BÜRGERSCHAFT DER FREIEN UND HANSESTADT HAMBURG Drucksache 21/2695 21. Wahlperiode 12.01.16 Schriftliche Kleine Anfrage des Abgeordneten Daniel Oetzel (FDP) vom 04.01.16 und Antwort des Senats Betr.: Neue Fachanweisung für den ASD Gemäß Einleitung der Senatsantwort zu Drs. 21/741 sollte zum 01.01.2016 eine neue Fachanweisung mitsamt zugehörigen Anlagenband für den ASD in Hamburg in Kraft treten. Insbesondere sollen sich auch die seinerzeit noch zu erarbeitenden Managementprozesse des Qualitätsmanagementsystems (QMS) in dieser Überarbeitung widerspiegeln. Vor diesem Hintergrund frage ich den Senat: 1. Ist die neue Fachanweisung des ASD, wie noch gemäß Drs. 21/741 geplant, zum 01.01.2016 in Kraft getreten? Ja. a. Wenn nein, warum nicht? Wann soll sie stattdessen in Kraft treten? Entfällt. b. Wenn ja oder falls die Fachanweisung schon vorliegt, jedoch nur noch nicht in Kraft gesetzt sein sollte, bitte (inklusive Anhänge) beifügen . Die Fachanweisung ist im Internet Portal der BASFI zu finden unter https://fhhportal.ondataport.de/websites/faasd_812/Dokumente/Fachanweisung%20A SD%20(01.01.2016-31.12.2020).pdf. 2. Sind die Arbeiten am Anlagenband, insbesondere die an der Arbeitsrichtlinie zum Schutzauftrag nach § 8a SGB VIII1, wie noch in Drs. 21/741 prognostiziert, ebenfalls zum Jahresende 2015 abgeschlossen worden? a. Wenn nein, jeweils welche Arbeiten an jeweils welchen Teilen des Anlagenbandes aus welchen Gründen noch nicht? Die Arbeitsrichtlinie zur Inobhutnahme, die Aufgabenbeschreibung und Arbeitsrichtlinie zur Mitwirkung in familiengerichtlichen Verfahren sowie die Arbeitsrichtlinie zum Schutzauftrag nach § 8a SGB VIII wurden den Empfehlungen des PUA entsprechend überarbeitet und befinden sich in der Abstimmung mit den Bezirksämtern. Rückmeldungen der Bezirksämter werden in der 3. KW mit den Jugendamtsleitungen erörtert. Eine Arbeitshilfe zum Sozialdatenschutz wurde ebenfalls in den Anlagenband aufgenommen . Anstelle einer eigenen Handreichung wurden Auszüge aus einer einschlägigen Veröffentlichung des Nationalen Zentrums Frühe Hilfen (NZFH) in der Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung (BZgA) verwendet (siehe 1 Vergleiche Senatsantwort zu Frage 13. in Drs. 21/741. Drucksache 21/2695 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode 2 http://www.fruehehilfen.de/fileadmin/user_upload/fruehehilfen.de/pdf/Publikation_NZF H_IzKK_Datenschutz_bei_Fruehen_Hilfen_2015.pdf). b. Wenn ja, bitte ebenfalls aktuellen Anlagenband beifügen und dabei – soweit möglich – seit Anfang 2015 geänderte Passagen und/oder zumindest in der Inhaltsübersicht die geänderten Fachvorschriften pauschal kenntlich machen. Der Anlagenband zur Fachanweisung für den Allgemeinen Sozialen Dienst ist ein internes Regelwerk, das den Diensten auf dem internen FHH-Portal zur Verfügung steht und insgesamt mehrere Hundert Textseiten umfasst. Die Übermittlung aller dort eingestellten Dokumente käme einer Aktenvorlage gleich, die nach Artikel 30 der Verfassung an Voraussetzungen gebunden ist, die durch eine Parlamentarische Anfrage nicht erfüllt werden. Der Senat sieht deshalb davon ab, den gesamten Anlagenband als Anlage zu dieser Schriftlichen Kleinen Anfrage zu übermitteln. Er ist jedoch bereit, interessierten Abgeordneten die neu gefassten Regelungen nach deren redaktioneller Fertigstellung zu übermitteln. Im Übrigen siehe Antwort zu 2. a. 3. Wann wurde die überarbeitete Arbeitsrichtlinie zum Schutzauftrag nach § 8a SGB VIII veröffentlicht? Siehe Antwort zu 2. a. a. Wurden die Geschäftsprozesse der Arbeitsrichtlinie zum Schutzauftrag nach § 8a SGB VIII, wie gemäß Drs. 21/741 geplant, bereits vorab in Kraft gesetzt? b. Wenn ja, wie und wann genau? Wenn nein, warum nicht? Die Kernprozesse zum Schutzauftrag nach § 8a SGB VIII wurden bereits Anfang 2015 in Kraft gesetzt. Im Einzelnen handelt es sich um die Prozesse „Bearbeiten von KWG- Fällen“, „Inobhutnahme“, „Hausbesuch in akuten Krisenfällen“ und „Kollegiale Beratung “. Zwei weitere Prozesse zum „Eingang von Anliegen mit KWG-Hintergrund“ sowie zu „Fallabgabe in Fällen mit KWG-Bezug“ sind freigegeben. 4. Wann und wie genau wurden die Managementprozesse, die gemäß Einleitung der Senatsantwort zu Drs. 21/741 vom 07.07.2015 noch zu erarbeiten waren, eingeführt? Ab Juli 2015 wurde mit der Erarbeitung der Managementprozesse begonnen. Die Erarbeitung beinhaltet je nach Thema die Erstellung von Prozessabläufen und/oder Darstellung in Textform als Element der sogenannten Qualitätspolitik. Die Erarbeitung ist noch nicht abgeschlossen, die Einführung erfolgt sukzessive nach Fertigstellung und Freigabe der jeweiligen Prozesse bis Mitte 2016. a. Um welche Managementprozesse handelt es sich dabei jeweils im Einzelnen? Es handelt sich um Prozesse in folgenden Prozessgruppen: Kundenorientierte Prozesse , Ressourcenmanagement, Kontinuierliche Verbesserung, Mitarbeiterbezogene Prozesse, Zusammenarbeit mit Dritten, Risiko- und Krisenmanagement, Controlling und Evaluation sowie Planung, Steuerung und Führung. b. Welche insbesondere für die Zusammenarbeit mit freien Trägern relevanten Änderungen an der Fach- und Ressourcensteuerung sind vorgenommen worden? Die Beschreibung der Managementprozesse zum Thema Fach- und Ressourcensteuerung als Teil der Prozessgruppe Planung, Steuerung und Führung tangiert mittelbar auch die Zusammenarbeit mit freien Trägern, da hier unter anderem Inhalte und Verfahren der Angebotsplanung und des Fachcontrollings beschrieben werden. Die Steuerungsaufgaben , die Verantwortlichkeiten, die notwendigen Instrumente und Verfah- Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode Drucksache 21/2695 3 ren zur Steuerung wurden für die verschiedenen Hierarchieebenen definiert und festgelegt . Die vorgesehenen Änderungen dienen dazu, ausgehend von der fachlichen Steuerung des Einzelfalls einen integrierten Ansatz von Fach- und Ressourcensteuerung zu realisieren. Das Abstimmungsverfahren zu den Arbeitsergebnissen ist noch nicht abgeschlossen. 5. Verfügen mittlerweile alle Bezirke über ein standardisiertes, für alle ASD- Abteilungen verbindliches Risikomanagement2? a. Wenn ja, seit jeweils wann ist dies in jeweils welchen Bezirken der Fall? Inwieweit handelt es sich dabei jeweils um das (neue) standardisierte Risikomanagement, das im Rahmen des nach ISO- Normen aufgebauten QMS entwickelt werden sollte? (Bitte nach Bezirken differenziert auflisten.) b. Wenn nein, jeweils welche Bezirke aus welchen Gründen noch nicht? Jedes Fachamt Jugend- und Familienhilfe der Bezirksämter verfügt über standardisierte , für alle ASD-Abteilungen verbindliche Regelungen zum Risikomanagement, bestehend aus den folgenden Elementen: Hamburg-Mitte: Im Rahmen des Projektes „Arbeitsfähigkeits- und Qualitätsentwicklung im ASD (AQUA)“ hat das Bezirksamt Hamburg-Mitte am 30.06.2014 ein verbindliches Konzept zum Risikomanagement eingeführt. Altona: Auf Bitte der ASD-Leitung analysieren die Kinderschutzkoordinatoren bei Bedarf bestimmte Fälle von Kindeswohlgefährdung. Seit 2014 erfolgt einmal jährlich eine Untersuchung sämtlicher Fälle, in denen Klärungsphasen mit der Empfehlung der weiteren Bearbeitung, Inobhutnahmen sowie familiengerichtliche Verfahren vorkamen, verbunden mit einer Bewertung hinsichtlich der Einhaltung der vorgegebenen Standards und im Hinblick auf den weiteren Fallverlauf. Eimsbüttel: Seit dem Jahr 2015 gilt ein einheitliches Verfahren für alle ASD-Abteilungen. Es wird eine Liste zu allen Kinderschutzfällen geführt, die von unterschiedlichen (externen) Stellen an die Jugendamtsleitung gemeldet werden. Diese Fälle sind in der Regel von einer unklaren, sehr kritischen Ausgangslage, gegebenenfalls hoher Komplexität und/oder Öffentlichkeitswirksamkeit geprägt. Die Kinderschutzkoordinatorin erhält in diesen Fällen den Auftrag, in Kooperation mit den zuständigen Leitungskräften die ASD-Fachkräfte bei der Klärung zu unterstützen. Sie dokumentiert Verlauf und Ergebnisse. Einmal im Jahr ist eine Auswertung vorgesehen , die Ergebnisse werden mit der Bezirksamts- und Dezernatsleitung reflektiert, im zweiten Schritt mit den ASD-Abteilungsleitungen und ASD-Fachkräften. Hamburg-Nord: Es gibt in Hamburg-Nord ein bezirksinternes Risikomanagement, das jeweils für die ASD-Abteilungen verbindlich ist. Dies gilt seit Januar 2014 und wird fortlaufend aktualisiert . Wandsbek: Seit 2009 wird im Bezirksamt Wandsbek ein mit Unterstützung von Prof. Schrapper entwickeltes standardisiertes Konzept zum Risikomanagement praktiziert, das in regionalen beziehungsweise bezirklichen Workshops angewendet und in der praktischen Umsetzung weiter entwickelt wird. 2 Vergleiche Senatsantwort zu Fragen 25. und 26. in Drs. 21/741. Drucksache 21/2695 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode 4 Bergedorf: Zum Risikomanagement gehören die regelhafte Inanspruchnahme der Koordinatorin für Kinderschutz, interne Fortbildungsmaßnahmen, die laufende Information über Risikofälle sowie Fallanalysen und deren Umsetzung im Alltag. Harburg: Das Jugendamt Harburg nutzt die Instrumente Kollegiale Beratung, sozialpädagogische Diagnostik und Supervision zur Absicherung des fachlichen Handelns und zur Vorbeugung vor Risiken. Die Kinderschutzkoordination ist regelhaft einbezogen. Sie bietet in den ASD-Abteilungen regelmäßige Sprechstunden an und wird anlassbezogen von den ASD-Fachkräften in KWG-Fällen eingebunden. In besonders schwierigen Fällen wird das Kinderschutzzentrum Harburg einbezogen. Das Eingangsmanagement ist ständig mit auf Kriseninterventionen spezialisierten Fachkräften besetzt, die in neuen krisenhaften Fällen sofort intervenieren. Im Übrigen siehe Drs. 21/741. Im Rahmen der Erstellung des QM-Systems wurden in den Kernprozessen Instrumente und Vorgehensweisen vorgegeben, um die spezifischen Risiken in Auftreten und Auswirkung reduzieren zu können. Zu den Verfahren in KWG-spezifischen Risiken siehe die oben angeführten Ausführungen zu den einzelnen Bezirksämtern. Wie geplant wurden die Arbeiten an den Managementprozessen (zu denen auch das Risikomanagement gehört) im Sommer 2015 begonnen. In diesem Kontext werden als Vorstufe zum Risikomanagement zurzeit zunächst die Inhalte und Prozesse zum Umgang mit Fehlern erarbeitet. Hierzu gehört, in den Arbeitszusammenhängen auftretende Fehler sowie Fehlerquellen zu definieren beziehungsweise zu identifizieren, Verfahren zum Umgang mit Fehlern zu entwickeln und die Entwicklung einer mit Fehlern konstruktiv umgehenden fehleroffenen Kultur zu befördern. Das bereits eingeführte Beschwerdemanagement kann Informationen über Fehler und Risiken liefern. Auf der Basis dieser notwendigen Vorarbeiten sowie des bisher in den Bezirken jeweils umgesetzten Risikomanagements werden die Prozesse für ein standardisiertes Risikomanagement erarbeitet. Dies beinhaltet die Hinterlegung der spezifischen Prozessrisiken in den jeweiligen Prozessen sowie Verfahren zur Bewertung, Steuerung und fortwährenden Überprüfung der Prozessrisiken sowie der prozessunabhängigen Risiken. Das Risikomanagement wird nach Abstimmung mit den Bezirksämtern bis Sommer 2016 für alle Bezirke eingeführt. 6. Wann wurden im zweiten Halbjahr 2015 jeweils welche Dienststellen und Gremien mit der Überarbeitung der ASD-Fachanweisung sowie des Anlagenbandes befasst? Jeweils wann erfolgte die letzte Stellungnahme sowie gegebenenfalls die Beschlussfassung der einzelnen Bezirke zu diesen Themenkreisen? (Bitte nach Bezirken differenziert auflisten.) Im Zuge der Überarbeitung der Fachanweisung wurden die Bezirksämter wie folgt befasst: 04.11. 2015 Versand des Entwurf der Fachanweisung an die Bezirksämter mit der Bitte um Stellungnahme 23.11. 2015 Eingang der vom federführenden Bezirksamt Wandsbek zusammengefassten bezirklichen Stellungnahmen bei der BASFI 27.11. 2015 Erörterung der bezirklichen Stellungnahmen mit den Bezirksämtern und Überarbeitung des BASFI-Entwurfs 04.12.2015 Versand der überarbeiteten Fassung der Fachanweisung an die Bezirksämter und erneute Einarbeitung letzter Rückmeldungen 11.12. 2015 Zustimmung der Bezirksamtsleitungen zur Fachanweisung ASD durch Beschluss der Steuerungsgruppe Jugendhilfe 01.01. 2016 Inkrafttreten der Fachanweisung Die Arbeiten am Anlagenband erfolgten in Sitzungen der AG Anlagenband am 10.07., 04.09., 16.10. und 06.11.2015.