Die Ministerin für Bildung, Wissenschaft und Kultur hat namens der Landesregierung die Kleine Anfrage mit Schreiben vom 6. Dezember 2017 beantwortet. LANDTAG MECKLENBURG-VORPOMMERN Drucksache 7/1251 7. Wahlperiode 08.12.2017 KLEINE ANFRAGE des Abgeordneten Dr. Gunter Jess, Fraktion der AfD Digitalisierung der Verwaltung an Hochschulen, Universitäten und Universitätsmedizinen und ANTWORT der Landesregierung Vorbemerkung Bei der Beantwortung der Kleinen Anfrage werden mit dem Begriff „Hochschulen“ die Universitäten, Hochschulen und die Hochschule für Musik und Theater Rostock erfasst. Im Text werden folgende Abkürzungen für die Universitäten, Hochschulen, Hochschule für Musik und Theater und Universitätsmedizinen verwendet: Ernst-Moritz-Arndt-Universität Greifswald (EMAU) Universität Rostock (UR) Universitätsmedizin Greifswald (UMG) Universitätsmedizin Rostock (UMR) Hochschule für Musik und Theater Rostock (HMT) Hochschule Neubrandenburg (HSN) Hochschule Stralsund (HOST) Hochschule Wismar (HSW) Drucksache 7/1251 Landtag Mecklenburg-Vorpommern - 7. Wahlperiode 2 Durch die Digitalisierung der Geschäftsabläufe in Verwaltungen der Hochschulen, Universitäten und Universitätsmedizinen lassen sich gegebenenfalls Personal und Kosten einsparen und die Prozesse beschleunigen. 1. Wie ist der Stand der Verarbeitung von elektronischen Rechnungen an den einzelnen Hochschulen, Universitäten und Universitätsmedizinen? Die Einführung von elektronischen Rechnungen befindet sich an den Hochschulen in Planung zur Umsetzung innerhalb der vorgegebenen Fristen. Die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen stellt dabei beide Universitäten aufgrund der dezentralisierten Bewirtschaftung von Mitteln vor besondere Herausforderungen. Rechnungen gehen nicht wie in klassischen Verwaltungen an wenigen zentralen Verwaltungsstellen ein, sondern werden im Gegenteil in einer Vielzahl von Struktureinheiten entgegengenommen und bearbeitet (kontiert). Die technische Anweisung der Zahlung erfolgt dann wieder zentral durch eine Buchungsstelle. An der UMR ist die Einführung kurz vor dem Abschluss. Ab 1. Januar 2018 wird die Bearbeitung als elektronische Eingangsrechnung in den Regelbetrieb eingeführt. Auch die UMG stellt im Jahr 2018 auf einen elektronischen Rechnungseingang um. 2. Kann das gesetzliche Zieldatum (November 2019) für die Einführung der elektronischen Rechnung an allen Hochschulen, Universitäten und Universitätsmedizinen eingehalten werden? Das gesetzliche Zieldatum für die Einführung von elektronischen Rechnungen für subzentrale öffentliche Auftraggeber ist nach der Veröffentlichung der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung der 18. April 2020. Nach heutigem Stand wird dieses Zieldatum von allen Hochschulen und Universitätsmedizinen eingehalten werden. 3. Gibt es an den Hochschulen, Universitäten und Universitätsmedizinen Strategien zur Einführung der papierfreien Verwaltung? Die Strategien der Hochschulen im Hinblick auf die Einführung der papierfreien Verwaltung sind unterschiedlich fortgeschritten. Die EMAU befindet sich derzeit in der Planung eines Projektes, welches zum Ziel hat, Verwaltungsprozesse zu definieren und zu analysieren, welche mittels elektronischer Prozesse vereinfacht und verbessert werden können. Landtag Mecklenburg-Vorpommern - 7. Wahlperiode Drucksache 7/1251 3 An der UR gibt es ebenfalls eine Strategie zur Einführung der elektronischen Verwaltung. In Konkretisierung dieser Strategie wurde durch die Zentrale Universitätsverwaltung mit Unterstützung des Rektorates eine Projektserie zur Einführung von elektronischer Verwaltung aufgesetzt mit dem Ziel, die elektronische Akte in den Struktureinheiten der Zentralen Verwaltung und perspektivisch in allen Struktureinheiten der UR einzuführen. Die Projektserie wurde 2012 mit der Einführung des Prozessmanagements begonnen und verfolgt den Ansatz einer ganzheitlichen Organisationsentwicklung. Entsprechend wird nicht nur die technische Einführung des Datenverarbeitungsverfahrens für die elektronische Akte und die elektronische Vorgangsbearbeitung, sondern gleichermaßen Zweck- und Vollzugskritik, prozessorientierte Verwaltungsorganisation sowie Personalentwicklung betrachtet. Auch an den Universitätsmedizinen, der HOST und der HSW gibt es Strategien zur Einführung einer papierfreien Verwaltung. Einige Einrichtungen gehen jedoch davon aus, dass eine „papierfreie“ Verwaltung nicht in Gänze zu realisieren sein wird. Die HMT und die HSN verfolgen gegenwärtig keine Strategien zur Einführung der papierfreien Verwaltung. 4. Stehen die notwendigen personellen und sachlichen Ressourcen für die umfassende Digitalisierung der Verwaltungen zur Verfügung? Die Digitalisierung ist eine grundlegende Möglichkeit der internen Modernisierung und Effizienzsteigerung der Hochschulverwaltungen. Sie unterfällt damit zunächst deren fachlicher und budgetärer Planung. Über gegebenenfalls erforderliche zusätzliche Mittel des Landes und des Bundes können gegenwärtig noch keine Aussagen gemacht werden. 5. Welche Unterstützung kann das Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur den Hochschulen, Universitäten und Universitätsmedizinen anbieten? Siehe hierzu die Antwort auf Frage 4. Das Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur kann darüber hinaus koordinierende Aufgaben bei der Digitalisierung der Verwaltung der Hochschulen haben. Drucksache 7/1251 Landtag Mecklenburg-Vorpommern - 7. Wahlperiode 4 6. Gibt es Pläne zur Vereinheitlichung der Verwaltungssoftwareausstattung an den Hochschulen, Universitäten und Universitätsmedizinen ? Es gibt keine Pläne zur Vereinheitlichung der Verwaltungssoftwareausstattung an den Hochschulen. Die Hochschulen arbeiten bereits jetzt auf verschiedenen Feldern zur Unterstützung von Fachverfahren zusammen, soweit eine abgestimmte, gegebenenfalls gemeinsame Nutzung von IT-Infrastruktur sinnvoll erscheint. Beispielsweise erfolgen die Webauftritte der Hochschulen technisch über ein gemeinsames betriebenes Multiportal. An den Universitätsmedizinen gibt es derzeit ebenfalls keine Pläne zur Vereinheitlichung der Verwaltungssoftwareausstattung. Es erfolgt jedoch zu einzelnen Themen, wie zum Beispiel Dienstplanprogramm und Klinisches Arbeitsplatz-System (KAS), ein enger Austausch untereinander.