Kleine Anfrage der Abg. Faeser (SPD) vom 11.12.2014 betreffend Löschung von Abwesenheitsdaten im SAP R/3 HR-System und Antwort des Ministers des Innern und für Sport Vorbemerkung der Fragestellerin: Der Hessische Datenschutzbeauftragte hat in seinem 42. Tätigkeitsbericht (Drs. 19/289) festgestellt, dass die Löschung von Urlaubs- und Krankheitsdaten immer noch nicht konsequent durchgeführt wird. Eine Auswertung zum Stichtag 14.11.2013 habe ergeben, dass 2.834 löschbare Fälle nicht bearbeitet wurden. Im Hessischen Competence Center (HCC) habe man dies damit begründet, dass die Personal führenden Stellen die Freigabe für die Löschung der Daten nicht erteilt hätten, damit habe das HCC die Löschung nicht durchführen können. Die Anzahl der nicht gelöschten Datensätze ist laut 42. Tätigkeitsbericht des Hessischen Datenschutzbeauftragten bei folgenden Buchungskreisen signifikant erhöht: Vorsorgekasse (1.110 Fälle), Schulbereich (869 Fälle), Bildungsverwaltung (167 Fälle), Immobilienmanagement (155 Fälle), Polizeipräsidien (107 Fälle). Vorbemerkung des Ministers des Innern und für Sport: Nach § 92 Abs. 2 des Hessischen Beamtengesetzes (HBG) sind Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge , Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub und Erkrankungen drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, aufzubewahren . Nach Ablauf dieser Aufbewahrungsfrist sind diese Unterlagen grundsätzlich zu vernichten , sofern sie nicht vom zuständigen Staatsarchiv übernommen werden, § 92 Abs. 4 HBG. Nach § 93 Abs. 6 HBG sind in automatisierten Verfahren gespeicherte Personalaktendaten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen des § 92 HBG zu löschen, sofern nicht spezielle gesetzliche Vorschriften einen längeren Aufbewahrungszeitraum bestimmen. Die Löschung dieser Personalaktendaten erfolgt jeweils im ersten Quartal eines Jahres. Gleichwohl können vereinzelt Tatbestände bestehen (z.B. Anträge auf rückwirkende Berechnung des Grundgehalts nach der höchsten Dienstaltersstufe, Altersteilzeit, Rechtshängigkeit), für die eine größere Rückrechnungstiefe zwingend erforderlich ist. In diesen Fällen werden daher sog. „Vernichtungssperren“ gesetzt, so dass die unterbliebene Löschung durch eine noch nicht abgeschlossene Bearbeitung begründet ist. Sobald jedoch der Grund für eine Vernichtungssperre entfallen ist, wird diese unverzüglich aufgehoben, so dass neue Fälle löschbar werden und in den Auswertungen als „zu löschende Datensätze“ erscheinen. Diese Vorbemerkungen vorangestellt, wird die Kleine Anfrage im Einvernehmen mit dem Minister der Finanzen und dem Kultusminister wie folgt beantwortet: Frage 1. Ist die Nichtlöschung der in der Vorbemerkung benannten Daten nach Auffassung der Landesre- gierung rechtswidrig? Frage 2. Falls Frage 1 mit ja beantwortet wird: Wieso wurde die Löschung der Daten zum in der Vorbe- merkung benannten Stichtag noch nicht vollzogen? Frage 3. Falls Frage 1 mit nein beantwortet wird: Auf welcher Rechtsgrundlage beruht die Nichtlöschung der in der Vorbemerkung benannten Daten? Aufgrund des Sachzusammenhangs werden die Fragen 1 bis 3 gemeinsam wie folgt beantwortet: Wie bereits in der Vorbemerkung ausgeführt, erfolgt die Löschung der Personalaktendaten im ersten Quartal eines Jahres. Dagegen hatte der Hessische Datenschutzbeauftragte den 14. November 2013 als Stichtag für seine Auswertung gewählt. Folge dieser zeitlichen Differenz ist, Eingegangen am 27. April 2015 · Ausgegeben am 29. April 2015 Herstellung: Kanzlei des Hessischen Landtags · Postfach 3240 · 65022 Wiesbaden · www.Hessischer-Landtag.de Drucksache 19/1239 27. 04. 2015 19. Wahlperiode HESSISCHER LANDTAG 2 Hessischer Landtag · 19. Wahlperiode · Drucksache 19/1239 dass in der Auswertung des Datenschutzbeauftragten Personalfälle enthalten sind, die bereits für die nächste Löschung im ersten Quartal 2014 vorgesehen waren. Hierdurch kann der Eindruck entstehen, dass die Behörden ihrer Löschverpflichtung nicht nachkommen, obwohl sie diese ordnungsgemäß im ersten Quartal eines Jahres durchführen. Ergänzend wird zu den einzelnen Buchungskreisen wie folgt Stellung genommen: Bei den aus dem Bereich der Polizeipräsidien genannten 107 Fällen handelt es sich um neue löschbare Fälle, die zwischen dem Löschlauf 2013 und dem Auswertungszeitpunkt aufgrund der Vorbereitungen für das Löschen im ersten Quartal 2014 entstanden sind. Die beim Immobilienmanagement nicht gelöschten Datensätze waren zum einen auf einen inzwischen aufgeklärten Anwenderfehler zurückzuführen, zum anderen auf den späten Auswertungszeitpunkt . Die im Geschäftsbereich des Hessischen Kultusministeriums bemängelten Daten beruhen auf durchgeführten Vorarbeiten zu den Löschläufen des ersten Quartals 2014 und somit ebenso auf dem späten Auswertungszeitpunkt. In dem Buchungskreis der Vorsorgekasse sind die Daten der Pensionsfälle sämtlicher hessischer Dienststellen enthalten. Die hohe Zahl der offenen Personalfälle verteilt sich also auf mehrere Buchungskreise bzw. darunter wiederum auf einzelne Dienststellen. Die Nichtlöschung beruht hier auf Anwenderfehlern bei der Durchführung der Löschung. Die Ressorts wurden in Besprechungen auf diese Anwendungsfehler hingewiesen, was zu einem erfolgreichen nächsten Löschlauf geführt hat. Frage 4. Wurden die in der Vorbemerkung benannten Daten zwischenzeitlich gelöscht? Frage 5. Falls Frage 4 mit ja beantwortet wird: Welche Daten wurden gelöscht? Bitte nach Buchungskreisen aufschlüsseln. Frage 6. Falls Frage 4 mit nein beantwortet wird: Mit welcher Begründung wurden die Daten noch immer nicht gelöscht? Die Fragen 4 bis 6 werden aufgrund des Sachzusammenhangs wie folgt beantwortet: Sämtliche Daten wurden bis auf Einzelfälle mittlerweile gelöscht. Von den 107 Datensätzen bei der Hessischen Polizei, die zwischen zwei turnusmäßigen Löschterminen zum Stichtag 14.11.2013 löschbar geworden waren, waren nach Überprüfung am 02.05.2014 bereits 101 Fälle zwischenzeitlich gelöscht. In 6 Fällen wurde eine erneute Überprüfung erforderlich. Die Daten des Immobilienmanagements wurden mit dem Löschlauf im März 2014 gelöscht. Auch im Geschäftsbereich des Hessischen Kultusministeriums wurden die Daten mit dem Löschlauf im ersten Quartal 2014 gelöscht. Bei einer vom HKM angeforderten Auswertung waren am 10.06.2014 für dessen Zuständigkeitsbereich keine zu löschenden Daten mehr vorhanden . Die Abwesenheitsdaten aus dem Buchungskreis Vorsorgekasse waren nach dem Löschlauf im Jahr 2014 bis auf Einzelfälle gelöscht. Bei diesen Einzelfällen liegen Anwendungsfehler vor, die im Rahmen der Vorbereitung für den Löschlauf 2015 aufgearbeitet werden. Wiesbaden, 20. April 2015 Peter Beuth