LANDTAG NORDRHEIN-WESTFALEN 16. Wahlperiode Drucksache 16/13584 25.11.2016 Datum des Originals: 24.11.2016/Ausgegeben: 30.11.2016 Die Veröffentlichungen des Landtags Nordrhein-Westfalen sind einzeln gegen eine Schutzgebühr beim Archiv des Landtags Nordrhein-Westfalen, 40002 Düsseldorf, Postfach 10 11 43, Telefon (0211) 884 - 2439, zu beziehen. Der kostenfreie Abruf ist auch möglich über das Internet-Angebot des Landtags Nordrhein-Westfalen unter www.landtag.nrw.de Antwort der Landesregierung auf die Kleine Anfrage 5277 vom 21. Oktober 2016 der Abgeordneten Andrea Milz CDU Drucksache 16/13253 Welche Einsparpotenziale sieht die Landesregierung im öffentlichen Dienst? Vorbemerkung der Kleinen Anfrage Die zunehmende Digitalisierung birgt ein erhebliches Potenzial, Kosten und Zeit zu sparen. Mit den Möglichkeiten von De-Mails beispielsweise ist eine zuverlässige und sichere Variante für den Versand von Daten per Mail zu verzeichnen. Alternativ besteht die Möglichkeit Unterlagen auf besonders geschützten Homepages und nach vorheriger Anmeldung des/der Betreffenden zum Download zur Verfügung zu stellen. So könnten beispielsweise eingescannte Belege (Rechnungen, Unterlagen) samt Mantelbogen in Angelegenheiten der Beihilfe an die zuständige Behörde per Mail gesandt werden. Mit Blick auf Beihilfebescheide käme sowohl ein Versand per Mail als auch eine Möglichkeit zum Download in Betracht. Ein weiteres Beispiel sind die Gehalts- und Pensionsmitteilungen für die Beamten sowie die Angestellten im öffentlichen Dienst. Die Benachrichtigungen könnten elektronisch versandt (z.B. an die dienstliche Mailadresse) oder aber auf der Homepage des Landesamts für Besoldung und Versorgung Nordrhein-Westfalen zum Abruf (z.B. unter Angabe der Personalnummer ) bereitgestellt werden. Bei dieser Herangehensweise wären sowohl Einsparungen bei Druck- und Papierkosten als auch beim Porto zu verzeichnen. Bei mehreren hunderttausend Landesbeamten/Angestellten /Hochschulbediensteten und gegebenenfalls auch Empfängern von Versorgungsleistungen würde schon alleine das eingesparte Porto einen Millionenbetrag ausmachen. Der Minister für Inneres und Kommunales hat die Kleine Anfrage 5277 mit Schreiben vom 24. November 2016 namens der Landesregierung im Einvernehmen mit dem Finanzminister beantwortet. LANDTAG NORDRHEIN-WESTFALEN - 16. Wahlperiode Drucksache 16/13584 2 Vorbemerkung der Landesregierung Die Landesregierung hat die Potenziale der elektronischen Kommunikation für die Verwaltung schon lange erkannt. Allerdings legt sie Wert auf die Feststellung, dass E-Government nicht in erster Linie ein Projekt der Haushaltskonsolidierung ist. Die Digitalisierung der Verwaltung ist vielmehr die notwendige Antwort auf die zunehmende Digitalisierung der Gesellschaft. Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen, Verbände erwarten zu Recht nicht nur ein umfassendes Online-Informationsangebot, sondern ebenso weitgehende Möglichkeiten, die Dienstleistungen der Verwaltung elektronisch abzuwickeln (E-Government). E-Government kann und soll aber darüber hinaus einen wesentlichen Beitrag zur auch künftig notwendigen Binnenmodernisierung der öffentlichen Verwaltung leisten. Die Optimierung von Geschäftsprozessen und deren elektronische Abwicklung - intern wie extern - führt zu schlankeren und effizienteren Verfahren, hilft Redundanzen abzubauen und eben auch Kosten zu reduzieren. Um dem gerecht zu werden, hat die Landesregierung - nach intensiver Abstimmung auch mit den kommunalen Spitzenverbänden und den Wirtschaftsverbänden - im Dezember 2015 den Entwurf eines Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Nordrhein-Westfalen (E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen - EGovG NRW) in den Landtag eingebracht. Das Gesetz ist am 8. Juli 2016 in Kraft getreten. 1. Wie bewertet die Landesregierung diese Überlegungen? 2. Was unternimmt die Landesregierung, um Kosten (insbesondere bei Druck, Papier und Porto) bei Verwaltungshandeln zu reduzieren? 3. Sieht die Landesregierung weitere Einspar- bzw. Synergieeffekte durch konsequentere Nutzung digitaler Kommunikationsformen? (Wenn ja, bitte benennen) Die Fragen 1 - 3 werden aufgrund ihrer inhaltlichen Bezüge untereinander und zum E-Government -Gesetz NRW gemeinsam beantwortet: Die Landesregierung sieht durch die Digitalisierung ein Einsparpotential bei Sachausgaben, insbesondere bei Porto, Papier, Aktenordner sowie bei Betriebs- und Wartungskosten für Drucker . Weitere Einsparpotentiale sieht die Landesregierung bei Personalkosten durch die Optimierung von Verwaltungsabläufen (Prozessoptimierung) und die Einführung der elektronischen Akte. Ein weiteres Einsparpotential ergibt sich mittelfristig bei Mietkosten durch den Verzicht auf Flächen für die Zwischenlagerung und Archivierung von Papierdokumenten. Das EGovG NRW enthält hierzu folgende Regelungen: - Alle Behörden eröffnen einen Zugang für die Übermittlung von elektronischen Dokumenten . Zusätzlich eröffnen alle Behörden einen elektronischen Zugang durch eine De-Mail- Adresse (Behörden, für die bereits die Verpflichtung zur Eröffnung eines Zugangs durch das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach oder durch ein funktionsgleiches Nachfolgeprodukt gesetzlich geregelt ist, können von der Eröffnung eines Zugangs durch eine De-Mail-Adresse abgehen). Behörden sollen im Falle einer Antwort den von der Absenderin oder dem Absender gewählten elektronischen Kommunikationsweg zur Übermittlung der Antwort nutzen. LANDTAG NORDRHEIN-WESTFALEN - 16. Wahlperiode Drucksache 16/13584 3 - Behörden sollen spätestens bis zum 1. Januar 2021 die Durchführung sämtlicher Verwaltungsverfahren mit Bürgerinnen und Bürgern oder Unternehmen auf elektronischem Weg anbieten. - Wird ein Verwaltungsverfahren elektronisch durchgeführt, können die vorzulegenden Nachweise spätestens ab dem 1. Januar 2018 elektronisch eingereicht werden, es sei denn, dass durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist oder die Behörde für bestimmte Verfahren oder im Einzelfall die Vorlage eines Originals oder einer beglaubigten Abschrift verlangt. - Die Verwaltungsabläufe der Behörden des Landes sollen schrittweise so gestaltet werden, dass sie vollständig und medienbruchfrei auf elektronischem Wege abgewickelt werden können (Elektronische Vorgangsbearbeitung). - Akten können ausschließlich elektronisch geführt werden. Die Behörden des Landes sollen spätestens ab dem 1. Januar 2022 ihre Akten elektronisch führen. - Die schriftliche Kommunikation zwischen Behörden soll auf elektronischem Weg erfolgen. - Petitionsverfahren sollen zwischen den beteiligten Behörden auf elektronischem Wege abgewickelt werden. 4. Hält die Landesregierung eine Umsetzung der geschilderten Beispiele zunächst auf freiwilliger Basis für erstrebenswert? (Wenn nein, bitte begründen) Eine Umsetzung der geschilderten Beispiele wird im Rahmen der Umsetzung des EGovG NRW angestrebt. Auch in den Fällen, in denen die Beschäftigten freiwillig solche Dienste nutzen wollten, müssen angesichts der rechtlichen Wirkung der Bescheide und der sehr hohen Anforderungen an den Schutz der übermittelten Daten (z.B. ärztliche Diagnosen auf Arztrechnungen bei Beihilfeanträgen) die Sicherheit der übermittelten Dokumente und die Authentizität von Absender und Empfänger gewährleistet werden. Daher sind zunächst die technischen und rechtlichen Voraussetzungen zu schaffen. Es ist vorgesehen, hierfür als Basisdienst die im Rahmen der Umsetzung des EGovG NRW zu schaffende Infrastruktur für De-Mail Zugänge sowie Portale zu nutzen. Damit würde den Anforderungen des Verwaltungszustellungsgesetzes entsprochen. Demgegenüber ist bei einer einfachen E-Mail die Vertraulichkeit bei der Übermittlung der Daten nicht gewährleistet. Aufgrund der Komplexität dieser Aufgabe sind Einzellösungen für jede Art von Informationen (Bescheide, Gehaltsabrechnungen, etc.) nicht wirtschaftlich. Neue IT-Lösungen (wie derzeit das Beihilfefachverfahren) werden im Sinne des EGovG NRW gestaltet. Nordrhein-Westfalen Drucksache 16/13584