BÜRGERSCHAFT DER FREIEN UND HANSESTADT HAMBURG Drucksache 21/17493 21. Wahlperiode 18.06.19 Schriftliche Kleine Anfrage der Abgeordneten Thilo Kleibauer, Joachim Lenders und Philipp Heißner (CDU) vom 11.06.19 und Antwort des Senats Betr.: Wie zeitnah kommen die digitalen Verbesserungen bei der Beihilfe wirklich ? In Drs. 21/16196 avisierte der Senat die Vergabeentscheidung für das Nachfolgeverfahren zur Ablösung von PERMIS-B im 2. Quartal 2019. „Die bisher eingesetzte Software PERMIS-B muss aus technischen und funktionalen Gründen ersetzt werden. Für die Einführung des neuen Verfahrens sind 1,5 Jahre geplant“, so der Senat. Am 21. Mai verkündete nun Dataport über eine Pressemitteilung, dass die Software BeiReFa (Beihilfe, Regelwerk, Fachanwendung ) des IT-Unternehmens SINC ausgewählt worden sei. Wir fragen den Senat: Im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem europaweiten öffentlichen Teilnahmewettbewerb wurde innerhalb des für die Beschaffung gesteckten Kosten - und Zeitrahmens ein Verfahren ausgewählt, das entsprechend der vergaberechtlich gebotenen Vorgehensweisen die qualitativen Aspekte und die gebotene Wirtschaftlichkeit am besten erfüllt. Bei der Auswahl kommt einer bedienerfreundlichen, an modernen Arbeitsabläufen orientierten, modular aufgebauten und zukunftsorientierten Software eine besondere Bedeutung zu. Mit der ausgewählten Software BeiReFa soll ein mandantenfähiges Standardverfahren zur Modernisierung der IT-Architektur bereitgestellt werden. Das Verfahren soll benutzerfreundlicher und intuitiver bedienbar sein. Die Arbeitsabläufe in der Beihilfebearbeitung werden an die Arbeitsweise des neuen Systems angepasst. Anlässlich des Verfahrenswechsels wird zusätzlich erwogen, die Zahlungs- und Verbuchungsvorgänge von Beihilfezahlungen neu zu gestalten, um Zahlungswege zu beschleunigen . Das neue Verfahren stellt die Basissoftware zum Einsatz von Prüfmodulen dar. Die konkreten Zeit- und Kostenpläne für diese einzelnen Module werden im Rahmen einzelner Projekte festgelegt. Darüber hinaus plant das ZPD, zum 1. Quartal 2020 eine App bereitzustellen, die die digitale Belegeinreichung sowohl bei der Beihilfe als auch bei der privaten Krankenversicherung ermöglichen soll. Die hierfür eingesetzte Plattform ist unabhängig von BeiReFa. Dies vorausgeschickt, beantwortet der Senat die Fragen teilweise auf der Grundlage von Auskünften von Dataport AöR wie folgt: 1. Wie viele Anbieter haben sich bei dem EU-Weiten Vergabeverfahren beteiligt? Vier. Drucksache 21/17493 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode 2 2. Welche Argumente sprachen für das IT-Unternehmen SINC? Siehe Vorbemerkung. 3. Wird BeiReFa beziehungsweise einige Komponenten des Verfahrens bereits anderswo eingesetzt oder muss es komplett neu entwickelt werden ? BeiReFa ist in Rheinland-Pfalz im Einsatz und wird in Hessen eingeführt. 4. Am 1. Juli 2019 beginnt das Einführungsprojekt. Wie viele VZÄ wird das Projekt umfassen und von welchen Stellen werden sie in das Projekt eingebracht? Im Projekt werden 14 Vollkräfte aus dem Zentrum für Personaldienste (ZPD) und von Dataport eingesetzt. 5. In der Drs. 21/16196 heißt es, dass für die Einführung des neuen Verfahrens 1,5 Jahre geplant seien. In der Pressemitteilung von Dataport wird hingegen nur erwähnt, dass Anfang 2021 die ersten Mitarbeiter mit der neuen Software arbeiten werden. a) Wann ist geplant, dass alle für die Beihilfe zuständigen Mitarbeiter im Zentrum für Personaldienste (ZPD) mit der neuen Software arbeiten? b) Über welchen Zeitraum soll die Umstellung erfolgen und ist währenddessen mit Verzögerungen bei der Bearbeitung der Beihilfeanträge zu rechnen? Wenn ja, in welchem Umfang und durch welche Maßnahmen versucht das ZPD Verzögerungen so niedrig wie möglich zu halten? Die Umstellung soll im 1. Quartal 2021 stufenweise stattfinden. Sie wird projektseitig begleitet, um die Systembedienung und angepassten Arbeitsabläufe zu unterstützen. Verzögerungen in der Bearbeitung von Anträgen wird durch vorlaufende Personalaufstockung und Minimierung des Bestands an offenen Anträgen entgegengewirkt. 6. Perspektivisch sollen Beihilfeanträge nicht mehr erst eingescannt und dann digital weiterverarbeitet werden, sondern per Mail oder App bereits von Anfang an digital zur Verfügung gestellt werden können. Soll dies bereits Anfang 2021 der Fall sein beziehungsweise wie sieht der konkrete Zeitplan hinter der Formulierung „perspektivisch“ aus? 7. Über welche Verbesserungen gegenüber PERMIS-B soll BeiReFa bereits bei Einführung Anfang 2021 verfügen? Welche sollen nach aktuellen Planungen danach modular mit jeweils welchem Zeitplan und Kosten hinzugefügt werden? Siehe Vorbemerkung. 8. Dataport soll neben der Projektkoordination den Aufbau der Infrastruktur durchführen. Welche Maßnahmen sind mit der Aufgabe bei welchem Zeitplan und welchen Kosten verbunden? Der Auftrag für Dataport beläuft sich auf etwa 1,8 Millionen Euro. Neben dem Aufbau der Infrastruktur sind unter anderem die Migration der Altdaten und die Anpassung vorhandener Schnittstellen enthalten. Der laufende Betrieb von BeiReFa bei Dataport wird mit jährlich etwa 550 000 Euro veranschlagt. 9. Auch der Verfahrensbetrieb soll im hochsicheren Twin Data Center über Dataport sichergestellt werden. Sind hierfür Anpassungen am Twin Data Center notwendig? Nein. 10. Welche Kosten sind mit der Einführung von BeiReFa nach aktueller Planung insgesamt verbunden und wann werden diese vermutlich jeweils zeitlich entstehen? Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode Drucksache 21/17493 3 Derzeit wird auf Basis des am 20.05.2019 erfolgten Zuschlags die Zeit- und Kostenplanung aktualisiert. Zurzeit ist das Projekt im IT-Globalfonds mit 12,7 Millionen Euro budgetiert. 11. Wie viele VZÄ sind aktuell im ZPD mit der Bearbeitung der Beihilfe befasst? Welche Auswirkungen wird die Software BeiReFa vermutlich auf die Zahl der benötigten VZÄ nach aktuellen Planungen nach Einführung haben? Aktuell sind im ZPD Hamburg 58,2 VK mit der Beihilfesachbearbeitung befasst (siehe Drs. 21/15658 – Antwort zu Frage 15.). Ob und gegebenenfalls in welchem Umfang es Auswirkungen auf den Sollbestand gibt, wird nach Einführung der Software geprüft.