BÜRGERSCHAFT DER FREIEN UND HANSESTADT HAMBURG Drucksache 21/18259 21. Wahlperiode 10.09.19 Schriftliche Kleine Anfrage des Abgeordneten Thilo Kleibauer (CDU) vom 04.09.19 und Antwort des Senats Betr.: Projekte in der Finanzbehörde (2) Aus den Angaben des Senats in Drs. 21/18106 ergeben sich einige Nachfragen . Ich frage den Senat: 1. Neuorganisation Kundenzentren 1.1. Wann genau wurde durch wen das Projekt aus welchen Gründen nochmals um ein Jahr bis zum 31.12.2020 verlängert? Am 15. Februar 2019 wurde das Projekt zur schnellen Lösung der Warte- und Erteilungssituation in den bezirklichen Ausländerdienststellen vom Senator und der Staatsrätin für Finanzen und Bezirke in Abstimmung mit den Bezirksamtsleitungen verlängert . Ursächlich hierfür war die Möglichkeit der Übertragung der Erfahrungen aus der vorübergehenden Einrichtung einer Kundendienststelle in Meiendorf im Bereich der Einwohnerämter. Dieses Verfahren sollte als Ad-hoc-Maßnahme im Sinne der Drs. 21/7805 zur Optimierung der Situation in den Ausländerdienststellen genutzt werden, bis die strategische Neuausrichtung Wirkung zeigt. 1.2. Die für dieses Projekt abgeschlossene §93-Vereinbarung sah für Anfang 2019 eine Evaluation des Projekts vor. Wann hat eine Evaluation mit welchen Ergebnissen im Einzelnen stattgefunden? Innerhalb der §93-Vereinbarung wurde eine mehrstufige Evaluation der Umstellung vereinbart. Im Rahmen dieser Evaluation erfolgt eine Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiterbefragung . Diese Befragung ist für September 2019 geplant. Darauf aufbauend finden bezirkliche und bezirksübergreifende Workshops für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie für Leitungskräfte statt. Die §93-Vereinbarung wird dafür bis Mitte 2020 verlängert. Die Evaluationsergebnisse werden im 1. Quartal 2020 ermittelt. 1.3. Wie setzen sich die in 2019 geplanten Sachkosten von 3,075 Millionen Euro im Einzelnen zusammen? In Drs. 21/18106 wurden als voraussichtlich im laufenden Jahr anfallende Personalund Sachkosten für das Projekt Neuorganisation der Kundenzentren (KuZ) 4 875 000 Euro angegeben. Allerdings wurden dabei insbesondere keine aktuellen Personalkostenverrechnungssätze zugrunde gelegt und die Auswirkungen der testweisen Samstagsarbeit nicht miteinbezogen. Nach der aktualisierten Prognose werden Kosten in Höhe von 5 333 000 Euro erwartet. Im Einzelnen setzt sich dieser Betrag wie folgt zusammen: Die Position der Personalkosten besteht aus Personalkosten für die Sachbearbeitung in den Kundenzentren, den Kostenerstattungen für Unterstützungskräfte in den Kun- Drucksache 21/18259 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode 2 denzentren und den Kosten für das Projektteam. Die aktuelle Sachbearbeitungsprognose für das Jahr 2019 geht von einer mittleren Besetzung von 71 Vollzeitäquivalenten (VZÄ) aus. Dies ergibt bei Anwendung der Personalkostenverrechnungstabelle einen Wert von 3 776 000 Euro. Für Zulagen im Zuge der Samstagsöffnung werden 75 000 Euro für 2019 angenommen. Im Jahr 2018 betrug die Personalkostenerstattung für Unterstützungskräfte 367 000 Euro und wird für das Jahr 2019 fortgeschrieben. Das Projektpersonal setzt sich im Wesentlichen aus Linienpersonal des Landesbetriebs Kasse.Hamburg (K.HH) zusammen und wurde im dortigen Wirtschaftsplan veranschlagt. Darüber hinausgehende Personalkosten für das Projektteam werden mit 120 000 Euro jährlich angenommen . Für das Projekt KuZ ergibt sich daraus ein Personalkostenprognosewert 2019 von 4 338 000 Euro. Die Position Sachkosten setzt sich zusammen aus: Online-Termin-Management: 300 000 Euro, Einrichtung Datenbank für Verpflichtungserklärungen: 50 000 Euro, erweiterte IT- und IT-Service-Kosten Einwohnerwesen allgemein: 400 000 Euro, Aus-, Fort- und Weiterbildung: 120 000 Euro, Büromaterial und Ausstattung: 50 000 Euro, Betrieb mobile Kundenzentren: 40 000 Euro, Zusatzausstattung und Wachdienst Samstagsöffnung: 35 000 Euro. Für das Projekt KuZ ergibt sich daraus ein Sachkostenprognosewert 2019 von 995 000 Euro. 1.4. Das Projekt und die dafür geplanten Haushaltsmittel wurden mit der Drs. 21/9255 und der Einführung der Produktgruppe 279.09 mit einer klaren Zielsetzung im Haushaltsplan eindeutig festgelegt. Inwiefern ist die 2019 erfolgte Erweiterung des Projekts auf weitere bezirkliche Aufgaben haushaltsrechtlich zulässig? Gemäß der Erläuterung zum Ergebnisplan der Produktgruppe ist es Ziel des Projektes , eine effiziente und moderne Kundenzentrumsstruktur für das Melde- und Ausweiswesen in Hamburg zu schaffen und das Ersuchen der Bürgerschaft in Drs. 21/7805 umzusetzen. Mit der Drs. 21/7805 wurde der Senat unter anderem auch ersucht, für die Bezirksämter im Rahmen eigener Organisationsentscheidungen ortsangepasste Übergangslösungen oder andere flankierende, gegebenenfalls temporäre Maßnahmen zuzulassen, sofern infolge der Neustrukturierung einzelne Veränderungen , Verlagerungen oder Zusammenlegungen von Standorten notwendig werden. Dazu gehören im Meldewesen insbesondere auch Ad-hoc-Maßnahmen im Bereich Ausländerwesen. 2. Neues Forderungsmanagement 2.1. Warum genau wird dieses Projekt in Veröffentlichungen der Kasse .Hamburg abweichend von den Angaben in der Drs. 21/18106 als Projekt „Neuorganisation Forderungsmanagement und Zentralkassenwesen in Hamburg“ bezeichnet? Die Bezeichnung des Projektes lautet vollständig „Neuorganisation Forderungsmanagement , Zentralkassenwesen Hamburg und Task Force UVG“ (NFZ). Während sich das Teilprojekt „Modernisierung des Forderungsmanagements“ innerhalb des Projektes „Weiterentwicklung der Digitalen Verwaltung und des Digitalen Haushalts – ERP 4.0“ der prozessualen und technischen Optimierung des bestehenden Vollstreckungswesens in der Kasse.Hamburg widmet, werden in dem Projekt NFZ zwei andere Hauptstränge verfolgt. Zum einen sollen Prüfaufträge und Umsetzungsvorschläge für Optimierungen im Bereich des Forderungsmanagements und des Kassenwesens in der Freien und Hansestadt Hamburg erstellt werden und zum anderen soll die Rückholquote im Unterhaltsvorschussbereich durch den Einsatz einer Task Force und der Optimierung von Technik und Prozessen erreicht werden. 2.2. Wird im Rahmen des Projektes eine vollständige oder teilweise Zusammenlegung der Zentral- und Landeshauptkasse mit Aufgaben der Steuerkasse und/oder der Justizkasse geprüft oder erwogen? Wenn ja, warum und auf welcher Basis? In welcher Form sind die anderen Kassen-Dienststellen der Freien und Hansestadt Hamburg am Projekt beteiligt? Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode Drucksache 21/18259 3 Mit der Änderung des Bundesgesetzes über die Finanzverwaltung im Jahre 2016 wurde die Möglichkeit der Zusammenlegung geschaffen. Verschiedene Kassen, Vollstreckungseinheiten und ein nicht einheitliches Forderungsmanagement begründen zunächst den Bedarf, die aktuelle Organisationsform zu prüfen, um dann gegebenenfalls eine Organisationsoptimierung zu empfehlen und zu erarbeiten. Die anderen Kassen werden nach der Vorbereitungsphase einbezogen. 2.3. Wann soll der Aufbau der Taskforce zum Unterhaltsvorschussgesetz (UVG) abgeschlossen sein? Der Aufbau wird voraussichtlich im 1. Quartal 2020 abgeschlossen sein. 2.4. Bis wann soll die Rückholquote beim UVG auf 15 Prozent erhöht werden? Wie hat sich die Rückholquote in den einzelnen Jahren seit 2016 entwickelt? Aufgaben des Teilprojektes sind der Aufbau einer Task Force sowie die Optimierung von Arbeitsprozessen und der eingesetzten Technik. Dies stellt die Grundlage für einen Anstieg der Rückholquote bis zum Projektende 2020 dar. Im Projektverlauf wird sich unter Würdigung der Gesamtumstände eine Annäherung an den Zielwert bis Ende 2020 ergeben. Ob und wann dieser Wert erreicht wird, ist dabei auch von externen Faktoren abhängig. Die Rückholquote hat sich wie folgt entwickelt: 2016 = 8,6 Prozent, 2017 = 7,0 Prozent und 2018 = 6,0 Prozent. Diese Daten weichen hinsichtlich der Jahre 2016 und 2018 von der vom Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend veröffentlichten Tabelle „Unterhaltsvorschussgesetz (UVG) – Einnahmen, Ausgaben und Rückgriffsquoten“ für Hamburg ab. Das ist dadurch begründet, dass der Bund eine andere technische Verbuchung von Zahlungsströmen vornimmt als Hamburg. 3. ERP 4.0 3.1. Welche Teilprojekte sind innerhalb dieses Projektes eingerichtet oder geplant und wie ist jeweils die Zeitplanung sowie das Budget für die einzelnen Teilprojekte? Name des Teilprojekts Zeitrahmen Budget in Mio. EUR ERP-System 01.01.2019 -31.12.2025 17,9 Digitalisierung des Planungs- und Berichtswesens 01.01.2019 - 31.12.2022 9,7 Optimierung und weitere Automatisierung der Buchhaltung 01.01.2019 - 31.12.2021 4,3 Modernisierung des Forderungsmanagements 01.01.2019 - 31.12.2020 1,0 Bargeldoptimierung – Modernisierung der Infrastruktur der örtlichen Zahlungsprozesse 01.01.2019 - 31.12.2021 4,5 Evaluation SNH-Gesetz inklusive Technik 01.01.2019 - 31.12.2022 0,5 Einheitliche Systemlandschaft S4X 01.01.2019 -31.12.2025 4,5 Risikoposition 5,5 Personalkosten 10,8 Gesamt 58,7 Drucksache 21/18259 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode 4 3.2. In jeweils welcher Höhe sind seit Beschlussfassung der Drs. 21/8842 für die darin genannten Themenfelder und Projekte jeweils Haushaltsmittel aufgewendet worden? Teilprojekte Budgetverbrauch für vorbereitende Maßnahmen in Tsd. EUR ERP-System 2 841 BI-System (= Planungs- und Berichtswesen) 582 Optimierung und weitere Automatisierung der Buchhaltung 783 Einführung der E-Rechnung 90 Modernisierung des Fachverfahrens INEZ 1 010 Modernisierung des Forderungsmanagements 56 Bargeldoptimierung 136 Gesamt 5 498 Davon investiv 2 932 Davon konsumtiv 2 566 3.3. Warum genau muss die Kasse.Hamburg für dieses Projekt 4,4 Millionen Euro an Eigenmitteln einsetzten? Wie und wann wurden von der Kasse.Hamburg diese Eigenmittel erwirtschaftet? Die Deckung erfolgt aus der Kapitalrücklage der K.HH. Es handelt sich um nicht verbrauchte Eigenmittel mehrerer Vorjahre, die zur Absicherung der Risiken aus dem agilen Projektgeschäft des Landesbetriebs als zweckgebundene Rücklage eingestellt wurden. 3.4. Wie ist der voraussichtliche Mittelabfluss des Gesamtbudgets von 58,7 Millionen Euro in den einzelnen Jahren bis 2025? ERP-System Jahr 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 Budget in Tsd. EUR 337 2 925 2 925 2 925 2 925 2 925 2 938 Digitalisierung des Planungs- und Berichtswesens Jahr 2019 2020 2021 2022 Budget in Tsd. EUR 1 500 2 700 2 750 2 750 Optimierung und weitere Automatisierung der Buchhaltung Jahr 2019 2020 2021 Budget in Tsd. EUR 1 531 1 399 1 370 Modernisierung des Forderungsmanagements Jahr 2019 2020 Budget in Tsd. EUR 2 998 Bargeldoptimierung – Modernisierung der Infrastruktur der örtlichen Zahlungsprozesse Jahr 2019 2020 2021 Budget in Tsd. EUR 54 2 225 2 221 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode Drucksache 21/18259 5 Evaluation SNH-Gesetz inklusive Technik Jahr 2019 2020 2021 2022 Budget in Tsd. EUR 20 160 160 160 Einheitliche Systemlandschaft S4X Jahr 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 Budget in Tsd. EUR 24 750 750 750 750 750 726 Risikobudget Jahr 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 Budget in Tsd. EUR 0 500 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 Personalmittel Jahr 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 Budget in Tsd. EUR 25 1 800 1 800 1 800 1 800 1 800 1 800 3.5. Wurde die Projekteinsetzung zertifiziert? Wenn ja, wann genau? Wenn nein, warum nicht? Ja, die Zertifizierung erfolgte am 3. Mai 2019. 3.6. Gibt es für dieses Projekt eine Lenkungsgruppe oder Ähnliches? Wenn ja, mit welchen Beteiligten in welcher Funktion? Wenn nein, warum nicht? Die Lenkungsgruppe wird von der Staatsrätin für Finanzen und Bezirke geleitet. Die weiteren Mitglieder der Lenkungsgruppe sind der Chef der Senatskanzlei, der Leiter des Amtes für Haushalt und Aufgabenplanung in der Finanzbehörde, der Chief Digital Officer des Amtes für IT und Digitalisierung in der Senatskanzlei, der Geschäftsführer der K.HH (beratend) sowie Partner nach § 93 Hamburgisches Personalvertretungsgesetz (beratend).