Drucksache 18 / 20 365 Schriftliche Anfrage 18. Wahlperiode Schriftliche Anfrage des Abgeordneten Stephan Lenz (CDU) vom 29. Juli 2019 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 30. Juli 2019) zum Thema: Aktuelle Situation der Standesämter in Berlin (II) und Antwort vom 14. August 2019 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 20. Aug. 2019) Die Drucksachen des Abgeordnetenhauses sind bei der Kulturbuch-Verlag GmbH zu beziehen. Hausanschrift: Sprosserweg 3, 12351 Berlin-Buckow · Postanschrift: Postfach 47 04 49, 12313 Berlin, Telefon: 6 61 84 84; Telefax: 6 61 78 28. Seite 1 von 7 Senatsverwaltung für Inneres und Sport Herrn Abgeordneten Stephan Lenz (CDU) über den Präsidenten des Abgeordnetenhauses von Berlin über Senatskanzlei - G Sen - Antwort auf die Schriftliche Anfrage Nr. 18/20365 vom 29. Juli 2019 über Aktuelle Situation der Standesämter in Berlin (II) ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Im Namen des Senats von Berlin beantworte ich Ihre Schriftliche Anfrage wie folgt: Vorbemerkung: Die erfragten statistischen Daten werden nicht zentral erfasst. Die Beantwortung der Fragen basiert auf einer Umfrage in allen Berliner Standesämtern. 1. Wie hat sich die aktuelle Situation in den Berliner Standesämtern in Bezug auf personelle Engpässe seit meiner letzten Anfrage vom 11. Januar 2018 (Drs. 18/13117) verändert? Zu 1.: Der Senat hat die in der Organisationsuntersuchung Standesämter durchgeführte und für die Bezirksebene spezifizierte Personalbedarfsermittlung im Wesentlichen bestätigt. Mit 7,9 dauerhaften Vollzeitäquivalenten kann eine zentrale Service-Stelle für die Standesämter aufgebaut werden und mit 6 temporären Vollzeitäquivalenten können die in den Standesämtern bestehenden Bearbeitungsrückstände abgebaut werden. Der darüber hinausgehende, in der Organisationsuntersuchung errechnete Personalmehrbedarf wird von den Bezirken im Rahmen der für diese Legislaturperiode vorgesehenen Personalmittel eigenständig finanziert. In diversen Bezirken wurden entsprechend der Ergebnisse aus der Organisationsuntersuchung bereits zusätzliche Stellen für die Standesämter zur Verfügung gestellt. 2. Welche Schlüsse hat die zuständige Senatsverwaltung aus den Ergebnissen der zwischenzeitlich veröffentlichten Organisationsuntersuchung gezogen? Zu 2.: Die Organisationsuntersuchung Standesämter war ein erster Schritt zur Weiterentwicklung der Berliner Standesämter, die mittelfristig zu einer verbesserten Servicequalität in Verbindung mit kürzeren Wartezeiten („externe Perspektive“) und zu verbindlichen Standards mit ausreichender Personal- und Sachmittelausstattung („interne Perspektive“) führen soll. Aus den in der Organisationsuntersuchung identifizierten Schwachstellen wurden 10 konkreten Maßnahmen abgeleitet, die nun Zug Seite 2 von 7 um Zug im Zusammenwirken mit den Bezirken in Umsetzungsprojekte überführt werden . In personeller Hinsicht wurde die Erweiterung des Personalkörpers (vgl. Antwort auf Frage 1) erreicht und die Stellenbewertungen überprüft, um einen Anreiz in der Personalgewinnung zu schaffen. In organisatorischer Hinsicht wurde die Einrichtung einer Service-Stelle konzipiert, die die Standesämter um nicht-standesamtliche Aufgaben entlastet und die „Task- Force“ zur Abarbeitung von Bearbeitungsrückständen in allen Bezirken koordiniert. Die Inbetriebnahme ist in Vorbereitung. Ein weiterer Aspekt ist die Optimierung von Geschäftsprozessen, um eine effektivere Erfüllung der Aufgaben zu erreichen. Bis Ende 2020 werden alle Fachprozesse der Standesämter dokumentiert und auf ihr Optimierungspotenzial überprüft. Die daraus entstehende Prozesslandkarte wird die Grundlage für ein modernes Wissensmanagement in der Aus- und Fortbildung sein. Im Hinblick auf Digitalisierungsmaßnahmen wird es ab Ende 2019 für Krankenhausbetriebe und Bestattungsunternehmen möglich sein, Geburten und Sterbefälle online vorab im Standesamt anzuzeigen. Standesämter werden damit in die Lage versetzt, Beurkundungen soweit vorzubereiten, bis das rechtlich zwingend vorgeschriebene Schriftformerfordernis erfüllt ist. Somit kann die Wartezeit auf die Geburts- und Sterbefallurkunden für Bürgerinnen und Bürger verkürzt werden. Ebenso ist für 2020 die flächendeckende Einführung des Terminbuchungssystems in den Standesämtern vorgesehen. Zugleich wird ein gesamtstädtischer, verbindlicher Steuerungsmechanismus in Analogie zu dem Vorgehen in den Bürgerämtern auch für die Standesämter etabliert. Wesensmerkmal sind auf Kennzahlen basierende Leistungsziele und Standards, die der Senat gemeinsam mit den Bezirken festlegt. Die bezirklichen Bürgerdienste verpflichten sich zu deren Einhaltung. Die Hauptverwaltung misst kontinuierlich deren Einhaltung, stellt den Bezirken steuerungsrelevante Informationen bereit und unterstützt diese aktiv bei der Zielerreichung. Zur Unterstützung der gesamtstädtischen Steuerung der Ämter für Bürgerdienste wurde aufseiten des Senats eine „Monitoring- Stelle Bürgerdienste“ eingerichtet, die das Steuerungssystem für die Standesämter derzeit in eine bezirksübergreifende Steuerungsstruktur überführt. Nur die Summe aller aus der Organisationsuntersuchung Standesämter resultierenden Maßnahmen können zu spürbaren Verbesserungen der Situation in den Standesämtern führen. 3. Wie lange beträgt aktuell die durchschnittliche Wartezeit für einen Termin und die Zusendung von Dokumenten in Berliner Standesämtern (aufgelistet nach Bezirken und Anliegen)? Zu 3.: durchschnittliche Wartezeit für einen Termin durchschnittliche Wartezeit für Dokumentenzusendung BA Charlottenburg- Wilmersdorf Anmeldung Eheschließung 6 Wochen, Bedarfsfall kürzer; Eheschließung nach Verfügbarkeit Geburt offene Sprechstunde Vaterschaftsanerkennung 6 Wochen Neugeborenenbeurkundung: 7 Tage Sterbefallbeurkundung: 3 Tage Urkundenanforderung: 3 Tage bei Vorauszahlung (ePayment), 7 Tage bei Rechnung BA Friedrichshain- Kreuzberg Das Standesamt arbeitet mit einer offenen Sprechstunde, zu der Kunden/innen entsprechend ihren zeitlichen Möglichkeiten kommen und sodann direkt erforderliche Dokumente erhalten. BA Lichtenberg keine statistische Erhebung, es erfolgt die Freigabe von Tagestermidurchschnittlich zwischen zwei bis sechs Wochen Seite 3 von 7 nen, mittelfristigen und langfristigen Terminen bis zu 112 Tagen, Wartezeiten sind registerabhängig BA Marzahn- Hellersdorf Die meisten Anliegen werden bei einer Vorsprache zu den Öffnungszeiten ohne Termin erledigt; ansonsten 4 – 8 Wochen eine Woche BA Mitte Anmeldung Eheschließung Terminreservierung für die folgenden 60 Tage möglich. Freigeschaltete und freigewordene Termine sind fast immer sofort ausgebucht. Neugeburten. 5 Wochen, Sterbefälle. 4 Wochen, Urkundenanforderungen 2 und 5 Tagen BA Neukölln Infolge Spontansprechstunden bestehen keine oder nur geringe Wartezeiten. Ca. 3 Wochen (inkl. Rechnungsstellung und Bezahlung) BA Pankow Anmeldung Eheschließung durchschnittlich 2,5 Monate Urkundenbestellung bis zu 4 Wochen BA Reinickendorf Anmeldung Eheschließung: bis zu 26 Werktage Anmeldung Geburt: 5 Werktage Eheschließungstermin: 7-14 Werktage (während der „Hochsaison “ bis 52 Werktage) nachträgliche Urkundenausstellung, Sterbefallanzeige: ohne Termin innerhalb der Sprechzeiten Vaterschaftsanerkennungen, namensrechtliche Erklärungen: 5 Werktage Nachbeurkundungen: bei entsprechender Personalstärke innerhalb der Sprechzeiten, sonst bis zu 26 Werktage Bescheinigung über Anmeldung zur Eheschließung und Terminzettel Eheschließung : Ausstellung unmittelbar im Anschluss an die Anmeldung zur Eheschließung Geburtsurkunden: Ausstellung unmittelbar bei Vorlage der für die Beurkundung erforderlichen Unterlagen sonst 5 bis 10 Werktage bei schriftlicher (auch online) Anforderung Bestattungsgenehmigungensofortige Ausstellung Zusendung Sterbeurkunden 1 bis 3 Werktage BA Spandau Kann nicht beziffert werden, da abhängig von den zeitlichen und inhaltlichen Kundenwünschen Sterbebuch: taggenau Geburt: eine Woche BA Steglitz- Zehlendorf Eheregister: zwei Monate unter einer Woche BA Tempelhof- Schöneberg Maximal 2 Wochen, eher schneller taggenaue Ausstellung BA Treptow- Köpenick Keine Wartezeiten; Bürger/innen können ohne Termin in die Sprechstunde kommen (offene Sprechstunde) Angeforderte Dokumente werden innerhalb einer Woche zugesandt. 4. Wie hoch ist der aktuelle Krankenstand in Berliner Standesämtern seit 2016 bis heute (aufgelistet nach Bezirken)? Zu 4.: 2016 2017 2018 2019 BA Charlottenburg-Wilmersdorf 19,35% 16,13% k.A. 12,12% BA Friedrichshain-Kreuzberg 11% 14% 13 % 8% BA Lichtenberg Der Krankenstand wird statistisch nicht erfasst. BA Marzahn-Hellersdorf 25% 25% 42,9 % 11,1% BA Mitte 1,5% 2,2% 0,7 % 0,7% BA Neukölln 16,7% 12% 15,4 % 23,1% BA Pankow k.A. 22% 25% 18% BA Reinickendorf 5,68% 11,72% 8,36% 16,68% BA Spandau Der Krankenstand wird statistisch nicht erfasst. BA Steglitz-Zehlendorf 8,9% 6,7% 12,1% 19,9% BA Tempelhof-Schöneberg 5,8% 4,6% 4,8% 4,1% BA Treptow-Köpenick k.A. 7,2% 5, 4% 13,6% Seite 4 von 7 5. Wieso ist die Situation in den Standesämtern Mitte und Pankow immer noch angespannt, obwohl bereits seit meiner Anfrage bekannt ist, dass diese Standesämter einen hohen Personalmangel aufweisen? Zu 5.: Bezirksamt Mitte Das Standesamt Mitte verfügte im Stellenplan der Jahre 2016/17 über 15 Stellen. Hiervon mussten in den Jahren 2016 und 2017 6 Stellen neu besetzt werden. Dies entsprach einer Stellenneubesetzungsquote von 40%. Im Stellenplan der Jahre 2018/19 verfügte das Standesamt Mitte über 18 Stellen. Hiervon mussten in den Jahren 2018 und 2019 4 Stellen neu besetzt werden. Dies entsprach einer Stellenneubesetzungsquote von rd. 20%. In Umsetzung der Ergebnisse der Organisationsuntersuchung Standesämter wurden 3 weitere Stellen für Standesbeamtinnen und Standesbeamte zur Verfügung gestellt. Das Auswahlverfahren ist abgeschlossen; die neuen Mitarbeitenden werden im 3. Quartal 2019 ihre Tätigkeit aufnehmen. Eine vierte vakant gewordene Stelle konnte aus dem zur Verfügung stehenden Bewerbungskreis nicht besetzt werden (siehe Antwort zu Frage 9). Darüber hinaus ist zwischenzeitlich eine weitere Stelle vakant. Eine Ausschreibung wird initiiert. Zusätzlich zu den erforderlichen Besetzungsverfahren müssen neue Mitarbeitende jeweils mindestens ein halbes Jahr eingearbeitet werden, bevor sie als Standesbeamtinnen /Standesbeamte tätig werden dürfen. Die Einarbeitung obliegt weitestgehend den vorhandenen Mitarbeitenden im Standesamt. Hieraus folgt, dass deren Arbeitskapazitäten entsprechend eingeschränkt werden. Eine den Ergebnissen der Organisationsuntersuchung entsprechende und tatsächlich arbeitsfähige Personalausstattung im Standesamt Mitte ist mithin nicht vor Ablauf des 1. Quartals 2020 zu erwarten. Bezirksamt Pankow Das Bezirksamt Pankow hat ebenfalls Maßnahmen zu Verbesserung der Situation eingeleitet, da sich die Gewinnung von geeignetem Personal situationsbedingt schwierig gestaltet. Eine Stelle wurde aus einem anderen Amt umgesetzt sowie die zeitweise Unterstützung aus anderen Ämtern realisiert. Die Ausführungen belegen, dass sich Probleme, die im Verlauf mehrerer Jahre sowohl durch landesweite Einsparvorgaben als auch durch die Nichtberücksichtigung der Bevölkerungsentwicklung entstanden sind, nicht kurzfristig beheben lassen. Unabhängig von den individuellen Aktivitäten der Bezirke zur Verbesserung der Arbeitssituation wird Bezug auf die Antwort auf Frage Nummer 2 genommen, in der dargelegt ist, dass nicht nur eine Personalaufstockung zur Entlastung in den Standesämtern führt, sondern insgesamt die Summe an eingeleiteten personellen, organisatorischen sowie auf Digitalisierung gerichtete Maßnahmen. 6. Sieht der Senat in der rückläufigen Durchführung der Eheschließung ein langfristiges Mittel, um den Personalmangel auszugleichen? Zu 6.: Nein. Das Angebot an Eheschließungsterminen hat sich grundsätzlich an der Nachfrage zu orientieren. Die Personalverfügbarkeit in den Standesämtern wird, wie den Antworten auf die weiteren Fragen zu entnehmen ist, sukzessive erhöht. 7. Ist die sogenannte Notfallbestellung für die Standesämter Pankow und Mitte im ständigen Einsatz oder wann und weshalb wird hiervon Gebrauch gemacht? Seite 5 von 7 Zu 7.: Im Bezirk Mitte wurden Notfallbestellungen letztmalig im Jahr 2017 vorgenommen. Seitdem bestehen auch in den anderen Standesämtern keine Kapazitäten zur Hilfeleistung mehr. Im Bezirk Pankow wurde Ende des Jahres 2017die Notfallbestellung für einen Standesbeamten für einen Zeitraum von sechs Wochen vorgenommen. 8. Sind nach wie vor Standesbeamte, die aus dem Ruhestand geholt wurden, tätig? Zu 8.: Standesbeamte, die aus dem Ruhestand geholt wurden, tätig? BA Charlottenburg-Wilmersdorf keine BA Friedrichshain-Kreuzberg keine BA Lichtenberg Eine StB im Ruhestand war über mehrere Monate tätig. Die Tätigkeit wurde auf eigenen Wunsch beendet. BA Marzahn-Hellersdorf keine BA Mitte Eine StB befristet vom 01.09.2017 bis voraussichtlich Ende Februar 2020 BA Neukölln keine BA Pankow keine BA Reinickendorf keine BA Spandau Eine StB mit 16 Stunden pro Woche BA Steglitz-Zehlendorf keine BA Tempelhof-Schöneberg keine BA Treptow-Köpenick keine 9. Welche Pläne haben der Senat und die Bezirke entwickelt, um die Zahl der besetzten Stellen zu erhöhen? Zu 9.: Im Hinblick auf die senatsseitigen Aktivitäten wird auf die Antwort auf Frage Nr. 1 verwiesen. Darüber hinaus ergriffen die Bezirke individuell eine Reihe von Maßnahmen, um die Anzahl der Stellenbesetzungen zu verbessern. Neben dem Verweis auf die Antwort auf Frage Nr. 5 wurden ergänzend nachfolgende Maßnahmen ergriffen: Schaffung Stabsstelle Personal im Standesamt und im Personalservice zur Beschleunigung von Stellenbesetzungsverfahren interne Nachwuchsförderung Abschluss von Qualifizierungsvereinbarungen mit anderen Fachämtern. 10. Wie viele offene Stellen in Berliner Standesämtern gibt es aktuell (aufgelistet nach Bezirken)? Zu 10.: BA Charlottenburg- Wilmersdorf 0,5 VZÄ Standesbeamte 1,0 VZÄ Mitarbeitende 1,0 VZÄ aus Stellenresten durch Teilzeitbeschäftigung BA Friedrichshain- Kreuzberg derzeit laufende Besetzungsverfahren: 1,0 Standesbeamte 1,0 Sachbearbeitung BA Lichtenberg derzeit laufende Besetzungsverfahren: 1,0 Standesbeamte BA Marzahn-Hellersdorf keine BA Mitte derzeit laufende Besetzungsverfahren: 2,0 Standesbeamte Die beiden Stellen werden nach dem negativen Ergebnis des letzten Auswahlverfahrens (siehe Antwort zu Frage 5) erneut ausgeschrieben. 3,0 Mitarbeitende Seite 6 von 7 BA Neukölln keine BA Pankow derzeit laufende Besetzungsverfahren: 1,0 Standesbeamte 1,0 Sachbearbeitung BA Reinickendorf keine BA Spandau derzeit laufende Besetzungsverfahren: 1,0 Standesbeamte BA Steglitz-Zehlendorf keine BA Tempelhof-Schöneberg keine BA Treptow-Köpenick 1,0 Standesbeamte 11. Wie viele Stellen wurden seit Januar 2018 in den Berliner Standesämtern besetzt (aufgelistet nach Bezirken)? Zu 11.: BA Charlottenburg-Wilmersdorf 1,0 VZÄ mit Befristung 31.12.2020 0,5 VZÄ Übergangseinsatz (für Aufarbeitung Rückstände) BA Friedrichshain-Kreuzberg 2018: 3,0 Stellen – Quereinsteigerprogramm/ Personalentwicklung 2019: 1,0 Stellen – Nachwuchsförderung/ Personalentwicklung BA Lichtenberg 6 Stellen Standesbeamte und 1 Stelle Mitarbeitenden. BA Marzahn-Hellersdorf 3,0 Stellen BA Mitte 3,5 Stellen BA Neukölln 2,0 Stellen BA Pankow 4,0 Stellen BA Reinickendorf 1,0 Stellen BA Spandau 8,0 Stellen BA Steglitz-Zehlendorf 4,0 Stellen BA Tempelhof-Schöneberg 7,0 Stellen BA Treptow-Köpenick 1,0 Stelle 12. Hat das „Grundseminar Standesbeamte“ in Berlin seit Januar 2018 nochmal stattgefunden? 13. Wenn ja, wie viele Personen haben seitdem eine Ausbildung zum Standesbeamten in Berlin durch das „Grundseminar Standesbeamte“ absolviert? 14. Wie viele Absolventen wurden in Berliner Standesämtern eingestellt (aufgelistet nach Bezirken)? Zu 12,13,14.: Das „Grundseminar Standesbeamte“ hat seit Januar 2018 nicht mehr in Berlin stattgefunden . Seither werden die Grundschulungen (wieder) über den Bundesverband der Standesbeamten mit seiner Akademie in Bad Salzschlirf mit Abschlussprüfung durch Standesbeamtinnen und Standesbeamte wahrgenommen. Insofern sind die Fragen 13. und 14. mit Bezug auf Berlin nicht zu beantworten. Für das Jahr 2020 sind in Bad Salzschlirf 30 Plätze für Berliner Absolventinnen und Absolventen reserviert. 15. Was ergab der Einsatz von Regierungsinspektoren? 16. Sind sie noch tätig und wenn ja, in welchen Standesämtern? Zu 15. und 16.: BA Charlottenburg- Wilmersdorf Ein/e RI war im Einsatz, ist aber mittlerweile nicht mehr im StA tätig. BA Friedrichshain-Kreuzberg kein Einsatz BA Lichtenberg kein Einsatz BA Marzahn-Hellersdorf Ein/e RI war im Einsatz, ist aber mittlerweile nicht mehr im StA tätig. BA Mitte kein Einsatz BA Neukölln Ein/e RI wurde eingesetzt. Die Spätsprechstunde war familiär nicht realisierbar, der Einsatz wurde auf eigenen Wunsch beendet. BA Pankow Zwei RI`s wurden eingesetzt. Eine davon verließ das StA nach drei Wochen, die andere bewarb sich nach wenigen Monaten auf ein anderes Arbeitsgebiet. Seite 7 von 7 BA Reinickendorf Nein. Einsatz von „bezirkseigenen“ Stadtinspektorinnen auf Probe zur Ausbildung im Rathaus Reinickendorf BA Spandau Ein/e RI, die ab dem 1.9.19 auf eine Planstelle übernommen wird. BA Steglitz-Zehlendorf kein Einsatz BA Tempelhof-Schöneberg Ein/e RI war für neun Monate im Einsatz, ist aber mittlerweile nicht mehr im StA tätig. BA Treptow-Köpenick kein Einsatz 17. Was ergab die Organisationsuntersuchung in Bezug auf das Besoldungsgefälle zwischen Land und Bezirken bei Standesbeamten und welche Maßnahmen gibt es zur Anpassung? Zu 17: Die Stellenbewertung der Berliner Standesbeamtinnen und Standesbeamten wurde auf einem KGSt-Stellenbewertungskongress in Dortmund mit Bewertungsexpertinnen und -experten diskutiert. Auf Basis der Ergebnisse wurde zwischen den Bezirken und dem Senat Einvernehmen über eine Lösungsmöglichkeit für Standesbeamtinnen und Standesbeamte erzielt. Die Möglichkeit zur flächendeckenden Bewertung der Arbeitsgebiete für Standesbeamtinnen und Standesbeamte nach A11 besteht nicht. Jedoch können die Standesämter Arbeitsgebiete einrichten, die zusätzliche Grundsatzaufgaben beinhalten. Diese Dienstposten können aufgrund bewertungsrelevanter , neu hinzugekommener Tätigkeitsmerkmale mit A11 bewertet werden. Die Umsetzung dieser senatsseitig eröffneten Möglichkeit obliegt den Bezirken in eigener Personalverantwortung und kann Standesbeamtinnen und Standesbeamten eine Entwicklungsperspektive ermöglichen. Berlin, den 14. August 2019 In Vertretung Sabine Smentek Senatsverwaltung für Inneres und Sport