Antwort der Bundesregierung auf die Kleine Anfrage der Abgeordneten Jens Maier, Thomas Seitz, Roman Johannes Reusch und der Fraktion der AFD – Drucksache 19/15014 – Kosten für die Beauftragung externer Dienstleister zur Entlastung des Bundesverwaltungsamtes (Nachfrage zur Antwort der Bundesregierung auf die Kleine Anfrage auf Bundestagsdrucksache 19/12501) V o r b e m e r k u n g d e r F r a g e s t e l l e r Zum 1. Juni 2017 sind die Aufgaben des Bundesamtes für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen (BADV) auf das Bundesverwaltungsamt übergegangen – mit Ausnahme der offenen Vermögensfragen. So sollte eine neue Qualität querschnittlicher Dienstleistungen erreicht und die heterogene Dienstleistungslandschaft des Bundes effizienter gestaltet werden. Im Zuge der Fusion haben rund 1.500 Beschäftigte ins Bundesverwaltungsamt gewechselt (www.bva.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Presse/Informationsschriften/ Infoblaetter/infoblatt_bva.pdf?__blob=publicationFile&v=4). Im Zeitraum von März 2016 bis Ende Februar 2018 fand eine flächendeckende Organisationsuntersuchung beim Bundesbeauftragten für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen Deutschen Demokratischen Republik (BStU) statt. In seinem 14. Tätigkeitsbericht für die Jahre 2017/2018 gibt der BStU an (Bundestagsdrucksache 19/8200, Seite 14): „Von März 2016 bis Ende Februar 2018 fand eine flächendeckende Organisationsuntersuchung statt. Ziel dieser Untersuchung war es, Wege und Maßnahmen für eine effizientere Organisation zu ermitteln. Um die Organisationsuntersuchung sachgerecht und zeitnah realisieren zu können, hatte der BStU mit Unterstützung des Bundesverwaltungsamtes ein externes Beraterteam im Drei-Partner-Modell beauftragt, die Untersuchung in einem gemeinsamen Projektteam mit dem BStU zu realisieren. Sämtliche Bereiche der Behörde beteiligten sich an der Datenerhebung und den Aufgabenkritik-Workshops. Unter Berücksichtigung der im Handbuch zur Durchführung von Organisationsuntersuchungen des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat vorgegebenen methodischen Standards hatte die Organisationsuntersuchung folgende Schwerpunkte: – die Erfassung der aktuellen Aufgaben und die Durchführung einer aufgabenkritischen Betrachtung (Zweck- und Vollzugskritik), – die Ermittlung des zur Erfüllung der Aufgaben erforderlichen Personalbedarfes, – die Erarbeitung von Vorschlägen für die mittel- und langfristige Entwicklung der Organisation , um die Aufgaben realisieren zu können.“ Deutscher Bundestag Drucksache 19/15632 19. Wahlperiode 02.12.2019 Die Antwort wurde namens der Bundesregierung mit Schreiben der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien vom 26. November 2019 übermittelt. Die Drucksache enthält zusätzlich – in kleinerer Schrifttype – den Fragetext. Er kommt zu dem Ergebnis: „Die Organisationsuntersuchung hat ergeben, dass in keinem Bereich grundlegende Defizite bei der Aufgabenerledigung bestehen . Die praktizierten Prozesse sind grundsätzlich angemessen strukturiert und organisiert. In einigen Bereichen wurden – z. T. angesichts gesellschaftlicher Veränderungen und technischer Weiterentwicklungen – Neuausrichtungen und Optimierungen empfohlen. Neben den archivfachlichen Fragestellungen zu Bestandserhaltung und Erschließung betrifft dies beispielsweise die Umsetzung eines integrierten digitalen Prozesses, die Fortführung von Steuerung und Statistik und die Anpassung von Leitungsspannen. Die insgesamt ca. 300 sowohl von den Beschäftigten selbst erarbeiteten als auch von den Beratern entwickelten Verbesserungsvorschläge und Empfehlungen wurden geprüft und priorisiert.“ (14. Tätigkeitsbericht des Bundesbeauftragten für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen Deutschen Demokratischen Republik für die Jahre 2017 und 2018, Bundestagsdrucksache 19/8200, Seite 14). Die Antwort der Bundesregierung auf die Kleine Anfrage der Fraktion der AfD auf Bundestagsdrucksache 19/12501 hat ergeben, dass sich der Bundesbeauftragte für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen Deutschen Demokratischen Republik mit einer Anfrage nach Beratungsdienstleistungen am 23. Juli 2015 an das Bundesverwaltungsamt (BVA) gewandt und um Unterstützung bei der Durchführung einer flächendeckenden Organisationsuntersuchung einschließlich der (künftigen) Personalbedarfsberechnung gebeten hat. Weiter geht aus der Antwort der Bundesregierung hervor, dass das für solche Untersuchungen beim Bund zuständige BVA „aufgrund eines anderen prioritären Auftrags mit eigenem Personal kurzfristig nicht zur Verfügung“ gestanden habe. Vor diesem Hintergrund habe das BVA auf der Grundlage der dort bestehenden Rahmenverträge die Organisationsuntersuchung beim BStU im sogenannten Drei-Partner-Modell durchgeführt. Das bedeute , dass zwischen dem BStU als Auftraggeber und dem BVA als Projektsteuerung eine Kooperationsvereinbarung abgeschlossen wurde, wonach dem BVA das Recht übertragen wurde, im Namen des BStU einen Einzelabruf aus dem Rahmenvertrag Nummer 2876 „Unterstützung im Bereich der Organisations - und Prozessberatung“ zu tätigen und die Vertragsabwicklung mit einem externen Dienstleister durchzuführen, der sich zuvor in einem Vergabeverfahren für den Pool des Rahmenvertrages qualifiziert habe. Die Firma Sopra Steria GmbH sei hiervon umfasst gewesen. Die Organisationsuntersuchung hatte einen finanziellen Umfang von insgesamt sage und schreibe 2.758.824,66 Euro (Antwort der Bundesregierung auf die Kleine Anfrage zu „Kosten und Modalitäten der Konzepterstellung zur Überführung der Stasi-Akten in das Bundesarchiv “, Bundestagsdrucksache 19/12501). Dies gibt Anlass zu weiteren Fragen an die Bundesregierung. 1. Aufgrund welches „anderen prioritären Auftrags“ (vgl. Quelle in der Vorbemerkung der Fragesteller) ist das Bundesverwaltungsamt nicht in der Lage gewesen, mit eigenem Personal die Organisationsuntersuchung beim BStU durchzuführen? Das Bundesverwaltungsamt (Abteilung VM) konnte aufgrund einer kurzfristig erfolgten personellen Unterstützung des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge das Beratungsprojekt beim BStU nicht durchführen. Drucksache 19/15632 – 2 – Deutscher Bundestag – 19. Wahlperiode 2. Sind die Kosten von über 2,75 Mio. Euro (vgl. Vorbemerkung der Fragesteller ) nach Ansicht der Bundesregierung angemessen, um im Wesentlichen zur Erkenntnis zu gelangen, dass in keinem Bereich beim BStU grundlegende Defizite bei der Aufgabenerledigung bestehen und die praktizierten Prozesse grundsätzlich angemessen strukturiert und organisiert sind? Nach § 7 Absatz 1 der Bundeshaushaltsordnung sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit bei jedem Verwaltungshandeln zu beachten. Eine Organisationsunter-suchung ist Voraussetzung dafür, dass eine Behörde fortentwickelt werden kann. Dabei hat sich das Vorgehen an den Vorgaben des Handbuches für Organisationsunter-suchungen und Personalbedarfsermittlungen des BMI auszurichten. Die letzte flächendeckende Organisationsuntersuchung erfolgte beim BStU in den Jahren 2003 bis 2005 und lag somit mehr als 10 Jahre zurück. Aufgrund zwischenzeitlich erfolgter Novellierungen des Stasi-Unterlagen-Gesetzes, Prozessveränderungen und struktureller Veränderungen innerhalb der Behörde waren diese Ergebnisse veraltet und nicht mehr fortschreibungsfähig. So forderte bereits das Prüfungsamt des Bundes Hamburg in seinem Bericht vom 22. Juni 2015 u. a. die Etablierung einer Aufgabenkritik und die Erfassung eines vollstän-digen Aufgabenkataloges, um zweck- und vollzugskritisch die Aufgaben beim BStU zu betrachten, ebenso die Einführung eines behördenweiten Geschäftsprozessmanagements. Durch die Organisationsuntersuchung wurden Basisdaten für weitere Planungen im Prozess der Integration des Stasi-Unterlagen-Archivs in das Bundesarchiv geschaffen, siehe dazu auch den Beschluss des Deutschen Bundestags vom 24. September 2019 (Bundestagsdrucksache 19/12115). Die Beauftragung der externen Beraterfirma erfolgte über einen Kooperationsvertrag im Drei-Partner-Modell unter Beteiligung des BVA durch den Abruf aus einem Rahmenver-trag und den dort vereinbarten Gebühren über Beratungs-Dienstleistungen. Die Abrech-nung der konkreten Leistungen erfolgte entsprechend der vertraglich fixierten Tages-Kostensätzen für die Erbringung von Beratungsdienstleistungen. 3. Wie viele Arbeitsstunden haben die Beschäftigten der Sopra Steria GmbH für die Organisationsuntersuchung beim BStU von 2016 bis 2018 insgesamt nach Kenntnis der Bundesregierung geleistet? Von März 2016 bis Ende Februar 2018 wurden insgesamt 16.686 Stunden durch die Berater/-innen der Sopra Steria GmbH für die Organisationsuntersuchung aufgewandt. 4. Wie viele Beschäftigte der Sopra Steria GmbH sind für die Organisationsuntersuchung beim BStU dauerhaft eingesetzt gewesen? Dauerhaft über die gesamte Projektdauer hinweg war lediglich der externe Projektleiter als Berater beim BStU im Einsatz. Insgesamt waren im Rahmen der Organisationsuntersuchung 16 Beraterinnen und Berater der Sopra Steria GmbH beteiligt, deren Einsatz jedoch sachthematisch und bedarfsorientiert erfolgte. Die einzelnen Beraterinnen und Berater waren nicht die gesamte Projektdauer über beim BStU, vielmehr variierte deren Anzahl je nach Projektphase und konkreter Aufgabenstellung. In dieser Anzahl sind zudem auch Personalwechsel im Beraterteam erfasst. Deutscher Bundestag – 19. Wahlperiode – 3 – Drucksache 19/15632 5. In wie vielen Fällen ist das Bundesverwaltungsamt in den Jahren 2017 bis 2019 nach Kenntnis der Bundesregierung nicht in der Lage gewesen, mit eigenem Personal angefragte Dienstleistungen zugunsten von Bundesbehörden wahrzunehmen (bitte nach Jahr und jeweiliger Aufgabe aufschlüsseln )? Von 2017 bis 2019 mussten folgende Projekte mangels Ressourcen abgesagt werden: Jahr Angefragt durch (Behörde) Beratungsinhalt 2017 Wasser- und Schifffahrtsamt Eberswalde Machbarkeitsstudie zum Betrieb eines Informationszentrums 2017 Institut für Auslandsbeziehungen (Anfrage über Auswärtiges Amt) Personalbedarfsermittlung 2017 Bundesministerium der Verteidigung Organisationsuntersuchung und Personalbedarfsermittlung 2017 Deutsches Patent- und Markenamt Beratung Prozesse Rufbereitschaft 2017 Bundesministerium für Verkehr und Infrastruktur WiBe und Vergabeberatung 2018 Bundesarchiv Umsetzungsbegleitung Personalbedarfsermittlung / Prozessmodellierung Umsetzungsprozess 2018 Deutsches Patent- und Markenamt Beratung Schnittstellen und Prozessmanagement 6. In wie vielen der in Frage 5 erfragten Fälle hat sich das Bundesverwaltungsamt nach Kenntnis der Bundesregierung eines externen Dienstleisters bedient? Das Bundesverwaltungsamt hat sich in keinem der unter 5. erfragten Fälle eines externen Dienstleisters bedient. Die nachfolgend aufgeführten Behörden der unter 5. erfragten Fälle haben über das Drei-Partner-Modell des Bundesverwaltungsamtes selbstfinanzierte externe Dienstleister beauftragt. Jahr Behörde 2017 Institut für Auslandsbeziehungen 2018 Bundesarchiv 2018 Deutsches Patent- und Markenamt 7. Wie hoch waren nach Kenntnis der Bundesregierung in den Jahren 2017 bis heute die Gesamtkosten zur Inanspruchnahme externer Dienstleister für die Erfüllung von Aufgaben des Bundesverwaltungsamtes? Hält die Bundesregierung die erfragten Gesamtkosten für angemessen? 8. Wie hoch waren nach Kenntnis der Bundesregierung die Durchschnittskosten pro Inanspruchnahme einer Dienstleistung eines externen Dienstleisters durch das Bundesverwaltungsamt in dem Zeitraum von 2017 bis heute? Die Fragen 7 und 8 werden gemeinsam beantwortet. Das Bundesverwaltungsamt hat sich in keinem der in Frage 5 erfragten Fälle eines externen Dienstleisters bedient. Daher sind für die Erfüllung der unter Frage 5 erfragten Fälle keine Kosten für das Bundesverwaltungsamt entstanden . Drucksache 19/15632 – 4 – Deutscher Bundestag – 19. Wahlperiode 9. Ist das Bundesverwaltungsamt nach Ansicht der Bundesregierung personell und materiell hinreichend ausgestattet? Grundsätzlich ist das Bundesverwaltungsamt auskömmlich ausgestattet. Das Bundesverwaltungsamt ist personell und materiell aber nicht dafür ausgestattet , sämtliche Bedarfe der Bundesverwaltung an Organisationsberatung abzudecken . Das ist auch nicht der Auftrag des Bundesverwaltungsamtes. Es trägt im Rahmen seiner Kapazitäten dazu bei, die Beratungsbedarfe der Bundesverwaltung im Sinne eines „gesunden Mixes“ durch interne und externe Beratung zu decken. 10. Wer entscheidet nach Kenntnis der Bundesregierung regulär darüber, ob das Bundesverwaltungsamt imstande ist, eine Dienstleistung zugunsten einer Bundesbehörde mit eigenem Personal wahrzunehmen? Das Bundesverwaltungsamt (Abteilung VM; Beratungszentrum des Bundes) stimmt die Projektplanung und -priorisierung auf Basis der vorhandenen Personalressourcen und eingegangenen Beratungsanfragen intern ab und legt diese Planung der Fachaufsicht im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat regelmäßig zur Billigung vor. Deutscher Bundestag – 19. Wahlperiode – 5 – Drucksache 19/15632 Gesamtherstellung: H. Heenemann GmbH & Co. KG, Buch- und Offsetdruckerei, Bessemerstraße 83–91, 12103 Berlin, www.heenemann-druck.de Vertrieb: Bundesanzeiger Verlag GmbH, Postfach 10 05 34, 50445 Köln, Telefon (02 21) 97 66 83 40, Fax (02 21) 97 66 83 44, www.betrifft-gesetze.de ISSN 0722-8333