Niedersächsischer Landtag − 17. Wahlperiode Drucksache 17/8432 1 Kleine Anfrage zur schriftlichen Beantwortung mit Antwort der Landesregierung - Drucksache 17/8193 - Projekt IT2020 - was ist im Kultusministerium geplant? Anfrage des Abgeordneten Kai Seefried (CDU) an die Landesregierung, eingegangen am 29.05.2017, an die Staatskanzlei übersandt am 06.06.2017 Antwort des Niedersächsischen Kultusministeriums namens der Landesregierung vom 10.07.2017, gezeichnet Erika Huxhold Vorbemerkung des Abgeordneten Im Kultusministerium wird eine Vielzahl von Datenbanken betrieben, die u. a. für die Schulstatistik, zur Steuerung der Unterrichtsversorgung, der Personalverwaltung oder der Berechnung der Finanzhilfe im Bereich der Kindertagesstätten eingesetzt werden. Eine Veröffentlichung deutet darauf hin, dass Kultusministerin Heiligenstadt Veränderungen an der dafür erforderlichen IT-Verwaltung plant. Im Schulverwaltungsblatt 4/2016 wurde eine Stelle im Kultusministerium ausgeschrieben. In deren Stellenbeschreibung hieß es: „Zur Neuentwicklung der IT-Fachverfahren in der niedersächsischen Schulverwaltung hat das Niedersächsische Kultusministerium in Zusammenarbeit mit dem Landesbetrieb IT.Niedersachsen das Projekt-Programm IT2020 gestartet.“ Mit der Stellenausschreibung wurde eine Lehrkraft zur Abordnung an das Kultusministerium gesucht. In der Stellenbeschreibung wird ferner dargestellt: „Die Dienstposteninhaberin oder der Dienstposteninhaber soll innerhalb des Projekt-Programms das Projektmanagement unterstützen.“ Unter Bezugnahme auf die Urteile des Niedersächsischen Staatsgerichtshofs vom 29.01.2016, Az. StGH 1, 2 und 3/15, Rn. 46, und vom 22.08.2012, Az. StGH 1/12, Rn. 54-56, weise ich darauf hin, dass ich ein hohes Interesse an einer vollständigen Beantwortung meiner Fragen habe, die das Wissen und den Kenntnis-/Informationsstand der Ministerien, der ihnen nachgeordneten Landesbehörden und, soweit die Einzelfrage dazu Anlass gibt, der Behörden der mittelbaren Staatsverwaltung aus Akten und nicht aktenförmigen Quellen vollständig wiedergibt. Vorbemerkung der Landesregierung Das Kultusministerium mit seiner nachgeordneten Niedersächsischen Landesschulbehörde (NLSchB), dem Landesinstitut für schulische Qualitätsentwicklung (NLQ) sowie den Studienseminaren und Schulen beabsichtigt, die IT-Fachverfahren neu zu entwickeln. Dazu wurde das Projekt‐ Programm „Neuentwicklung der IT-Fachverfahren der staatlichen Schulverwaltung (IT2020)“ gestartet . Anlass dafür war, dass die überwiegend von IT.Niedersachsen (IT.N) für das Kultusministerium entwickelten Fachverfahren auf unterschiedlichen Technologien und Architekturen basieren und die hauptsächlich verwendete Programmiersprache Visual Basic 6 sowie deren Entwicklungsumgebung nicht mehr vom Hersteller gewartet wird. Es ist daher absehbar, dass die betroffenen Fachverfahren kurz- bzw. mittelfristig nicht mehr lauffähig sein werden. Erste deutliche Anzeichen dafür traten bei der Umstellung der Hard- und Software im Sommer 2014 auf, als die Arbeitsplätze der Landesverwaltung mit dem Niedersachsen Client ausgestattet wurden. Die Wiederherstellung der Lauffähigkeit einiger Verfahren war bei einigen Programmen unter dem neuen Betriebssystem MS Niedersächsischer Landtag – 17. Wahlperiode Drucksache 17/8432 2 Windows 8.1 und der Bürosoftware MS Office 2013 professional zeitaufwändig und sehr problembehaftet . Außerdem weisen die technischen Konzepte der bestehenden Softwarekomponenten aufgrund der langen produktiven Nutzung und Entwicklung sowie der durchgeführten Erweiterungen des ursprünglichen Funktionsumfangs signifikante Abweichungen gegenüber einer einheitlichen Architektur auf, die eine zukünftige Anpassung an die gesetzlichen und tatsächlichen Gegebenheiten immer schwieriger werden lässt. Die konzeptionelle Integrität der beteiligten Software-Komponenten ist dadurch nicht mehr vorhanden. Eine Umstellung der IT-Infrastruktur auf eine aktuelle, wirtschaftliche und zukunftssichere Technologie ist dringend erforderlich und überfällig. Ziel des Projekt‐Programms „Neuentwicklung der IT-Fachverfahren der staatlichen Schulverwaltung (IT2020)“ ist die Entwicklung von modernen und benutzerfreundlichen Fachverfahren. Folgende Qualitätsverbesserungen sollen erreicht werden: – verbesserte Aktualität der Daten – erhöhte Benutzerfreundlichkeit – schnellere Zugriffe auf die Daten – vereinfachte Programmwartung und Datenpflege – reduzierte Stör‐ und Fehleranfälligkeit – besserer Ressourceneinsatz – erhöhte Flexibilität – erleichterte Prozessoptimierung – optimierte und personenunabhängige Dokumentation der Fachverfahren – verbesserte Sicherheitsstandards und – barrierefreier Zugang. Übergreifende Funktionen werden zukünftig nur einmal entwickelt und von den übrigen Verfahrensteilen verwendet. Grundlage der für die Neuentwicklung der Fachverfahren konzipierten Architektur ist die „Philosophie des einmaligen Tuns“. Daten sollen zukünftig nur einmal eingegeben werden. Dadurch bietet sich die Möglichkeit, die unabhängig voneinander entwickelten Verfahren zu vereinheitlichen und gemeinsame, verfahrensübergreifende Komponenten zu nutzen. Niedersächsischer Landtag – 17. Wahlperiode Drucksache 17/8432 3 Die Architektur des Projekts IT2020 ist in der folgenden Abbildung dargestellt: Abbildung 1: IT2020-Architektur Niedersächsischer Landtag – 17. Wahlperiode Drucksache 17/8432 4 Das Projekt‐Programm IT2020 des Kultusministeriums umfasst folgende IT-Fachverfahren: Name des Fachverfahrens (alt) Name des Fachverfahrens (neu) Beschreibung BBS‐Planung inkl. der Module Statistik (Schul- und Behördenversion), Verwaltung (Schul‐ und Behördenversion ), Zeugnis, QM BBSplus Statistik und Unterrichtsversorgung an berufsbildenden Schulen in öffentlicher und privater Trägerschaft, Schulversion, Behördenversion , Verwaltungsmodul, Zeugnismodul, QM‐Modul izn‐Stabil (Schul‐ und Behördenversion , Prognose) StaPla Statistikprogramm und Planungstool: Statistik und Unterrichtsversorgung sowie Planung an allgemeinbildenden Schulen in öffentlicher und privater Trägerschaft RIO2, ZULA und ZULA‐ Online Zusammengefasst zu RIZULA Durchführung der Ausbildung und Staatsprüfung in den Studienseminaren Bewerbungsverfahren um Zulassung in den Vorbereitungsdienst EIS und EIS‐Online EIS Bewerbungsverfahren (Einstellungen in den Schuldienst an öffentlichen Schulen und Beförderungsstellen sowie Vertretungsverträge (VV) und Verträge Spracherwerb Flüchtlinge (VSF) Lehrertauschverfahren (LTV, LV Online, LV Behördenversion ) LV Versetzung von Lehrkräften innerhalb Niedersachsens und in/von andere/n Bundesländer /n AuG AuG Arbeitsschutz und Gesundheitsmanagement ‐ Beratungs‐ und Unterstützungsleistungen Schul‐Portal Niedersachsen Portale (Schule, Behörde, Bewerber ) Kommunikationsplattform Schul‐Portal Niedersachsen Finanzhilfe für Schulen in freier Trägerschaft Finanzhilfe für Schulen in freier Trägerschaft (FihiSchifT) Berechnungsmodul für die Finanzhilfen an den Schulen in freier Trägerschaft IQ130 IQ130 Datenbank und Online‐Verfahren für Hochbegabte Schüler(innen) Tabelle 1: Fachverfahren im Projekt‐Programm IT2020 1. Wie lautet der (Projekt-)Auftrag für IT 2020 im Geschäftsbereich des Kultusministeriums (bitte gegebenenfalls als Anlage beifügen)? Der im Dezember 2014 erteilte Auftrag trägt den Titel „Neuentwicklung der IT-Fachverfahren im MK“. Mit ihm erfolgte die Freigabe des Startprozesses. Für die Phase 2 lautet der Projektauftrag: „Phase 2: Lastenhefterstellung“. Diese Phase ist mit Ausnahme des Teilprojekts StaPla am 31.05.2017 abgeschlossen worden. Die Fertigstellung des Lastenhefts für das Verfahren StaPla soll voraussichtlich im August 2017 erfolgen. 2. Welche statistischen Verfahren sind im Geschäftsbereich des Kultusministeriums vom Projekt IT2020 betroffen (bitte detailliert darstellen, wofür das jeweilige Verfahren genutzt wird)? Im Geschäftsbereich des Kultusministeriums sind die beiden grundlegenden Verfahren iznStabil und BBS-Planung, aber auch in Teilen die Verfahren EIS, EIS-Online und das Lehrertauschverfahren betroffen. Die Verfahrenskurzbeschreibung ist der tabellarischen Darstellung in der Beantwortung zu Frage 1 zu entnehmen. Niedersächsischer Landtag – 17. Wahlperiode Drucksache 17/8432 5 3. Welche Kosten sind dem Land durch das Projekt IT2020 in Bezug auf Aufgaben, die den Geschäftsbereich des Kultusministeriums betreffen, bislang entstanden (Personalund Sachkosten)? IT.N hat dem Kultusministerium für die Phase 2 des Projekts (Erstellung der Lastenhefte) Kostenaufstellungen in Höhe von 573 113,07 Euro und 440 683,84 Euro vorgelegt (insgesamt 1 013 796,91 Euro). Auf dieser Grundlage wurde IT.N vom Kultusministerium mit der Leistungserbringung beauftragt. Das Kultusministerium hat bislang daraufhin Zahlungen in Höhe von 844 208,60 Euro an IT.N geleistet. Weitere Kosten für die Fertigstellung des Lastenhefts im Teilprojekt StaPla in Höhe von 240 424,00 Euro sind eingeplant. Dieses Lastenheft wird durch einen externen Dienstleister fertiggestellt , dessen Beauftragung über IT.N erfolgt ist. Dem Land sind seit Projektbeginn - bis zum 31.05.2017 - zudem Personalkosten für Abordnungen und Anrechnungsstunden in Höhe von rd. 890 000 Euro entstanden Die Berechnung erfolgte auf Grundlage der standardisierten Personalkostensätze unter Berücksichtigung der Durchschnittssätze für Lehrkräfte. Berücksichtigt wurden dabei nur die Personalausgaben für die zusätzlich für das Projekt eingesetzten Bediensteten ohne vorhandenes Personal des Kultusministeriums. Hinzugerechnet wurde der Budgetwert für die gewährten Anrechnungsstunden analog den Durchschnitts– sätzen der kapitalisierten Jahreslehrerstunden im Ganztagsbereich. 4. Welche Dienststellen bzw. Referate sind in welcher Funktion, mit welchen personellen Ressourcen im Geschäftsbereich des Kultusministeriums und in welchem zeitlichem Umfang am Projekt beteiligt? Da die Projektarbeit der Beteiligten neben der normalen Linienarbeit geleistet wird, wurden Kompensationsstellen nicht von Projektbeginn an, sondern sukzessive besetzt. Dienststelle/ Ref./ Dez. Funktion zeitlicher Umfang MK, Ref. 11 Projektleitung Projektmanagementoffice (PMO),Teilprojektgruppenleitung (TPL) „Gemeinsame Komponenten“ Controlling - MK, Ref. 15 Stellv. Projektleitung, TPL „StaPla“ „EIS“, „LV“, „Portale“ 3,0 VZLE, 3 Std. AE - MK, Ref. IB TPL „IQ130“ - MK, Ref. 35 TPL „RIZULA“ - MK, Ref. 36 TPL „FIHi“ - MK, Ref. AuG TPL „AuG“ 0,5 VZLE MK, Ref. 42 TPL „BBSplus“ 1,0 VZLE, 6 Std. AE NLSchB Mitarbeit in Teilprojektgruppen: TPL „FIHiSchifT“, „LV“ und „StaPla“ 3,0 VZLE 5. Trifft es zu, dass zur Entlastung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Kultusministeriums , die sich dem Projekt IT2020 zu widmen haben, zulasten der Unterrichtsversorgung Lehrkräfte ins Kultusministerium abgeordnet worden sind (bitte Anzahl und Zeitraum angeben)? Insgesamt stehen zehn Vollzeitlehrereinheiten (VZLE) für den Projektzeitraum vom 01.07.2016 bis zum 31.12.2020 im Projektprogramm IT2020 zur Verfügung. Für sieben VZLE wurde im Haushaltsplan 2017/2018 eine Abordnungsermächtigung ausgebracht (Allg. Haushaltsvermerk Nr. 30). Die verbleibenden drei VZLE werden bedarfsgerecht in Anspruch genommen. Niedersächsischer Landtag – 17. Wahlperiode Drucksache 17/8432 6 Im Zuge der Entwicklung und des Voranschreitens des Projekts IT2020 wurden im Schulverwaltungsblatt 4/2016 zwei Stellenausschreibungen für Bearbeiterinnen und Bearbeiter im Referat 15 (Unterrichtsversorgung, Einstellung und Bedarfsplanung der allgemeinbildenden Schulen) veröffentlicht . Dadurch sollten die zusätzlich zu ihren normalen Tätigkeiten im Projekt IT2020 eingebundenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterstützt werden. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens begannen am 25.07.2016 zwei Lehrkräfte im Wege der Abordnung für zunächst zwei Jahre ihre Tätigkeit im Kultusministerium. Ab dem 01.02.2017 wurde ein weiterer Mitarbeiter zur Unterstützung des Projektes IT2020, Teilprojektgruppe StaPla, eingesetzt, der zuvor als abgeordnete Lehrkraft mit dem Lehramt für Gymnasien in der NLSchB - Regionalabteilung Braunschweig und als Bearbeiter im Referat 15 des Kultusministerium tätig war. Anzahl VZLE Zeitraum 1,0 01.09.15 - 30.06.16 2,0 01.08.16 - 31.07.18 1,0 01.02.17 - 31.07.17 1,0 01.08.16 - 31.07.19 0,5 02.01.17 - 31.12.19 6. Wie ist der Zeitplan für das Projekt angelegt? Bitte gegebenenfalls als Anlage beifügen. Abbildung 2: Zeitplan zu Beginn des Projektes, dieser ist bisher noch nicht an die aktuellen Gegebenheiten angepasst worden. Erläuterungen zu den Zeitangaben: – Alle Lastenhefte sind erstellt 30.06.2016 (aktuell: 31.08.2017) – Wirtschaftlichkeitsbetrachtung liegt vor 31.12.2017 (aktuell) – Ggfs. EU-weite Ausschreibung ist erfolgt 31.12.2018 (geschätzt) – Alle Pflichtenhefte sind erstellt 31.12.2016 (geschätzt: 30.06.2019) – Alle Fachverfahren sind programmiert 30.06.2019 (geschätzt: 31.12.2021) – Alle Fachverfahren sind getestet 31.08.2019 (geschätzt:01.03.2022) – Alle Fachverfahren sind implementiert 31.12.2019 (geschätzt: 01.07.2022) 7. Gab es Abweichungen vom ursprünglichen Zeitplan? Wenn ja, warum? Bitte alle Änderungen in den Zeitplänen einzeln darlegen. Aufgrund unterschiedlicher Faktoren hat sich die Phase 2 (Erstellung der Lastenhefte) gegenüber dem ursprünglichen Zeitplan erheblich verlängert. Bereits jetzt zeichnet sich ab, dass der geplante Termin zur Produktionsaufnahme Anfang 2020 wahrscheinlich nicht gehalten werden kann. Ursächlich war zum einen die Komplexität der Altverfahren, die aufgrund fehlender Dokumentationen erst im Laufe der Projektphase identifiziert werden konnte. Zum anderen führten deutlich höhe- Niedersächsischer Landtag – 17. Wahlperiode Drucksache 17/8432 7 re Aufwände von IT.N für die Bearbeitung von Plausibilitäten, Formeln und Berichte zu einer weiteren Verzögerung in der Fertigstellung. Darüber hinaus haben Organisationsänderungen im Kultusministerium sowie mehrere personelle Wechsel und Vakanzen im Projekt dazu beigetragen, dass zeitliche Verzögerungen eintraten. 8. Gab es Abweichungen vom geplanten Kostenrahmen? Wenn ja, warum? Bitte alle Änderungen mit Zeitpunkt und Begründung einzeln darlegen. Die ursprüngliche Kostenaufstellung des landesinternen Dienstleisters IT.N vom 11.02.2015 für die Lastenhefterstellung belief sich 573 513,07 Euro und basierte auf einer groben pauschalierten Aufwandschätzung , die sämtliche Leistungen abdecken sollte. Im Projektverlauf wurde erkennbar, dass sich der erzielte Arbeitsfortschritt nicht im erwarteten Verhältnis zu den geplanten Aufwänden entwickelte. Die aktualisierte Kostenaufstellung vom 25.01.2016 wies einen Mehrbetrag in Höhe von 440 683,84 Euro aus. Aufgrund weiterer, aus Sicht von IT.N zuvor nicht abseh- und abschätzbarer, erforderlicher Arbeiten für die Fertigstellung von neun Lastenheften zum 31.05.2017 erfolgte eine weitere Kostenaufstellung vom 21.04.2017 durch IT.N. Diese wies einen über die vorangehende Kostenaufstellung hinausgehenden Mehrbetrag in Höhe von 356 203,09 Euro aus. Nicht erfasst sind davon die Kosten zur weiteren Erstellung des Lastenheftes StaPla, das über den 01.04.2017 hinaus in Verantwortung des Kultusministeriums zusammen mit dem externen Dienstleister in der geforderten Detailtiefe fertig gestellt wird. Im Übrigen wird auf die Beantwortung der Fragen Nr. 3 und 9 verwiesen. 9. Welche (Zwischen-)Ergebnisse liegen bereits vor (bitte Ergebnisse zusätzlich als Anlage beifügen)? Am 31.05.2017 wurden durch IT.N neun der zehn beauftragten Lastenhefte an das Kultusministerium übergeben. Das Lastenheft für das Verfahren „StaPla“ wird voraussichtlich Ende August 2017 vorliegen. Von einer Veröffentlichung der Lastenhefte wird angesichts eines wahrscheinlich in Kürze noch anstehenden Vergabeverfahrens vor dem Hintergrund der Chancengleichheit im Wettbewerb derzeit abgesehen. 10. Welche Kosten würde die Erneuerung der Datenbanken insgesamt nach sich ziehen, welche Mittel sind hierfür bereits in den Haushalt eingestellt oder in der Mipla verankert ? Es werden im Projektprogramm IT2020 nicht die verwendeten Datenbanken erneuert, sondern die Datenbanken sind als ein Teil des gesamten Projektprogramms zu betrachten. Für die Erneuerung aller Verfahren sind bisher 844 208,60 Euro aus dem Einzelplan 07 aufgewendet worden (auf die Beantwortung der Frage Nr. 3 wird verwiesen). Für 2017 stehen Mittel in Höhe von 2,20 Millionen. Euro, für 2018 bis 2021 stehen weitere Mittel in Höhe von jeweils 2,05 Millionen Euro zur Verfügung . 11. Gibt es eine Betrachtung zur Wirtschaftlichkeit (falls ja, bitte beifügen)? Eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung wird derzeit erstellt. Mit dem Vorliegen wird Ende 2017 bzw. Anfang 2018 gerechnet. (Ausgegeben am 14.07.2017) Drucksache 17/8432 Kleine Anfrage zur schriftlichen Beantwortung mit Antwort der Landesregierung - Drucksache 17/8193 - Projekt IT2020 - was ist im Kultusministerium geplant? Anfrage des Abgeordneten Kai Seefried (CDU) Antwort des Niedersächsischen Kultusministeriums