Drucksache 16/2974 13. 11. 2013 K l e i n e A n f r a g e des Abgeordneten Dr. Axel Wilke (CDU) und A n t w o r t des Ministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz Personalentwicklung in den Grundbuchämtern Die Kleine Anfrage 1966 vom 23. Oktober 2013 hat folgenden Wortlaut: Ich frage die Landesregierung: 1. Wie ist der Personalbestand in den rheinland-pfälzischen Grundbuchämtern zum Stichtag 30. September 2013? 2. Wie lauten die Vergleichszahlen zum gleichen Stichtag in den Jahren 2010 bis 2012? 3. An welchen Grundbuchämtern wurden welche Stellen seit 2010 bis heute eingespart? 4. Wie haben sich in dem gleichen Zeitraum die durchschnittlichen Antragsvollzugszeiten entwickelt? 5. Wie hat sich, getrennt nach Laufbahnen, der Krankenstand in den Grundbuchämtern seit 2010 entwickelt? 6. Welche sonstigen strukturellen Maßnahmen außer dem Abbau von Stellen hat die Landesregierung in die Wege geleitet, um den vom Rechnungshof des Landes Rheinland-Pfalz geforderten Effizienzgewinn in den Grundbuchämtern zu realisieren? 7. Wie hoch ist der Kostendeckungsgrad der Grundbuchämter? Das Ministerium der Justiz und für Verbraucherschutz hat die Kleine Anfrage namens der Landes regierung mit Schreiben vom 12. November 2013 wie folgt beantwortet: Zu Frage 1: Der Personalbestand betrug zum Stichtag 30. September 2013 259,49 Arbeitskraftanteile (AKA). Davon waren 126,78 AKA dem Rechtspflegerdienst (Beamtinnen und Beamte des 3. Einstiegsamts) sowie 132,71 AKA den Justizfachwirtinnen und Justizfachwirten (Beamtinnen und Beamte des 2. Einstiegsamts) sowie vergleichbaren Justizbeschäftigten zugewiesen. Zu Frage 2: Die Personalbestände stellten sich zum gleichen Stichtag für die Vorjahre 2010 bis 2012 wie folgt dar (Angaben jeweils in AKA): Druck: Landtag Rheinland-Pfalz, 20. Dezember 2013 LANDTAG RHEINLAND-PFALZ 16. Wahlperiode Stichtag Stichtag Stichtag 30. September 2012 30. September 2011 30. September 2010 3. Einstiegsamt 123,78 127,70 130,29 2. Einstiegsamt und vgl. Beschäftigte 138,59 140,90 143,18 Summe 262,37 268,60 273,47 Zu Frage 3: Aufgrund der Prüfung von mehreren Grundbuchämtern durch den Rechnungshof wurden auf der Grundlage eines Landtagsbeschlusses im Doppelhaushalt 2012/2013 insgesamt 25 Stellen für Rechtspflegerinnen und Rechtspfleger ( Justizinspektorin/Justizinspektor - Besoldungsgruppe A 9) und 30 Stellen für Servicekräfte (Beschäftigte der Entgeltgruppe E 5) – gleichmäßig verteilt auf die Haushaltsjahre 2012 bis 2016 – als künftig wegfallend (kw) bezeichnet. Die hiervon für die Jahre 2012 und 2013 ausgebrachten Drucksache 16/2974 Landtag Rheinland-Pfalz – 16.Wahlperiode Die AfOM stellt in dem vorbezeichneten Abschlussbericht zusammenfassend fest, dass die Grundbuchämter dem Anspruch der Bürgerinnen und Bürger auf schnelle und effiziente Rechtsgewähr in besonderem Maße gerecht werden. Die durchschnittliche Erledigungsdauer der Anträge liege landesweit unter 30 Tagen, bei den oftmals eilbedürftigen Anträgen betreffend die Rechte in Abteilung II und III nur bei rund 17 Tagen. Berücksichtige man, dass zu diesen Geschäften auch nicht eilbedürftige Löschungen von Rechten gehörten, dürfte die Erledigungsdauer für die in aller Regel eilbedürftigen Auflassungsvormerkungen und Finanzierungsgrundpfandrechte deutlich kürzer sein. Zu Frage 5: Die nachfolgend dargestellte Entwicklung des Krankenstands der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Grundbuchämter basiert auf der bei den Amtsgerichten geführten vorbereitenden Liste für die Abwesenheitsstatistik. Die Krankheitstage stellen sich im nachgefragten Zeitraum – getrennt nach Rechtspflegerinnen und Rechtspflegern (3. Einstiegsamt) sowie Servicekräften (Beamtinnen und Beamte des 2. Einstiegsamts und vergleichbare Justizbeschäftigte) – wie folgt dar: a) Beamtinnen und Beamte des 3. Einstiegsamts: 2 kw-Vermerke werden im Entwurf für den Doppelhaushalt 2014/2015 vollzogen und somit insgesamt zehn Rechtspflegerplanstellen und zwölf Stellen für Beschäftigte in Abgang gestellt. Die für die Haushaltsjahre 2014 bis 2016 bei insgesamt noch 15 Rechtspflegerplanstellen (Besoldungsgruppe A 9) und 18 Beschäftigtenstellen (Entgeltgruppe E 5) ausgebrachten kw-Vermerke bleiben weiterhin bestehen. Von den zehn Rechtspflegerplanstellen (Besoldungsgruppe A 9), die für die Haushaltsjahre 2012 und 2013 eingespart werden mussten, entfielen sieben (zwei Mal 3,5 Stellen) auf den Bezirk des Oberlandesgerichts Koblenz und drei (zwei Mal 1,5 Stellen) auf den Bezirk des Pfälzischen Oberlandesgerichts Zweibrücken. Das bei den Grundbuchämtern eingesparte Personal ergibt sich aus den zu Fragen 1 und 2 erhobenen Personaldaten. Waren zum 30. September 2010 bei den Grundbuchämtern noch 130,29 AKA im Rechtspflegerdienst (3. Einstiegsamt) eingesetzt, belief sich der Personalbestand in diesem Bereich am 30. September 2013 auf 126,78 AKA. Im gleichen Zeitraum reduzierte sich der Personalbestand bei den Justizfachwirtinnen und Justizfachwirten (2. Einstiegsamt) sowie vergleichbaren Justizbeschäftigten von 143,18 AKA auf 132,71 AKA. Insgesamt sank der Personalbestand von 273,47 AKA auf 259,49 AKA. Die Stelleneinsparungen werden bei den einzelnen Amtsgerichten im Gesamten umgesetzt. Die Bestimmung des tatsächlichen Personaleinsatzes vor Ort obliegt den verantwortlichen Direktorinnen und Direktoren der Amtsgerichte entsprechend dem Bedarf. Zu Frage 4: Statistiken über die Antragsvollzugszeiten im Sinne von Erledigungs- oder Bearbeitungszeiten in Grundbuchsachen werden nicht geführt. Eine manuelle Auswertung der Statistikdaten aller Grundbuchämter wäre zwar grundsätzlich möglich, ist jedoch nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand leistbar. Erkenntnisse zur Bearbeitungsdauer in Grundbuchsachen enthält indes der Abschlussbericht der Arbeitsgruppe für Organisation und Modernisierung bei dem Ministerium der Justiz und für Verbraucherschutz (AfOM) über die Vergleichende Untersuchung der Grundbuchämter Landau in der Pfalz, Mainz und Pirmasens von Mai 2013. Die Arbeitsgruppe hat die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten für die drei wichtigsten Grundbuchgeschäfte vom Antragseingang bis zur Grundbucheintragung anhand von 245 832 im Geschäftsjahr 2012 erledigten Vorgängen ermittelt. Es handelt sich um folgende Geschäfte: – Begründung, Aufteilung und Veränderung von Wohnungs- und Teileigentum sowie von Erbbaurechten (Spalte 2 a der Liste 10 gemäß § 21 Abs. 5 AktO), – Begründung und Veränderung von Eigentum, Veränderung der Berechtigung am Erbbaurecht (Spalte 2 b der Liste 10 gemäß § 21 Abs. 5 AktO) und – Eintragung/Veränderung/Löschung von Rechten in Abteilung II und III (Spalte 2 c der Liste 10 gemäß § 21 Abs. 5 AktO). Die durchschnittliche Bearbeitungsdauer für diese Geschäfte stellt sich demnach für die Grundbuchämter in Rheinland-Pfalz wie folgt dar: Geschäft durchschnittliche Bearbeitungsdauer WEG und Erbbaurecht 29 Tage entspricht 23,5 Arbeitstagen Eigentumsänderungen 29 Tage entspricht 24,9 Arbeitstagen Rechte Abt. II und III 17 Tage entspricht 14,2 Arbeitstagen Jahr Tage AKA pro AKA 2013 2 118 126,78 16,71 2012 2 336 123,78 18,87 2011 2 382 127,70 18,65 2010 2 660 130,29 20,42 Landtag Rheinland-Pfalz – 16.Wahlperiode Drucksache 16/2974 Anmerkungen: Die Krankheitstage wurden für das Kalenderjahr 2013 zum Stichtag 30. September 2013 erhoben. Die ausgewiesenen Arbeitskraftanteile (AKA) beziehen sich jeweils auf den 30. September eines jeden Jahres (siehe auch Fragen 1 und 2). Zu Frage 6: Folgende Maßnahmen sind in die Wege geleitet worden: Besonderer Vergleichsring „Grundbuchsachen bei den Amtsgerichten“ Das Ministerium der Justiz und für Verbraucherschutz hat den Prüfungsbericht des Landesrechnungshofs zum Anlass genommen, eine Organisationsuntersuchung zu veranlassen. Diese erfolgte durch den Vergleichsring „Grundbuchsachen bei den Amtsgerichten “, der von Februar bis Juni 2010 tätig war. In seinem Abschlussbericht vom 28. Juni 2010 hat der Vergleichsring als Ergebnis seiner Organisationsuntersuchung bei vier Grundbuchämtern in Rheinland-Pfalz Vorschläge zur Optimierung und Beschleunigung der Grundbuchverfahren erarbeitet, die in der Folgezeit umgesetzt worden sind bzw. nach wie vor umgesetzt werden. Im Einzelnen handelt es sich um die folgenden Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung bzw. zur Optimierung der Geschäftsabläufe: – Vorhandene Rückstände in einzelnen Grundbuchämtern wurden durch verschiedene Maßnahmen (freiwillige Mehrarbeit, zeitweise Teilabordnungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern anderer Gerichte) abgebaut. – Auf Landgerichtsebene wurde ein institutionalisierter Erfahrungsaustausch zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Grundbuchämter in Form von Dialogforen etabliert. – Um eine weitere Vereinheitlichung und Optimierung der Geschäftsprozesse zu erreichen, finden zusätzlich zu dem institutionalisierten Erfahrungsaustausch bedarfsorientierte gerichtsinterne Gesprächsrunden, Qualitätszirkel sowie Workshops auf Landgerichts - oder Amtsgerichtsebene statt. – Die Mitglieder des Besonderen Vergleichsrings „Grundbuchsachen bei den Amtsgerichten“ haben auf der Grundlage der – auch in den Dialogforen – gewonnenen Erkenntnisse einen Best-Practice-Leitfaden erstellt, der nach vorheriger Erprobung im Oktober 2012 der amtsgerichtlichen Praxis zur Verfügung gestellt worden ist. – Im Anschluss fanden Informationsveranstaltungen der Mitglieder des Vergleichsrings in den Landgerichtsbezirken statt, um den Leitfaden vorzustellen und zu erläutern sowie – im Hinblick auf die sachliche Unabhängigkeit der Rechtspflegerinnen und Rechtspfleger – für eine breite Umsetzung der Empfehlungen zu werben. Der Leitfaden soll bis Ende 2013 anhand von Rückmeldungen aus der Praxis zu den bisher mit seiner Umsetzung gemachten Erfahrungen fortgeschrieben werden. – Die Eingangsliste in Grundbuchsachen wird verstärkt als Kontrollinstrument der Führungsebene und zur Einzelanalyse herangezogen , um zukünftig etwaige Rückstände in Grundbuchämtern frühzeitig zu erkennen und mögliche Maßnahmen ergreifen zu können. – Es werden Gespräche mit ortsansässigen Notarinnen und Notaren geführt, deren Ergebnisse in die Optimierung konkreter Arbeitsabläufe einfließen. – Außerdem findet ein Austausch mit den Vermessungs- und Katasterämtern und den Dienstleistungszentren Ländlicher Raum (DLR) statt. – Einzelne Verfahrensvorschriften und Rundschreiben wurden unter dem Gesichtspunkt einer effizienteren Verfahrensgestaltung geändert. Vergleichende Untersuchung der Grundbuchämter Landau in der Pfalz, Mainz und Pirmasens der AfOM Die AfOM wurde im November 2011 beauftragt, in Anbetracht des von dem Landesrechnungshof Rheinland-Pfalz geforderten Personalabbaus in den Grundbuchämtern weitere Optimierungs- und Rationalisierungsmöglichkeiten zu prüfen. Die Arbeitsgruppe führte eine vergleichende Untersuchung der Grundbuchämter Landau in der Pfalz, Pirmasens und Mainz durch. Im Mittelpunkt der Untersuchung standen die Analyse und Bewertung relevanter Kennzahlen und die Erarbeitung von Lösungsvorschlägen für erkannte Problemfelder. Im Anschluss an den Projektstart Anfang 2012 wurden zunächst verschiedene Kennzahlen (wie z. B. Eingangs- und Erledigungszahlen, Bearbeitungszeiten, Personalverwendung, PEBB§Y-Deckungsgrade) ausgewertet, 3 b) Beamtinnen und Beamte des 2. Einstiegsamts sowie Beschäftigte: Jahr Tage AKA pro AKA 2013 2 185,5 132,71 16,47 2012 3 249 138,59 23,44 2011 3 018 140,90 21,42 2010 2 570 143,18 17,95 Drucksache 16/2974 Landtag Rheinland-Pfalz – 16.Wahlperiode anschließend eine umfangreiche Befragung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der Behörden- und Geschäftsleitungen der drei Gerichte durchgeführt und ausgewertet sowie die Geschäftsabläufe besonderer Arbeitsplätze (wie z. B. der zentralen Einsichtsund Auskunftsstellen) vor Ort untersucht. Der Abschlussbericht, der Mitte Juni 2013 vorgelegt wurde und derzeit in der Praxis vorgestellt wird, zeigt eine Vielzahl weiterer Möglichkeiten und Ansätze zur Optimierung von Organisationsstrukturen und Arbeitsabläufen auf. In einem weiteren Projekt sollen nunmehr die Empfehlungen der AfOM schrittweise bei allen Grundbuchämtern umgesetzt werden. Statistiktool in Grundbuchsachen Seit 2012 wird im Bezirk des Präsidenten des Pfälzischen Oberlandesgerichts Zweibrücken ein Statistiktool pilotiert, welches die Quartalsstatistik in Grundbuchsachen besser für eine Analyse der Geschäftsentwicklung nutzbar macht sowie den mit der Erstellung der Statistik verbundenen Arbeitsaufwand stark reduziert. Die Daten werden weitgehend automatisiert anhand der amtlichen Statistik in Grundbuchsachen ermittelt und ausgewertet. Durch die Einbeziehung von Angaben zur Personalverwendung in Grundbuchsachen (im Rechtspfleger- und im Servicebereich) können so die Eingangs- und Erledigungszahlen nach den Prinzipien der Personalbedarfsberechnung nach PEBB§Y ausgewertet sowie anhand eines Vergleichs von Kennzahlen die Entwicklung der Geschäftsverhältnisse bei den Grundbuchämtern besser beobachtet und bewertet werden. Auf der Grundlage eines Benchmarkings werden das erledigte Arbeitspensum und die Anzahl der noch unerledigten Eingänge vergleichend gegenübergestellt. Dadurch unterstützt das Statistiktool die Dienstvorgesetzten bei dem frühzeitigen Erkennen von Warnfaktoren in der Entwicklung der Geschäftsverhältnisse und bei der Wahrnehmung ihrer Dienstaufsicht über die Grundbuchämter. Justizstrukturreform Im Rahmen der Justizstrukturreform wurde eine Arbeitsgruppe eingesetzt, deren Aufgabe es war, unter Berücksichtigung der Bürgernähe und der Belange der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der zu erwartenden Auswirkungen der Volldigitalisierung des Grundbuchs in einem transparenten und ergebnisoffenen Prozess die Frage zu prüfen, ob die Konzentration der Grundbuchämter auf Landgerichtsebene zu Effizienzgewinnen und Kosteneinsparungen führt. Als Ergebnis dieser Arbeitsgruppentätigkeit bleibt festzuhalten, dass sich die Bearbeitung der Grundbuchsachen in den bestehenden Organisationsstrukturen bewährt hat. Eine zentralisierte Bearbeitung von Grundbuchsachen – auch auf Ebene der Landgerichtsbezirke oder darunter – lässt zum jetzigen Zeitpunkt keine Effizienzgewinne und keine Kosteneinsparungen erwarten. IT-Fachanwendung SolumSTAR Die IT-Fachanwendung SolumSTAR wird fortlaufend in einzelnen Punkten verbessert und an aktuelle Rechtsänderungen angepasst , so auch in der Zeit seit den Prüfungsmitteilungen des Rechnungshofs Rheinland-Pfalz vom 30. Oktober 2009 zu der Einführung und Anwendung des elektronischen Grundbuchs. Nach einer Analyse der im Anschluss an die Prüfung des Rechnungshofs durchgeführten Organisationsuntersuchung wurden Verbesserungen im Umfeld von SolumSTAR auf organisatorischer Ebene vorgenommen. Insbesondere wurden das Schulungskonzept überarbeitet und ausgeweitet sowie eine elektronische Informationsplattform für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingeführt. Darüber hinaus wird durch eine regelmäßige Erneuerung der Hardware und Optimierung der Netzanbindung jeweils für einen Effizienzgewinn gesorgt. Zu Frage 7: Der Kostendeckungsgrad für die rheinland-pfälzischen Grundbuchämter lässt sich mit den hierzu verfügbaren Informationen nur annähernd schätzen. Die Einnahmen an Gerichtskosten für Grundbuchsachen sowie an Gebühren aus dem automatisierten Grundbuchabrufverfahren lassen sich weitgehend durch die Buchungsergebnisse der Landesjustizkasse Mainz feststellen. Für die insoweit dort in der Zeit vom 1. Oktober 2012 bis 30. September 2013 zum Soll gestellten Kostenforderungen sind rund 52 Millionen Euro vereinnahmt worden. Die für die Einrichtung und den Betrieb der Grundbuchämter anfallenden Kosten lassen sich nicht konkret berechnen. Das gilt zum einen für die Personalausgaben, da eine konkrete Zuordnung der tatsächlichen Ausgaben für das in Grundbuchsachen eingesetzte Personal nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich wäre. Auch lässt sich nicht ermitteln, welcher Anteil an Beihilfen, an Versorgungsbezügen und an Personalnebenkosten auf den in Rede stehenden Bereich entfällt. Zur Höhe der die Grundbuchämter betreffenden Kosten für die Ausstattung und den Betrieb der Grundbuchämter (wie zum Beispiel die Ausgaben für Nutzungsentgelte , für die Unterhaltung der Gebäude, für die Hausbewirtschaftung sowie für Geschäftsbedarf und Kommunikation) liegen ebenfalls keine Angaben vor. Auch die bereits getätigten Investitionen in die vorhandene IT-Ausstattung sowie für die Entwicklung der laufenden IT-Verfahren könnten allenfalls mit erheblichem Aufwand dargestellt werden. Vor diesem Hintergrund lässt sich lediglich eine vorsichtige und nur pauschale Schätzung der Kosten vornehmen. Zieht man hierzu die für Rheinland-Pfalz maßgeblichen durchschnittlichen Personalvollkostenverrechnungssätze und die Angaben über den tatsächlichen Personaleinsatz heran, so dürfte insoweit – ohne die bislang getätigten Investitionen – von jährlichen Gesamtausgaben in Höhe von knapp 20 Millionen Euro auszugehen sein. Jochen Hartloff Staatsminister 4