BÜRGERSCHAFT DER FREIEN UND HANSESTADT HAMBURG Drucksache 21/15658 21. Wahlperiode 15.01.19 Schriftliche Kleine Anfrage der Abgeordneten Joachim Lenders und Philipp Heißner (CDU) vom 07.01.19 und Antwort des Senats Betr.: Endloses Warten aufs Geld – Hat der Senat inzwischen eine schnellere Bearbeitung der Beihilfeanträge realisiert? (III) Da die durchschnittliche Bearbeitungszeit bei Beihilfeanträgen von geplanten zehn Werktagen im Januar 2018 auf erschreckende 20 Werktage angestiegen war, hatte die CDU-Fraktion den Antrag „Endloses Warten auf’s Geld – Schnellere Bearbeitung der Beihilfeanträge dringend erforderlich“ (Drs. 21/12025) gestellt. Zwischenzeitlich waren die Bearbeitungszeiten zwar kürzer geworden (Drs. 21/14233), doch dann tauchten neue „Unannehmlichkeiten “ auf, wie das Zentrum für Personaldienste (ZPD) die Zahlungspause vom 20. Dezember 2018 bis 4. Januar 2019 wegen des Haushaltsschlusses zum Jahreswechsel nannte. Vor diesem Hintergrund fragen wir den Senat: Das Zentrum für Personaldienste (ZPD) hat in den vergangenen Monaten weitere Maßnahmen eingeleitet, um das Ziel von durchschnittlich zehn Tagen Antragsbearbeitungszeit nachhaltig abzusichern. Dazu zählen unter anderem Gründung des Geschäftsbereichs Beihilfe mit der Bündelung sämtlicher Prozesse der Bearbeitung vom Inputmanagement über die Digitalisierung bis zur Antragsbearbeitung Frühzeitige Rekrutierung von Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter, um die Fluktuation und den damit korrespondierenden Einarbeitungsaufwand abzufedern Einführung des Antragsdienstes zur Bearbeitung einfacherer Sachverhalte der Beihilfe Einführung flexibler Arbeitsmodelle im Rahmen von Telearbeit und mobiler Arbeit Diese Maßnahmen zeigen Erfolg und haben bereits zu einem Rückgang der Bearbeitungsdauer und der Rückstandsmenge geführt. Dies vorausgeschickt, beantwortet der Senat die Fragen wie folgt: 1. Wie viele Beihilfeanträge sind in den Monaten September, Oktober, November und Dezember 2018 jeweils neu eingereicht worden? Bitte nach Monaten aufschlüsseln. Siehe Anlage. 2. Wie hoch waren die durchschnittliche und maximale Bearbeitungsdauer von Beihilfeanträgen in den Monaten September, Oktober, November und Dezember 2018? Bitte nach Monaten aufschlüsseln. 3. Wie hoch waren die durchschnittliche und maximale Bearbeitungsdauer von Anträgen mit einer Aufwendungssumme ab 2 500 Euro in den Drucksache 21/15658 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode 2 Monaten September, Oktober, November und Dezember 2018? Bitte pro Monat angeben. Siehe Anlage. Die Werte werden einer anonymen Fallstatistik entnommen, die die Zeit vom Antragseingang bis zum Tag der Festsetzung erfasst. Einzelne längere Bearbeitungszeiten entstehen vor allem durch unvollständige Antragsunterlagen und durch Widersprüche. 4. Bei wie vielen der in den Monaten September, Oktober, November und Dezember 2018 beschiedenen Beihilfeanträge dauerte die Bearbeitung länger als 200 Werktage? Bitte nach Monaten aufschlüsseln. 5. Bei wie vielen der in den Monaten September, Oktober, November und Dezember 2018 beschiedenen Beihilfeanträge dauerte die Bearbeitung zwischen 100 und 200 Werktage? Bitte nach Monaten aufschlüsseln. 6. Bei wie vielen der in den Monaten September, Oktober, November und Dezember 2018 beschiedenen Beihilfeanträge dauerte die Bearbeitung zwischen 50 und 100 Werktage? Bitte nach Monaten aufschlüsseln. 7. Bei wie vielen der in den Monaten September, Oktober, November und Dezember 2018 beschiedenen Beihilfeanträge dauerte die Bearbeitung zwischen 25 und 50 Werktage? Bitte nach Monaten aufschlüsseln. Siehe Anlage. 8. Wie viele zu bearbeitende Anträge entfielen in den Monaten September, Oktober, November und Dezember 2018 durchschnittlich und maximal auf einen Mitarbeiter (reale Mitarbeiter und VZÄ)? Wie stellt sich die Entwicklung der Fallbelastung dar? Bitte nach Monaten aufschlüsseln. Das Beihilfeberichtswesen des ZPD sieht keine personenbezogenen Auswertungen vor. Eine Ermittlung von Maximalwerten ist deshalb nicht möglich. Auf eine Vollkraft entfielen durchschnittlich die in der Anlage genannten Mengen. 9. Wie hoch war die Rückstandsmenge der Beihilfeanträge jeweils zum Ende der Monate September, Oktober, November und Dezember 2018? Bitte nach Monaten aufschlüsseln sowie absolute und prozentuale Zahlen angeben. Siehe Anlage. Die Prozentwerte stellen den Rückstand im Verhältnis zur Anzahl der monatlichen Antragseingänge dar. 10. Wie viel Mehrarbeit an Samstagen wurde in den letzten vier Monaten zur Reduzierung der Rückstandsmenge angeordnet und geleistet und wie viele Anträge wurden dadurch beschieden? In den letzten vier Monaten wurden 308 Stunden freiwillige Mehrarbeit geleistet und in dieser Zeit 2 464 Anträge bearbeitet. 11. Wie viele Beschwerden über die zu lange Bearbeitungsdauer der Beihilfeanträge gingen jeweils in den Monaten September, Oktober, November und Dezember 2018 bei welcher Stelle ein? Bitte nach Monaten und Eingabestellen aufschlüsseln. Siehe Anlage. Die Werte beinhalten nicht die im Rahmen des normalen Schriftverkehrs und fernmündlich direkt erhobenen Beschwerden. 12. Wie hoch war die Krankheitsquote im Fachbereich Beihilfe jeweils in den Monaten September, Oktober, November und Dezember 2018? Bitte nach Monaten aufschlüsseln. Siehe Anlage. 13. Wie viele Stellen mit jeweils welcher Vergütung waren im Jahr 2018, zusätzlich zu den in Drs. 21/13260 und Drs. 21/14233 genannten, ausgeschrieben ? Wie viele davon wurden bisher jeweils wann besetzt? Wenn noch nicht alle besetzt wurden, warum nicht und wann ist damit zu rechnen? Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode Drucksache 21/15658 3 Seit der Drs. 21/14233 wurde in der Wertigkeit E 9/ A8 je eine Stelle intern ausgeschrieben sowie eine weitere zur Übernahme einer Nachwuchskraft. Beide Auswahlverfahren sind noch nicht abgeschlossen. Derzeit sind alle Stellen besetzt, die laufenden Auswahlverfahren dienen dem Ausgleich zukünftiger Personalabgänge. 14. In Drs. 21/13260 heißt es, dass die Einarbeitung neuer Kräfte rund sechs Monate dauert. Wie viele von insgesamt wie vielen im Jahr 2018 neu eingestellten Kräften erreichen bereits die volle Leistung? Von den in 2018 neu eingestellten 21 Personen haben zehn die Einarbeitung offiziell abgeschlossen und unterliegen daher nicht mehr der Vollprüfung. 15. Wie stellt sich die Entwicklung der Stellenbesetzung im Fachbereich Beihilfe in den Monaten September, Oktober, November und Dezember 2018 dar? Wie viele Stellen waren jeweils zum Monatsende besetzt und unbesetzt? Bitte nach Monaten und gesamt jeweils für das Jahr 2018 aufschlüsseln. Anknüpfend an die Drs. 21/6236, 21/7553, 21/11550, 21/13260 und 21/14233 werden in der Anlage nur die Stellen der Beihilfesachbearbeitung ausgewiesen. 16. Wie hat sich die Fluktuation der Mitarbeiter im Fachbereich Beihilfe in den Monaten September, Oktober, November und Dezember 2018 entwickelt ? Bitte alle Zu- und Abgänge nach Monaten und jeweils gesamt für das Jahr 2018 auflisten. Siehe Anlage. 17. Gibt es nach Auffassung des Senats oder der zuständigen Behörde einen Mitarbeitermangel? Wenn ja, wie soll dieser kompensiert werden? Nein. 18. Bezüglich einer Direktabrechnung mit den Krankenhäusern hieß es im Unterausschuss, dass diese bald realisiert werde. Bei welchen Krankenhäusern ist seit wann eine Direktabrechnung möglich und bei welchen Krankenhäusern soll dies jeweils ab wann möglich sein? Wird es bei der Direktabrechnung Ausnahmen oder Einschränkungen geben? Die Direktabrechnung von Krankenhausleistungen beruht auf einem bundesweiten Verfahren der Beihilfestellen und der Krankenhäuser. Voraussetzung hierfür ist hinsichtlich der jeweiligen Beihilfestelle, dass diese einer im Juli 2018 abgeschlossenen Rahmenvereinbarung zwischen dem Bund und der Deutschen Krankenhausgesellschaft beigetreten ist. Für die Freie und Hansestadt Hamburg (FHH) erfolgte der Beitritt des ZPD als Beihilfestelle im Juli 2018. Seitdem ist das ZPD rechtlich und nach einer inzwischen abgeschlossenen Erprobungsphase auch tatsächlich in der Lage, Direktabrechnungsanträge bundesweit von allen Krankenhäusern entgegenzunehmen . Krankenhäuser können generell durch den Beitritt zu der Rahmenvereinbarung an der Direktabrechnung teilnehmen oder diese in Einzelfällen nutzen. Inwieweit die Krankenhäuser von Direktabrechnungen Gebrauch machen und wie Direktabrechnungen gegebenenfalls auf Leistungs- oder Patientengruppen eingeschränkt werden, obliegt der einzelnen Klinik. Bisher sind nach Kenntnis des ZPD keine Hamburger Krankenhäuser der Rahmenvereinbarung beigetreten. Um die Reichweite des Direktabrechnungsverfahrens in Hamburg gezielt zu vergrößern, hat das ZPD über die Hamburgische Krankenhausgesellschaft die 35 dort vertretenen Krankenhäuser über die Direktabrechnung informiert. Weitere Maßnahmen, um die Direktabrechnung von Beihilfe durch die Krankenhäuser in der Freien und Hansestadt Hamburg gezielt zu fördern, sind geplant. Bei der Direktabrechnung wird es keine Ausnahmen oder Einschränkungen geben. 19. Im Unterausschuss wurde erwähnt, dass es eine Mitarbeiterbefragung gegeben hätte, als deren Ergebnis seit August 2018 teamweise mode- Drucksache 21/15658 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode 4 rierte Arbeitssituationsanalysen durchgeführt werden. Wie viele Teams gibt es, wie viele Teamgespräche gab es jeweils und welche ersten Verbesserungen beziehungsweise Herausforderungen haben sich aus diesen Analysen ergeben? Der Fachbereich Beihilfebearbeitung besteht aus sechs Teams. Es haben bisher zwölf moderierte Teamgespräche zur Vertiefung der Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung stattgefunden. Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb des Fachbereichs befinden sich in der Umsetzung. 20. Werden die Tage der Bearbeitung ab dem Zeitpunkt gezählt, wenn die Rechnung mit der Post beim ZPD eingegangen ist oder erst ab dem Moment, wenn die Unterlagen eingescannt sind? Wie lange dauerte im Dezember die Zeit zwischen Posteingang und dem Vorgang des Einscannens ? Für die Berechnung der Bearbeitungsdauer ist der Zeitpunkt des Posteingangs beim ZPD relevant. Die Scannung der Eingänge erfolgt in der Regel ein bis zwei Arbeitstage nach dem Posteingang. 18/09 18/10 18/11 18/12 2018 zu Frage 1: Antragseingänge 22.159 26.520 27.663 23.797 zu Frage 2: Bearbeitungsdauer (Tage) Ø 10,5 9,0 9,1 8,7 Maximum 227 199 205 171 zu Frage 3: Bearbeitungsdauer - Antragssumme ab 2.500 € (Tage) Ø 8,9 8,3 8,4 * Maximum 141 160 95 * zu Frage 4: Anträge mit Bearbeitungsdauer > 200 Tage 1 0 1 0 zu Frage 5: Anträge mit Bearbeitungsdauer 100 bis 200 Tage 19 14 7 3 zu Frage 6: Anträge mit Bearbeitungsdauer 50 bis 100 Tage 163 82 63 31 zu Frage 7: Anträge mit Bearbeitungsdauer 25 bis 50 Tage 589 552 435 242 zu Frage 8: Antragseingänge pro Sachbearbeiter (Vollkraft) und Arbeitstag 18,4 20,6 19,8 23,3 zu Frage 9: Rückstandsmenge absolut 9.233 8.792 9.872 13.022 % 41,7% 33,2% 35,7% 54,7% zu Frage 11: Beschwerden über zu lange Bearbeitungsdauer Eingabeaussch. 0 0 0 0 BGM I 0 0 0 0 SVSK 0 0 0 0 Ltg. Pers.amt 0 1 0 0 Ltg. ZPD 0 1 0 0 zu Frage 12: Krankenquote im Fachbereich Beihilfesachbearbeitung 13,3% 12,7% 14,5% * zu Frage 15: Vakanzen und vorhandene Beihilfesachbearbeiter (Vollkräfte) Vakanzen (VK) 0 0 0 0 BSB Ist (VK) 60,3 61,4 63,5 60,0 BSB Soll (VK) 60,0 60,0 60,0 60,0 zu Frage 16: Zu- und Abgänge im gesamten Fachbereich Beihilfesachbearbeitung (Köpfe) Zugänge 5 3 4 0 28 Abgänge 2 1 1 1 12 * Wert liegt noch nicht vor ** vorläufiger Wert Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode Drucksache 21/15658 5 Anlage 15658ska_text 15658ska_Antwort_Anlage