Drucksache 16/2657 31. 07. 2013 Druck: Landtag Rheinland-Pfalz, 4. September 2013 LANDTAG RHEINLAND-PFALZ 16. Wahlperiode K l e i n e A n f r a g e des Abgeordneten Matthias Lammert (CDU) und A n t w o r t des Ministeriums des Innern, für Sport und Infrastruktur Polizeiliches Dokumentenmanagementsystem (PolDMS) Die Kleine Anfrage 1754 vom 5. Juli 2013 hat folgenden Wortlaut: Am 29. November 2012 verkündete Frau Staatssekretärin Heike Raab, dass sie eine Kooperationsvereinbarung zur Übernahme des „Polizeilichen Dokumentenmanagementsystems (PolDMS) mit dem Innenministerium Baden-Württemberg unterzeichnet hat. Damit würde die im Rahmen von Polizei-Online bereits seit 2008 bestehende Kooperation weiter verfestigt und ausgebaut. Zwischenzeitlich liegen Meldungen vor, dass Baden-Württemberg das Personal aus diesem Projekt abgezogen hat und das Projekt auch selbst nicht mehr weiterverfolgt. Im Gegensatz dazu beginnt nun die Arbeit in Rheinland-Pfalz. Das Projekt basiert auf Sharepoint, das in der IT-Fachwelt als ungeeignet für ein DMS und nicht revisionssicher angesehen wird. Darüber hinaus steht diese Entwicklung im Widerspruch zum Beschluss der Landesregierung, in der gesamten Landesverwaltung DMS auf DOMEA-Basis einzuführen. Vor diesem Hintergrund frage ich die Landesregierung: 1. In welchen Verwaltungsbereichen wird DOMEA bereits eingesetzt? 2. Wo wird DOMEA innerhalb der Polizei eingesetzt? 3. Wie sind die Erfahrungen in den Verwaltungen, in denen DOMEA eingesetzt wird? 4. Soweit DOMEA schon bei der Polizei im Einsatz ist, warum soll im Widerspruch zur Festlegung der Landesregierung nun ein weiteres System eingeführt werden? 5. Sind die Leistungen für das PolDMS öffentlich ausgeschrieben worden? Wenn nein, wieso nicht? 6. Welche Kosten sind bislang durch die Planungen zu PolDMS entstanden und mit welchen Kosten ist zu rechnen, wenn es zur Einführung kommt? 7. Gibt es nach Kenntnis der Landesregierung andere Bundesländer, die ein DMS auf der Basis von Sharepoint eingeführt haben? Wenn ja, wie sind die Erfahrungen in diesen Bundesländern? Das Ministerium des Innern, für Sport und Infrastruktur hat die Kleine Anfrage namens der Landesregierung mit Schreiben vom 30. Juli 2013 wie folgt beantwortet: Im Jahr 2008 hat die Polizei Sharepoint für die Zusammenarbeit unterschiedlicher Organisationen eingeführt. Die erforderlichen Lizenzen für den landesweiten Einsatz in der Polizei wurden aus dem Rahmenvertrag des Landesbetriebs Daten und Information erworben. Seitdem hat sich diese Plattform als strategische und operative Komponente bei der organisationsübergreifenden Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen und Projekten umfangreich bewährt. Sehr positive Erfahrungen wurden vor allem in den Projekten Digitalfunk und TKÜ-CC, aber auch in einer Vielzahl weiterer Einsatzbereiche gemacht. Unabhängig davon hat sich Baden-Württemberg für die Realisierung einer elektronischen Dokumentenablage auf der Basis von Sharepoint (PolDMS) für die Polizei entschieden. Im Rahmen der seit dem Jahr 2008 bestehenden Kooperation Polizei-Online ergab sich für Rheinland-Pfalz die Möglichkeit, dieses Fachverfahren zu übernehmen. Baden-Württemberg erprobt dieses Fachverfahren derzeit bei fünf Dienststellen und beabsichtigt die landesweite Einführung ab dem Jahr 2014. PolDMS ist eine Erweiterung der polizeilichen Fachanwendungen unter Nutzung der bereits vorhandenen polizeilichen IT-Systeme. Sie ermöglicht die strukturierte Ablage von Dokumenten und entsprechende Workflows innerhalb der zentral betriebenen polizeilichen IT-Infrastruktur im LDI. Das System beinhaltet die auf die Anforderungen der Polizei zugeschnittenen Funktionalitäten und gewährleistet im Einsatz-/Bedarfsfall den erforderlichen länderübergreifenden Austausch von Dokumenten und Informationen im Drucksache 16/2657 Landtag Rheinland-Pfalz – 16.Wahlperiode Polizeibereich. Ein fachverwaltungsübergreifender elektronischer Austausch von Akten, Vorgängen und Dokumenten sowie deren Abgabe an das Landeshauptarchiv nach dem Xdomea- Standard wird bei Bedarf gewährleistet. Unter diesen Voraussetzungen wurde die Übernahme von PolDMS mit der für IT-Standardisierungsfragen zuständigen Stelle der Landesregierung, der IT-Zentralstelle im Ministerium des Innern, für Sport und Infrastruktur, abgestimmt. Dies vorausgeschickt, beantworte ich die Kleine Anfrage wie folgt: Zu Frage 1: Eine aktuelle Ressortabfrage hat ergeben, dass DOMEA in der Staatskanzlei, dem Ministerium der Justiz und für Verbraucherschutz, dem Ministerium für Integration, Familie, Kinder, Jugend und Frauen, dem Ministerium für Wirtschaft, Klimaschutz, Energie und Landesplanung, der Landesvertretung sowie pilotierend in einer Abteilung des Ministeriums des Innern, für Sport und Infrastruktur eingesetzt wird. Als elektronisches Kabinettsinformationssystem kommt es in allen Ressorts zum Einsatz. Weiterhin wird DOMEA im Landesbetrieb Daten und Information, in einem Dezernat des Landeskriminalamts und an den Arbeitsplätzen der „Einheitlichen Ansprechpartner“ (EAPs) der SGD Süd und der SGD Nord eingesetzt sowie vom Landesuntersuchungsamt in einem Pilotbetrieb genutzt. Zu Frage 2: Innerhalb der Polizei wird DOMEA beim LKA im Bereich Kriminaltechnik eingesetzt. Zu Frage 3: Zusammenfassend können die im Rahmen der Ressortabfrage geschilderten Erfahrungen wie folgt bewertet werden: Die Behörden sehen den Einsatz von DOMEA als überwiegend positiv an. Auf Ressortebene wurde im Grundtenor gemeldet, dass sämtliche Anforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem erfüllt werden und die Aktenführung und -verwaltung gut möglich sei. Auch als Vorgangsbearbeitungssystem zur Steuerung von Prozessen inklusive Genehmigungsverfahren, wie beispielsweise vom Landesbetrieb Daten und Information gemeldet, hat sich DOMEA bewährt. Die auf die Anforderungen der Einheitlichen Ansprechpartner zugeschnittene Konfiguration von DOMEA wurde von der SGD Nord als nicht intuitiv und für den flächendeckenden Einsatz nur bedingt geeignet beschrieben. Besonders hervorgehoben wurde der zentrale DOMEA-Betrieb im Landesbetrieb Daten und Information, durch den die Eignung zu einem ressortübergreifenden weiteren Ausbau gewährleistet ist. Die Kriminaltechnik (KT) des LKA benötigte als Voraussetzung für die anstehende, verpflichtende Akkreditierung der vorhandenen Laborsysteme ein Laborinformationssystem (LIMS). Am Markt verfügbare Systeme wären sehr teuer gewesen und verfügten weder über Schnittstellen noch waren sie revisionssicher. Nach umfassender Anpassung hat sich DOMEA als innovatives und revisionssicheres Fachverfahren für diesen speziellen Aufgabenbereich bewährt. Zu Frage 4: Die Erweiterung und Anpassung von DOMEA war speziell für die KT des LKA erforderlich und für die Verwaltungsabläufe der Polizei insgesamt nicht verwendbar. Für die Beschaffung, die Anpassung und den flächendeckenden Betrieb von DOMEA bei der Polizei wären unvertretbar hohe Kosten entstanden, die bisher auch den Einsatz in den übrigen Organisationsbereichen des LKA verhindert haben. Die Übernahme der bereits auf die Polizeiorganisation adaptierten Sharepoint-Lösung von Baden-Württemberg verursacht dagegen deutlich geringere Kosten, weil – die Sharepoint-Lizenzen bereits vorhanden sind und auch für PolDMS genutzt werden können, – die von Baden-Württemberg übernommene Lösung bereits auf polizeiliche Verwaltungsabläufe adaptiert ist und nur noch in vergleichsweise geringem Umfang auf rheinland-pfälzische Landesspezifika angepasst werden muss, – Sharepoint-Know-how in der rheinland-pfälzischen Polizei bereits vorhanden ist und – die laufende Zentralisierung der Ablagestrukturen durch den Einsatz von Sharepoint unterstützt wird. Zu Frage 5: Das Nutzungsrecht für PolDMS wurde durch einen Kooperationsvertrag mit dem Land Baden-Württemberg erworben. Zu Frage 6: Für die Übernahme der Sharepoint-Lösung von Baden-Württemberg entstehen einmalige Kosten von 120 000 Euro. Für die gemeinsame Anpassung und Weiterentwicklung des Systems leistet Rheinland-Pfalz einen jährlichen Beitrag von 30 000 Euro. 2 Landtag Rheinland-Pfalz – 16.Wahlperiode Drucksache 16/2657 Darüber hinaus sieht der Kooperationsvertrag mit Baden-Württemberg Unterstützungs- und Beratungsleistungen vor, die entweder durch Bedienstete des Landes Baden-Württemberg oder durch von Baden-Württemberg beauftragte Externe erbracht werden. Die dem Land Rheinland-Pfalz bisher in Rechnung gestellten externen Dienstleistungen belaufen sich auf rund 25 061,40 Euro (inkl. MWSt). Die Kosten nach der Einführung können noch nicht endgültig beziffert werden, weil der Funktionsumfang noch nicht abschließend feststeht. Sie werden aber deutlich geringer sein als für eine vergleichbare Lösung auf Basis von DOMEA (siehe Antwort zu Frage 4). Zu Frage 7: Neben der Polizei Baden-Württemberg hat sich auch die Freie und Hansestadt Hamburg für ein DMS auf der Basis von Sharepoint entschieden. Roger Lewentz Staatsminister 3