BÜRGERSCHAFT DER FREIEN UND HANSESTADT HAMBURG Drucksache 21/629 21. Wahlperiode 05.06.15 Schriftliche Kleine Anfrage der Abgeordneten Daniel Oetzel und Jennyfer Dutschke (FDP) vom 28.05.15 und Antwort des Senats Betr.: JUS-IT (IV) – Release 3 Auf Basis der Senatsantwort zu Drs. 21/501 bestehen Nachfragen zu den Planungen von Release 3 von JUS-IT. Vor diesem Hintergrund fragen wir den Senat: Mit Drs. 21/501 wurde dargelegt, wie die Entscheidung zur Einführung einer Softwarelösung für die Sozialhilfe (Release 3) unter Berücksichtigung der Markterkundung, des Berichts der Firma CSC vom Februar 2015 sowie den Ergebnissen der Verhandlungen des Angebotes mit der IBM zustande kam. Ziel der Markterkundung war es, herauszuarbeiten , ob es in anderen Großstädten eine Fachanwendung für den Sozialhilfebereich gibt, die im Grundsatz in der Lage ist, das Hamburger Bestandsverfahren PROSA abzulösen. In die Sondierung des Marktes wurden Softwarelösungen einbezogen , die in 16 deutschen Großstädten eingesetzt werden. Auf Basis der Kriterien Einwohnerzahl, hohe und diversifizierte Fallzahlen, unterschiedlich gängige Fachverfahren und möglichst vergleichbare Strukturen (Stadtstaat) erfolgte eine Eingrenzung auf vier Softwareprodukte, die in den Städten Berlin, Bremen, Frankfurt, Köln und München im Einsatz sind. Anhand eines strukturierten Fragenkataloges wurden Gespräche mit den zuständigen Behörden zu Abdeckungsgrad und funktionaler Leistungsfähigkeit der eingesetzten Software geführt. Daran anschließend erfolgte eine vertiefende Vergleichsbetrachtung anhand vordefinierter Merkmale der am geeignetsten erscheinenden Software mit dem Bestandsverfahren PROSA sowie den beabsichtigten Funktionalitäten von JUS-IT in Form einer Inaugenscheinnahme. Die Ergebnisse des Leistungsvergleichs, des Kostenvergleichs sowie einer Stärken-SchwächenAnalyse (SWOT) wurden in einer Nutzwertanalyse zusammengeführt. Der Prozess der Entscheidungsfindung bestand darin, Erkenntnisse aus der Markterkundung und den Verhandlungsterminen des Angebotes von IBM zu Nutzen, Kosten und Risiken in mehreren Stufen differenziert darzustellen und zu bewerten, sodass am 6. Mai 2015 eine Entscheidung getroffen werden konnte. Die Sondierung des Marktes ergab, dass bestehende Softwarelösungen wichtige Funktionsbereiche der fachlichen Anforderungen in Hamburg abdecken, anpassbar sind, gesetzliche Änderungen kundenübergreifend umsetzen und damit eine Alternative zum bisher geplanten Vorgehen darstellen. Dies vorausgeschickt, beantwortet der Senat die Fragen wie folgt: 1. Welches Unternehmen wurde mit der im Zeitraum Juli 2014 bis Februar 2015 durchgeführten Markterkundung zur Identifizierung von Alternativangeboten für Release 3 beauftragt? Firma INFOSOFT Herstellerneutrale Softwareberatung AG, Friedensallee 290, 22763 Hamburg. a. Welche Kosten waren mit der Markterkundung verbunden? Drucksache 21/629 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode 2 Die Kosten beliefen sich auf insgesamt 68.948,41 Euro. b. Wie viele mögliche Alternativen wurden betrachtet? Wie viele wurden beziehungsweise werden in die nähere Auswahl genommen? Siehe Vorbemerkung. 2. Wurden ein oder mehrere Angebote von IBM für Release 3 im Zeitraum zwischen Juli 2014 und Februar 2015 geprüft? Wenn ja, welche? a. Inwieweit handelte es sich dabei um aktuellere Angebote als das der Drs. 20/11718 zugrunde liegende? b. Von jeweils wann genau stammten sie und jeweils wann genau wurden sie abgelehnt? Es handelt sich um ein Angebot vom 9. März 2015. Im Übrigen siehe Drs. 21/501. 3. Welches Kostenvolumen sah das nach Abschluss der Markterkundung abgegebene, erneute Angebot von IBM vom 09.03.2015 für Release 3 vor? Inwieweit handelte es sich um ein Festpreisangebot? Welche Bindefrist hatte dieses erneute Angebot ursprünglich? Das Angebot untergliederte sich jeweils in einen Festpreis-Bestandteil für die Entwicklung der Lösung und einen Zeit- und Material-Bestandteil für die Steuerungsleistungen . Im Übrigen wird von der Angabe von Details aus dem IBM-Angebot abgesehen, um wirtschaftliche Nachteile für das nunmehr geplante Ausschreibungsverfahren zu vermeiden. Im Übrigen siehe Vorbemerkung. 4. Wann genau machten IBM und Dataport (das erste Mal) „schnell deutlich “, dass das Angebot von IBM vom 09.03.2015 „nicht annehmbar war“? Was passierte danach? a. Wie viele „mehrfache Verhandlungen“ zu diesem Angebot gab es jeweils wann genau? Wann genau erfolgte dabei eine Verlängerung der Bindefrist des Angebots bis zum 15.05.2015? b. Wann genau fand die Verhandlung statt, in deren Folge eine „Absenkung des Kostenvolumens in Aussicht gestellt“ wurde? Auf welches Niveau sollte es gesenkt werden? Inwieweit handelte es sich um ein Festpreisangebot? c. Welcher Zeitplan für die Fertigstellung von Release 3 wurde von IBM im Rahmen des erneuten Angebotes vorgelegt? Freie und Hansestadt Hamburg und Dataport machten am 10. März deutlich, dass das Angebot nicht annehmbar sei und vereinbarten weitere Verhandlungen. Dataport und Freie und Hansestadt Hamburg führten mit IBM Verhandlungen am 23. März, am 2 April, am 14. April, am 16. April, am 20. April, am 21. April, am 24. April sowie am 29. April 2015. In einem Termin am 20. April 2015 stellte IBM eine Reduzierung der Kosten und eine komplette Realisierung als Festpreis in Aussicht. Die Inbetriebnahme der Lösung war für den Juni 2017 vorgesehen. Im Übrigen siehe Antwort zu 3. 5. Lagen in der BASFI bis inklusive 05.05.2015 Empfehlungen oder Ergebnisse bezüglich der bis zum 30.04.2015 „fortgesetzten“ Prüfung des Angebots vor? Wenn ja, welche seit wann genau? Wenn nein, auf welcher Grundlage hat der Präses der BASFI am 06.05.2015 eine Entscheidung getroffen? Siehe Vorbemerkung. Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode Drucksache 21/629 3 6. Wann genau fanden die „ausführlichen Beratungen“ der Behördenleitung der BASFI zum Angebot von IBM für Release 3 mit jeweils welchen Teilnehmern und Ergebnissen statt? Es fanden Gespräche am 16. März, am 20. März, am 8. April, am 21. April sowie am 6. Mai 2015 statt. An den Gesprächen waren der Senator und der Staatsrat der zuständigen Behörde sowie der Leiter des Amtes für Familie, der Leiter des Amtes für Soziales, der Leiter des Amtes für Zentrale Dienste und die Leitung des Projektes JUS-IT beteiligt. Am 8. April haben zusätzlich der Staatsrat der Finanzbehörde, der CIO sowie der Vorstandsvorsitzende von Dataport teilgenommen. Am 21. April war zusätzlich der Vorstandsvorsitzende von Dataport anwesend. Im Übrigen siehe Vorbemerkung. 7. Aus welchen Gründen sind jeweils wann und wofür genau per 31.03.2015 bereits über 10 Millionen Euro investive Mittel für Release 3 ausgegeben worden, obgleich seit Mitte Februar 2012 eine Sperre des Präses der BASFI galt, die „im September 2014 insoweit aufgehoben (wurde), als Gelder zur Vorbereitung von Release 3 erforderlich waren“1? a. Welcher Anteil dieser Mittel ist für Ergebnisse ausgegeben worden, die auch in der Situation der Beauftragung eines anderen als des bisherigen Projektpartners beziehungsweise der Beschaffung einer anderen Software weiter genutzt werden können? b. Wie viele sonstige Mittel sind in Zusammenhang mit Release 3 aus welchen Haushaltstiteln beziehungsweise Produktgruppen bereits ausgegeben worden? Welche Kosten werden in diesem Zusammenhang noch absehbar entstehen? Es sind Aufwände zur Beschreibung der fachlichen Anforderungen, der technischen Anforderungen, der Lizenzen und der Steuerung entstanden. Die Beschreibung der Anforderungen war erforderlich, damit IBM ein Angebot für Release 3 abgeben konnte . Die Beschreibung der Anforderungen ist für andere Software nutzbar. Kostenfolgen können erst abschließend im Zusammenhang mit den Ergebnissen zum Umgang mit dem mit IBM geschlossenen Rahmenvertrag und der geplanten Ausschreibung benannt werden. Ergebnisse hierzu werden im 3. Quartal erwartet. 8. Welche weiteren Pläne bestehen nunmehr nach Ablehnung des Angebots von IBM in Bezug auf Release 3? a. Was war der ursprüngliche und was ist der aktuelle Zeitplan bezüglich der Ablösung von PROSA? Einschließlich der Durchführung eines Vergabeverfahrens wird für die PROSAAblösung von einem Zeitbedarf von drei Jahren ausgegangen. Im Übrigen siehe Antwort zu 3. b. Bis wann soll der Bürgerschaft eine Drucksache zum neuen Sachstand präsentiert werden? Die entsprechenden Überlegungen, die in Abhängigkeit des Fortganges des Vergabeverfahrens stehen, sind noch nicht abgeschlossen. 9. Inwieweit kann nun der ursprüngliche Plan, eine hochintegrierte Gesamtsoftware für die Bereiche Jugend und Soziales zu beschaffen, noch realisiert werden? Der Senat hat sich die Zielsetzung des Senats aus dem Jahr 2010 (siehe Drs. 19/7712) nicht zu eigen gemacht. Der ursprüngliche Plan wird insofern nicht weiter verfolgt. 1 Vergleiche Senatsantwort zu Frage 1. in Drs. 21/501.