BÜRGERSCHAFT DER FREIEN UND HANSESTADT HAMBURG Drucksache 21/17315 21. Wahlperiode 28.05.19 Schriftliche Kleine Anfrage des Abgeordneten Thilo Kleibauer (CDU) vom 22.05.19 und Antwort des Senats Betr.: Bewirtungspraxis in der Senatskanzlei – Frühstück auf Kosten der Steuerzahler? Ich frage den Senat: Das im Jahr 2018 neu gegründete Amt für IT und Digitalisierung befindet sich seit mehreren Monaten im konstanten Aufbau seiner Personalressourcen. Vor dem Hintergrund vieler Neueinstellungen bei ITD ist dem Chief Digital Officer (CDO) der Freien und Hansestadt Hamburg das Zusammenwachsen der neuen Organisationsstruktur und das gegenseitige persönliche Kennenlernen wichtig. Daher lädt der CDO in unregelmäßiger Reihenfolge jeweils circa zehn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Amtes ITD – unabhängig von Hierarchie und fachlicher Zuständigkeit – zur Diskussion strategischer Fragen ein mit dem Ziel, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unmittelbar persönlich anzusprechen und einzubinden. Um diesem besonderen Format Rechnung zu tragen, hat der CDO entschieden, dass sich diese Gespräche auch vom äußeren Rahmen von üblichen Dienstbesprechungen unterscheiden sollten. Aus diesem Grund wurden sie in Abstimmung mit der Beauftragten für den Haushalt außerhalb der üblichen Arbeitsroutine im Rathaus unter dem Titel „ITD-Austausch im Rathaus“ durchgeführt und mit einem gemeinsamen Frühstück verbunden. Im Bewusstsein der geltenden Grundsätze für Bewirtungen hat der CDO die hierbei angebotenen Brötchen aus eigenen Mitteln privat gezahlt. Es ist im Übrigen nicht unüblich, dass Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter und Vorgesetzte in regulären Dienstbesprechungen auf ihre Kosten Kekse, Kuchen oder auch Brötchen anbieten. Dies ist Ausdruck einer offenen, kommunikativen und wertschätzenden Arbeitskultur in der Hamburger Verwaltung und nicht Gegenstand von Bewirtungsrichtlinien . Dies vorausgeschickt, beantwortet der Senat die Fragen wie folgt: 1. Welche Vorgaben, Richtlinien und Maßstäbe gelten im Einzelnen für die Bewirtung bei Sitzungen und Besprechungen in den Behörden der Freien und Hansestadt Hamburg? Grundsätzlich hat jede Behörde der Freien und Hansestadt Hamburg interne Regelungen , Dienstvorschriften oder Bestimmungen in der Geschäftsordnung für Repräsentations - und Bewirtungsausgaben. Für die Bewirtung gilt in erhöhtem Maße der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, das heißt, in diesem Bereich wird der Grundsatz maßvoller Zurückhaltung praktiziert. Jeder Aufwand wird durch die Bedeutung der Einladung beziehungsweise der Veranstaltung für die Freie und Hansestadt Hamburg oder ihrer Behörden gerechtfertigt. Demgegenüber wird aber auch vermieden, Hamburg in den Ruf einer wenig gastfreundlichen Stadt geraten zu lassen. Unterschieden wird in der Regel zwischen verwaltungsinternen Bewirtungen und Bewirtungen mit externen Teilnehmern (zum Beispiel aus anderen Bundesländern, Bundesbehörden oder anderweitig). Während bei ersteren regelmäßig nur bei länge- Drucksache 21/17315 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode 2 ren Sitzungen Bewirtungen mit Kaffee, Tee und Kaltgetränken zulässig sind, können auswärtige Gäste unter Einhaltung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und der Sparsamkeit gastfreundlich-bescheiden betreut werden. Ausnahmen sind nur in besonders gelagerten Fällen möglich. Darüber hinaus steht es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern allerdings frei, Bewirtungen in eigener Verantwortung und auf eigene Kosten zur Verfügung zu stellen. 2. Welche Vorgaben, Richtlinien und Maßstäbe gelten im Einzelnen für die Bewirtung bei Sitzungen und Besprechungen in der Senatskanzlei? 3. Ist die Bewirtung mit einem Imbiss bei verwaltungsinternen Sitzungen und Besprechungen im Regelfall zulässig? Wenn ja, seit wann? Wenn nein, in welchen besonderen Fällen ist eine entsprechende Bewirtung zulässig und möglich? Siehe Antwort zu 1. Im Übrigen siehe Vorbemerkung. 4. Ist es zutreffend, dass der in der Senatskanzlei eingesetzte Chief Digital Officer (CDO) Mitarbeiter der Verwaltung zu Sitzungen mit einer Imbiss- Bewirtung eingeladen hat, zum Beispiel zu Frühstücks-Besprechungen („Captain‘s Breakfast“) ins Rathaus? Wenn ja, an welchen Tagen mit jeweils wie vielen Teilnehmern aus welchen Dienststellen? Wie lange dauerten diese Sitzungen? Aus welchen Gründen fand bei diesen Besprechungen eine Bewirtung in welcher Form statt? Der CDO hat bisher zweimal zum Format „ITD-Austausch im Rathaus“ eingeladen. Die erste Besprechung fand am 14.02.2019 von 08.45 – 10.00 Uhr mit elf Teilnehmern aus dem Amt ITD statt. Die zweite Besprechung fand am 21.03.2019 von 08.30 – 10.00 Uhr mit neun Teilnehmern aus dem Amt ITD statt. Im Übrigen siehe Vorbemerkung . 5. Finden ähnliche Besprechungsformate mit Imbiss auch in anderen Behörden der Freien und Hansestadt Hamburg statt? Wenn ja, an welchen Stellen, aus welchen Anlässen und in welchem Umfang? In der Finanzbehörde findet seit 2019 ein Mal jährlich ein Frühstück (Brötchen, Kaffee/ Tee) oder eine Kaffeetafel (Kuchen, Kaffee/Tee) für die Ausbilderinnen und Ausbilder der Finanzbehörde (ohne Steuerverwaltung) mit Gesamtkosten von jeweils circa 300 Euro statt. 6. Sind weitere Besprechungen mit Imbiss-Bewirtung durch den CDO geplant oder stehen durch Einladung bereits fest? Welche Termine sind hierfür schon konkret festgelegt? Derzeit sind noch keine konkreten Termine geplant und keine Einladungen ausgesprochen . Im Übrigen siehe Vorbemerkung. 7. Wurden vom Amt für IT und Digitalisierung seit Anfang 2018 Catering- Dienstleistungen des Landesbetriebs Rathaus-Service in Anspruch genommen? Wenn ja, wann genau, aus welchen Anlässen und welche Kosten sind dafür entstanden? 8. Wer hat die Bewirtung jeweils veranlasst und genehmigt? Liegt für die entsprechenden Termine jeweils eine Teilnehmerliste vor? Siehe Anlage. 9. Wie bewertet der Senat oder die zuständige Behördenleitung die Einladung zu Frühstücks-Besprechungen mit überwiegend oder ausschließ- Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode Drucksache 21/17315 3 lich verwaltungsinternen Teilnehmern? Ist hierfür der Einsatz von Haushaltsmitteln sinnvoll, notwendig und zulässig? Der Senat hat sich hiermit nicht befasst. Im Übrigen siehe Vorbemerkung und Antwort zu 1. 10. In welcher Höhe sind im Jahr 2018 sowie in den ersten fünf Monaten 2019 jeweils insgesamt Aufwendungen für Bewirtungen im Amt für IT und Digitalisierung angefallen? Im Jahr 2018 sind im Amt ITD Aufwendungen für Bewirtungen in Höhe von 2 797,61 Euro angefallen. Diese setzen sich zusammen aus den Bewirtungen durch den Rathaus -Service (siehe Anlage: 243,00 Euro) sowie durch andere Lieferanten (2 554,61 Euro). In den ersten fünf Monaten 2019 sind im Amt ITD bisher Aufwendungen für Bewirtungen in Höhe von 1 821,58 Euro angefallen. Diese setzen sich zusammen aus den Bewirtungen durch den Rathaus-Service (siehe Anlage: 911,70 Euro) sowie durch andere Lieferanten (909,88 Euro). Datum der Veranstaltung Anlass Bewirtungskosten Veranlasst durch Genehmigt durch 28.03.2018 Ganztägiger Workshop zur strategischen Weiterentwicklung des Informationssicherheitsmanag ements der FHH mit externer Moderation/Beratung 57,40 € ITD 2302 ITD 23 25.04.2018 Mehrtägiger Workshop mit externen Beratern zur Prozessoptimierung von DigitalFirst (Tag 1) 28,80 € DigitalFirst - Teamlead Workstream 1 Programmleitung DigitalFirst 02.05.2018 Mehrtägiger Workshop mit externen Beratern zur Prozessoptimierung von DigitalFirst (Tag 2) 33,40 € DigitalFirst - Teamlead Workstream 1 Programmleitung DigitalFirst 03.05.2018 Mehrtägiger Workshop mit externen Beratern zur Prozessoptimierung von DigitalFirst (Tag 3) 78,40 € DigitalFirst - Teamlead Workstream 1 Programmleitung DigitalFirst 10.12.2018 Steuerungsgruppe DigitalFirst 45,00 € Programmleitung DigitalFirst LITD 23.01.2019 Kick-Off mit allen Beteiligten des Programms DigitalFirst zur Vorstellung der Programmleitung und des Arbeitsprogramms für 2019 und gegenseitigem Kennenlernen. 633,50 € DigitalFirst - Programmkommunik ation Programmleitung DigitalFirst 31.01.2019 1. DigitalFirst Workshop der Zentralen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner aller Behörden, der Bezirke und Landesbetriebe 141,00 € DigitalFirst - Programmkommunikation Programmleitung DigitalFirst 14.02.2019 ITD-Austausch im Rathaus 66,80 € LITD LITD in Abstimmung mit BfH 21.03.2019 ITD-Austausch im Rathaus 70,40 € LITD LITD in Abstimmung mit BfH Summe 2018 243,00 € Summe 2019 911,70 € Gesamtsumme 2018/2019 1.154,70 € Drucksache 21/17315 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode 4 Anlage Teilnehmerliste ja ja ja ja ja ja ja ja ja Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode Drucksache 21/17315 5 17315ska_Text 17315ska_Anlage Anlage Fragen 7, 8