BÜRGERSCHAFT DER FREIEN UND HANSESTADT HAMBURG Drucksache 21/17956 21. Wahlperiode 06.08.19 Schriftliche Kleine Anfrage des Abgeordneten Thomas Kreuzmann (CDU) vom 31.07.19 und Antwort des Senats Betr.: Digitalisierung durchdacht durchführen – Legt die Einführung von PROSOZ Teile der Verwaltung lahm? Aktuell läuft die Einführung der PROSA-Nachfolgesoftware PROSOZ, über die Sozialhilfe und Eingliederungshilfe bearbeitet und ausgezahlt werden. Vor diesem Hintergrund frage ich den Senat: Die zuständige Behörde hat die praktischen Arbeiten im „Projekt Einführung PROSOZ“ im September 2017 begonnen. Von Beginn an waren die beteiligten Fachbehörden, die betroffenen Fachämter der Bezirksämter sowie die Dienstleister Dataport AöR und PROSOZ Herten GmbH eng ins Projekt eingebunden. Der Zeitund Kostenplan konnte bisher eingehalten werden. Im Zeitplan sind auch die Phasen verankert, in denen die betroffenen Dienststellen durch Schulungsteilnahme oder Kontrollarbeiten der Datenmigration besonders beansprucht sind. Verschiedene, mit den Dienststellen abgestimmte Maßnahmen sollen sicherstellen, dass die Erledigung der Aufgaben des Tagesgeschäfts nicht gefährdet wird. So war es Ziel, einen möglichst hohen Grad der Datenmigration zu erreichen, um manuelle Datenerfassungen zu vermeiden. Darüber hinaus werden die Dienststellen unter anderem durch die zeitweise Erhöhung von Personalkapazitäten, der zusätzlichen Bereitstellung von Hilfskräften und der Bereitstellung zusätzlicher Finanzmittel für die Bezahlung von Überstunden unterstützt. Dies vorausgeschickt, beantwortet der Senat die Fragen wie folgt: 1. Welche Bereiche sind jeweils inwiefern aktuell konkret mit der Einführung von PROSOZ befasst? Die Fachwendung OPEN/PROSOZ wird in den Fachämtern Grundsicherung und Soziales der sieben Bezirksämter, dem Fachamt Eingliederungshilfe des Bezirksamtes Wandsbek, im Referat Zugang, Unterbringung und Leistung der Behörde für Inneres und Sport, in der Fachabteilung Drogen und Sucht der Behörde für Gesundheit und Verbraucherschutz sowie im Versorgungsamt Hamburg der Behörde für Arbeit, Soziales, Familie und Integration eingesetzt. 2. Die Fachämter für Grundsicherung und Soziales sowie Eingliederungshilfe müssen aktuell die migrierten Daten kontrollieren. a) Welcher konkrete Aufwand ist damit verbunden? b) Wie fehlerhaft waren die migrierten Datensätze? c) Wann sind die seit wann laufendenden Kontrollarbeiten voraussichtlich abgeschlossen? Durch unterschiedliche Datenstrukturen zwischen den abzulösenden Fachverfahren und OPEN/PROSOZ lassen sich die Daten nicht eins zu eins migrieren. Die Drucksache 21/17956 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode 2 erforderlichen Kontrollarbeiten waren im Vorwege angekündigt und abgestimmt. Mit den Arbeiten wurden am 22.07.2019 begonnen. Diese sollen nach sieben Wochen abgeschlossen sein. Es wird für die Fachämter Grundsicherung und Soziales mit einem durchschnittlichen Aufwand pro Sachbearbeiter von etwa einem Tag pro Woche gerechnet. In der Migration aufgetretene Fehler in der Zuordnung der Fälle zu Sachbearbeitern wurden bereits automatisiert bereinigt. 3. Welche Maßnahmen wurden für die Zeit der Einführung von PROSOZ zur Unterstützung der betroffenen Fachämter für jeweils welchen Zeitraum ergriffen? Bitte nach Bezirken und Fachämtern aufschlüsseln. In enger Abstimmung mit den betroffenen Fachämtern wurden seit Projektbeginn folgende Unterstützungen geleistet: Finanzierung 32 zusätzlicher Sachbearbeiterstellen für zwei Jahre sowie 46 zusätzlicher Hilfskräfte zur Unterstützung von Verwaltungsaufgaben für fünf Monate. Die Verteilung kann der nachstehenden Tabelle entnommen werden. Zudem wurden seitens der Bezirksämter den Fachämtern 30 Stellen zugeordnet, um durch deren Besetzung die prognostizierten Vakanzen, zum Beispiel aus Altersabgängen , ohne Wartezeiten zu kompensieren. Weitere Unterstützungen seit Projektbeginn bis heute beziehen sich auf die Finanzierung anfallender Überstunden, Koordination sowie Finanzierung eines Fachschulungsprogramms für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Organisation eines Fluktuationsschulungsprogramms als Fortsetzung der Einführungsschulungen, Besetzung bisher vakanter Dozentenpositionen für Fachschulungen sowie Unterstützung und Finanzierung von externen Stellenausschreibungen. Ferner wurden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bezirksämter in Tests eingebunden und so bereits in der Fachanwendung geschult. Das Projekt hat eine eigene Telefonhotline eingerichtet und unterstützt die Fachämter in den ersten Wochen mit bis zu 20 Projektmitarbeiterinnen und -mitarbeiter, die vor Ort in den Dienststellen Fragen beantwortet. Zusätzliche Sachbearbeiterstel-len für zwei Jahre ab März 2018 Zusätzliche Hilfskräfte für fünf Monate für Verwaltungsaufgaben ab Mai 2019 HH-Mitte – GS 5,5 10 Altona – GS 3,5 4 HH-Nord – GS 3,5 4 Eimsbüttel – GS 3,5 3 Wandsbek – GS 4,5 7 Wandsbek – EH 5,5 9 Bergedorf – GS 2,0 4 Harburg – GS 3,0 4 BGV 1,0 1 Quelle: Daten der zuständigen Behörde 4. Wie viele Stellen gibt es jeweils in den betroffenen Fachämtern? Wie viele davon sind aktuell jeweils besetzt, wie sind die Krankenquoten und wie viele Mitarbeiter werden jeweils in den Jahren 2019 bis 2025 altersbedingt ausscheiden? Bitte nach Bezirken und Fachämtern aufschlüsseln. 5. Wie viele Fälle/Akten kamen im Juni 2019 jeweils auf eine VZÄ und wie viele waren es im Juni 2018? Bitte nach Bezirken und Fachämtern aufschlüsseln. Siehe Anlage. 6. Wie viel Prozent ihrer Arbeitszeit verbleibt den Mitarbeitern angesichts des zusätzlichen Aufwands durch die Einführung von PROSOZ für die Erledigung ihrer regulären Arbeit durchschnittlich noch? Eine qualifizierte Angabe für den gesamten Umstellungszeitraum ist nicht möglich, da sich mit zunehmender Routine der Zeitaufwand für die Umstellungsarbeiten redu- Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode Drucksache 21/17956 3 zieren wird. Da Überstunden im Umstellungszeitraum auf freiwilliger Basis möglich sind, kann zudem jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter den Arbeitszeitanteil für die regulären Aufgaben individuell beeinflussen. 7. Gibt es einen Rückstau bei der Bearbeitung der regulären Arbeit? Wenn ja, wie hoch ist jeweils die Rückstandsmenge im Verhältnis zur Anzahl der monatlichen Antragseingänge? Bitte nach Bezirken und Fachämtern aufschlüsseln. Ja, es kann zu einem Rückstau kommen. Alle existenzsichernden Leistungen und Neuanträge haben hohe Priorität. Im Sozialpädagogischen Fachdienst erfolgt eine Priorisierung nach fachlichen Gesichtspunkten. Eine statistische Erfassung der Antragseingänge/-bearbeitung erfolgt nicht. 8. Welche verschiedenen Probleme sind aktuell bei der Einführung von PROSOZ erkennbar? Über die projekteigene Hotline werden durch die Anwenderinnen und Anwender Fragen zur Bedienung der neuen Fachanwendung sowie potenzielle Fehler in der Anwendung gemeldet. Schwerpunkte waren zum Beispiel Fragen zur Anmeldung im Fachverfahren in der ersten Woche, nachzuerfassende Anbieter und deren Leistungsangebote , Fragen zur Bearbeitung der Forderungen, Fragen zu Bedienung des Fallmanagementmoduls und zur Zusammenarbeit zwischen Fallmanagement und Leistungssachbearbeitung sowie Fragen zur Bedienung des Leistungssachbearbeitungsmoduls . 9. Können Zeitplan und Budget gehalten werden? Wenn nein, warum inwiefern nicht? Siehe Vorbemerkung. Bezirk Fachamt Anzahl Stellen unbesetzte Stellen Krankenquote * Ausscheidende Mitarbeiter 2019-2025 Fälle je VzÄ Jun 18 Jun 19 HH-Mitte GS 118,99 16,91 * 17 151 151 Altona GS 47,74 5,07 * 19 209 207 HH-Nord GS 73,14 2 * 13 186 193 Eimsbüttel GS 53,41 3,87 * 9 191 201 Wandsbek GS 113,98 9,49 * 11 118 121 EH1 65,14 10,62 99 102 EH2/3 87,12 13,96 193 204 Bergedorf GS 43,09 3 * 9 208 185 Harburg GS 31,86 0 * 183 177 Quelle: Daten der Bezirksämter Frage 4 Frage 5 * Vollständige Auswertungen zur Krankenquote für alle Fachämter der Bezirksämter sind derzeit nicht möglich, da das entsprechende Organisationsmodul von KoPers noch nicht eingeführt ist. Dort wo dies nicht erfolgt, wäre eine händische Auswertung des gesamten Personalkörpers erforderlich. Dies ist in der für die Beantwortung einer parlamentarischen Anfrage zur Verfügung stehenden Zeit nicht möglich. 8,30% 28 Drucksache 21/17956 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode 4 Anlage 17956ska_Text 17956ska_Anlage Tabelle1