Niedersächsischer Landtag  17. Wahlperiode Drucksache 17/3256 1 Antwort auf eine Kleine schriftliche Anfrage - Drucksache 17/2503 - Wortlaut der Anfrage der Abgeordneten Christian Grascha, Almuth von Below-Neufeldt, Sylvia Bruns, Björn Försterling und Christian Dürr (FDP), eingegangen am 03.12.2014 Die Perspektive des Landesarchivs Das Landesarchiv hat die Aufgabe, regionale Kultur zu fördern, das kulturelle Erbe zu bewahren und Kommunen, Heimatvereine, Heimatbühnen und Heimatmuseen zu beraten. Ergänzend dazu stärkt es direkt das ehrenamtliche Engagement. Im Jahresbericht 2013 des Landesrechnungshofes forderte dieser, das Landesarchiv müsse seine dezentrale Struktur überdenken und möglicherweise einige Standorte schließen. Bereits vorge- nommene Veränderungen schwächen Berichten zufolge die einzelnen Standorte und stärken die Zentrale in Hannover. Letztere habe darüber hinaus eine Verdoppelung der Personalzahl erfahren, einzelnen Standorten würden Aufgaben entzogen werden, und die Dienstbibliothek, die in Olden- burg wertvolle Regionalliteratur vorhält, solle kritisch überprüft und konzentriert werden. Vor diesem Hintergrund fragen wir die Landesregierung: 1. Welche genauen strukturellen Veränderungen wurden in den vergangenen zwei Jahren am Landesarchiv vorgenommen, und welche weiteren Planungen verfolgt die Landesregierung für das Landesarchiv für die kommenden Jahre? 2. Wie viele Stellen wurden am Standort Hannover in den vergangenen zwei Jahren geschaffen, an anderen Standorten abgebaut, und wie setzen sich die genauen Stellenprofile zusammen? 3. Wie will die Landesregierung künftig sicherstellen, dass die regionale Identität und das kultu- relle Bewusstsein nicht verschwinden, wenn das Landesarchiv zentralisiert und die Nutzung durch die Bürger erschwert werden? 4. Wie will die Landesregierung dafür sorgen, dass das Landesarchiv weiterentwickelt wird? (An die Staatskanzlei übersandt am 10.12.2014) Antwort der Landesregierung Niedersächsische Staatskanzlei Hannover, den 26.03.2015 - 201/NLA-56210/6 - Die Anfrage beantworte ich namens der Landesregierung wie folgt: Zu 1 bis 4: Das Niedersächsische Landesarchiv (NLA) hat nach § 1 Abs. 1 des Niedersächsischen Archivge- setzes (NArchG) die Aufgabe, aus dem von der Niedersächsischen Landesverwaltung anzubieten- den Schriftgut den archivwürdigen, d. h. dauerhaft aufzubewahrenden Teil zu ermitteln und zu be- werten, dieses Archivgut zu übernehmen, zu sichern und in seinem Bestand zu erhalten sowie der Nutzung für jedermann zugänglich zu machen. Außerdem nimmt es an der wissenschaftlichen For- schung und Auswertung seines Archivgutes teil. Daneben unterstützt das NLA die Kommunen und sonstigen Körperschaften des öffentlichen Rechts bei der ihnen obliegenden Aufgabe der Siche- rung ihres Archivgutes. Dies kann durch Beratung und punktuelle Unterstützung, aber auch durch Niedersächsischer Landtag – 17. Wahlperiode Drucksache 17/3256 2 Übernahme und vollständige Wahrnehmung des Archivgutes erfolgen. Soweit Heimatvereine, Hei- matbühnen oder Heimatmuseen sowie sonstige kulturelle Einrichtungen oder ehrenamtlich Tätige Zugang zum im NLA verwahrten Archivgut oder Auskünfte hieraus benötigen, unterstützt das NLA auch diese. Das NLA ist aufgrund der historischen Entwicklung und den darauf aufbauenden gesetzlichen Re- gelungen seit 2005 eine einheitliche Landesbehörde mit Sitz in Hannover und weiteren Standorten in den Regionen (Aurich, Bückeburg, Oldenburg, Osnabrück, Stade, Wolfenbüttel, § 1 Abs. 1 NArchG). Dieser Organisationsstruktur liegt der Gedanke zugrunde, das Land Niedersachsen mit seinen historisch gewachsenen Regionen abzubilden und damit die regionalen Traditionen und Verwurzelungen zu berücksichtigen, aber zugleich auch die obliegenden archivischen Kernaufga- ben möglichst effizient und wirksam wahrzunehmen. Wie in allen anderen Verwaltungsbereichen ist die Landesregierung auch beim NLA gehalten, zur Aufrechterhaltung der gesetzlichen Kernaufgaben die Aufgabenwahrnehmungen und die damit zu- sammenhängenden Strukturen immer wieder an den aktuellen und zukünftigen Herausforderun- gen, insbesondere den Haushaltskonsolidierungserfordernissen, der demografischen Entwicklung sowie den neuen technischen Anforderungen und Chancen in der Organisationsstruktur und den Arbeitsabläufen anzupassen. Hierbei hat sich gezeigt, dass der 2005 zunächst nur ansatzweise begonnene Prozess der Neuausrichtung des NLA nicht konsequent fortgeführt wurde: Anders als andere Behörden hat das NLA seit den seit Mitte der 90er-Jahre stattfindenden verschiedenen Verwaltungsreformphasen keine Aufgaben abgebaut, sondern eher Aufgabenzuwachs erfahren, aber dennoch die gleichen Personal- und Sacheinsparungen geleistet. Daneben gibt es - wie in al- len anderen Landesarchiven auch - einen aus Jahrzehnten, teilweise Jahrhunderten stammenden Bearbeitungsrückstau bei der Bestandserhaltung (Stichworte: fachgerechte Verpackung, Schim- melpilzbefall, sogenannter Säurefraß, Kriegs- und Kriegsfolgenschäden). Im Rahmen eines Projekts „Perspektive Niedersächsisches Landesarchiv 2020“ wurde deshalb zunächst eine Bestandsaufnahme der gesamten Kernaufgaben des NLA und der damit zusammen- hängenden Aufbau- und Ablauforganisation mit ersten Überlegungen zum künftigen Sollzustand einschließlich von Optimierungs- und möglichen Veränderungsmaßnahmen sowie ersten Hand- lungsempfehlungen erarbeitet. Da der Landesregierung der Erhalt der regionalen Traditionen und jeweiligen örtlichen Verwurze- lungen sehr wichtig ist, hat sie sich bei den zwingend erforderlichen Umstrukturierungsmaßnahmen insoweit bewusst gegen die seit längerem ausgesprochene Empfehlung des Niedersächsischen Landesrechnungshofs nach Zusammenlegung bzw. Schließung von einzelnen Standorten ent- schieden. Diese Grundentscheidung gilt weiterhin. Auf der Grundlage der Bestandsaufnahme wurden in den Jahren 2012 und 2013 diverse Umset- zungskonzepte zur Sicherstellung der Aufgabenerledigung sowie zur zukünftigen Organisations- struktur erarbeitet. Hierbei sind konkrete Festlegungen und strukturierte einheitliche NLA-weit gel- tende Arbeitspläne sowie qualitative und quantitative Festlegungen erstellt worden, die archivfachli- chen Kernaufgaben priorisiert sowie für die Bearbeitungsrückstände bei der Erschließung und Ver- packung eine perspektivische Abbauplanung eingeleitet worden. Zudem wurden die für eine effizi- ente Aufgabenerledigung erforderlichen Konzentrationen von bestimmten Aufgaben sowie Optimie- rungen von Arbeitsabläufen vorgenommen sowie notwendige Steuerungsinstrumente zur Erledi- gung der archivfachlichen Kernaufgaben bereitgestellt. Hierzu wurde eine vollständig neue archivi- sche Fachsoftware in Kooperation mit der hessischen Archivverwaltung erarbeitet; das Fachinfor- mationssystem Arcinsys ist seit Anfang 2015 in den Regelbetrieb gegangen. Es wird zukünftig alle relevanten Arbeitsabläufe in der niedersächsischen Archivverwaltung von der Behördenbetreuung über die Übernahme, die Erschließung und Verpackung des Archivgutes einschließlich des Maga- zinmanagements, alle weitergehenden bestandserhaltenen Maßnahmen (Restaurierung, Entsäue- rung) sowie die Benutzung und die Digitalisierung bzw. Erstellung von Schutzmedien umfassen. Anhand von verbindlich festgelegten Parametern wird hierbei die Bearbeitung der einzelnen archi- vischen Kernaufgaben priorisiert und strukturiert abgeleitet. Außerdem wurden die Strukturen im Bereich der bestandserhaltenen Maßnahmen verschlankt. Zwar bestand schon formal seit 2005 eine zentrale Werkstatt im Standort Bückeburg; daneben gab es aber an allen weiteren Standorten mit Fachkräften besetzte dezentrale Werkstätten. Damit wur- Niedersächsischer Landtag – 17. Wahlperiode Drucksache 17/3256 3 de die Aufgabe Restaurierung letztlich weiterhin an sieben Standorten mit jeweils sehr unterschied- licher personeller Ausstattung weder effizient noch nach einheitlichen Festlegungen wahrgenom- men. Zur Bewältigung der großen Herausforderungen bei der Restaurierung sind diese Strukturen nicht geeignet. Deshalb wurden die dezentralen Werkstätten in den Standorten Aurich, Oldenburg, Osnabrück, Stade und Wolfenbüttel Ende 2013 formal geschlossen und die Restaurierung auf die Zentrale Werkstatt in Bückeburg mit einem weiteren Standort in Hannover konzentriert. Der weitere Standort Hannover, Magazin Pattensen folgt aus der bereits seit längerem und noch für geraume Zeit (2023) mit erheblichem personellem Aufwand wahrzunehmenden Aufgabe der Beseitigung von Schimmelpilz von ca. 20 000 lfd. Metern Archivgut im Magazin Pattensen. Sowohl von der räumli- chen Nähe als auch der Infrastruktur und den vorhandenen Personalressourcen erscheint es nicht zielführend, diese Aufgabe ebenfalls an den Standort Bückeburg zu verlagern. Die Konzentration der Aufgabe Restaurierung hat auf die in den dezentralen Standorten tätigen Fachkräfte insoweit keine Auswirkung, weil diese bis zu ihrem absehbaren jeweiligen altersbeding- ten Ausscheiden in den jeweiligen Standorten mit kleineren bestandserhaltenen Maßnahmen sowie der umfänglichen, aber zwingend erforderlichen vollständigen Schadensbestandsaufnahme betraut werden konnten. Bei dieser Aufgabenkonzentration war auch die Anbindung der Werkstatt an den Standort Hanno- ver angezeigt. Die bisherige Anbindung der Werkstatt Bückeburg an den Standort Bückeburg und damit der Leitung an die Standortleitung hat sich aufgrund diverser Aspekte als nicht zielführend erwiesen. Der NLA-weiten zentralen Steuerung der Restaurierungsmaßnahmen einschließlich der Erstellung von Schutzmedien und der Sicherungsverfilmung nach einheitlichen Festlegungen kommt ein hoher Stellenwert zu, und dies steht im direkten Zusammenhang mit der zentralen Steu- erung der archivischen Kernaufgaben, die im Standort Hannover wahrgenommen werden. Die 2005 im Standort Hannover geschaffene Organisationsstruktur mit zwei Abteilungen (Standort- bezogene Aufgaben sowie Zentrale Aufgaben) konnte durch Zusammenführung verschlankt wer- den und zugleich eine Entlastung der NLA-Leitung herbeigeführt werden, der bis dato die Abteilung Zentrale Aufgaben selbst unterstellt war. Damit kann die NLA-Leitung sich verstärkt auf die klassi- schen Leitungsaufgaben, insbesondere die Steuerung des Veränderungsprozesses sowie die ar- chivischen Kernaufgaben und zukünftigen Herausforderungen fokussieren. Außerdem wurde zur Unterstützung der NLA-Leitung und zur stärkeren Einbindung der regionalen Standorte in die wich- tigen Steuerungs- und Leitungsaufgaben ein Geschäftsleitungsgremium installiert, dem die Leitung des Standorts Hannover (zugleich auch als stellvertretende NLA-Leitung) sowie im Wechsel jeweils ein Vertreter der größeren und ein Vertreter der kleineren Standorte angehört. Zudem werden im Wechsel alle Standortleitungen deutlich stärker als bisher in wichtige Leitungsentscheidungen ein- gebunden und können die jeweiligen Aspekte der unterschiedlichen Standorte angemessen ein- bringen. Durch die formale Anbindung der Werkstatt Bückeburg an den Standort Hannover ergibt sich ein formaler Personalzuwachs (ca. 16,5 VZE). Hierbei sind die Bediensteten der Werkstatt tatsächlich jedoch im Dienstort Bückeburg tätig. Im Übrigen hat es in jüngster Zeit nur marginale Personalzuwächse gegeben. Dieser begründet sich vor allem - neben den üblichen Personalfluktuationen infolge aktueller Personalbedarfe, z. B. einer akut notwendig gewordenen Verstärkung im IT-Bereich für die Erarbeitung und Implementie- rung der neuen Fachsoftware - mit den mit dem Haushalt 2012/2013 dem NLA zur Verfügung ge- stellten sieben neuen Stellen für die Abarbeitung der Bearbeitungsrückstände in der Verpackung. Diese priorisierte Kernaufgabe wurde zur Optimierung weitgehend in zwei Verpackungszentren konzentriert. Den für diese Aufgabe verantwortlichen Standorten Oldenburg (zugleich auch für Au- rich und Osnabrück) und Hannover (zugleich auch für Bückeburg) wurden hierfür zwei bzw. vier Stellen zusätzlich zugewiesen. Für die fachgerechte Aufgabenerledigung, insbesondere bei der Erschließung und bei der Benut- zerbetreuung, sind die Dienstbibliotheken in den jeweiligen Archivstandorten unabweisbares Ar- beitsmaterial. Die im Zusammenhang mit den Dienstbibliotheken vorgenommenen Veränderungen zielen deshalb nicht nur darauf ab, die bisherige, völlig ineffiziente Bibliothekssoftware durch den Anschluss an den zentralen GBV-Verbund der Öffentlichen Bibliotheken abzulösen und auf diese Weise die bibliothekarischen Aufgaben in den NLA-Standorten zukünftig auf ein Minimum zu redu- Niedersächsischer Landtag – 17. Wahlperiode Drucksache 17/3256 4 zieren, sondern auch die Bibliotheksbestände damit erstmals NLA-weit für alle Standorte nutzbar zu machen. Durch diese Maßnahmen ist eine deutliche Verbesserung sowohl für die archivinternen Bearbeitungen als auch für die Benutzerinnen und Benutzer verbunden. Durch Zentralisierung von bestimmten Querschnittsaufgaben bei den Dienstbibliotheken konnte zudem eine deutliche Optimierung des Personaleinsatzes erreicht werden, ohne die qualitative Be- treuung zu beeinträchtigen. Die frei werdenden Personalressourcen werden für die erforderlichen Aufgabenintensivierungen in den klassischen archivischen Kernbereichen, insbesondere bei der Erschließung und Verpackung, sukzessive nutzbar gemacht, sobald die jeweiligen bibliothekari- schen Fachkräfte infolge ihres anstehenden Ruhestands ausscheiden. Personelle Umsetzungen sind insoweit nicht vorgesehen. Die verbleibenden bibliothekarischen Aufgaben an den jeweiligen Standorten werden durch entsprechendes archivfachliches Personal (Fachangestellte für Medien und Kommunikation - Bereich Archiv) sichergestellt. Unabhängig von der zentralen Koordinierung einzelner Aufgaben und der virtuellen Zusammenfüh- rung verbleiben die Buchbestände weiterhin vor Ort. Angesichts der enormen Herausforderungen, die die demografische Entwicklung mit sich bringt, ist es auch für das NLA zwingend erforderlich, der Personalgewinnung, Personalentwicklung und dem Personaleinsatz zukünftig deutlich mehr Aufmerksamkeit zu schenken. Um auch zukünftig archivfachlich gut ausgebildetes Personal im erforderlichen Umfang für die je- weiligen Qualifikationen gewinnen zu können, ist es notwendig, die archivfachliche Ausbildung in allen Laufbahnbereichen zu intensivieren. Dementsprechend wurde die archivfachliche Ausbildung, die bisher auf die Standorte Hannover und Osnabrück verteilt war, im Standort Hannover unter zentraler Leitung konzentriert und eine Konzeption sowohl für die Ausbildung und die verschiede- nen Möglichkeiten der Gewinnung von Nachwuchskräften erarbeitet. Neben der Nachwuchskräftegewinnung kommt auch der Personalentwicklung ein immer größerer Stellenwert zu. Die Arbeiten an einem Personalentwicklungskonzept stehen kurz vor dem Ab- schluss; einzelne Bausteine wie Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräche und Betriebliche Wiederein- gliederungsmaßnahmen wurden bereits verbindlich eingeführt, ebenso werden alle frei werdenden Stellen ausgeschrieben. Die größte Herausforderung besteht allerdings darin, die vorhandenen Personalressourcen und die zu erledigenden Aufgaben, jeweils verteilt auf die sieben Standorte plus zwei Außenstellen (Maga- zin Pattensen, Bergarchiv Clausthal-Zellerfeld) so in Einklang zu bringen, dass jeweils eine ange- messene personelle Ausstattung zur Aufgabenerledigung gewährleistet ist. Hierfür wird derzeit ein Personalbedarfskonzept erstellt, die Arbeiten hieran, u. a. auch zu den Stellenprofilen, sind aller- dings noch nicht abgeschlossen. Alle bereits eingeleiteten bzw. umgesetzten und noch umzusetzenden Maßnahmen dienen neben der Aufgabenoptimierung auch dazu, das NLA mit seinen bestehenden sieben Standorten als Hüter Jahrhunderte alter Archivbestände, Stätte der Forschung und historischer Bildungsarbeit und als versierter Ansprechpartner weiterhin für alle Interessierten in den Regionen und damit in der Fläche weiterhin vollumfänglich zur Verfügung zu stellen. Der Prozess der Optimierung wird insoweit kon- sequent weitergeführt werden. Dr. Jörg Mielke Chef der Staatskanzlei (Ausgegeben am 01.04.2015) Drucksache 17/3256 Antwort auf eine Kleine schriftliche Anfrage - Drucksache 17/2503 - Wortlaut der Anfrage der Abgeordneten Christian Grascha, Almuth von Below-Neufeldt, Sylvia Bruns, Björn Försterling und Christian Dürr (FDP), eingegangen am 03.12.2014 Die Perspektive des Landesarchivs Antwort der Landesregierung