BÜRGERSCHAFT DER FREIEN UND HANSESTADT HAMBURG Drucksache 21/15710 21. Wahlperiode 15.01.19 Schriftliche Kleine Anfrage des Abgeordneten Thomas Kreuzmann (CDU) vom 09.01.19 und Antwort des Senats Betr.: Digitalisierung durchdacht durchführen – Wie viele Pannen gab es bei der flächendeckenden Einführung von KoPers? Am 8. Januar 2019 berichtete das „Hamburger Abendblatt“ zum wiederholten Mal über die „Pannensoftware“ KoPers. Bereits am 29. November 2018 war die Software erneut Thema im Unterausschuss „IuK-Technik und Verwaltungsmodernisierung “ gewesen. Dort hatten Senatsvertreter bestätigt, dass es bei der Polizei Probleme bei der Auszahlung von Zuschlägen gegeben hätte. Allerdings hätte es sich „um relativ wenige Fälle“ gehandelt, beschwichtigte der Senat, nannte jedoch keine Zahlen. Vor diesem Hintergrund frage ich den Senat: Seit dem Jahreswechsel 2019 wird die Software KoPers in allen Behörden, Landesbetrieben und Hochschulen sowie für die Versorgungs- und Zusatzversorgungsempfänger eingesetzt. Es werden derzeit 150 000 Personalfälle mit KoPers abgerechnet. KoPers läuft im Bereich der Abrechnung seit seiner Einführung stabil und grundsätzlich fehlerfrei. Einzelne Fehler sind vor dem Hintergrund der Einführung eines hochkomplexen IT-Verfahrens nicht vollständig zu verhindern. Der Einführungsprozess verlief insgesamt erfolgreich. Bezogen auf alle seit 2014 durchgeführten Abrechnungen liegt die Fehlerquote bei unter 0,1 Prozent. Zum Jahreswechsel 2018/2019 wurde unter anderem die BSB als letzte große Behörde der Kernverwaltung auf KoPers umgestellt. Dies vorausgeschickt, beantwortet der Senat die Fragen wie folgt: 1. Seit dem Jahreswechsel 2019 wird KoPers flächendeckend bei allen Mitarbeitern und Ruheständlern der Freien und Hansestadt Hamburg eingesetzt. a) Wie viele Personen wurden zum Jahreswechsel insgesamt über KoPers abgerechnet? Mit der Stufe 2 c, die zum Jahreswechsel 2019 eingeführt wurde, erhöht sich die Zahl der Beschäftigungs- und Versorgungsverhältnisse, die in KoPers abgerechnet werden , auf circa 150 000. b) Bei wie vielen Personen wurden nicht die korrekten Bezüge überwiesen ? Bei 1 601 Beschäftigten wurde ein nicht berechtigter Lohnsteuerjahresausgleich gewährt. Ihnen wurde somit ein zu hoher Auszahlungsbetrag überwiesen, der Betrag wurde im Januar verrechnet. Ursächlich war, dass Daten zum Lohnsteuerjahresausgleich nicht korrekt von PAISY nach KoPers migriert wurden; in KoPers selbst lag kein Fehler vor. Drucksache 21/15710 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode 2 Bei 188 Beschäftigten wurde die Jahressonderzahlung nicht automatisch berechnet. Für diese erfolgte die Zahlung der Jahressonderzahlung rechtzeitig in Form eines Abschlags. Die Fälle verteilen sich auf alle zu diesem Zeitpunkt in KoPers abgerechneten Behörden . Die Fehler wurden für den Abrechnungslauf Januar behoben. c) Wie ist die Fehlerquote und wie war diese beim alten System? Zur Fehlerquote in KoPers siehe Vorbemerkung. Fehlerquoten für das alte System sind nicht verfügbar. d) Welcher Art waren die aktuellen Fehler? e) Welche Behörden waren betroffen? f) Was war jeweils der Hintergrund für die Fehlberechnung? g) Zu wann können die Fehler bei der Berechnung behoben werden? Siehe Antwort zu 1. b). 2. Im Unterausschuss IuK hieß es, dass das Personalamt zur Behebung der Fehler bei der Polizei mit dieser Gespräche führe. Wann fanden die Gespräche mit welchem Ergebnis und welchen Auswirkungen auf die Zahl der fehlerhaften Buchungen statt? Gespräche mit der Polizei fanden am 29.11. und 20.12.2018 statt. Im Ergebnis wurden Anpassungen an der Schnittstelle zur Übertragung von Abwesenheitszeiten von der Zeitwirtschaft (eZeit) zu KoPers besprochen. Bei der Prüfung der Abwesenheitszeiten gibt es derzeit einen Rückstau in der Sachbearbeitung, der sich in Einzelfällen auf die Bezügezahlung von Tarifbeschäftigten auswirken kann. Die Berechnung in KoPers selbst ist korrekt. Die Übertragung von Abwesenheitszeiten steht daher auch nicht in Zusammenhang mit den Fehlerkonstellationen zum Jahreswechsel. 3. Vor allem die Umstellung bei der Behörde für Schule und Berufsbildung stelle eine umfangreiche Aufgabe dar, so Senatsvertreter im UA IuK. Gab es hier besondere Probleme? Wenn ja, wie umfangreich und welcher Art waren diese? Nein. 4. Auch betonte der Senat, dass das Informationsnetzwerk mit den Personalabteilungen ausgezeichnet sei. Durch ein Ticketsystem sei das Personalamt in der Lage, jede auftretende Unregelmäßigkeit schnell aufzunehmen sowie einer Analyse und Lösung zuzuführen. a) Wie viele Tickets sind im Jahr 2018 und bisher 2019 ausgelöst worden ? Bitte nach Monaten und aufgebenden Stellen aufschlüsseln. Siehe Anlage 1. b) Sind es mehrheitlich neue Probleme oder Wiederholungen der alten Probleme, die Tickets auslösen? Sämtliche eingehenden Meldungen der Behörden werden im Ticketsystem erfasst. Hierbei handelt es sich mehrheitlich um neue Meldungen. Bei auftretenden Problemen kommen die Meldungen gegebenenfalls auch aus mehreren Behörden, obwohl es eine Fehlersituation betrifft. c) In wie vielen Fällen konnte das Personalamt die Probleme selber lösen und wie oft mussten Dataport oder P&I hinzugezogen werden ? Von insgesamt 2 743 Tickets wurden 2 273 im First- und Second-level-support innerhalb des ZPD bearbeitet. Zu 470 Tickets wurden die Technische Leitstelle bei Dataport oder P&I beauftragt. Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode Drucksache 21/15710 3 d) Innerhalb welches Zeitraums können die Fehler behoben werden? Bitte die durchschnittliche Fehlerbehebungszeit und die maximale Dauer angeben. Das Fehlermanagement nimmt eine Priorisierung aller Fehler nach Schadenshöhe und Häufigkeit vor. Je nach Priorisierung dauert eine Fehlerbehebung in der Regel wenige Tage. Bei komplexeren Situationen mit geringen Auswirkungen kann die Behebung in seltenen Fällen einige Monate dauern. 5. Als besondere Herausforderung wurden die Steuerabschlussarbeiten bezeichnet. Verliefen diese reibungslos? Wenn nein, welche Probleme gab es und wie konnten sie behoben werden ? Siehe Antwort zu 1. b). 6. In der Medienberichterstattung wurde darauf hingewiesen, dass die KoPers-Betriebskosten die jährlichen Planungen überstiegen. Im UA IuK hieß es allerdings, dass die Betriebskosten des Projekts sowohl für das Jahr 2018 als auch für die Zukunft ausgeglichen worden seien. Wurden hier bereits zusätzliche Mittel bereitgestellt? Wenn ja, wann in welcher Höhe bei welchem vorherigen Plan-Ansatz? Für 2018 wurden die Mehrkosten aus vorhandenen Projektmitteln ausgeglichen. Im Wirtschaftsplan des ZPD 2019/2020 wird ein um rund 2 000 000 Euro höherer Betrag angesetzt, um insbesondere die bis zum Abschluss des Projekts höheren Aufwände im RZ-Betrieb zu finanzieren. 7. Zeichnet sich nach der flächendeckenden Einführung von KoPers ab, wo in welchem Umfang jeweils finanzielle und personelle Einsparungen durch die neue IT möglich sind? Sollte es keine Einsparungen geben beziehungsweise gar Mehrbedarfe der Fall sein (in welcher Höhe?): Welchen Mehrwert bietet das neue System? Der Ersatz des bisher eingesetzten und abgängigen Verfahrens war zwingend. Das Verfahren integriert zuvor in getrennten Modulen vorgehaltene Funktionen. Mit KoPers werden Personalabrechnung und -verwaltung sowie künftig das Organisationsmanagement und die Stellenverwaltung integriert. Dadurch wird die dezentrale Stellenbesetzungsbuchung optimiert. Darüber hinaus bildet KoPers die technische Basis für elektronische Geschäftsprozesse und künftige Erweiterungen wie zum Beispiel das Reisemanagement. Finanzielle und personelle Einsparungen zeichnen sich durch die Einführung von KoPers zum gegenwärtigen Zeitpunkt im Rahmen des Projekts jedoch nicht ab. 8. Sind jetzt alle Bestandteile von KoPers in Einsatz oder sind zeitnah bereits Anpassungen geplant? Wenn ja, welche? Bis zum Jahr 2020 sind Erweiterungen in den Bereichen Dienstposten- und Stellenverwaltung , Reisemanagement sowie die stufenweise Anbindung einer elektronischen Personalakte vorgesehen. 9. Kosten in welcher Höhe hat KoPers seit Projektbeginn insgesamt nach aktuellem Stand verursacht? Bitte zusätzlich nach Art der Kosten aufschlüsseln . Kumulative Ist-Kosten ePers  2008 bis 31.12.2018 in Tsd. Euro  Personal 27 888 Sachmittel und Beratungskosten 10 975 Dataport 21 316 Softwarehersteller P&I 17 671 Summe 77 850 Vorläufige Werte – vorbehaltlich Jahresabschluss  Drucksache 21/15710 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode 4 10. KoPers hat auch bei den Behörden und dem Personalamt zeitweise viel zusätzliches Personal gebunden. Wie war hier jeweils der Mehrbedarf inklusive Personalkosten innerhalb welcher Zeiträume? Die Einführung von KoPers wird in den Behörden, Ämtern und Betrieben grundsätzlich mit dem vorhandenen Stellenbestand geleistet. Darüber hinaus wurden vom Projekt Rollout-Managerinnen und -manager zur Verfügung gestellt. B eh ö rd e A n z B eh ö rd e A n z B eh ö rd e A n z B eh ö rd e A n z B eh ö rd e A n z B eh ö rd e A n z B eh ö rd e A n z H am b u rg er F ri ed h ö fe 17 H am b u rg er F ri ed h ö fe 12 B A SF I 21 B A SF I 12 B A SF I 18 B A -B 3 A G 6 So n st ig e 4 So n st ig e 5 B SB 1 B K M 2 B U E 13 B A -E 1 B A -A 7 St aN o 19 St aN o 10 B SW 1 B SW 1 B W V I 7 B A -H 3 B A -B 18 ZP D 31 ZP D 32 B W V I 11 B U E 13 Fi n an zb eh ö rd e 14 B A -M 2 B A -E 9 Fi n an zb eh ö rd e 7 B W FG 1 H am b u rg er F ri ed h ö fe 15 B A SF I 12 B A -H 7 H am b u rg er F ri ed h ö fe 21 B W V I 12 H Ö B 15 B A -W 1 B A -M 10 H Ö B 2 Fi n an zb eh ö rd e 12 P e rs o n al am t 23 B U E 17 B A -N 7 P e rs o n al am t 5 H am b u rg er F ri ed h ö fe 20 R ec h n u n gs h o f 3 B W V I 13 B A SF I 13 R ec h n u n gs h o f 1 H Ö B 12 So n st ig e 4 Fi n an zb eh ö rd e 3 B A -W 5 So n st ig e 13 P e rs o n al am t 16 St aN o 6 Fw 7 B IS 1 St aN o 17 R ec h n u n gs h o f 3 St eu er ve rw al tu n g (F B ) 7 H am b u rg er F ri ed h ö fe 23 B U E 12 St eu er ve rw al tu n g (F B ) 9 So n st ig e 12 ZP D 74 H Ö B 10 B W V I 4 ZP D 67 St aN o 13 O LG 4 EZ A 2 St eu er ve rw al tu n g (F B ) 23 P e rs o n al am t 15 Fi n an zb eh ö rd e 4 ZP D 74 P o l 6 Fw 9 R ec h n u n gs h o f 4 H am b u rg er F ri ed h ö fe 12 So n st ig e 6 H Ö B 3 St aN o 8 JB 12 St eu er ve rw al tu n g (F B ) 6 N ic h t d ef in ie rt 1 ZP D 79 O LG 14 P e rs o n al am t 11 P o l 12 So n st ig e 13 St aN o 8 St eu er ve rw al tu n g (F B ) 2 ZP D 77 Zw is ch en su m m e n T ic ke ts 71 59 17 6 22 6 19 9 22 3 27 9 G e sa m ts u m m e Ti ck e ts 27 43 20 18 Ja n Fe b M rz A p r M ai Ju n Ju l Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode Drucksache 21/15710 5 Anlage B eh ö rd e A n z B eh ö rd e A n z B eh ö rd e A n z B eh ö rd e A n z B eh ö rd e A n z B eh ö rd e A n z A G 4 A G 6 A G 12 A G 4 A G 1 A G 6 B A -A 7 B A -A 5 B A -A 11 B A -A 12 B A -A 6 B A -A 6 B A -B 13 B A -B 10 B A -B 8 B A -B 12 B A -B 6 B A -B 5 B A -E 5 B A -E 3 B A -E 7 B A -E 13 B A -E 2 B A -E 1 B A -H 10 B A -H 9 B A -H 18 B A -H 17 B A -H 6 B A -M 3 B A -M 10 B A -M 5 B A -M 12 B A -M 7 B A -M 6 B A -N 4 B A -N 8 B A -N 3 B A -N 9 B A -N 9 B A -N 6 B A SF I 2 B A SF I 8 B A SF I 7 B A SF I 9 B A SF I 9 B A SF I 5 B A -W 1 B A -W 10 B A -W 5 B A -W 16 B A -W 10 B A -W 2 B G V 2 B IS 5 B IS 2 B IS -A m t- V 1 B G V 1 B IS 3 B SB 7 B IS -A m t- V 1 B U E 12 B U E 8 B IS 4 B SB 8 B U E 4 B SB 1 B W FG 1 B W V I 3 B SB 27 B U E 7 B W V I 1 B U E 9 B W V I 12 EZ A 4 B U E 10 B W V I 2 EZ A 2 B W V I 2 EZ A 2 FG 1 B W V I 11 EZ A 3 Fi n an zb eh ö rd e 6 EZ A 7 Fi n an zb eh ö rd e 3 Fi n an zb eh ö rd e 3 EZ A 4 Fi n an zb eh ö rd e 4 Fw 4 Fi n an zb eh ö rd e 8 Fw 11 Fw 8 FG 1 Fw 3 H am b u rg er F ri ed h ö fe 6 Fw 7 H am b u rg er F ri ed h ö fe 21 H am b u rg er F ri ed h ö fe 5 Fi n an zb eh ö rd e 7 H am b u rg er F ri ed h ö fe 6 H C U 10 H am b u rg er F ri ed h ö fe 12 H IB B 1 H Ö B 1 Fw 9 H A W 1 H FB K 1 H Ö B 2 H Ö B 2 JB 8 H am b u rg er F ri ed h ö fe 13 H C U 7 H IB B 1 JB 10 JB 8 LS B G 1 H A W 3 H IB B 6 JB 1 LG 1 JV o llz 1 O LG 22 H C U 1 H Ö B 3 LB V 2 O LG 20 N ic h t d ef in ie rt 1 P e rs o n al am t 16 H FM T 1 JB 6 LG V 1 O LG -R ef 1 O LG 9 P o l 40 H IB B 1 LB V 3 LI G 1 O V G 1 P e rs o n al am t 16 R ec h n u n gs h o f 4 H Ö B 1 LE B 1 LS B G 1 P e rs o n al am t 11 P o l 19 SB H 1 JB 14 LS B G 4 N ic h t d ef in ie rt 4 P o l 19 So n st ig e 5 So n st ig e 3 LB V 2 O LG 8 O LG 3 R ec h n u n gs h o f 4 St aN o 1 St aN o 6 LE B 2 O LG -R ef 1 O LG -R ef 1 So n st ig e 27 St eu er ve rw al tu n g (F B ) 1 St eu er ve rw al tu n g (F B ) 2 LG H 1 P e rs o n al am t 4 P e rs o n al am t 5 St aN o 10 ZP D 61 V G 1 LG V 1 P la n et ar iu m 1 P o l 3 St eu er ve rw al tu n g (F B ) 2 ZP D 51 LI G 4 P o l 12 R at h Se rv 1 ZP D 51 LS B G 6 SB H 3 SB H 6 N ic h t d ef in ie rt 4 So n st ig e 1 So n st ig e 1 O LG 12 St aN o 1 St aN o 1 P e rs o n al am t 9 St eu er ve rw al tu n g (F B ) 3 St eu er ve rw al tu n g (F B ) 1 P o l 6 TU H H 1 TU H H 5 R ec h n u n gs h o f 1 U n i- H H 4 U n i- H H 9 SB H 4 ZP D 48 ZP D 32 So n st ig e 5 St aN o 6 St eu er ve rw al tu n g (F B ) 7 U n i- H H 5 ZP D 71 28 6 24 2 29 1 34 7 19 4 15 0 A u g Se p O kt N o v D ez Ja n 20 19 20 18 Drucksache 21/15710 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode 6 15710ska_text 15710ska_Antwort_Anlage