BÜRGERSCHAFT DER FREIEN UND HANSESTADT HAMBURG Drucksache 21/17164 21. Wahlperiode 17.05.19 Schriftliche Kleine Anfrage der Abgeordneten Jennyfer Dutschke (FDP) vom 09.05.19 und Antwort des Senats Betr.: Einführung neuer Personalmanagement-Software im Rahmen des Projekts KoPers/ePers (IX) Im Jahr 2018 gab es zwei Einführungswellen für die Abrechnung von Bezügen und Entgelten der aktiven Beschäftigten der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) mit der neuen Personalmanagement-Software KoPers. Zum 01.04.2018 sind mit der Welle 2a eine Reihe von kleineren Behörden einschließlich der Senatskanzlei und des Personalamtes umgestellt worden. Im Herbst 2018 startete eine weitere Welle, im Rahmen derer weitere, größere Behörden auf KoPers umgestellt wurden. Die Bezirksämter, Landesbetriebe und die Schulbehörde folgten schließlich zum 01.01.2019. Damit ist KoPers nun gemäß entsprechender Erwartungshaltung des Senats flächendeckend eingeführt.1 In der Personalwirtschaft der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) wird unter anderem zwischen statistischem und budgetrelevantem Personalbestand unterschieden. Der statistische Personalbestand ist eine Kennzahl, die den Umfang des längerfristigen „Kernpersonals“ umschreibt. Der budgetrelevante Personalbestand umfasst jenseits dessen zusätzlich auch noch sämtliche sonstigen Arbeitsverhältnisse der FHH, für die eine Vergütung gewährt wird. Hierunter fallen beispielsweise auch Auszubildende, Referendare und geringfügig Beschäftigte. Gemäß Senatsantwort in Drs. 21/14980 und 21/16435 konnte mit KoPers bis dato keine „qualitätsgesicherte“ Aussage über den statistischen Personalbestand getroffen werden. Dies ist bemerkenswert, da mit KoPers eine über viele Jahre hinweg entwickelte und entsprechend teure Ersatzlösung für die jahrzehntealte Alt-Software PAISY eingeführt wurde. Letztere konnte offenbar noch problemlos auch unterjährig – zumindest quartalsweise – den statistischen Personalbestand ausweisen, wie die entsprechende Senatsantwort zu Drs. 21/13841 belegt. Vor diesem Hintergrund frage ich den Senat: Die Einführung der Software ist zwischenzeitlich abgeschlossen, vergleiche Drs. 21/17104. Die Überführung der Daten (Migration) vom Altsystem PAISY in KoPers erfolgt schrittweise. Daten, die für die Personalabrechnung erforderlich sind, wurden zum jeweiligen Umstellungszeitpunkt übertragen. Aus diesen Daten lässt sich der budgetrelevante Personalbestand ableiten. Statistische Merkmale dagegen, die nicht unmittelbar für die Personalabrechnung benötigt werden, werden zusätzlich intensiv 1 Vergleiche: Ausschussprotokoll Nummer 21/8 der öffentlichen Sitzung des Unterausschusses „Personalwirtschaft und Öffentlicher Dienst“ (Seite 15). Drucksache 21/17164 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode 2 qualitätsgesichert und zu einem späteren Zeitpunkt nachmigriert. Aus diesen Daten wird der statistische Personalbestand abgeleitet. Für die bis zum 31.12.2018 auf KoPers umgestellten Bereiche ist diese Qualitätssicherung und Nachmigration zwischenzeitlich erfolgreich abgeschlossen, sodass zu diesem Stichtag Daten zur Ermittlung des statistischen und budgetrelevanten Personalbestand zur Verfügung stehen. Für die zum 01.01.2019 umgestellten Bereiche ist die Qualitätssicherung sowie Nachmigration noch nicht abgeschlossen. Zum Stichtag 31.03.2019 liegen daher lediglich Daten zum budgetrelevanten Personalbestand vor. Dies vorausgeschickt antwortet der Senat wie folgt: 1. Verfügt KoPers – wie die Alt-Software PAISY – über die Möglichkeit der unterjährigen, stichtagsbezogenen Darstellung des statistischen Personalbestands ? a. Wenn nein, warum nicht? Auf welcher Basis soll die personalwirtschaftlich zentrale Kennzahl des statistischen Personalbestands dann zukünftig im jährlichen Personalbericht dargestellt werden? Wie wollen sich zuständige Dienststellen und Senat unterjährig zu Personalmanagementzwecken berichten lassen? b. Wenn ja, wie haben sich der statistische sowie der budgetrelevante Personalbestand jeweils zum 31.12.2018 und zum 31.03.2019 entwickelt ? Ja, im Übrigen siehe Vorbemerkung. Zum Personalbestand siehe Anlage. 2. In circa wie vielen Fällen ist es in den Monaten seit Jahresanfang 2019 aufgrund der Umstellung auf beziehungsweise Nutzung von KoPers zu Fehlern bei der Auszahlung von Entgelten und Bezügen beziehungsweise Ruhegeldern und Pensionen inklusive jeweiliger Zulagen und Zuschläge gekommen? a. Worauf waren oder sind diese Fehler zurückzuführen? b. Inwieweit wurden die betreffenden Fehler zwischenzeitlich behoben beziehungsweise bis wann sollen welche Fehler noch behoben werden? c. Wie ist aktuell die Summe der aufgrund von entsprechenden Abrechnungsfehlern noch geschuldeten Personalauszahlungen? Mit der Personalabrechnung im Mai 2019 werden sämtliche noch ausstehende Zahlungen für die Vormonate geleistet. Hierin sind auch die rückwirkenden Zahlungen aufgrund des Tarifabschlusses zum 1. Januar 2019 enthalten. Eine exakte Trennung anhand der Nachzahlungsgründe ist kurzfristig nicht auswertbar. Die geschuldeten unständigen Bezüge belaufen sich in der Summe überschlägig auf weniger als 100 000 Euro. Die zuständige Behörde bedauert die verspätete Auszahlung. Im Übrigen wird auf die Drs. 21/17104 verwiesen. 3. Welche sonstigen Fehler, Probleme und Komplikationen haben sich im nunmehr flächendeckenden Betrieb von KoPers bislang herauskristallisiert ? Wie wurden sie wann behoben beziehungsweise bis wann sollen sie noch behoben werden? Inwieweit sind hiermit welche weiteren Kosten für die FHH verbunden? Es treten Probleme im Antwortzeitverhalten auf. Zudem kam es aufgrund von Installationsvorgängen und längeren Laufzeiten der Abrechnung zu Einschränkungen der Systemverfügbarkeit für die Anwenderinnen und Anwender. Es wurden sowohl kurzfristige als auch mittelfristige Stabilisierungsmaßnahmen mit Dataport und dem Softwareanbieter verabredet. Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode Drucksache 21/17164 3 Im flächendeckenden Betrieb ergaben sich teilweise noch Probleme im Datenaustausch mit Steuer- und Sozialversicherungsträgern. Diese wurden jeweils unmittelbar dem Softwareanbieter zur kurzfristigen Korrektur aufgegeben und gelöst. Zu den Problemen in der Schnittstelle zum Zeitwirtschaftsverfahren siehe Drs. 21/17104. Im Rahmen der Fehlerbehebung entstehen keine zusätzlichen externen Kosten. 4. Wie hoch waren die bisherigen Ist-Kosten des Projekts ePers/KoPers zum aktuellen Stichtag? a. Wie verteilen sie sich jeweils auf die in Drs. 21/3990 (Seite 3) aufgeführten Kostenblöcke? Ist-Kosten ePers 2008 bis 31.03.2019 in Tsd. Euro Personal 31 122 Sachmittel und Beratungskosten 12 248 Dataport 23 788 Softwarehersteller P&I 19 720 Zwischensumme ePers/KoPers 86 878 Aktueller Stand der Kostenberichte ist der 31.03.2019. b. Welches Restbudget verbleibt derzeit noch? Welche der in Drs. 21/5590 (Seite 4 folgende) aufgeführten Teilbudgets sind in jeweils welchem Umfang bereits ausgezahlt worden? Stichtag 31.03.2019 Restbudget in Tsd. Euro Gesamtbudget: 94 296 Ist-Gesamtbetrag 86 878 Restbudget 7 418 Die Teilbudgets der Drs. 21/5590 wurden wie folgt ausgezahlt: Kostenaufstellung für die Fertigstellung der Software KoPers ausgezahltes Budget Kostenaufstellung Projekt ePers unter Leitung Dataport Vertragsergänzungen zum Rahmenvertrag-KoPers mit Dataport IT-Leistungen Dataport 5 394 Leistungen P&I 6 229 IT-Leistungen Dataport für die Fortführung Altverfahren PAISY 4 952 Verlängerung P01 - Betrieb SNH 1 657 Personal Projekt ePers 5 111 Sachmittel und Beratungskosten 2 918 Leistungen ADP: PAISY Lizenzen, Wartung und Beratung Migration 2 591 Summe Vertragsergänzung mit Dataport 28 852 Aufstellung Begleitkosten Projekt ePers Rollout KoPers Stellenwirtschaft 0 Rollout KoPers Stufe 3 (Reisemanagement, ESS/MSS, Bewerbungsmanagement) 0 Software-Entwicklungskosten 1 896 Summe Begleitkosten Projekt ePers 1 896 Gesamt Projekt ePers (inkl. Begleitkosten) 30 748 c. Wie hoch liegen die nunmehr erwarteten jährlichen Betriebskosten für KoPers? Die zu erwartenden jährlichen Betriebskosten für KoPers liegen für 2019 bei circa 4,7 Millionen Euro und für 2020 fortfolgende bei voraussichtlich circa 5,2 Millionen Euro. Drucksache 21/17164 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode 4 5. Wie gestaltet sich derzeit die Einführung der Funktionalitäten der Stufe 3 (Employee beziehungsweise Manager Self Service, Reisemanagement, Bewerbungsmanagement)? In welchen Dienststellen wurden diese gemäß der Ausführungen in Drs. 21/5590 „pilotiert“? Falls dies noch nicht erfolgt ist: Warum nicht und bis wann soll dies erfolgen? Die Umsetzung neuer Funktionen erfolgt über ein jeweils eigenständiges Projektvorgehen . Das Projekt HR Self-Services befindet sich in der Gründungsphase. Eine Meilensteinplanung hierfür inklusive der zu pilotierenden Bereiche wird mit der Projekteinsetzung erstellt. Das laufende Projekt Bewerbermanagement startet in Kürze ein Vergabeverfahren zur Beschaffung einer entsprechenden Software. Nach der Vergabeentscheidung legen die Projektgremien mögliche Pilotierungen fest. Für das Reisemanagement wird derzeit eine Pilotierung in der BWVI vorbereitet. Statistischer Personalbestand Beschäftigte Kernverwaltung Dezember 2018 1.01 Bürgerschaft 100 1.03 Rechnungshof 132 1.04 Datenschutz und Informationsfreiheit 31 1.1 Senat und Personalamt 494 1.2 Bezirksamt Hamburg-Mitte 1.403 1.3 Bezirksamt Altona 1.121 1.4 Bezirksamt Eimsbüttel 923 1.5 Bezirksamt Hamburg-Nord 1.097 1.6 Bezirksamt Wandsbek 1.516 1.7 Bezirksamt Bergedorf 582 1.8 Bezirksamt Harburg 788 2.0 Justizbehörde 5.033 3.1 Behörde für Schule und Berufsbildung 20.961 3.2 Behörde für Wissenschaft, Forschung und Gleichstellung 131 3.3 Behörde für Kultur und Medien 248 4.0 Behörde für Arbeit, Soziales, Familie und Integration 1.782 5.0 Behörde für Gesundheit und Verbraucherschutz 651 6.1 Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen 590 6.2 Behörde für Umwelt und Energie 627 7.0 Behörde für Wirtschaft, Verkehr und Innovation 543 8.1 Behörde für Inneres und Sport 12.949 9.1 Finanzbehörde 4.204 Gesamtergebnis 55.906 Beschäftigte Hochschulen Dezember 2018 HafenCity Universität Hamburg 227 Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg 1.099 Hochschule für Bildende Künste 105 Hochschule für Musik und Theater 253 Technische Universität Hamburg 1.083 Universität Hamburg 4.324 Gesamtergebnis 7.091 Beschäftigte Landesbetriebe Dezember 2018 Großmarkt Obst, Gemüse und Blumen 35 Hamburgische Münze 41 Institut für Hygiene und Umwelt 301 Kasse.Hamburg 339 Landesbetrieb Erziehung und Beratung 731 Landesbetrieb Gebäudereinigung Hamburg 203 Landesbetrieb Geoinformation und Vermessung 357 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode Drucksache 21/17164 5 Anlage Landesbetrieb Hamburger Institut für berufliche Bildung 3.016 Landesbetrieb Hamburger Volkshochschule 202 Landesbetrieb Immobilienmanagement und Grundvermögen 189 Landesbetrieb RathausService 40 Landesbetrieb Straßen, Brücken u. Gewässer 666 Landesbetrieb Verkehr 403 Landesbetrieb ZAF/AMD 143 Planetarium Hamburg 10 SBH Schulbau Hamburg 1.021 Staats- und Universitätsbibliothek 199 Landesbetrieb Zentrum für Personaldienste 397 Gesamtergebnis 8.293 Drucksache 21/17164 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode 6 Budgetrelevanter Personalbestand Beschäftigte Kernverwaltung Dezember 2018 März 2019 1.01 Bürgerschaft 100 93 1.03 Rechnungshof 132 132 1.04 Datenschutz und Informationsfreiheit 32 30 1.1 Senat und Personalamt 500 492 1.2 Bezirksamt Hamburg-Mitte 1.440 1.426 1.3 Bezirksamt Altona 1.167 1.156 1.4 Bezirksamt Eimsbüttel 930 938 1.5 Bezirksamt Hamburg-Nord 1.120 1.100 1.6 Bezirksamt Wandsbek 1.530 1.551 1.7 Bezirksamt Bergedorf 598 583 1.8 Bezirksamt Harburg 794 810 2.0 Justizbehörde 5.976 5.956 3.1 Behörde für Schule und Berufsbildung 22.117 22.346 3.2 Behörde für Wissenschaft, Forschung und Gleichstellung 131 129 3.3 Behörde für Kultur und Medien 288 295 4.0 Behörde für Arbeit, Soziales, Familie und Integration 1.786 1.756 5.0 Behörde für Gesundheit und Verbraucherschutz 654 655 6.1 Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen 646 633 6.2 Behörde für Umwelt und Energie 709 702 7.0 Behörde für Wirtschaft, Verkehr und Innovation 545 541 8.1 Behörde für Inneres und Sport 14.635 14.721 9.1 Finanzbehörde 4.674 4.657 Gesamtergebnis 60.504 60.702 Beschäftigte Hochschulen Dezember 2018 März 2019 HafenCity Universität Hamburg 338 311 Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg 1.971 1.505 Hochschule für Bildende Künste 184 168 Hochschule für Musik und Theater 292 297 Technische Universität Hamburg 1.624 1.323 Universität Hamburg 5.966 5.510 Gesamtergebnis 10.375 9.114 Beschäftigte Landesbetriebe Dezember 2018 März 2019 Großmarkt Obst, Gemüse und Blumen 35 36 Hamburgische Münze 41 42 Institut für Hygiene und Umwelt 307 312 Kasse.Hamburg 340 348 Landesbetrieb Erziehung und Beratung 733 730 Landesbetrieb Gebäudereinigung Hamburg 203 193 Landesbetrieb Geoinformation und Vermessung 370 372 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode Drucksache 21/17164 7 Landesbetrieb Hamburger Institut für berufliche Bildung 3.040 3.020 Landesbetrieb Hamburger Volkshochschule 244 243 Landesbetrieb Immobilienmanagement und Grundvermögen 190 183 Landesbetrieb RathausService 40 38 Landesbetrieb Straßen, Brücken u. Gewässer 668 677 Landesbetrieb Verkehr 406 427 Landesbetrieb ZAF/AMD 616 617 Planetarium Hamburg 10 11 SBH Schulbau Hamburg 1.037 1.033 Staats- und Universitätsbibliothek 246 244 Landesbetrieb Zentrum für Personaldienste 404 394 Gesamtergebnis 8.930 8.920 Drucksache 21/17164 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode 8 17164ska_Text 17164ska_Anlage