Drucksache 18 / 21 512 Schriftliche Anfrage 18. Wahlperiode Schriftliche Anfrage des Abgeordneten Marcel Luthe (FDP) vom 06. November 2019 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 07. November 2019) zum Thema: Ein guter Abschluss und Antwort vom 25. November 2019 (Eingang beim Abgeordnetenhaus am 27. Nov. 2019) Die Drucksachen des Abgeordnetenhauses sind bei der Kulturbuch-Verlag GmbH zu beziehen. Hausanschrift: Sprosserweg 3, 12351 Berlin-Buckow · Postanschrift: Postfach 47 04 49, 12313 Berlin, Telefon: 6 61 84 84; Telefax: 6 61 78 28. Der Regierende Bürgermeister von Berlin Senatskanzlei - Wissenschaft und Forschung - Herrn Abgeordneten Marcel Luthe (FDP) über den Präsidenten des Abgeordnetenhauses von Berlin über Senatskanzlei - G Sen - A n t w o r t auf die Schriftliche Anfrage Nr. 18/21512 vom 06. November 2019 über Ein guter Abschluss ___________________________________________________________________ Im Namen des Senats von Berlin beantworte ich Ihre Schriftliche Anfrage wie folgt: Die Anfrage betrifft Sachverhalte, die der Senat nicht ohne Beiziehung der Charité – Universitätsmedizin Berlin (Charité) beantworten kann. Sie wurde daher um Stellungnahme gebeten. 1) Trifft es zu, dass zwischen dem 01.01.2012 und heute Monats- und Jahresabschlüsse der Charité Universitätsmedizin Berlin auf Einladung von Vorstandsmitgliedern bei Mittag- und Abendessen in öffentlichen Restaurants besprochen worden sind? 2) Anlässlich welcher Monats- und Jahresabschlüsse fanden derartige Besprechungen zu 1) an welchen Terminen statt? In welchen Lokalen – bitte Name und Adresse - haben diese stattgefunden? Zu 1. und 2.: Nach Auskunft der Charité hat der Vorstand anlässlich der erstmals wieder positiven Jahresabschlüsse der Jahre 2011 (am 22.03.2012), 2012 (am 21.03.2013), 2014 (am 26.03.2015) und 2015 (am 10.03.2016) Beschäftigte aller Hierarchieebenen und verschiedener Funktionen der Charité (Ärzteschaft, Pflege, Verwaltung, Foschung und Lehre) zu einem größeren Team-Event in den „MidTown Grill“ am Potsdamer Platz eingeladen. Inhalt der Termine waren der jeweilige Jahresrückblick sowie Ansprachen zu den Themen und Projekten des jeweiligen neuen Jahres. Veranstaltungen zu Monatsabschlüssen haben an der Charité im Jahr 2012 und später nicht stattgefunden. Bei der Überprüfung entsprechender Kreditoren wurde jedoch festgestellt, dass die traditionellen Willkommensveranstaltungen für die Trainees der Charité irrtümlicherweise als Veranstaltung zum Monatsabschluss ausgewiesen wurden. Der Vorstand der Charité weist darauf hin, dass die Veranstaltung zum Jahresabschluss 2011 bereits vor Jahren zum Gegenstand einer Strafanzeige gemacht wurde. Die nach der - -2 damaligen anonymen Anzeige aufgenommenen Ermittlungen der Berliner Staatsanwaltschaft wurden mangels hinreichenden Tatverdachts gemäß § 170 II der Strafprozessordnung eingestellt. Die Staatsanwaltschaft folgte demnach nicht dem in der anonymen Strafanzeige erhobenen Vorwurf, dass in der Charité die Vorgaben der Abrechnung bei Verwendung von Mitteln im Öffentlichen Dienst strafbewehrt nicht eingehalten wurden. 3) Trifft es zu, dass – sämtlich oder bezogen auf einige - diese Veranstaltungen über private Kreditkarten bezahlt worden sind und sodann über den Zentralen Rechnungseingang der Charite als „sachlich richtig“ erstattet worden sind? Zu 3.: Nach Auskunft der Charité erfolgte die Abrechnung der Kosten von den drei Veranstaltungen in den Jahren 2012, 2013 und 2015 durch Erstattung von Vorkassenleistungen eines Beschäftigten. Für die Veranstaltung in 2016 erfolgte die Abrechnung durch Rechnungsstellung Marriott Hotel Berlin an den Zentralen Rechnungseingang der Charité. Die im Nachgang erstatteten Summen stimmten jeweils exakt mit den auf Kartenbelegen dokumentierten Beträgen überein. 4) Welche Beträge sind im Einzelnen durch die Charité betreffend die Veranstaltungen zu 2) erstattet worden? Sofern nicht nur Speisen/Getränke, sondern auch z.B. Auslagen abgerechnet wurden, diese bitte gesondert ausweisen und erläutern, wofür diese entstanden sind. 5) Wie viele Personen haben jeweils an den Veranstaltungen teilgenommen? Wer waren die jeweiligen Teilnehmer der Veranstaltungen zu 2? Welche Funktion hatten diese an der Charitè? Zu 4. und 5.: An der Veranstaltung Jahresabschluss 2011 nahmen insgesamt 72 Beschäftigte der Charité aus den Bereichen Krankenversorgung, Forschung und Lehre sowie Verwaltung aus verschiedenen Herarchie- und Funktionensebenen teil. Die Kosten für Speisen und Getränke beliefen sich auf 5.227,10 EUR, für Raummiete auf 1.850 EUR. An der Veranstaltung Jahresabschluss 2012 nahmen insgesamt 83 Beschäftigte der Charité aus den Bereichen Krankenversorgung, Forschung und Lehre sowie Verwaltung aus verschiedenen Herarchie- und Funktionensebenen teil. Die Kosten für Speisen und Getränke beliefen sich auf 5.453,82 EUR, für Raummiete auf 1.046,18 EUR. An der Veranstaltung Jahresabschluss 2014 nahmen insgesamt 82 Beschäftigte der Charité aus den Bereichen Krankenversorgung, Forschung und Lehre sowie Verwaltung aus verschiedenen Herarchie- und Funktionensebenen teil. Die Kosten für Speisen und Getränke beliefen sich auf 4.214,07 EUR, für sonstige Kosten (Trinkgelder) auf 500 EUR. An der Veranstaltung Jahresabschluss 2015 nahmen insgesamt 100 Beschäftigte der Charité aus den Bereichen Krankenversorgung, Forschung und Lehre sowie Verwaltung aus verschiedenen Herarchie- und Funktionensebenen teil. Die Kosten für Speisen und Getränke beliefen sich auf 6.133,95 EUR, für sonstige Kosten (Trinkgelder) auf 600 EUR. 6) Welche Regelungen bestanden ab dem 01.01.2012 hinsichtlich der Erstattungsfähigkeit von internen Bewirtungskosten an der Charité? (bitte im Wortlaut wiedergeben) Zu 6.: - -3 Am 01.01.2012 bestanden in der Charité keine spezifischen Regelungen hinsichtlich der Erstattungsfähigkeit von internen Bewirtungskosten. Der Wortlaut der Verfahrensanweisung zur Finanzierung von Aufwendungen zur Besucherbetreuung und Repräsentationsaufwand vom 28.12.2016 in der Fassung vom 09.01.2018 kann der Anlage entnommen werden. 7) Welches Senatsmitglied war zum Zeitpunkt der jeweiligen Veranstaltungen zu 2) Vorsitzender des Aufsichtsrats der Charite? Zu 7.: Die Aufsichtsratsvorsitzende der Charité in dem oben genannten Zeitraum war das für Hochschulen zuständige Senatsmitglied, Frau Sandra Scheeres. Berlin, den 25. November 2019 In Vertretung Steffen Krach Der Regierende Bürgermeister von Berlin Senatskanzlei - Wissenschaft und Forschung - Thema: Verfahrensanweisung Bewirtung / Repräsentation Campus: alle Campi Geltungsbereich: Charité Seite 1 von 3 Version: 1 Letzte Überprüfung: 09.01.2018 Erstellt: Personalabteilung Geprüft: Corporate Governance / Finanzabteilung Freigabe am: 09.01.2018 Nächste Überprüfung: 09.01.2020 Freigegeben: Vorstand 09.01.2018 Verfahrensanweisung zur Finanzierung von Aufwendungen zur Besucherbetreuung (Bewirtungsrichtlinien) und Repräsentationsaufwand (extern und intern). Präambel Die Charité – Universitätsmedizin Berlin wird zu einem nicht unerheblichen Anteil aus öffentlichen Mitteln finanziert. Sie ist dabei als öffentlicher Zuwendungsempfänger verpflichtet, eine sparsame Mittelverwendung sicherzustellen. Generell gilt, dass bei Bewirtungen, und anderen repräsentativen Anlässen die Aufwendungen in einer adäquaten Relation zum jeweiligen Anlass stehen müssen. 1. Grundsätzliches: 1.1 Von den Bereichen der Charité wird häufig die Notwendigkeit geltend gemacht, im Zusammenhang mit Veranstaltungen und Besuchern der Charité kleinere Erfrischungen anzubieten oder geringfügige Repräsentationsaufwendungen vorzunehmen. 1.2 Die Deckung dieses Bedarfs zu Lasten von Haushaltsmitteln ist grundsätzlich zulässig. Bei der Verwendung von Haushaltsmitteln sind jedoch angesichts der Finanzlage Berlins und der Charité die Grundsätze der Angemessenheit und der Sparsamkeit besonders zu Beachten. 1.3 Die Entscheidung über Bewertungen und deren ordnungsgemäße Abwicklung liegt bei den Kostenstellenverantwortlichen im Rahmen ihrer Budgetverantwortung. 2. Unzulässige Aufwendungen: 2.1 Zu Lasten der Charité dürfen grundsätzlich keine - internen Arbeitsessen (an denen ausschließlich Beschäftigte der Charité teilnehmen) - Diplom- oder Promotionsabschlussfeiern für einzelne Charité-Mitglieder - Aufmerksamkeiten für Dienstkräfte oder - Pfandbons oder Trinkgelder finanziert werden. 3. Zulässige Aufwendungen und Betragsgrenzen: 3.1 Zulässige Zwecke für Bewirtungsaufwendungen sind insbesondere (nicht abschließend): - Gastvorträge auswärtiger Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler - Begutachtungen und Evaluationen - Besuche von herausgehobenen Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens - wissenschaftliche und nicht wissenschaftliche Konferenzen, Tagungen und Workshops oder Veranstaltungen vergleichbaren Charakters, - öffentliche wissenschaftliche und nichtwissenschaftliche Veranstaltungen, insbesondere zentrale und dezentrale Immatrikulations- und Absolventenfeiern, die vorrangig aus Sponsoringgeldern finanziert werden sollen, Thema: Verfahrensanweisung Bewirtung / Repräsentation Campus: alle Campi Geltungsbereich: Charité Seite 2 von 3 Version: 1 Letzte Überprüfung: 09.01.2018 Erstellt: Personalabteilung Geprüft: Corporate Governance / Finanzabteilung Freigabe am: 09.01.2018 Nächste Überprüfung: 09.01.2020 Freigegeben: Vorstand 09.01.2018 - Betreuung von Studierenden in gebührenpflichtigen Studiengängen, - Gremiensitzungen und - Mitgliederversammlungen von Forschungsverbünden - Gespräche mit relevanten Vertragspartnern - Besuchen von Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens - Öffentlichkeitsarbeit anlässlich von Messen und Ausstellungen sowie Besucherbetreuungen - Jubiläen, Verabschiedungen, Tagungen, Symposien, Vortragsveranstaltungen mit wissenschaftlichem Charakter mit externen Teilnehmerinnen und Teilnehmern. 3.2 Für diese Zwecke können in der Regel als zulässige Ausgaben angesehen werden: - Getränke, Gebäck, Kleinigkeiten zum Essen bzw. Buffet, - ggf. Blumenschmuck - ggf. Miet- bzw. Leihgeschirr einschließlich Transportkosten, - die Einladung von außeruniversitären Gästen zu Vorbereitungs- / Arbeitsessen, - Merchandising Artikel der Charité für Gäste oder kleine Präsente, bspw. Bücher 3.3. In der Regel setzt die Verwendung von Bewirtungsmitteln die Beteiligung von Gästen außerhalb der Charité voraus. 3.4 Bei den Beschaffungsvorgängen sind die allgemeinen Beauftragungsregelungen zu beachten (https://intranet.charite.de/index.php?id=6941). 3.5 Bewirtungen sollen grundsätzliche ein Bruttobetrag von 40 EUR pro Person und Veranstaltung nicht übersteigen. In Restaurants sind die Bewirtungen bis zu einem Höchstbetrag von 40 EUR inkl. Getränke pro Person grundsätzlich zulässig. Diese Bewirtungen müssen dem Anlass angemessen sein und gesondert begründet werden, dies gilt auch für Abweichungen von diesem Grundsatz, die der Zustimmung gem. Ziffer 4 bedürfen. Diese Sätze sind Höchstsätze und verstehen sich einschließlich aller Nebenkosten. Sie gelten für die ressortverantwortliche Mittelbewirtschaftung im Zusammenhang mit Repräsentationsund vergleichbaren Maßnahmen der Besucherbetreuung. 4. Ausnahmen Abweichungen von den vorstehenden Regelungen für Bewirtungen können in begründeten Einzelfällen vom Vorstand, Klinikums- oder Fakultätsleitung, je nach Ressortzuständigkeit genehmigt werden. Gründe hierfür können z.B. der besondere Anlass und Hintergrund der Veranstaltung , der besondere Teilnehmerkreis oder besondere örtliche Voraussetzungen und/oder Rahmenbedingen sein (z.B. Neujahrsempfang). 5. Sonstige eigenbetriebliche Veranstaltungen Sonstige eigenbetrieblich motivierte Veranstaltungen (z.B. Klausurtagungen, Anbahnung von Forschungsverbünden und Forschungskontakten, Vorbereitungstreffen zur Einwerbung von komplexen Drittmitteln Teamevents, Feierlichkeiten) sind grundsätzlich nur in Ausnahmefällen und nach genehmigtem Antrag an die Geschäftsstelle des Vorstands möglich sowie strikt an der Zielsetzung des Erhalts und der Verbesserung der Leistungen der Belegschaft im Hinblick Thema: Verfahrensanweisung Bewirtung / Repräsentation Campus: alle Campi Geltungsbereich: Charité Seite 3 von 3 Version: 1 Letzte Überprüfung: 09.01.2018 Erstellt: Personalabteilung Geprüft: Corporate Governance / Finanzabteilung Freigabe am: 09.01.2018 Nächste Überprüfung: 09.01.2020 Freigegeben: Vorstand 09.01.2018 auf die Unternehmensziele auszurichten. Die Veranstaltungen sind im jeweiligen Budget des durchführenden Bereichs kostenstellengerecht abzubilden und durch Einsparungen anderer Budgetpositionen auszugleichen. 6. Verfahren Für alle Veranstaltungen gilt, dass die lohnsteuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Abwicklung über den Geschäftsbereich Personal, soweit nicht über den GB Finanzen pauschal versteuert, zu erfolgen hat. Regelhaft ist eine Teilnehmerliste vorzuhalten, um die ggf. notwendigen Steuer- und Sozialabgaben entrichten zu können sowie Angaben zum Anlass zu machen. Belege sind im Original einzureichen und sollen grundsätzlich: - maschinell erstellt sein, - eine Bezeichnung der verzehrten/gelieferten/gekauften Speisen und Getränke enthalten, - Datum und Ort der Lieferung/des Kaufs ausweisen, - den Namen des Rechnungsempfängers enthalten, - den Rechnungsbetrag mit gesondert ausgewiesener Mehrwertsteuer enthalten, - Anschrift und Steuernummer des Restaurants/Lieferanten/Geschäfts enthalten, - vom gastgebenden Mitglied der Charité unterzeichnet und als sachlich richtig gekenn- zeichnet sein