BÜRGERSCHAFT DER FREIEN UND HANSESTADT HAMBURG Drucksache 21/20214 21. Wahlperiode 25.02.20 Schriftliche Kleine Anfrage des Abgeordneten Thomas Kreuzmann (CDU) vom 17.02.20 und Antwort des Senats Betr.: Digitalisierung durchdacht durchführen – Legt die Einführung von PROSOZ Teile der Verwaltung lahm? (III) Bereits im Sommer 2019 wurde in den Drs. 21/17956 und Drs. 21/18076 nachgefragt, inwieweit die Einführung des IT-Programms PROSOZ die Arbeit in den Fachämtern Grundsicherung und Soziales der sieben Bezirksämter und dem Fachamt Eingliederungshilfe des Bezirksamtes Wandsbek teilweise lahmlege. Der rot-grüne Senat versuchte den Eindruck zu vermitteln, dass alles nach Plan laufe, musste aber bereit in der Folgeanfrage Drs. 21/18076 bekennen, dass die vorab genannten Fallzahlen je Mitarbeiter und somit deren Arbeitsbelastung nicht korrekt angegeben waren. Medienberichten zufolge hat sich die Arbeitsbelastung der betroffenen Mitarbeiter aber auch nach erfolgter Umstellung auf PROSOZ nicht verringert. Im „Hamburger Abendblatt“ war sogar von einem Kollaps der Sozialämter die Rede. Vor diesem Hintergrund frage ich den Senat: Für den Senat hat die termingerechte Auszahlung von Leistungen für die Bürgerinnen und Bürger sowie die Leistungserbringer oberste Priorität. Die zwingend notwendige Ablösung verschiedener Altfachverfahren zum 01.10.2019 war für alle Beteiligten eine besondere Herausforderung. Dies umso mehr, als innerhalb eines relativ kurzen Zeitraums bei der in vielen Kommunen eingesetzten Standardsoftware OPEN/PROSOZ zusätzlich die Anforderungen des Bundesteilhabegesetzes zum 01.01.2020 zwingend umzusetzen waren. Mit dem Bundesteilhabegesetz wird die Bewilligung der Fachleistungen von den existenzsichernden Leistungen getrennt, um die personenzentrierte Hilfe zu stärken. Die existenzsichernden Leistungen werden nunmehr – wie bei Menschen ohne Behinderung – nach dem Dritten oder Vierten Kapitel des SGB XII beziehungsweise nach dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch (SGB II) erbracht und direkt an die Leistungsberechtigten ausgezahlt, sofern diese keine anderweitigen Regelungen treffen. Die Fachleistungen der Eingliederungshilfe werden seit dem 01.01.2020 vollständig aus dem SGB IX erbracht und gesondert an den Leistungserbringer ausgezahlt. Die Einführung des Bundesteilhabegesetzes war neben den technischen Neuerungen der Software OPEN/PROSOZ mit erheblichen organisatorischen, prozessualen und vertraglichen Veränderungen bei allen Beteiligten des Leistungsgeschehens verbunden . Was die grundsätzliche Umstellung auf OPEN/PROSOZ im ersten Schritt angeht, konnten die Behörden und Ämter ab dem 22.07.2019 mit der Nachbearbeitung von mehr als 70 000 laufenden Fällen der aus den Altfachverfahren übernommenen Daten beginnen (Migrationsnacharbeiten), sodass die Leistungen nach dem SGB XII – Sozialhilfe – und verwandte Leistungen erstmalig zum 01.10.2019 auf Basis der neuen Software ausgezahlt werden konnten. Drucksache 21/20214 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode 2 Zur Erfüllung der Anforderungen des Bundesteilhabegesetzes waren in einem zweiten Schritt 4 200 stationäre Fälle der Leistungsgewährung nach SGB IX bis zum 13.01.2020 umgestellt. Die Zahlungen des Fachamts Eingliederungshilfe wurden im Zahllauf aus OPEN/PROSOZ zum 01.01.2020 berücksichtigt. Vor dem Hintergrund der organisatorischen, prozessualen und technischen Umstellungsarbeiten ist es in Einzelfällen zu verzögerten Auszahlungen an Leistungserbringer gekommen, die bei monatlichen Gesamtauszahlungen in Höhe von über 20 Millionen Euro an insgesamt 978 Einrichtungen statistisch nicht erfasst wurden. Ebenfalls statistisch nicht erfasst wurden einzelne Verzögerungen bei Auszahlungen an Leistungsempfänger. Die zuständige Behörde stand und steht mit den Leistungserbringern in einem Dialog, um eventuellen Handlungsbedarf zu erkennen und Hilfestellungen im Rahmen des Umstellungsprozesses zu leisten. Auch die Umstellungsarbeiten und der zusätzliche Aufwand in den Bezirksämtern und den Fachämtern wurden und werden umfangreich unterstützt (siehe Drs. 21/17956). Die Finanzierung der 32 zusätzlichen Sachbearbeiterstellen wurde von 1,5 Jahren auf zwei Jahre verlängert. Auch die Unterstützung durch 46 zusätzliche Stützkräfte für Verwaltungsaufgaben wurde von fünf auf acht Monate verlängert. In den ersten Wochen der Umstellung unterstützten zudem 19 Beschäftigte des Projektes, von Dataport und dem Hersteller eine Vor-Ort-Beratung in den Dienststellen. Eine Hotline steht seit der Einführung am 22. Juli 2019 an vier Tagen von 8.00 Uhr bis 14.00 Uhr zur telefonischen Entgegennahme und Beantwortung von Fragen der Anwenderinnen und Anwender bereit. Darüber hinaus wurden Anwenderschulungen zum Umgang mit der neuen Fachsoftware und fachliche Schulungen, unter anderem zum Bundesteilhabegesetz , angeboten. Weiterhin ist eine zusätzliche finanzielle Unterstützung bei dem Aufbau von Key Usern zugesichert. Zur Bewältigung der Umstellungen aus dem Bundesteilhabegesetz hat der Senat zudem dauerhaft zusätzlich 98 Stellen und temporär bis Ende 2022 weitere zusätzliche 39,6 Stellen, also insgesamt 137,6 Stellen, bereitgestellt (siehe Drs. 21/17638). In Zeiten des Fachkräftemangels bleibt es weiterhin eine große Herausforderung die Stellen zu besetzen. Die Bewertung der künftigen Personalbedarfe in den Bezirksämtern und insbesondere im Fachamt Eingliederungshilfe wird im letzten Quartal 2020 aufgegriffen, wenn sich die organisatorischen und prozessualen Veränderungen stabilisiert und eingespielt haben. Bis dahin ist den Bezirksämtern von den zuständigen Fachbehörden zugesichert worden, Stellenbesetzungen bis zu 115 Prozent auszuschöpfen. Trotz all dieser Maßnahmen ist es in der Vergangenheit vereinzelt zu Rückständen gekommen, wobei an dieser Stelle maßgeblich das Fachamt Eingliederungshilfe betroffen war. Hier werden die Bearbeitungsrückstände sukzessive aufgearbeitet. Dies vorausgeschickt, beantwortet der Senat die Fragen wie folgt: 1. Wie viele Stellen gibt es jeweils in den betroffenen Fachämtern? Wie viele davon sind aktuell jeweils besetzt und wie sind die aktuellen Krankenquoten ? Bitte nach Bezirken und Fachämtern aufschlüsseln siehe Drs. 21/19383. Differenzierte Übersichten zur Stellen- und Personalausstattung in den Fachämtern der Bezirksämter sind für den Zeitraum ab Juli 2019 erst wieder mit der vollständigen Inbetriebnahme von KoPers möglich. Bis dahin liegen die Daten nicht oder nur eingeschränkt vor. Im Übrigen siehe Drs. 21/19383. 2. Wie viele Fälle/Akten kamen im Januar 2020 jeweils auf eine VZÄ? Wie hat sich die Fallzahl seit Januar 2019 aus welchen Gründen verändert? Bitte nach Bezirken und Fachämtern aufschlüsseln. Siehe Anlage. Zur Datenlage siehe Antwort zu 1. In den Fachämtern Grundsicherung und Soziales wurden ab dem 12.07.2019 die Nacharbeiten der technischen Migration durchgeführt. Die Fallzahlen ab Oktober 2019 unterliegen zurzeit noch Schwankungen . Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode Drucksache 21/20214 3 3. Sind Personalverstärkungen geplant? Wenn ja, in welchem Bereich von wie vielen Stellen auf wie viele Stellen und zu wann? Wenn nein, warum nicht? Siehe Vorbemerkung. 4. Sind aktuell Stellen für diesen Bereich ausgeschrieben? Wenn ja, welche seit wann? Wenn nein, warum nicht? Die Personalgewinnung war bereits in 2019 ein prioritäres Anliegen der Bezirksämter. Ein zentrales Ausschreibungsverfahren der Bezirksämter über 19 vakante Stellen in den Fachämtern für Grundsicherung und Soziales läuft gegenwärtig, Bewerbungsschluss war der 17.01.2020, die Bezirksämter befinden sich gegenwärtig im Auswahlprozess . Zusätzlich ist geplant, noch in diesem Monat eine weitere zentrale Ausschreibung zu starten, bei der angestrebt wird, über die Erweiterung der formalen beruflichen Anforderungen den Adressatenkreis zu vergrößern. 5. Zu wann wurde aus welchen Gründen die Veröffentlichung der Zusammenfassung aller ausgeschriebenen Stellen eingestellt? Das Personalamt veröffentlichte bis zum Jahresbeginn 2020 im Personalportal und im Internet eine Zusammenfassung aller Stellen im PDF-Format, die im Internetauftritt der Freien und Hansestadt Hamburg in den vorangegangenen 14 Tagen veröffentlicht wurden. Da alle aktuell ausgeschriebenen Stellen im neuen Karriereportal der Stadt Hamburg einsehbar sind, ist diese zusätzliche Publikation entbehrlich. Im Gegensatz zur Stellenzusammenfassung bietet das Karriereportal mit verschiedenen Filterkriterien zudem die Möglichkeit, gezielt nach Stellenausschreibungen zu suchen. Notwendige Änderungen einer Stellenausschreibung oder auch ein Abbruch eines Verfahrens lassen sich über die bisherige statische Stellenzusammenfassung nicht abbilden. Eine Publikation alleine im Karriereportal führt daher zu einer aktuelleren, eindeutigen und bewerberfreundlicheren Information. 6. Infolge der mit der PROSOZ-Einführung verbundenen Qualitätskontrolle der migrierten Daten ist es zum Rückstau bei der Antragsbearbeitung gekommen. Dieser soll vor allem zulasten der Träger gegangen sein. a) Wie viel später erhielten Träger dadurch ihre Gelder? b) Um welche Gesamtsumme handelte es sich? Siehe Vorbemerkung. c) Ist der Rückstau inzwischen abgearbeitet? Wenn ja seit wann? Wenn nein, warum noch nicht? Die Nacharbeiten der Umstellung auf die Software wurden im Herbst 2019 bis auf wenige Ausnahmen abgeschlossen. Zu den Ursachen der Rückstände siehe Vorbemerkung . 7. Gab es bei der Einführung der Änderungen beim Bundesteilhabegesetz (BTHG) zum Jahreswechsel grundsätzliche Probleme? Wenn ja, welche und inwieweit waren diese auf welche technischen Defizite zurückzuführen? Siehe Vorbemerkung. 8. Hat PROSOZ nach Einführung die von dem System erwarteten Aufgaben vollständig übernommen? Wenn ja, seit wann? Drucksache 21/20214 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode 4 Wenn nein, inwiefern nicht und welche Anpassungen zu wann zu welchen Mehrkosten sind notwendig? 9. Die mit PROSOZ arbeitenden Mitarbeiter klagen über eine zu kleine Schrift. Wurden hier inzwischen technische Verbesserungen durchgeführt ? Wenn ja, wann, welche, zu welchen Mehrkosten? Wenn nein, warum nicht? 10. Gibt es noch weitere technische Probleme, die die Arbeit der Mitarbeiter behindern? Wenn ja, welche und welche Maßnahmen wurden für eine Verbesserung wann zu welchen Mehrkosten ergriffen? Sollten keine Maßnahmen ergriffen worden sein: Warum nicht? 11. Gibt es auch strukturelle Defizite bei PROSOZ, die infolge nicht programmierter Optionen außerhalb des Standardablaufs für Mehrarbeit sorgen? Wenn ja, wie viel Prozent der Fälle sind aufgrund fehlender Berücksichtigung nur über Umwege und Mehrarbeit lösbar? Soll hier noch eine Anpassung erfolgen? Wenn ja, zu wann bei welchen Mehrkosten? Wenn nein, warum nicht? Die werkvertraglichen Pflichten des Herstellers PROSOZ Herten GmbH wurden erfüllt. Alle betriebsverhindernden Fehler wurden behoben. Weitere Fehler mit geringeren Auswirkungen befinden sich beim Hersteller in der Bearbeitung. Mehrkosten entstehen dadurch nicht. Bei der Umsetzung des Bundesteilhabegesetzes handelt es sich um eine Projektergänzung auf Basis eines Dienstleistungsvertrages. Hierbei rechnet der Hersteller nach Aufwand gegenüber der Freien und Hansestadt Hamburg ab. Abweichend von den werkvertraglich zugesicherten Eigenschaften können Änderungen am Systemverhalten zusätzlich als sogenannte Change Requests beauftragt werden. Änderungswünsche sind bereits beauftragt und werden ab Mitte des Jahres schrittweise ausgeliefert. Das hierzu erforderliche Budget wird aus den vorhandenen Projektmitteln zur Verfügung gestellt. Hinsichtlich der Oberfläche bestehen ab Ende 2020 die technischen Voraussetzungen , um auch die Schriftgröße anpassen zu können. Mit der Projekteinsatzverfügung wurde eine Evaluation der Softwareeinführung angekündigt . Diese soll etwa ein Jahr nach Produktivsetzung durchgeführt werden (siehe Drucksache 21/18076). 12. Verfügt PROSOZ über alle notwendigen Schnittstellen zu anderen benötigten IT-Systemen? Wenn nein, aus welchem Grund warum nicht? Zu wann soll dies geändert werden? Ja. 13. Neue IT-Systeme sollen die Arbeit generell erleichtern. Gilt diese Aussage auch für PROSOZ? Wenn ja, inwiefern? Wenn nein, inwiefern nicht? Ja. Zu den Erleichterungen zählen zum Beispiel eine bessere Historienübersicht, die systemseitige Integration von externen Dokumenten, die Integration von Daten aus unterschiedlichen Quellsystemen oder die Integration aller Angebote. Im Übrigen Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode Drucksache 21/20214 5 ergeben sich bei Systemumstellungen in diesem Ausmaß und mit dieser Komplexität immer auch Umstellungsfriktionen und Qualifizierungsnotwendigkeiten. 14. „Hamburg – Stadt der Guten Arbeit“ behaupten die Regierungsfraktionen . Seit Januar 2020 gibt es die neuen Entgelttabellen Sozial- und Erziehungsdienst („S-Tabelle“) im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). a) Wie viele Mitarbeiter der Freien und Hansestadt Hamburg sind davon betroffen? b) Bei wie vielen erfolgte bereits die Umstellung? c) Gab es im Rahmen der Umstellung Probleme mit KoPers? Wenn ja, welcher Art waren diese und zu wann wurden sie behoben ? Sollten sie nicht behoben worden sein: Warum nicht und zu wann soll dies erfolgen? Die Tarifbeschäftigten in der Grundsicherung sind weit überwiegend als Verwaltungskräfte der allgemeinen Entgelttabelle und nicht der S-Tabelle für den Sozial- und Erziehungsdienst zugeordnet. Soweit OPEN/PROSOZ Grundlage ist, kann die S-Tabelle vereinzelt für Fälle in der Seniorenberatung, der Fachstelle für Wohnungsnotfälle und in der Eingliederungshilfe zum Tragen kommen. Die Anzahl der insgesamt von der Überleitung betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Freien und Hansestadt Hamburg kann derzeit nicht automatisiert ermittelt werden, da entsprechende Zuordnungen in KoPers bisher nicht vorgesehen waren. Eine individuelle Ermittlung erfolgt derzeit durch die Personalstellen der Behörden und Ämter. Die Möglichkeit zur Überleitung in die S-Tabelle in KoPers ist für die Personalabteilungen seit dem 5. Februar 2020 technisch eingerichtet. Bis zum Abrechnungsschluss für den Monat Februar (am 14. Februar 2020) waren 63 Fälle in die S-Tabelle übergeleitet . Derzeit kann eine in der Stufe 5 geltende abweichende Stufenlaufzeit noch nicht erfasst werden. Hierfür ist eine Softwareanpassung erforderlich, die spätestens im April zur Verfügung gestellt wird. 15. Auch beklagen die Mitarbeiter in den betroffenen Fachämtern, dass eine verbesserte und fairere Bezahlung infolge eines neuen Systems bisher nicht erfolgt sei. Was ist hier der genaue Hintergrund der Beschwerde und zu wann soll eine offenbar vor eineinhalb Jahren bereits zugesagte Verbesserung erfolgen? Maßgeblich für die Eingruppierung von Beschäftigten sind die entsprechenden tariflichen oder beamtenrechtlichen Regelungen. Systemumstellungen führen in der Regel nicht per se zu einer veränderten Eingruppierung. Im Übrigen hat sich der Senat nicht damit befasst. Fa llz ah le n Ha m bu rg -M itt e Ja n 19 Fe b 19 M rz 1 9 Ap r 1 9 M ai 1 9 Ju n 19 Ju l 1 9 Au g 19 Se p 19 Ok t 1 9 No v 19 De z 1 9 Ja n 20 * Fä lle 12 57 0 12 52 3 12 49 6 12 51 9 12 52 8 12 53 1 12 47 2 12 46 6 12 38 2 11 86 3 12 40 8 12 79 3 13 23 7 VZ Ä 60 ,8 59 ,8 60 ,1 7 62 ,3 7 64 ,3 64 ,3 64 ,3 Fä lle p ro V ZÄ 20 7 20 9 20 8 20 1 19 5 19 5 19 4 Al to na Ja n 19 Fe b 19 M rz 1 9 Ap r 1 9 M ai 1 9 Ju n 19 Ju l 1 9 Au g 19 Se p 19 Ok t 1 9 No v 19 De z 1 9 Ja n 20 Fä lle 85 50 85 50 85 58 85 44 84 97 85 45 84 97 84 68 84 68 83 58 89 04 87 55 88 88 VZ Ä 35 ,4 5 36 ,2 9 37 ,2 4 37 ,2 4 37 ,2 4 37 ,4 4 37 ,6 9 Fä lle p ro V ZÄ 24 1, 2 22 9, 8 22 9, 4 22 6, 9 22 6, 9 22 8, 2 22 5, 4 23 9, 3 23 9, 3 23 2, 9 26 2, 1 25 7, 7 26 2 Ei m sb üt te l Ja n 19 Fe b 19 M rz 1 9 Ap r 1 9 M ai 1 9 Ju n 19 Ju l 1 9 Au g 19 Se p 19 Ok t 1 9 No v 19 De z 1 9 Ja n 20 Fä lle 65 74 68 59 66 41 67 04 67 18 67 12 67 12 66 55 68 35 65 77 68 24 68 29 68 54 VZ Ä 33 ,3 4 34 ,3 4 34 ,3 4 35 ,3 4 33 ,8 4 35 ,3 4 36 ,3 4 Fä lle p ro V ZÄ 19 7, 18 19 9, 74 19 3, 39 18 9, 70 19 8, 52 18 9, 93 18 4, 70 Ha m bu rg -N or d Ja n 19 Fe b 19 M rz 1 9 Ap r 1 9 M ai 1 9 Ju n 19 Ju l 1 9 Au g 19 Se p 19 Ok t 1 9 No v 19 De z 1 9 Ja n 20 Fä lle 98 14 98 89 99 14 98 98 98 99 99 40 99 24 98 81 98 82 98 26 99 02 98 76 98 38 VZ Ä 44 ,2 7 45 ,9 5 46 ,7 48 ,7 49 ,7 50 ,7 49 ,8 Fä lle p ro V ZÄ 22 1, 69 21 5, 21 21 2, 29 20 3, 24 19 9, 18 19 6, 06 19 9, 28 W an ds be k Ja n 19 Fe b 19 M rz 1 9 Ap r 1 9 M ai 1 9 Ju n 19 Ju l 1 9 Au g 19 Se p 19 Ok t 1 9 No v 19 De z 1 9 Ja n 20 Fä lle 13 77 7 14 31 8 13 92 2 13 87 5 13 92 2 13 79 1 13 72 5 13 63 1 13 55 9 13 42 3 13 06 2 13 23 2 13 39 1 VZ Ä 73 ,4 3 74 ,4 3 76 ,4 3 76 ,4 3 78 ,5 7 74 ,3 4 71 ,8 3 Fä lle p ro V ZÄ 18 8 19 2 18 2 18 2 17 7 18 6 19 1 Be rg ed or f Ja n 19 Fe b 19 M rz 1 9 Ap r 1 9 M ai 1 9 Ju n 19 Ju l 1 9 Au g 19 Se p 19 Ok t 1 9 No v 19 De z 1 9 Ja n 20 Fä lle 38 17 38 27 38 46 38 44 38 12 38 31 37 59 37 76 37 76 36 94 38 45 39 27 39 09 VZ Ä 27 ,5 4 27 ,5 4 27 ,5 4 26 ,6 9 29 ,4 8 31 ,2 6 30 ,5 1 Fä lle p ro V ZÄ 13 9 13 9 14 9 14 4 12 9 12 3 13 2 Ha rb ur g Ja n 19 Fe b 19 M rz 1 9 Ap r 1 9 M ai 1 9 Ju n 19 Ju l 1 9 Au g 19 Se p 19 Ok t 1 9 No v 19 De z 1 9 Ja n 20 Fä lle 55 29 55 21 54 21 56 33 56 86 56 61 55 69 56 20 55 58 55 40 55 22 55 77 56 59 VZ Ä 31 ,7 6 30 ,9 9 30 ,9 9 30 ,7 6 30 ,7 6 30 ,9 6 32 ,7 0 Fä lle p ro V ZÄ 17 5, 03 17 9, 31 17 4, 92 18 3, 12 18 4, 85 18 2, 84 17 0, 30 W an ds be k/ EH 1 Ja n 19 Fe b 19 M rz 1 9 Ap r 1 9 M ai 1 9 Ju n 19 Ju l 1 9 Au g 19 Se p 19 Ok t 1 9 No v 19 De z 1 9 Ja n 20 Fä lle 66 64 66 84 66 62 66 61 66 67 66 69 66 87 66 95 67 73 k. 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