weitestgehend geklärt sein können. Eine erhebliche Auswirkung auf die Ausgestaltung des Aufgabenfeldes der Personalgewinnung in der GGSt BSO hat das Personalpolitische Aktionsprogramm 2019/2020. Hier wird die verbindliche Implementierung von zentralen Bewerbungsbüros empfohlen; die organisatorische Umsetzung den jeweiligen Dienststellen im Rahmen der dezentralen Ressourcenverantwortung überlassen. Die GGSt BSO hat im Auftrag der Steuergruppe Taskforce Schulbau u. a. die Leitung der Arbeitsgruppe Personalbedarf übernommen, um gemeinsam mit den Serviceeinheiten Facility Management und den Schul- und Sportämtern Personalbedarfe herauszuarbeiten und sowohl qualitativ als auch quantitativ zu beschreiben . In die dezentrale Ressourcenverantwortung der einzelnen Bezirksverwaltungen kann, darf und soll die GGSt BSO nicht eingreifen; es können demnach nur Empfehlungen ausgearbeitet werden, so wie es in der vom RdB beschlossenen Konzeption auch verankert ist. Berlin, den 27. April 2019 In Vertretung Beate Stoffers Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie