Drucksache 18 / 20 314 Schriftliche Anfrage 18. Wahlperiode Schriftliche Anfrage des Abgeordneten Stefan Franz Kerker (AfD) vom 18. Juli 2019 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 22. Juli 2019) zum Thema: Dienstleistungen für die verfahrensabhängige IKT (SenBildJugFam) – Umsetzung des E-Government-Gesetzes (EGovG Bln) und Antwort vom 09. August 2019 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 13. Aug. 2019) Die Drucksachen des Abgeordnetenhauses sind bei der Kulturbuch-Verlag GmbH zu beziehen. Hausanschrift: Sprosserweg 3, 12351 Berlin-Buckow · Postanschrift: Postfach 47 04 49, 12313 Berlin, Telefon: 6 61 84 84; Telefax: 6 61 78 28. Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie Herrn Abgeordneten Stefan Franz Kerker (AfD) über den Präsidenten des Abgeordnetenhauses von Berlin über Senatskanzlei - G Sen - A n t w o r t auf die Schriftliche Anfrage Nr. 18/20314 vom 18. Juli 2019 über Dienstleistungen für die verfahrensabhängige IKT (SenBildJugFam) – Umsetzung des E-Government-Gesetzes (EGovG Bln) ___________________________________________________________________ Im Namen des Senats von Berlin beantworte ich Ihre Schriftliche Anfrage wie folgt: 1. a.) Wie stellt sich für den Bereich Bildung der aktuelle Arbeitsstand auf dem Weg zur „Digitalen Verwaltung“ und Umsetzung des E-Government-Gesetzes dar? Welche Projekte und Vorhaben wurden umgesetzt? b.) Welche externen Unterstützungs-und Beratungsdienstleister wurden für die laufende GPO und die Umsetzung des E-Government-Gesetzes als Kooperationspartner verpflichtet? Zu 1.: a) Für den Bereich der Bildung innerhalb der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie konzentrieren sich, neben den in den folgenden Fragestellungen genannten Projekte und Vorhaben, die Digitalisierungs- und Umsetzungsprozesse gemäß E-Government-Gesetz im Wesentlichen auf den Bereich eGovernment@School mit der Anpassung, Weiterentwicklung und Ausrollung der Berliner LUSD. In diesem Zusammenhang sind folgende Umsetzungen erfolgt: Anschluss von 292 öffentlichen Berliner Schulen Prozesserfassung/-optimierung und Digitalisierung von Stammdaten und Zeugnisschreibung für Schülerinnen und Schüler der Primarstufen Prozesserfassung/-optimierung und Digitalisierung von schulischen Abschlüssen der Sekundarstufe I Prozesserfassung/-optimierung und Digitalisierung der Einschulungsprozesse 2 b) Für die Erfassung und Dokumentation der Fachprozesse gemäß Vorgaben der IKT- Steuerung wird das Projekt eGovernment@School durch den externen Prozessarchitekten Herrn Dr. Holger Heubner unterstützt. 2. a.) Welche konkreten Projekte und Vorhaben im Bereich IKT und GPO verfolgt die SenBildJugFam bis 2026? b) In der Roten Nummer vom 15. Mai 2018, Anlage 1, Lfd. Nr. 7-22) werden Projekte und Vorhaben der SenBildJugFam aufgelistet. Bitte um detailliertere Beschreibung dieser Projekte/Vorhaben. Zu 2 a): Die aktuellen Projektplanungen im zentralen GPM erstrecken sich bisher auf den Zeitraum des kommenden Doppelhaushalts 2020-21. Folgende Projekte sind aktuell in der Planung und Umsetzung: SenBildJugFam und BA Spandau: Geschäftsprozessoptimierung und Digitalisierung des Prozesses „Einbindung der VHS-Cloud - Digitales Unterrichtsangebot“ SenBildJugFam und BA Reinickendorf: Geschäftsprozessoptimierung und Digitalisierung des Prozesses „Erarbeitung der Einschulungsbereiche“ SenBildJugFam (Intern): Geschäftsprozessoptimierung und Digitalisierung des Prozesses „Einschulung und Verteilung der Einschulungskinder“ SenBildJugFam (Intern): Geschäftsprozessoptimierung und Digitalisierung des Prozesses „Verteilung von Schülerinnen und Schülern auf weiterführende Schulen“ SenBildJugFam (Intern): Geschäftsprozessoptimierung und Digitalisierung des Prozesses „Integration von EALS in die Berliner LUSD) SenBildJugFam (Intern): Geschäftsprozessoptimierung und Digitalisierung des Prozesses „Schulische Abschlüsse der Sekundarstufe I“ SenBildJugFam (Intern): Geschäftsprozessoptimierung und Digitalisierung des Prozesses „Einbindung von Prozessbeteiligten (Eltern, Betriebe, …) gemäß Online-Zugangs-Gesetz“ SenBildJugFam (Intern): GPM-Projekt zur Organisation des Schuljahres (siehe unten Nr. 21) IT-Unterstützung für den edukativen Bereich der allgemeinbildenden Schulen durch IT- Experten. Zu 2 b): Nr. 7: Die Prozesse der gymnasialen Oberstufe werden zurzeit durch verschiedene IT- Fachverfahren unterstützt, die im Zuge der Einführung der Berliner LUSD abgelöst werden. Mit der Prozessanalyse und der darauf aufbauenden Einführung der Berliner LUSD für diese Prozesse werden folgende Ziele erreicht: 3 • Verwaltungsvereinfachung durch Digitalisierung (verfügbare Informationen, digitale Kommunikation, gemeinsame Aufgabenerledigung) • Berlinweite Prozess-Standardisierung • Gewährleistung einer einheitlichen Anwendung des geltenden Regelwerks Nr. 8: Die Prozesse zur Archivierung schulischer Dokumente werden zurzeit durch verschiedene IT-Fachverfahren unterstützt. Bestehende IT-Fachverfahren werden im Zuge der Einführung der Berliner LUSD abgelöst, an Schulen, die bisher ohne IT gearbeitet haben, werden diese Prozesse dann erstmals elektronisch unterstützt. Mit der Prozessanalyse und der darauf aufbauenden Einführung der Berliner LUSD für diese Prozesse werden folgende Ziele erreicht: • Verwaltungsvereinfachung durch Digitalisierung (verfügbare Informationen) • Berlinweite Prozess-Standardisierung • Gewährleistung einer einheitlichen Anwendung des geltenden Regelwerks • Einhaltung von IT-Sicherheits- und Datenschutzstandards Nr. 9: Das Führen einer Schülerakte erfolgt zurzeit grundsätzlich in Schriftform. Wenn eine IT- Unterstützung in den Schulen vorhanden ist, erfolgt diese durch unterschiedlichste Verfahren. Bestehende IT-Fachverfahren werden im Zuge der Einführung der Berliner LUSD abgelöst. Schulen, die bisher ohne IT gearbeitet haben, werden bei der Führung die Schülerakte dann erstmals elektronisch unterstützt. Mit der Prozessanalyse und der darauf aufbauenden Einführung der Berliner LUSD werden folgende Ziele erreicht: • Verwaltungsvereinfachung durch Digitalisierung (verfügbare Informationen) • Berlinweite Prozess-Standardisierung • Gewährleistung einer einheitlichen Anwendung des geltenden Regelwerks • Einhaltung von IT-Sicherheits- und Datenschutzstandards Nr. 10: Elektronische Service-Funktionen für Bürgerinnen und Bürger (z.B. Schüleranmeldung, Schulwechsel, Schulbescheinigungen, Anträge auf vorzeitige Einschulung) sind nicht etabliert. Diese werden perspektivisch durch die Berliner LUSD unterstützt. Zudem wird mit der Prozessanalyse die Umsetzung des § 4 Abs. 6 EGovG BLN vorbereitet, der am 1.1.2020 in Kraft tritt: „Verwaltungsverfahren sind unbeschadet des Absatzes 7 in elektronischer Form abzuwickeln, soweit nicht Rechtsvorschriften entgegenstehen.“ Mit der Prozessanalyse und der darauf aufbauenden Einführung der Berliner LUSD für diese Prozesse werden folgende Ziele erreicht: • Transparentes Verwaltungshandeln • Erleichterung der Mitwirkung an administrativen Prozessen des Schulwesens • Bürgerfreundlichkeit 4 Nr. 11: Das unter Nr. 11 genannte Vorhaben wird in unterschiedliche Schritte unterteilt. Für die erste Ausbaustufe wurden die Prozesse der Einschulung, Verteilung der Kinder auf Wunschschulen und die damit verbundene Schulpflichtüberwachung erfasst und optimiert. Mit der Digitalisierung dieser Prozesse werden die Daten der Einschulungskinder zukünftig ohne Medianbruch vom Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten geliefert, auf die Schulen des jeweiligen Einzugsbereichs verteilt und gemäß rechtlicher Vorgaben auf die Wunschschulen verteilt. Mit der Digitalisierung dieser Prozesse werden folgende Ziele erreicht: • Transparentes Verwaltungshandeln für alle Prozessbeteiligte (Schulen, Schulaufsicht, Bezirke) • Erleichterung der Mitwirkung an administrativen Prozessen des Schulwesens (z. B. Schulen müssen die Einschulungskinder nicht mehr erfassen, Bezirke müssen keine Excel-Listen mehr per Mail versenden und auswerten) Nr. 12: Die Migration der im Rahmen des Projektes ISBJ-Jugendhilfe in ADONIS erfassten Geschäftsprozesse der Aufgabenbereiche Wirtschaftliche Jugendhilfe (WJH), Regionaler Sozialer Dienst inkl. Kinderschutz (RSD) sowie Vormundschaften, Beistandschaften und Unterhaltsvorschuss (V/Bei/UV), die die Grundlage für die Anpassung der Software SOPART Jugendhilfe (ISBJ) auf ADONIS NP ist noch nicht erfolgt. Die Prozesslandschaft für die Aufgabenfelder Kindertagesbetreuung sowie Tagespflege wird aktuell im Rahmen des Projektes ISBJ-ReDesign migriert bzw. angepasst. Nr. 13: Die Geschäftsprozesse im Aufgabenfeld Pflegekinderdienst (PKD) sind im Jahr 2019 im Rahmen des Projektes ISBJ-Jugendhilfe / SoPart aufgenommen worden. Nr. 14: Die Anbindung des Berliner Notdienstes Kinderschutz (BNK) an das neue Fachverfahren ISBJ-Jugendhilfe / SoPart erfolgt im laufenden Jahr 2019. Soweit erforderlich wurden in der Software Anpassungen in den Geschäftsprozessen für den eigenen Mandanten angelegt . Nr. 15: Die Geschäftsprozesse der zentralen Jugendgerichtshilfe (zJGH) wurden im Rahmend es Projektes ISBJ-Jugendhilfe / SoPart“ aufgenommen und in der Software umgesetzt. Seit Anfang 2018 arbeitet die zJGH mit der Software SoPart. Nr. 16: Die Umwandlung des bisherigen Fachverfahrens ZVK/UVK im Aufgabenfeld Unterhaltsvorschuss erfolgt nach Abschluss der aktuell laufenden Migration auf das neue Fachverfahren ISBJ-Jugendhilfe / SoPart. Nach derzeitiger Planung soll die Umwandlung Mitte 2020 beginnen. Nr. 17: Hierzu laufen noch fachliche und rechtliche Prüfungen zu den Möglichkeiten einer Umsetzung , die im Weiteren in das Projekt „ISBJ-ReDesign“ einfließen. 5 Nr. 18: Im Zuge der Einführung des neuen Fachverfahrens Kita-Navigator (voraussichtlich 09/10- 2019) werden die Geschäftsprozesse zur Erfassung von Vormerkungen geändert. Nr. 19: Im Rahmen einer Organisations- und Prozessanalyse wurden alle wesentlichen Prozesse der Adoptionsvermittlungsstelle der SenBildJugFam unter Beteiligung der Adoptionsfachkräfte und unter Berücksichtigung der organisatorischen, technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen erhoben, analysiert und optimiert. Ziel ist die Digitalisierung der optimierten Prozesse und deren Integration in die IT-Architektur und Infrastrukturlandschaft Integrierte Software Berliner Jugendhilfe (ISBJ) durch die Standardfachsoftware SoPart kommunal (Modul ADO). Die Vorgehensweise orientierte sich an dem idealtypischen Phasenmodell des Geschäftsprozessmanagements (Vgl. SenInnDS, Praxisleitfaden Geschäftsprozessmanagement , S. 14). Das Teilprojekt Geschäftsprozessoptimierung befindet sich in der Finalisierungsphase, so dass unmittelbar mit dem Teilprojekt Digitalisierung begonnen werden kann. Nr. 20: Der Berliner Senat hat am 3. Mai 2016 auf Antrag der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Wohnen beschlossen, dass alle Ausschreibungen von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen elektronisch über die Vergabeplattform Berlin (https://www.berlin.de/vergabeplattform/) abzuwickeln sind. Bei der sogenannten eVergabe handelt es sich um einen sehr komplexen, aus einer Vielzahl von Prozessschritten bestehenden Prozess, der unter Beachtung des ebenso komplexen Vergaberechts mit Hilfe einer umfangreichen Onlineanwendung abzuwickeln ist. Dies ist nur durch geschultes Personal, welches mit der notwendigen Routine agiert, umsetzbar. Eine entsprechende Professionalisierung ist durch die Bündelung von Vergabevorgängen in zentralen Vergabestellen erreichbar. Vor diesem Hintergrund strebt die SenBildJugFam eine organisatorische Neuausrichtung an. Die sich durch die Nutzung der Vergabeplattform Berlin und die Bündelung in einer zentralen Vergabestelle ändernden Prozesse wurden unter Beteiligung der Anwenderinnen und Anwender erhoben, analysiert und optimiert. Die Vorgehensweise orientierte sich an dem idealtypischen Phasenmodell des Geschäftsprozessmanagements. Das Projekt befindet sich in der Finalisierungsphase, d.h. die erarbeiteten Soll-Prozesse werden zeitnah durch die Prozessverantwortlichen freigegeben und entsprechend organisatorisch umgesetzt. Nr. 21: Im Rahmen einer Organisations- und Prozessanalyse wird durch den Bereich Geschäftsprozessmanagement im Ministerialbereich der SenBildJugFam der Prozess der Einstellung von Lehrkräften optimiert und ggf. (weiter) digitalisiert. Dabei handelt es sich um einen hochkomplexen Prozess mit einer Vielzahl von Prozessbeteiligten. Der Prozess der Einstellung von Lehrkräften (zweimal jährlich) ist berlinweit in der SenBildJugFam einzigartig und von großer politischer Bedeutung. Die Betrachtung des Prozesses verspricht ein hohes Optimierungspotential in Bezug auf Standardisierungs- und Digitalisierungsmöglichkeiten und damit einen hohen Nutzen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Bürgerinnen und Bürger (im Sinne von Bewerberinnen und Bewerbern) u.a. durch die Senkung von Durchlauf-, Bearbeitungs- und Wartezeiten und unter dem Aspekt der angespannten Personalsituation in der Personalstelle. Das Projekt befindet sich in der Initialisierungsphase . 6 Nr. 22: Das Projektvorhaben ist thematisch in Nr. 21 aufgegangen und wird dort bearbeitet . 3. a.) Im Einzelplan 10 des Entwurfs für den Haushalt 2020/21 sind auf Seite 119 unter dem Titel 51185 (neu) Mittel für „Dienstleistungen für die verfahrensabhängige IKT“ vorgesehen. Zudem wird für die Folgejahre bis 2026 eine Verpflichtungsermächtigung erteilt. Wofür sollen die Mittel für „Dienstleistungen für die verfahrensabhängige IKT“ in den Jahren 2020-2026 konkret eingesetzt werden? (Bitte um konkrete Beschreibung der Projekte und Vorhaben und Aufschlüsselung der Mittelverwendung) b.) Welcher Anteil der eingestellten Mittel entfällt auf Verfahren in der zentralen Verwaltung, und welcher Anteil kommt den Schulen, sonstigen Bildungsstätten etc. zugute? c.) Wie hoch ist der Anteil, der auf Neuentwicklung von verfahrensspezifischer Software entfällt? Wie hoch ist der Anteil, der für verfahrensabhängige IKT in der Betriebsphase aufgewendet werden muss? d.) Welche Software und Verfahren werden bislang verwendet, welche Software und Verfahren sollen die bisherigen Verfahren ersetzen und welche Software und Verfahren sollen als grundlegende Neuerung für neue Maßnahmen eingeführt werden? (Bitte um Aufschlüsselung der Kosten für initiale Beschaffung und Entwicklung, Kosten für Rollout in Schule und Verwaltung sowie fortlaufende Kosten für Aktualisierungen, Serviceleistungen, etc.) e.) Warum werden so langlaufende Verpflichtungsermächtigungen benötigt? f.) In welcher Form werden die Erfassung der Fehlzeiten der Schüler und das Elektronische Klassenbuch weiterentwickelt und in die Praxis implementiert? Zu 3 a): Um den Support der IT an den Berliner allgemein bildenden Schulen zu verbessern, wurde das Pilotprojekt zur „IT-Wartung durch Externe“ 2016/17 durchgeführt, wissenschaftlich begleitet und ausgewertet. Seit 2018 wurden über einen Rahmenvertrag der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie mit der Firma Bechtle GmbH IT Systemhaus Berlin 266 allgemeinbildende Schulen in die IT-Wartung durch Externe aufgenommen. Eine neue Vergabe ist erfolgt, so dass nach Vergabe weitere Schulen ab Februar 2019 in das Projekt aufgenommen wurden. Den Zuschlag haben die Firmen Bechtle GmbH IT Systemhaus Berlin sowie die Firma CANCOM on line GmbH erhalten. Bis Sommer 2019 ist es mit den vorhandenen finanziellen Ressourcen möglich gewesen, ca. 80 % der Berliner Schulen in das Projekt IT-Wartung aufzunehmen und damit deutlich schneller als geplant das Projekt so stark auszuweiten. Zu 3 b): Gemäß Rahmenvertrag hat jede allgemein bildende Schule im Projekt „IT-Unterstützung für den edukativen Bereich der allgemeinbildenden Schulen durch IT-Experten“ eine Technikerin bzw. einen Techniker einmal die Woche für 8 Stunden zur Verfügung. Im Regelfall betreut ein IT-Administrator 5 Schulen in der Woche (1 Schule pro Tag). Diese Form der Betreuung hat sich bei den allgemein bildenden Schulen bewährt. Die Schulen werden bei den anfallenden IT-Themen stark entlastet. Die IT-Infrastruktur ist durch die kontinuierliche Wartung deutlich zuverlässiger einsetzbar. Zu 3 c): 2020 2021 12,6 Mio. € 12,5 Mio. € Zu 3 d): 2020 2021 12,6 Mio. € 12,5 Mio. € 7 Zu 3 e): Die Schulen sollen mit der IT im Unterricht zuverlässig arbeiten können, so dass verlässliche IT Wartung und Support notwendig sind. Zu 3 f): Derzeit erfolgt die Erfassung der Fehlzeiten der Schülerinnen und Schüler in unterschiedlichen z. T. elektronischen Systemen. Wenn die öffentlichen Berliner Schulen einheitlich an das zentrale Schulmanagementsystem der Berliner LUSD angeschlossen sind, wird ein Folgeprojekt die Möglichkeiten der Fehlzeitenerfassung, z. B. durch ein elektronisches Klassenbuch weiter verfolgen. Berlin, den 9. August 2019 In Vertretung Beate Stoffers Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie