Drucksache 18 / 18 742 Schriftliche Anfrage 18. Wahlperiode Schriftliche Anfrage der Abgeordneten Sibylle Meister und Bernd Schlömer (FDP) vom 30. April 2019 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 02. Mai 2019) zum Thema: Digitalisierung der Gehaltsabrechnungen im öffentlichen Dienst Berlin und Antwort vom 20. Mai 2019 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 23. Mai 2019 Die Drucksachen des Abgeordnetenhauses sind bei der Kulturbuch-Verlag GmbH zu beziehen. Hausanschrift: Sprosserweg 3, 12351 Berlin-Buckow · Postanschrift: Postfach 47 04 49, 12313 Berlin, Telefon: 6 61 84 84; Telefax: 6 61 78 28. Senatsverwaltung für Finanzen Frau Abgeordnete Sibylle Meister (FDP) und Herrn Abgeordneten Bernd Schlömer (FDP) über den Präsidenten des Abgeordnetenhauses von Berlin über Senatskanzlei - G Sen - A n t w o r t auf die Schriftliche Anfrage Nr. 18 / 18742 vom 30.04.2019 über Digitalisierung der Gehaltsabrechnungen im öffentlichen Dienst Berlin Im Namen des Senats von Berlin beantworte ich Ihre Schriftliche Anfrage wie folgt: 1.) Wie erhalten die Beschäftigten des öffentlichen Dienstes in Berlin ihre monatlichen Gehaltsabrechnungen ? (mit der Bitte um Angabe der Anzahl [elektronisch, ausgedruckt] in Zusammenhang mit der Übermittlungsform [Zustellung per Dienst-/Fachpost, Briefpost etc.])? Zu 1.: Für jede am Fachverfahren Integrierte Personalverwaltung (IPV) teilnehmende Verwaltung werden im Rahmen der monatlichen Personalabrechnung die Entgeltnachweise der eigenen Beschäftigten erstellt und an das IT- Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ) übertragen, wo sie gedruckt, kuvertiert und gesammelt per Dienst-/Fachpost an die jeweiligen Verwaltungen versandt werden. Im Nachgang erfolgt dann die weitere interne Verteilung an die Beschäftigten oder ggf. der Versand an die Privatanschrift. Die direkte Briefpostzustellung ist nur für die Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfänger generell vorgesehen, Briefpostversand kann jedoch auch für Aktive bei Bedarf im Einzelfall von der Dienstbehörde im System geschlüsselt werden. Die Entgeltnachweise werden dann vom ITDZ direkt an den zuständigen Postdienstleister übergeben. Monat Anzahl Entgeltnachweise per Dienst- /Fachpost Anzahl Entgeltnachweise per Briefpost (Versorgung) Anzahl insgesamt pro Monat 01/2018 92.199 3.407 95.606 02/2018 59.057 5.677 64.734 03/2018 47.297 3.468 50.765 04/2018 46.136 2.342 48.478 05/2018 101.400 62.174 163.574 06/2018 53.051 18.232 71.283 07/2018 56.305 4.159 60.464 Seite 2 von 4 08/2018 66.264 3.694 69.958 09/2018 56.578 2.474 59.052 10/2018 61.096 2.527 63.623 11/2018 143.032 63.957 206.989 12/2018 136.789 64.000 200.789 Summe 2018 867.379 217.879 1.085.258 Grundsätzlich wird ein Entgeltnachweis nur erstellt, wenn sich der Zahlbetrag gegenüber dem Vormonat verändert hat oder aus abrechnungstechnischen Gründen eine sogenannte Vollaktion erforderlich ist. Dadurch erklären sich Abweichungen in der monatlichen Anzahl. 2.) Gibt es verwaltungstechnische und rechtliche Vorgaben für Erstellung und Übermittlung dieser monatlichen Gehaltsabrechnungen? Wenn ja, wie lauten diese und wer legt die Auslegungsvorschriften fest? Gibt es unterschiedliche Standards bzw. Festlegungen für Landes- und Bezirksverwaltungen in Berlin? Zu 2.: Neben den rechtlichen Vorschriften (§ 108 Gewerbeordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 22. Februar 1999 (BGBl. I S. 202), zuletzt geändert durch Art. 1, 2 Zweites G zur Änd. bewachungsrechtlicher Vorschriften vom 29.11.2018 (BGBl. I S. 2666); Verordnung zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung nach § 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung (Entgeltbescheinigungsverordnung – EBV) vom 19. Dezember 2012 (BGBl. I S. 2712), zuletzt geändert durch Art. 6 Abs. 6 RV-Leistungsverbesserungs - und -Stabilisierungsgesetz vom 28.11.2018 (BGBl. I S. 2016)), gibt es keine verwaltungsinternen Vorgaben für deren Anfertigung. Die Entgeltnachweise basieren für die Beschäftigten der Haupt- und Bezirksverwaltung auf inhaltsgleichen Vorlagen . Bei der Übermittlung sind die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen für Personendaten zu beachten. 3.) Welche monatlichen Kosten entstehen dem Land Berlin aufgeschlüsselt nach Druck, Verpackung, Porto und Entgelte externer Dienstleister bzw. Kosten für die verwaltungsinterne Abwicklung? Zu 3.: Aufgrund des Servicevertrags mit dem ITDZ entstehen folgende Kosten in Euro: Monat Schnittstellen -service Druck Verpackung (Kuvertierung) Porto (Versorgung) Insgesamt pro Monat 01/2018 670 15.045 5.603 1.264 22.582 02/2018 670 14.620 3.763 3.160 22.213 03/2018 670 9.221 2.944 1.217 14.052 04/2018 670 8.853 2.810 867 13.200 05/2018 670 21.464 9.564 21.091 52.789 06/2018 670 10.889 4.154 6.213 21.926 07/2018 670 10.227 3.507 1.457 15.860 08/2018 670 13.358 4.055 1.309 19.393 09/2018 670 10.085 3.423 901 15.078 Seite 3 von 4 10/2018 670 11.075 3.687 983 16.415 11/2018 670 31.859 12.080 30.720 75.330 12/2018 670 24.439 11.721 30.593 67.423 Summe 2018 8.040 181.135 67.311 99.775 356.261 Aufwände, die darüber hinaus unter Umständen in den Verwaltungen direkt anfallen, sind nicht bekannt und können daher nicht beziffert werden. Es ist aber davon auszugehen, dass durch die (Mit-) Nutzung der ohnehin notwendigen Verteilungswege für interne Postsendungen, wenn überhaupt, nur marginale zusätzliche Kosten entstehen können. 4.) Ist geprüft worden, ob durch eine elektronische Übermittlung dieser Abrechnungen Kosten eingespart werden können? Wenn ja, wann und mit welchem Ergebnis erfolgte die Prüfung? 5.) Welche rechtlichen Voraussetzungen müssen erfüllt werden, um eine elektronische Übermittlung zu ermöglichen? 6.) Erfüllen alle per Dienst-/Fachpost zugestellten Gehaltsabrechnungen im Land Berlin die rechtlichen Voraussetzungen? Welche Bedingungen müssen hierbei erfüllt werden? 7.) Hat der Senat die Absicht, eine papierlose Übermittlung zeitnah den Beschäftigten des Landes Berlin anzubieten? Wenn nein, warum nicht? Zu 4. - 7.: Aufgrund der rechtlichen Bestimmung, dass die Beschäftigten eine Entgeltbescheinigung „erhalten“, ist der Arbeitgeber im Zweifelsfall verpflichtet, die datenschutzrechtlich abgesicherte Zustellung nachzuweisen. Das sofortige kuvertieren und versenden der verschlossenen Umschläge an die Postadresse oder die Dienstbehörde erfüllt diese Anforderungen. Innerhalb der Dienstbehörden haben die Verteilungsprozesse so abzulaufen, dass sie gegen unbefugte Zugriffe abgesichert sind. Die Beschäftigten haben den Anspruch auf eine Abrechnung in Textform, und zwar in der Form, dass sie zu Zwecken des Sozialgesetzbuches und zur Vorlage bei Gerichten verwendet werden kann. Dafür ist grundsätzlich derzeit noch die Papierform erforderlich . Eine elektronische Zustellungsart, die allen Anforderungen gerecht würde, existiert nicht; die Beschäftigten könnten daher nicht einheitlich in ein elektronisches Zustellungsverfahren umgeleitet werden. Ihnen könnte höchstens ein Angebot unterbreitet werden, das sie annehmen oder ablehnen können, wobei die einmal getroffenen Entscheidungen der Beschäftigten nicht dauerhaft verbindlich sind. Aktuell werden die Gehaltsnachweise durch die „Befüllung“ von Druckmasken im ITDZ erzeugt. Sie liegen somit nicht in einem elektronisch übermittelbaren Dateiformat vor. Nach dem derzeitigen Systemstand des IPV-Verfahrens ist eine elektronische Übermittlung von Entgeltnachweisen technisch nicht möglich. Das bedeutet, dass hierfür eine Lösung gefunden werden müsste, die nicht auf bereits bereitstehenden Schnittstellen basieren kann. Mithin wäre eine komplexe, teure Software- Neuentwicklung nötig. Seite 4 von 4 Die maschinellen Prozesse für die Erstellung der Druckformate wären in jedem Fall parallel aufrecht zu erhalten. Berlin, den 20. Mai 2019 In Vertretung Fréderic Verrycken Senatsverwaltung für Finanzen