Drucksache 18 / 18 858 Schriftliche Anfrage 18. Wahlperiode Schriftliche Anfrage des Abgeordneten Bernd Schlömer (FDP) vom 09. Mai 2019 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 10. Mai 2019) zum Thema: Faxen wir noch oder Mailen wir schon? Kundendialog im Zeitalter der Digitalisierung und Antwort vom 29. Mai 2019 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 03. Juni 2019) Die Drucksachen des Abgeordnetenhauses sind bei der Kulturbuch-Verlag GmbH zu beziehen. Hausanschrift: Sprosserweg 3, 12351 Berlin-Buckow · Postanschrift: Postfach 47 04 49, 12313 Berlin, Telefon: 6 61 84 84; Telefax: 6 61 78 28. Seite 1 von 3 Senatsverwaltung für Inneres und Sport Herrn Abgeordneten Bernd Schlömer (FDP) über den Präsidenten des Abgeordnetenhauses von Berlin über Senatskanzlei - G Sen - Antwort auf die Schriftliche Anfrage Nr. 18/18858 vom 09. Mai 2019 über Faxen wir noch oder Mailen wir schon? Kundendialog im Zeitalter der Digitalisierung ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Im Namen des Senats von Berlin beantworte ich Ihre Schriftliche Anfrage wie folgt: 1. Wie viele Faxgeräte (als Posteingangsstelle) befinden sich im Land Berlin derzeit im Betrieb für den Kundendialog mit Bürgerinnen und Bürgern (bitte Organisationseinheit sowie jeweilige Anzahl der Geräte mit ihrem Faxeingangsvolumen pro Tag benennen)? a) Wie viele Fax-Nachrichten von Bürgerinnen und Bürgern gehen dort monatlich ein? b) Welche genaue Funktion haben diese Faxgeräte im Allgemeinen? Welche Funktion hat die Empfangsbestätigung bzw. ein Sendebericht für den Einsender? c) Beabsichtigt der Senat, den Kundendialog via Faxgeräte einzustellen? Wenn Ja, zu welchem Zeitpunkt ? Wenn Nein, warum nicht? d) Welche Ausgaben bzw. welche Kosten sind dem Land Berlin für den Einsatz von Faxgeräten im Jahr 2018 entstanden (z.B. Papier, Tinte, Neu- oder Ersatzbeschaffungen o.ä.) e) Ist es zutreffend, dass per Fax versandte (und im Original unterschriebene) Anträge, Belege oder Dokumente (für die eine Signatur von Bürgerinnen und Bürger erforderlich ist) als tatsächlich unterschrieben anerkannt werden – auch wenn nur ein Ausdruck vorliegt? Warum wird eine in dieser Weise bereitgestellte Unterschrift anerkannt? f) Wird dem Justizwesen eine langfristige Sonderrolle bei der Nutzung von Faxgeräten zugewiesen? Wenn Ja, warum? Zu 1.: Eine statistische Erhebung über die Anzahl von Faxgeräten liegt nicht vor. In der Verwaltung wird großteils das UMS-Verfahren (Unified Messaging System) eingesetzt . Das heißt, eingehende Faxnachrichten werden in digitaler Form auf den PC übermittelt. Aktuell werden rund 1.100 UMS-Faxnummern verwendet. a) Über die benannte Anzahl der UMS-Faxnummern gingen im Zeitraum Januar bis April 2019 rund 341.500 Faxe ein, rund 87.600 Faxe wurden versandt. Der auf Bürgerinnen und Bürger entfallende Anteil lässt sich nicht ermitteln. b) In der Berliner Verwaltung dient das Fax als Kommunikationskanal zum Dokumentenaustausch mit Bürgerinnen und Bürgern, Gewerbebetreibenden und Behörden. Eine Empfangsbestätigung bzw. ein Sendebericht kann dem Einsender als Nachweis über den erfolgreichen Versand dienen. Eine Rechtsvorschrift, wonach der Emp- Seite 2 von 3 fangsbestätigung bzw. dem Sendebericht automatisch eine bestimmte Wirkung zukommt , existiert nicht; jedoch können sie im Rahmen der freien Beweiswürdigung Berücksichtigung finden. c) Derzeit gibt es keine Bestrebungen, die Kundenkommunikation via Faxgeräte einzustellen . Obgleich im Rahmen der Umsetzung des E-Governmentgesetzes (EGovG Berlin) die Einführung bzw. Weiterentwicklung der medienbruchfreien und sicheren elektronischen Kommunikation forciert wird, ist ein Verzicht auf die Kommunikation via Fax derzeit nicht beabsichtigt. d) Eine Kostenangabe explizit für den Einsatz von Faxgeräten kann nicht ermittelt werden. Die Kostenrechnung für Produkte zur Telekommunikation umfasst die entstehenden Aufwendungen sowohl für Fax als auch Telefonie. Eine Differenzierung erfolgt dabei nicht. e) Das Verwaltungshandeln ist grundsätzlich formfrei. Es bestehen keine Rechtsvorschriften , die für den Versand von Fax eine Signaturpflicht bestimmen. Die Verwendung einer Signatur ist eine Möglichkeit zur Ersetzung der Schriftform im Wege der elektronischen Kommunikation, vgl. hierzu weiter die Ausführungen zu 2c) und 2d). f) Der Einsatz von Faxgeräten wird durch keine landesweite Vorgabe geregelt. Welche Zugangskanäle der Telekommunikation für den Dialog mit Bürgerinnen und Bürgern sowie Gewerbebetreibenden genutzt und angeboten werden, obliegt unter Berücksichtigung der gesetzlichen Regelungen der Behörde und wird in Rahmen der eigenen Organisationsverantwortung entschieden. Dies gilt ebenso im Justizwesen. 2. Wie viele dienstliche E-Mailadressen (als Posteingangsstelle) befinden sich im Land Berlin derzeit im Betrieb für den Kundendialog mit Bürgerinnen und Bürgern (bitte ohne Online-Terminvergabe)? a) Wie viele dienstliche E-Mails von Bürgerinnen und Bürgern gehen dort monatlich ein? b) Welche genaue Funktion haben diese dienstlichen E-Mail-Adressen im Allgemeinen? Ist eine automatische Empfangsbestätigung eingestellt? Wenn Nein, warum nicht? c) Ist es zutreffend, dass per E-Mail versandte (und im Original unterschriebene) Anträge, Belege oder Dokumente (für die eine Signatur von Bürgerinnen und Bürger erforderlich ist) als tatsächlich unterschrieben anerkannt werden – auch wenn bspw. nur ein eingescanntes pdf-Dokument übermittelt worden ist? Warum wird eine in dieser Weise bereitgestellte Unterschrift anerkannt? d) Werden E-Mails von Bürgerinnen und Bürgern ohne Anhänge als unterschrieben anerkannt, auch wenn eine (elektronische) Signatur fehlt (bitte Antwort mit Begründung)? Zu 2.: Eine statistische Erhebung über die Anzahl dienstlicher E-Mailadressen als Poststelle für den Kundendialog mit Bürgerinnen und Bürgern liegt nicht vor. a) Eine statistische Erhebung über die Anzahl eingehender dienstlicher E-Mails von Bürgerinnen und Bürgern liegt nicht vor. b) Diese funktionalen E-Mailadressen dienen als erste Anlaufstelle für allgemeine Anfragen der Bürgerinnen und Bürger, Gewerbebetreibenden oder anderen Behörden. Die Einstellung einer automatischen Empfangsbestätigung ist durch keine landesweite Vorgabe geregelt. c) und d): Auch hier gilt, dass das Verwaltungshandeln grundsätzlich formfrei ist. Sieht eine Rechtsvorschrift abweichend davon die Schriftform vor, kann diese gemäß § 1 Abs. 1 VwVfg Bln, § 3a Abs. 2 VwVfG durch die elektronische Form ersetzt wer- Seite 3 von 3 den, sofern durch die Rechtsvorschrift nichts anderes bestimmt ist. Der elektronischen Form genügt nach § 3a Abs. 2 VwVfG insbesondere ein elektronisches Dokument , das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Zudem nennt die Vorschrift weitere Verfahren zur Ersetzung einer Schriftform. Ob in der Praxis über diese gesetzlichen Regelungen hinaus Dokumente als der Schriftform genügend anerkannt werden, und warum dies gegebenenfalls erfolgt, ist hier nicht bekannt . 3. Welche rechtlichen oder technischen Änderungen wird es für den Kundendialog bis zum 31. Januar 2020 für Berliner Bürgerinnen und Bürger geben? Zu 3.: Das Onlinezugangsgesetz Berlin (OZG Bln) wurde in diesem Quartal in das Abgeordnetenhaus Berlin zur Beratung und Beschlussfassung eingebracht. Eine Verabschiedung ist im vierten Quartal 2019 zu erwarten. Anknüpfend an das Gesetz zur Anpassung der Formanforderungen im Berliner Landesrecht (FormAnpassG) vom 02.02.2018 wird derzeit ein Verordnungsentwurf, der Formerfordernisse in zahlreichen Rechtsverordnungen des Berliner Landesrechts beseitigen soll, erarbeitet und abgestimmt. Überdies werden die angebotenen Berliner Onlinedienste sowie das Bürgertelefon 115 kontinuierlich weiter ausgebaut. Berlin, den 29. Mai 2019 In Vertretung Sabine Smentek Senatsverwaltung für Inneres und Sport