SACHSìSCHE STAATSKANZLEì SACHSISCHE STAATSKANZLEI 01095 Dresden Präsidenten des Sächsischen Landtages Herrn Dr. Matthias Rößler Bernhard-von-Lindenau-Platz 1 01067 Dresden Kleine Anfrage des Abgeordneten Klaus Tischendorf (DlE LINKE) Drs.-Nr.: 6114948 Thema: lT-Beschaffung und -nutzung in Behörden des Freistaates Sehr geehrter Herr Präsident, namens und im Auftrag der Sächsischen Staatsregierung beantworte ich die Kleine Anfrage wie folgt: Frage l: Wie hoch ist das Beschaffungsvolumen des Freistaates und der Gemeinden in Sachsen für lT-Produkte (Hardware und Software) (bittejährlich ab 2010, wenn keine Zahlen für Gemeinden dann schätzungsweise )? Für die Angaben zum Beschaffungsvolumen des Freistaates Sachsen wird auf die als Anlage 1 beigefügte Tabelle verwiesen. Ergänzung zu Staatsministerium für Kultus (SMK): Für die Jahre 2010 und 2011 liegen Daten für das SMK und die Sächsische Landeszentrale für politische Bildung vor. Entsprechend der sechsjährigen Aufbewahrungsfrist für Rechnungsbelege gemäß Anlage zut VwV zu S 71 SäHO Nr. 2.3 liegen die Daten für das Landesamt für Schule und Bildung ab dem Jahr 2012vor. Ergänzung zu Staatsministerium für Soziales und Verbraucherschutz (SMS): Hinsichtlich der Abgrenzung der konkreten Kosten wurden sowohl für Hardals auch für Software die unmittelbar mit der Beschaffung einhergehenden Kosten mitberücksichtigt, die untrennbar mit dem Beschaffungsobjekt zusammenhängen, wie beispielsweise Kosten für das Customizing von Software oder der Bereitstellung eruveiterter Gewährleistung für Hardwareprodukte . Das zum Geschäftsbereich gehörende Sächsische Krankenhaus Altscherbitz konnte aufgrund von Abwesenheit der bearbeitenden Stellen im zur Verfügung stehenden Zeitraum keine Aufbereitung der erfragten Kosten liefern. Freistaat SACHSEN Chef der Staatskanzlei und Staatsminister für Bundes- und Europaangelegenheiten Durchwahl Telefon +49 351 564-1020 Telefax +49 351 564-1025 poststelle@ sk.sachsen.de Geschäftszeichen (bitte bei Antwort angeben) sK.LS4.2-1 051 t32t2851- 20181613921 Dresden, L November 201I Die Kampagne des Freistaates Sachsen. *** Hausanschrift: Sächs¡sche Staatskanzle¡ Archivstraße 1 01097 Dresden J tr-. SACHSEN * i * 't D0RT LTEGT EURoPA .. SO GEHT SACHSISCH Seite 1 von 13 www.sachsen.de SACHSISCHE STAATSKANZLEI Freistaat SACHSEN5 Ergänzung zu Staatsbetrieb Sächsische lnformatikdienste (SlD): Die Zahlenangaben für die Jahre 2010 bis 2012 entstammen Abfragen nach Titeln aus dem SaxBMS. Eine unmittelbare Vergleichbarkeit mit den Zahlen ab 2013 ist nicht gegeben da die Titelstruktur nur bedingt mit dem Kontenrahmen aus NSM in Einklang zu bringen ist. Diese Zahlen entsprechen den Bestimmungen des Handelsgesetzbuchs entsprechen. Eine kamerale Sichtweise nach SäHO ist damit nicht möglich. ln den hier aufgeführten Zahlen sind auch Beschaffungen des SID im Auftrag von Kunden/Ressorts enthalten. Von einer Beantwortung der Frage hinsichtlich des Beschaffungsvolumens der Gemeinden wird abgesehen. Der Staatsregierung liegen keine entsprechenden Erkenntnisse vor. Die Staatsregierung ist dem Landtag nur für ihre Amtsführung verantwortlich. Sie ist daher nur in solchen Angelegenheiten zur Auskunft verpflichtet, die in ihre Zuständigkeit fallen und muss nicht auf Fragen eingehen, die außerhalb ihres Verantwortungsbereichs liegen. Letzteres ist hier der Fall, denn die Frage betrifft ausschließlich Sachverhalte, die von der Gemeinde als Selbstveruvaltungsaufgabe wahrgenommen werden. Selbstverwaltungsaufgaben unterliegen nur der Rechtsaufsicht, nicht aber der Fachaufsicht. lm Zuständigkeitsbereich der Rechtsaufsicht können die Staatsregierung bzw. die hierfür zuständigen Rechtsaufsichtsbehörden vom lnformationsrecht nach S 113 SächsGemO nur Gebrauch machen, wenn im Einzelfall Anhaltspunkte für eine bevorstehende oder bereits erfolgte Rechtsverletzung vorliegen. Anhaltspunkte für eine flächendeckende Rechtsverletzung der Kommunen im Rahmen der lT-Beschaffung und -nutzung liegen nicht vor. Frage 2: Wie und nach welchen Kriterien werden lT-Geräte in der Veruvaltung nach der Benutzung entsorgt bzw. wird gebrauchte Hardware recycelt oder innerhalb von Behörden weitergegeben oder gibt es Überlegungen, dies zu tun? Staatskanzlei (SK): Grundsätzlich werden lT-Geräte in der SK mindestens bis zum Ablauf der Gewährleistungsfrist eingesetzt (bei Arbeitsplatz-PC und Monitoren im Allgemeinen fünf Jahre); zum Teil auch darüber hinaus, wenn deren Funktion nicht beeinträchtigt ist. Anschließend werden die Geräte ausgesondert. Sofern ausgesonderte lT-Hardware noch funktionstüchtig ist, wird diese anderen Behörden zur kostenfreien Nachnutzung angeboten, anderenfalls verschrottet. ln der Regel erfolgt die kostenfreie Entsorgung nach Nutzungsdauer gemäß Kaufvertrag durch den Auftragnehmer, alternativ durch ein ents preche nd zertifiziertes U nterneh me n. Staatsministerium der Finanzen (SMF): Die Aussonderung von lT-Geräten erfolgt entsprechend $ 73 SäHO i. V. m. S 7 SäHO. Ausgesonderte lT-Geräte werden, sofern sie noch funktionsfähig sind, den Schulen im Freistaat Sachsen zur weiteren Nutzung angeboten oder über eine Zollauktion veräußert. Nicht mehr funktionstüchtige lT-Geräte werden über eine zertifizierte Recyclingfirma umwelt- und datenschutzgerecht entsorgt. Seite 2 von 13 SÄCHSISCHE STAATSKANZLEI Freistaat SACHSEN5 Da lT-Geräte in der Regel länger als fünf Jahre im Einsatz sind, haben Angebote an andere Behörden keinen Zuspruch gefunden. Staatsministerium des lnnern (SMl): Grundsätzlich wird für lT-Geräte, die sich nicht mehr im Support befinden oder aufgrund ihrer Nutzungsdauer nicht mehr die zugrunde liegenden Aufgaben erfüllen können, eine Aussonderung aus dem Bestand vorgesehen. Entbehrliche und noch gebrauchsfähige lT-Hardware wird grundsätzlich gemäß S 63 SäHO i. V. m. S 61 SäHO ausgesondert. Auf Grund der Entbehrlichkeit sind die Gegenstände gemäß $ 61 Abs. 1 der VwV zur SäHO erstrangig den Dienststellen innerhalb der Staatsverwaltung des Freistaates Sachsen anzubieten (Schritt 1). Hierfür steht eine Bekanntmachungsplattform im Landesweb zur Verfügung. Um diese nutzen zu können, muss die Bekanntmachung an die Sächsische Staatskanzlei übermittelt werden. Alle Vermögensgegenstände, die in Schritt 1 nicht nach $ 61 SäHO veräußert werden können, sind gemäß S 63 SäHO zu veräußern (Schritt 2). lm Polizeibereich wird im Schritt 2 geprüft, ob eine Veräußerung bspw. uber die Verurertungsplattform der VEBEG GmbH zielführend ist. Sollte ein ausgesondertes lT-Gerät weder in die weitere Nutzung noch in die Veräußerung fallen, erfolgt die Aussonderung über Recyclingunternehmen. Der Staatsbetrieb Geobasisinformation und Vermessung Sachsen (GeoSN) hat sich für Schritt 2 aus Wirtschaftlichkeitsaspekten 2013 für den Weg der öffentlichen Versteigerung entschieden. Hierzu hat der GeoSN im April 2014 mit einem Auktionshaus einen Rahmenversteigerungsvertrag abgeschlossen. ln Einzelfällen, in denen Neubeschaffungen von lT-Hardware im Rahmen von Trade-in-Geschäften erfolgten, nehmen die Lieferanten/Hersteller entbehrliche und noch gebrauchsfähige Technik bei Lieferung neuer lT-Hardware gegen Verrechnung zurück. Aufgrund einzelvertraglicher Regelungen wird sowohl gebrauchsfähige als auch nicht mehr gebrauchsfähige lT-Hardware durch den Lieferanten zurückgenommen. Bei Beschaffung mittels EVB-lT (Ergänzende Vertragsbestimmungen für die Beschaffung von lT-Leistungen) -Kaufverträgen wird gemäß Nummer 2.2 der EVB-IT Kauf-AGB vereinbart, dass die Entsorgung bzw. das Recycling der lT-Geräte nach deren jeweiligem Nutzungsende fachgerecht durch den Auftragnehmer zu erfolgen hat. Das Nutzungsende der lT-Geräte ist hierbei gegeben, wenn sie gemäß VwV-SäHO das Kriterium der Unbrauchbarkeit erfüllen. lm Landesamt für Verfassungsschutz (LfV) werden lT-Geräte der verschlüsselten Sicheren lnter-Netzwerk Architektur (SINA), nach den Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der lnformationstechnik (BSl) direkt durch den Hersteller entsorgt. Bei anderen lT-Geräten erfolgt ein Ausbau der enthaltenen Speichermedien durch das LfV. Diese Speichermedien werden ebenfalls nach den Vorgaben des BSI entsorgt (Zerkleinerung oder Verbrennung/Ausglühen). Die verbleibenden lT-Geräte ohne Speichermedien werden an eine Dresdner Firma abgegeben, welche im Rahmen von Sozia lprojekten d ie elektron ischen Bauteile zur Wiederverwertu ng ausbaut. lm Ubrigen erfolgt die Entsorgung nicht mehr gebrauchsfähiger lT-Hardware grundsätzlich über den SIB oder sie wird dem Wertstoffhof zum Recycling zugeführt. Seite 3 von 13 5ÄCHSISCHE STAATSKANZLEì Freistaat SACHSEN5 Staatsministerium der Justiz (SMJus): Entsprechend Abschnitt A Ziffer I Nummer 3 Buchstabe e) VwV lT-Justiz obliegt der Leitstelle für lnformationstechnologie der sächsischen Justiz (LlT) die Bestandsvenrualtung gemäß S 73 SäHO. Die Bestandsven¡valtung aller lT-Geräte erfolgt im zentralen Elektronischen lT-Geräteverzeichnis (EGV). Die nachvollziehbare Dokumentation der Entsorgung bzut. ordnungsgemäße Aussonderung erfolgt in diesem Elektronischen Geräteverzeichnis angelehnt an die Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Venvertung von lT-Geräten und Software entsprechend dem als Anlaqe 2 angehängten Beschluss Nummer 2Q1317 des Rats der lT-Beauftragten der Ressorts des Bundes vom 6. Dezember 2013. Sind Hardware- und Netzinfrastrukturkomponenten noch voll funktionsfähig, werden diese auch länger genutzt. Alle noch nutzbaren Geräte werden gemäß SäHO entsprechend der in der als Anlaqe 3 angehängten Datei beschriebenen Vorgehensweise angeboten bzw. verschrottet. Die Verschrottung erfolgt auf der Grundlage von genehm igten Verschrottungsprotokollen : . Prüfung gesetzliche Rücknahmepflicht nach $ 10 Absatz 2 Satz 1 ElektroG, . AussonderungA/erschrottung nach Angebotseinholung durch Firmen, die möglichst kostenlos Entsorgung anbieten und sachgemäße Entsorgung versichern. SMK: Geräte, die den technischen Anforderungen nicht mehr genügen oder defekt sind, werden ausgesondert. Dabei werden noch funktionsfähige lT-Geräte durch die Behörden des SMK den Schulen, für deren lT-Ausstattung der Schulträger zuständig ist, zur kostenlosen Übernahme angeboten. Defekte oder nicht mehr nutzbare Geräte werden fachgerecht entsorgt. Die fachgerechte Entsorgung wird durch Recyclingunternehmen durchgeführt, die durch die jeweilige Behörde beauftragt werden. SMS: Es gibt zwei Hauptkriterien für die Bestimmung der Beendigung der Nutzung von lT-Geräten. Dies ist einmal das Alter der eingesetzten Geräte; in der Regel wird die Abschreibungsdauer von fünf Jahren (bei Arbeitsplatzrechnern drei Jahre) als Orientierungsrichtlinie für die Prüfung eines Austauschs insbesondere bei dauerhafter Nutzung angesehen. Zum anderen wird die Leistungsfähigkeit des Gerätes berücksichtigt, d. h., ob die Erfüllung der Aufgabe unter Zuhilfenahme der vorhandenen Technik noch effektiv und effizient möglich ist. Diese Prüfung erfolgt sowohl im Rahmen der Beurteilung der weiteren Nutzung nach Ablauf der geplanten Lebensdauer , als auch bei Veränderungen der mittels lT-Technik zu erfüllenden Aufgaben. Wird anhand dieser Kriterien eine notwendige Aussonderung von lT-Geräten erkannt, erfolgt grundsätzlich ein Anbieten an andere Behörden und Einrichtungen des Freistaates Sachsen entsprechend der VwV SäHO. Danach differiert das Vorgehen in den einzelnen Einrichtungen des Geschäftsbereiches. Der übenrviegende Teil führt nach dem Anbieten an andere Behörden einen weiteren Anbieteprozess an Einrichtungen mit dem Schwerpunkt Soziales und Bildung durch, wie beispielsweise Kindergärten und Schulen. Seite 4 von 13 5ÄCHSISCHE STAATSKANZLEI Freistaat SACHSEN5 Sollte auch dies nicht erfolgreich sein, werden in einigen Einrichtungen Recyclingfirmen einbezogen, in anderen erfolgt eine Beteiligung der Mitarbeiter, am Ende steht die Entsorgung, wenn alle vorherigen Versuche einer Nachnutzung oder Abgabe zur Aufbereitung erfolglos geblieben sind. Staatsministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr (SMWA): Noch gebrauchsfähige Geräte werden nach der Aussonderung zunächst anderen Dienststellen des Freistaates Sachsen zur weiteren Nutzung angeboten. Werden diese Angebote nicht angenommen, werden bspw. PCs (nach entsprechender Bereinigung der Datenträger) und Monitore den Schulen in Sachsen zur Ubernahme angeboten. Nicht mehr gebrauchsfähige lT-Geräte werden über entsprechende Unternehmen entsorgt. SMWK: Die Nutzungsdauer in den Staatlichen Kunstsammlungen (SKD) ist auf fünf bis sechs Jahre angelegt, danach besteht keine sinnvolle weitere Nutzungsoption. Gebrauchte Hardware wird solange im Landesamt für Archäologie intern weitergenutzt (2. B. auf Grabungen zur Dokumentation oder bei vom Arbeitsamt mitfinanzierten Maßnahmen in den Landkreisen), bis sie defekt und irreparabel ist (ca. 12 Jahre im Durchschnitt). Die Deutsche Zentralbücherei für Blinde zu Leipzig (DZB) nutzt die lT-Geräte bis diese defekt sind bzw. die Systemvoraussetzungen nicht mehr gegeben sind. Nach der Datenvernichtung werden die Gehäuse/Außenhüllen der Stadtreinigung bzw. dem Schrotthandel zur artgerechten Entsorgung übergeben. Die Geräte des Sächsischen Staatstheaters - Staatsoper Dresden und Staatsschauspiel Dresden (SST) werden bis zur physischen und programmtechnischen Unbenutzbarkeit (2.8. Auslauf des Windows-Support) venuendet. Staatsministerium für Umwelt und Landwirtschaft (SMUL): Die Geräte werden entsorgt, wenn die Geräte nicht mehr dem Stand der Technik entsprechen und innerhalb des Ressorts bzw. der Landesverwaltung nicht mehr andenveitig eingesetzt werden können bzw. eine Reparatur nicht mehr wirtschaftlich sinnvoll oder technisch möglich ist Die Entsorgung erfolgt über Fachbetriebe, welche vom Staatsbetrieb Sächsisches lmmobilien- und Baumanagement (SlB) aufgrund ihrer Eignungen ausgewählt werden, oder über die Lieferanten der Hardware, welche auf Grund der abgeschlossenen Rahmenverträge zur Rücknahme und fachgerechten Entsorgung verpflichtet sind. SID: Defekte Geräte oder Hardware die technisch verbraucht oder überholt, den Sicherheitsanforderungen z. B. bei neuen Datenschutzforderungen (DS-GVO) nicht mehr entsprechen oder nicht mehr wirtschaftlich sind, werden an eine Fremdfirma mit Ubergabeprotokoll zur Entsorgung übergeben. Seite 5 von 13 SACHSìSCHE STAATSKANZLEI Freistaat SACHSEN5 Frage 3: Welche Maßnahmen werden getroffen, um die sichere und vollständige Vernichtung der Daten, die sich auf den Geräten befinden, sicherzustellen? SK: Die Datenträger werden über eine zertifizierte Entsorgungsfirma gesondert datensch utzgerecht vernichtet. SMF: Datenträger werden nach dem Löschstandard DoD-5220.22-M mehrfach mit Zufallszahlen überschrieben. Dafür wird die vom BSI empfohlene Freeware DBAN eingesetzt. Defekte und nicht (sicher) löschbare Datenträger werden einer zertifizierten Recyclingfirma zur Vernichtung übergeben. Dafür wird der Rahmenvertrag des SIB für die Behörden des Freistaates Sachsen genutzt. SMI: Die eingebauten Speichermedien werden entweder in den Behörden mittels spezieller Software mehrlach überschrieben, damit eine Datenwiederherstellung unmöglich ist, oder ausgebaut und durch die jeweilige Behörde datenschutzgerecht einem Entsorgungsunternehmen zugeführt oder durch externe Auftragnehmer datenschutzgerecht behandelt. lm Polizeibereich erfolgt die Vernichtung von ausgemusterten lT-Geräten/ Hardware /Datenträgern gemäß Beschluss 612015 des Arbeitskreises für lT und E-Government (AK ITEG) vom 4. August 2015 - Datenträgerentsorgung nach DIN 66399. Bei normalem Schutzbedart erfolgt die Entsorgung nach der Schutzklasse 2 und den Sicherheitsstufen F4, 04, T4, H4, E4. Für Datenträger mit hohem Schutzbedarf erfolgt die Entsorgung nach Sicherheitsstufe 5 bei sehr hohem Schutzbedarf nach Sicherheitsstufe 7. Bei besonders schutzwürdigen personenbezogenen Daten nach $ 4 SächsDSG erfolgt die Entsorgung zumindest nach Sicherheitsstufe 5. SMJus: Alle Festplatten werden vor einer Anbietung oder Verschrottung durch Mitarbeiter der LIT aus den Geräten ausgebaut, in verschließbaren Sicherheitsbehältern für vertrauliche Datenträger gesammelt und von einem zertifizierten Entsorger, der Firma ,,Reißwolf" (Nachweis durch rechtsverbindliches Datenträgervernichtungszertifikat), zur Vernichtung nach DIN 66399 Schutzklasse 3, Sicherheitsstufe 5 abgeholt. Die Vernichtungstechnik entspricht den höchsten Anforderungen und ist vom Bundesamt für Sicherheit in der lnformationstechnik (BSl) zertifiziert. SMK: Die Festplatten werden mit der vom BSI empfohlenen Software DBAN überschrieben. Bei defekten Geräten oder Festplatten werden diese ausgebaut und an eine zertifizierte Firma zur Datenträgervernichtung nach DIN 66399 abgegeben. Über die Vernichtung wird ein Protokoll gefertigt. Seite 6 von 13 SÄCHSISCHE STAATSKANZLEI Freistaat SACHSEN5 SMS: Datenträger werden im Zuge der Aussonderung durch eine dafür zertifizierte Software gelöscht und aus den auszusondernden Geräten ausgebaut. Die Aufbewahrung dieser Datenträger erfolgt bis zur Entsorgung in zugangsbeschränkten Bereichen. Die Entsorgung der Datenträger selbst erfolgt getrennt von den restlichen Elektronikartikeln durch eine darauf spezialisierte Firma, und resultiert in der Regel in einer physikalischen Zerstörung. SMWA: Datenträger, die sich weiterhin in Benutzung befinden, werden mittels Technologien, die vom BSI in der lnformationstechnik empfohlen werden, mehrfach so überschrieben, dass eine Wiederherstellung der Daten nicht mehr möglich ist. Zu vernichtende Datenträger werden einem rahmenvertraglich gebundenen und entsprechend zertifizierten Unternehmen übergeben und dort unwiederbringlich vernichtet. SMWK: Festplatten werden in der SKD gelöscht und separat von Spezialunternehmen entsorgt. Geräte werden bei LfA immer.ohne Speichermedien entsorgt. Die Entsorgung erfolgt i. d. R. durch protokollierte Ubergaben an Sozialeinrichtungen, die die Geräte verbindlich und verpflichtend recyceln. Ausgebaute Speichermedien werden parallel der sicheren Vernichtung zugeführt (i. d. R. werden diese durch beauftragte und zertifizierte Externe geschreddert). Die Vernichtung der Daten wird bei der DZB von der lT-Abteilung mit zwei Arbeitsschritten durchgeführt: 1. mittels der Software ,,Empirum Matrix 42 - End of Life". Diese Software beinhaltet die BS|-Konforme Löschung, 2. im Anschluss ggf. durch DBAN Mersenne-Twister DoD. Vor der fachgerechten Entsorgung wird beim SST die relevante Hardware entfernt und einer spezialisierten Firma übergeben. Dabei wird darauf geachtet, dass eine geschlossene Sicherheitskette von der Abholung bis zur zerlifizierten Vernichtung nach Bundesdatenschutzgesetz und DIN 66399 eingehalten wird. SMUL: Vor Übergabe der Hardware zur Verschrottung an externe Firmen werden sämtliche Konfigurationen und Einstellungen gelöscht sowie externe Speicher (Festplatten, SSD, etc.) entfernt. Uber den SIB wurde ein Vertrag mit einer Firma abgeschlossen, welche die Speicher (Festplatten, SSD, Speicherkarten) und Speichermedien (CD, DVD, Bänder, USB-Sticks) nach den Vorgaben des BSI löscht und entsorgt. Die Löschung und Entsorgung wird protokolliert und den Behörden zum Nachweis übergeben. SID: Datenträger werden vor einer Aussonderung unter Beachtung der technischen Leitlinien des BSI sowie der DIN 66399 gelöscht. Dafür wird das vom BSI empfohlene Programm DBAN genutzt. Wurde der Löschvorgang erfolgreich abgeschlossen, wird das Ergebnis inklusive Seriennummer des Datenträgers und Datum in einem Protokoll dokumentiert. Erfolgreich gelöschte Festplatten gelten als Elektroschrott, werden in einem Aussonderungs-A/erschrottungsprotokoll erfasst und durch einen externen Dienstleister abgeholt. Seite 7 von 13 SACHSISCHE STAATSKANZLEI Freistaat SACHSEN5 Serverfestplatten, DVDs, USB-Speicher, Mobiltelefone, Magnetbänder etc. werden in bereitgestellten und verschlossenen Sammelcontainern des Entsorgungsdienstleisters ,,Reißwolf" bis zur Abholung gelagert. Die Seriennummern (falls vorhanden) werden in einem Vernichtungsverzeichnis erfasst. Der Entsorger ist verpflichtet dem SID ein Vernichtungsprotokoll zur Verfügung zu stellen, welches vom SID auf Richtigkeit überprüft wird. Das Vernichtungsprotokoll hat eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren und wird danach entsorgt. Frage 4: Welche Vorschriften und Vorgaben bestehen zur Dauer der Benutzung von lT-Hardware in den Staatsministerien und nachgeordneten Behörden? SK: ln der SK gibt es keine dedizierten Vorschriften und Vorgaben zur Nutzungsdauer von Hardware. Die Erneuerungszyklen unterliegen wirtschaftlichen und funktionalen Gesichtspunkten. Wie bereits unter Frage 2 en¡vähnt, wird bei Arbeitsplatz-Hardware in der Regel von einer Nutzungsdauer von fünf Jahren ausgegangen. Für diesen Zeitraum wird eine vertragliche Gewährleistungsfrist vereinbart. Bei Serverhardware wird die Herstellergarantie jeweils jährlich verlängert, sofern noch kein Austausch der Geräte geplant ist. SMF: Hardware wird in der Regel mindestens fünf Jahre genutzt. Für den Staatsbetrieb Sächsisches lmmobilien- und Baumanagement besteht eine Geschäftsanweisung zur Aussonderung von Vermögensgegenständen (GA Aussonderung). lm Staatsbetrieb Sächsische lnformatik Dienste - Landesrechenzentrum Steuern und den Finanzämtern dient die Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Venruertung von lT-Geräten und Software als Orientierung (Beschluss 2013/7 des Rats der lT-Beauftragten der Ressorts, vgl. Anlage 2). Des Weiteren richtet sich die Nutzungsdauer bei Server- und Speichertechnik danach, wie lange durch die Servicefirmen der Support für die Hardware geleistet wird, bzw. wie lange die Leistungsfähigkeit der technischen Komponenten den enruarteten Anforderungen gerecht wird. SMI: Vorschriften oder Vorgaben über eine bestimmte bzw. konkret festgelegte Dauer der Benutzung von lT-Hardware bestehen nicht. Maßgebend sind Kriterien der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gemäß SäHO sowie der technische und moralische Verschleiß der Geräte. Bei Aussonderungen orientieren sich die Behörden an den Abschreibungstabellen des Bundesfinanzministeriums (sog. Afa-Tabellen). Übersteigen eventuelle Reparaturausgaben den Restwert erfolgt in der Regel eine Aussonderung. Ausnahmen können sich z. B. aufgrund arbeitsschutzrechtlicher Belange oder im Zusammenhang mit der betrieblichen Fürsorgepflicht gegenüber den Bediensteten oder in der Hochschule Meißen und Fortbildungszentrum (HSF) aufgrund eventueller neuer Anforderungen aus Lehre und Fortbildung (2. B. neue Softwareprodukte, die zu schulen sind) ergeben. Seite 8 von 13 SACHSISCHE STAATSKANZLEI Freistaat SACHSEN5 SMJus: Das SMJUs orientiert sich insofern an dem als Anlaqe 2 angehängten Beschluss des Rats der lT-Beauftragten der Ressorts vom 6. Dezember 2013 (siehe oben). SMK: lm Geschäftsbereich SMK gibt es keine Vorschriften und Vorgaben zur Nutzungsdauer von lT-Technik. ln der Regel wird lT-Technik genutzt, solange sie den technischen Anforderungen genügt bzw. so lange sie für die Nutzung der notwendigen Arbeitsplatzsoftware kompatibel ist. SMS: lm Geschäftsbereich des SMS gibt es keine übergreifend kodifizierten Richtlinien dieser Art. Die Sächsischen Krankenhäuser venruenden die Vorgaben der Krankenhaus -Buchführungsverordnung (KHBV). ln den restlichen Einrichtungen orientiert man sich an den Empfehlungen des Bundesministeriums des lnneren zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von lnformationstechnik. Entscheidend ist dabei die Sicherstellung der Gewährleistung durch den Anbieter, hierbei wird im Regelfall im Rahmen der Beschaffung die Möglichkeit der Enueiterung der Gewährleistung auf bis zu fünf Jahre wahrgenommen. SMWA: lm Geschäftsbereich des SMWA gibt es keine formellen Vorgaben für die Nutzungsdauer von lT-Hardware. Vielmehr bestimmen die Nutzungsdauer der lT-Geräte die EOL (End of Life) - Zyklen der Hersteller. Das bedeutet, lT-Hardware wird solange genutzt, wie entsprechender Support seitens der Hersteller geleistet wird und Firmware-Updates angeboten werden. Nach Supportende besteht die Gefahr von Sicherheitslücken im System, so dass die lnformationssicherheit gefährdet ist. SMWK: Der Wirtschaftlichkeít geschuldet, werden beim LfA nach interner Vorgabe Geräte solange im Einsatz gehalten wie möglich. Reparaturen erfolgen in diesem Sinne ebenfalls nur unter der Maßgabe der Wirtschaftlichkeit (vgl. auch Beantwortung zu Frage 2). lm SST bestehen dazu intern keine Vorschriften oder Vorgaben, da dies von mehreren Faktoren beeinflusst wird z. B. notwendige Wechsel des Betriebssystems. SMUL: Für die Dauer der Benutzung von lT-Hardware existieren keine Vorschriften oder Vorgaben. Man unterscheidet zwischen technischer und wirtschaftlicher Nutzungsdauer . Die technische Nutzungsdauer bezeichnet den Zeitraum, in welchem ein lT- System ohne außergewöhnliche lnstandsetzung oder Aufrüstung voraussichtlich genutzt werden kann, die wirtschaftliche Nutzungsdauer bezeichnet den allgemeinen technischen Fortschritt und Kosteneinsparungen, die durch die Migration auf eine neuere Technik möglich werden. Grundsätzlich sollte beschaffte Hardware über mindestens vier Jahre produktiv eingesetzt werden können. lm Bereich der PC-Technik wird ein Zeitraum von vier bis fünf Jahren angestrebt. Bei Hardware der lT-lnfrastruktur (Server, SAN, Netzwerk) sind auch längere Zeiträume möglich, solange die Hardware vom Hersteller unterstützt wird und den funktionellen Anforderungen entspricht. Seite 9 von '13 SACHSISCHE STAATSKANZLEI Freistaat SACHSEN5 SID: Der SID wendet als Staatsbetrieb nach $ 26 SäHO die Veruvaltungsvorschrift zu $ 74 SäHO (Buchführung bei Staatsbetrieben) an. lm Ersten Abschnitt ,,Allgemeines" steht unter Punkt 1.1 dass bei Staatsbetrieben mit kaufmännischer doppelter Buchführung die Rechtsvorschriften des Handelsgesetzbuches anzuwenden sind. Somit sind bei der Bewertung des Vermögens die SS 252 bis 256 HGB anzuwenden (Vierter Abschnitt ,,Rechnungslegung" Punkt 16.2 der VwV zu S 74 SäHO). Die Nutzungsdauer für lT Hardware richtet sich nach den AfA Tabellen des Bundesministeriums der Finanzen. Frage 5: Werden soziale und ökologische Nachhaltigkeitskriterien (Lebenszykluskosten, IlO-Kernarbeitsnormen u.a.) bei der Beschaffung von lT-Hardware berücksichtigt und wie werden diese überprüft (Nachhaltigkeitssiegel und - zertifikate, Eigenerklärungen der Beauftragten u. a.)? SK: Die Beschaffung von Arbeitsplatz-Hardware der SK erfolgt als Abruf aus den durch den Staatsbetrieb SID für den Freistaat Sachsen abgeschlossenen Rahmenverträgen (,,Saxonia Client"). Hierbei geht die SK davon aus, dass einschlägige Nachhaltigkeitskriterien bei der Ausschreibung berücksichtigt wurden bzw. auch zukünftig berücksichtigt werden. Auf die Ausführungen des SID im letzten Absatz wird venruiesen. SMF: ln Ausschreibungen und Beschaffungen werden Nachhaltigkeits- (DlN/lSO 14001) sowie Umweltzertifikate (wie Blauer Engel, EnergyStar, CE-Zeichen, TCO) gefordert und die Angebote nach Energieeffizienz bewertet. Grundsätzlich stehen aber Funktionalität und Eignung im Vordergrund. Soziale und ökologische Nachhaltigkeitskriterien werden ebenso berücksichtigt. Wesentliche Grundlage sind dabei die Produktbeschreibungen, Zertifikate und Darstellungen der Hersteller bzw. Auftragnehmer . SMI: ln der Landesdirektion Sachsen (LDS) wurden im Rahmen der Neuausstattung der gesamten LDS mit zentraler Druck- und Kopiertechnik Vorgaben zum Umweltschutz und zur Energieeffizienz in die Leistungsbeschreibung aufgenommen. lnsbesondere waren die Vergabegrundlagen für den Blauen Engel nach RAL UZ-171 (insbesondere Grenzwerte für Total Volatile Organic Compounds (TVOC) und Höchstwerte für den Typischen Stromverbrauch) maßgeblich. Ebenso wurden Vorgaben für den eingesetzten Toner (insbesondere keine krebserzeugenden Stoffe) aufgenommen. Die Einhaltung der entsprechenden Umweltanforderungen konnte durch das Umweltzeichen ,,Blauer Engel" oder durch andere geeignete Nachweise, wie technische Unterlagen des Herstellers bzw. Prüfprotokolle anerkannter Stellen, nachgewiesen werden. lm Sächsischen Staatsarchiv werden bei der Beschaffung von lT-Hardware die CE-Kennzeichnung als Ausschlusskriterium und im Rahmen der Gegebenheiten das TCO-Prüfsiegel sowie das Umweltzeichen ENERGY STAR als Wertungskriterien berücksichtigt. Die entsprechenden Zertifikate und Erklärungen sind bei der Angebotsabgabe vom Bieter beizufügen. Seite 10 von 13 SACHSISCHE STAATSKANZLEI Freistaat SACHSEN5 Der GeoSN verlangt von B¡etern bei der Beschaffung von lT oberhalb des in $ 4 Abs. 1 SächsVergabG festgelegten Wertes von 25.000,00 EUR (ohne Umsatzsteuer) zu erklären, dass diese die Vorgaben zur Zahlung eines Mindestlohnes und zu den Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz einhalten werden. Die Bieter müssen dabei ebenso erklären, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss von der Teilnahme am Wettbewerb um einen Liefer- oder Dienstleistungsauftrag nach $ 19 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) nicht vorliegen. lm Polizeibereich unterliegt jede Beschaffungsmaßnahme im Rahmen des Bereitstellungsprozesses einer Prüfung auf Wirtschaftlichkeit. Hierbei werden insbesondere bei kostenintensiven, langlebigen Gütern und Produkten mit hohen Betriebsaufwendungen auch Nachhaltigkeitskriterien berücksichtigt und geprüft. Bereits mit der Erarbeitung von Leistungsbeschreibungen werden grundsätzlich Parameter bestimmt bzw. abgefragt, die eine Aussage über die Erfüllung von Nachhaltigkeitskriterien gestatten. So sind z. B. RAL-ZU (Blauer Engel), Energieverbrauchskennzahlen (Ruhe-, Betriebsmodus), Forderungen des Siegels ,,energy star", Schadstoffemissionen (hier insbesondere Feinstaub für Hardware mit elektromechanischen Baugruppen (2. B. Drucker), Lärmemissionen (Festlegung von maximalen Emissionswerten für den Betrieb), Standard-Kriterien in Leistungsbeschreibungen zu berücksichtigen. ln den übrigen Behörden im Geschäftsbereich des SMI erfolgt die Beschaffung von lT-Hardware über die Rahmenverträge des SID oder es werden keine sozialen und ökologischen Nachhaltigkeitskriterien bei der Beschaffung von lT direkt berücksichtigt. SMJus: lm Geschäftsbereich des SMJus finden bei der Beschaffung von lT-Hardware Nachhaltigkeitsgesichtspunkte, sowohl ökologischer wie auch sozialer Art Berücksichtigung , wobei das Ausmaß der Berücksichtigung dieser Aspekte je nach Volumen des Beschaffungsvorgangs variieren kann. Bei öffentlichen Vergaben im Anwendungsbereich des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV) wird von den Bietern regelmäßig eine Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach SS123, 124 GWB gefordert. Uber $124 Abs.1 Nummerl GWB finden dabei alle geltenden umwelt-, sozial- und arbeitsrechtlichen Verpflichtungen Berücksichtigung. Hierzu zählen - entsprechend Artikel 18 Abs.2 der Richtlinie 2O14l24lEU - auch geltende internationale Vorgaben. Eine detaillierte Auflistung findet sich in Anhang X der RL 2O14t24lElJ. Diese weist u. a. die Übereinkommen der IAO zur Abschaffung von Zwangsarbeit, zum Mindestalter für die Zulassung zur Beschäftigung, zut Diskriminierung in Beschäftigung und Beruf oder auch die lnternationalen Abkommen zum Schutz der Ozonschicht sowie zur Verbringung und Entsorgung gefährlicher Abfälle aus. Darüber hinaus finden bei öffentlichen Vergaben weitere Umweltaspekte verstärkte Berücksichtigung. Hierzu zählen z. B.: . derEnergieverbrauch, . Geräuschemissionen, . stofflicheEmissionen, Seite 1l von 13 SÄCHSISCHE STAATSKANZLEI . die Ven¡vendung recyclinggerechter Verbrauchsmaterialien, . die Bereithaltung von Ersatzteilen, sowie . die Rücknahme und fachgerechte Entsorgung von Altgeräten Die Berücksichtigung dieser Aspekte erfolgt je nach Art und Gegenstand der Beschaffung durch die Vorgabe konkreter Grenzwerte (2.8. orientiert an Empfehlungen des Umweltbundesamts oder des Bundesverbands lnformationswirtschaft , Telekommunikation und neue Medien e.V.), durch die Anforderung konkreter Zertifikate oder Nachweise (2.8. Energy STAR, Blauer Engel, CE-Kennzeichnung) oder durch die Anforderung von Eigenerklärungen der Bieter. SMK: lm Rahmen der Beschaffung von lT-Technik werden mittelbar ökologische Kriterien berücksichtigt, indem beispielsweise Folgekosten (Verbrauchs- und Wartungskosten) für den Zeitraum der voraussichtlichen Nutzungsdauer berücksichtigt werden, insofern dies mit dem Grundsatz der sparsamen und wirtschaftlichen Haushaltsführung vereinbar ist. Nachweise zur Einhaltung der Sozialstandards können als Eigenerklärungen im Sinne von VOL/A $6 beigebracht werden. Ein Zertifikat der Auftragsvergabe - und Beratungsstelle wird ebenso akzeptiert. SMS: lm Rahmen von Beschaffungen und der Vergabe von Dienstleistungen kommen verschiedene ökologische Kriterien mit Green lT-Bezug zum Einsatz. Ðer Nachweis der Zertifizierung nach ,,Green Star" und ,,Blauer Engel" sind, soweit zutreffend, Teil der Leistungsbeschreibung, und damit verpflichtender Bestandteil des Angebots. Weitere Kriterien wie Umweltverträglichkeit und Energieeffizienz fließen als mögliche Zuschlagskriterien in den Vergabeprozess ein. Diese Kriterien umfassen u. a. Daten zu Emissions- und Verbrauchswerten, dem Einsatz von gefährdenden Stoffen bei der Herstellung sowie einer möglichen Zertifizierung im Sinne von RAL UZ 171. Soziale Nachhaltigkeitskriterien werden bisher bei der Beschaffung von lT-Hardware nicht verwendet. SMWA: lm Geschäftsbereich des SMWA werden die genannten Nachhaltigkeitskriterien bei der lT-Beschaffung berücksichtigt. Für die Überprüfung dieser werden sowohl Zertifikate als auch Verpflichtungserklärungen der Bieter herangezogen. SMWK: Bei Vervielfältigungstechnik nutzt die SKD diverse Umwelt- und Emissionszertifikate. Sonst sind diese bisher nicht Teil der Beschaffung. Nachhaltigkeitskriterien werden beim LfA bei Beschaffungsmaßnahmen immer gefordert und berücksichtigt (,,Green-lr) und die Siegel und Zertifizierungen oder/und Eigenerklärungen soweit auf Vorhandensein geprüft. Eine tatsächliche Tiefenprüfung der verschiedenen Siegel und/oder Zertifizierungen an sich erfolgt naturgemäß nicht. Die Nachhaltigkeit wird bei der DZB durch die Firmen bestimmt, die keinen weiteren Support bzw. keine weitere Service-Wartung für bestehende Systeme anbieten. Der SST legt Wert auf eine lange Lebensdauer der Hardware und eine langjährige Unterstützung durch die Herstellerfirmen bei der Ersatzteilversorgung (Carepacks). Freistaat SACHSEN Seite 12 von 13 SÄCHSISCHE STAATSKANZLEI Freistaat SACHSEN5 SMUL: Bei der Planung und Vergabe von Beschaffungsaufträgen bzw. Rahmenverträgen wird neben der Einhaltung der RoHS-Richtlinie, der WEEE-Richtlinie und der Kriterien von Green-lT auch auf die Einhaltung der sozialen und ökologischen Nachhaltigkeitskriterien geachtet. Die Kriterien werden im Vergabeverfahren benannt und von der zuständigen Vergabestelle des SID geprüft. SID: Eine Erklärung, dass der Bieter die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat (vgl. EEE Teil lll, Abschnitt B), ist Bestandteil von Ausschreibungen. Die angebotenen Geräte müssen CE-Kennzeichnung tragen. Der Nachweis der Erfüllung muss durch Vorlage der Konformitätserklärung bzw. durch Angabe der Erfüllung dieser Anforderung im Produktblatt erfolgen. Mit freundlichen Grüßen çt--- o Schenk Anlagen 1. Tabelle mit den Angaben zu Frage 1 2. Beschluss Nr. 201317 vom 6. Dezember 2013 3. Verfahrensweise Verschrottung Seite 13 von 13 6.ú 4'nlage zu Antwort Frage 1 der Kleinen Anfrage Drs.6114948 des Abgeordneten Klaus Tischendorf, MdL Fraktion DIE Linke Vtlie hoch ist das Beschaffungsvolumen des Freistaates und der Gemeinden in Sachsen für lT-Produkte (Hardware und Software bitte jährlich ab 2010, wenn keine lahlen für Gemeinden dann schätzungsweise)? stK Beschaffungsvolumen pro Jahr lT Produkte 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 1{ardware 1 15.900,00 € 72.900,00 € 156.900,00 € 207.300,00 € 24.400,00 € 120.400,00 € 123.100,00 € 88.400,00 € 71.300,00 € Software 94.200,00 € 198.500,00 € 34.600,00 € 71.200,00 € 47.400,00 € 202.700,00 € 125.000,00 € 244.800,00 € 31.300,00 € SMF Beschaffu ngsvolumen pro Jahr bis 09/2018 lT Produkte 2010 2Q11 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 ¡{ardware 4.953.806,20 € 3.866.630,20 € 15.056.594,00 € 3.886.322,60 € 7.767.593,20 € 3.534.727,30 € 3.483.546,20 € 7.291.198,00 € 4.027.557,40 € Software 3.092.156,80 € 2.672.588,70 € 1.851.165,80 € 3.094.869,80 € 2.205.124,80 € 2.832.173,60 € 3.548.134,00 € 5.950.761,50 € 5.028.203,00 € SMI Beschaffungsvolumen pro Jahr lT Produkte 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 ¡Jardware 4.713.463 € 1.797.790 €. 4.675.656 € 1.293.542 € 2.006.191 € 5.673.477 € 7.439.407 € 25.564.670 € 10.893.718 € goftware 1.932.032 € 5.670.989 € 3.068.064 € 1.17Q.673 € 1 .299.153 € 2.178.894€ 8.872.123 € 7.936.823€ 7.232.889 €, nicht zuordenbar 6.839.395 € 9.117.381 € 6.235.556 € 8.971.941 €, 5.097.27Q €, 3.752.897 € 5.374.118 € 3.945.752€, 2.073.272€. SMJUs Beschaffungsvolumen pro Jahr Planungs-Soll lT Produkte 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 Hardware 1.813.278,25 € 2.725.745,39 € 1.743.655,27 € 3.783.105,20 € 4.303.393,27 € 4.098.652,65 € 2.180.039,75 € 3.758.678,55 € 1.835.449,50 € goftware 4.837.041,49 € 4.352.243,10 € 4.348.321,10 € 4.058.653,21 € 2.899.133,90 € 2.501.387,15 € 6.364.225,98 € 6.001 .751,81 € 7.416.340.30 € SMK Beschaffungsvolumen pro Jahr lf Produkte 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 Hardware 282.031,97 € 182.257,75 € 362.513.41€ 805.313,16 € 608.102,0r € 614.919,72 € 390.425,76 € 605.490,23 € 249.961,63 € Software 322.849.30 € 131.431,89 € 320.918,53 € 159.010,73 € 286.521,03 €. 334.366,46 € 578.573,14 € 782.445,41€. 351.843.12€ SMS Beschaffungsvolumen pro Jahr 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 20192) Hardware 982.931,44 € 953.025,00 € 848.277,35 € 765.692,63 € 789.861,54 € 836.587,37 € 1.010.246,64 € 1.463.190,31 € 920.442,61€ Software 1.056.921,94 €. 1.207.781,07 € 1.202.279.01€ 1.378.178,30 € 1.476.Q38,41€, 1.147.120,11 € 1.283.085,01 € 1.518.164,46 € 1.030.922,67 € Gesamt 2.039.853,38 € 2.160.806.07 € 2.050.556,36 € 2.143.870,93 € 2.265.899,95 € 1.983.707,48 € 2.293.331,65 € 2.981.354,77 € 1.951.365,28 € SMWA Beschaffungsvolumen pro Jahr lT Produkte 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 Hardware 780.000,00 € 555.000,00 € 558.000,00 € 428.000,00 € 428.000,00 € 510.000.00 € 483.000,00 € 426.000,00 € 440.000,00 € Software 480.000,00 € 358.000,00 € 357.000,00 € 304.000,00 € 304.000,00 € 365.000,00 € 365.000,00 € 427.000,00 € 427.000,00 € SMWK Staatsbetrieb Staatliche Kunstsammlu Dresden SKD Beschaffungsvolumen pro Jahr T Produkte 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 Stand 30.09.18 493.294,11€ 315.224.18 € 297.230,20 €, 46.085,81 €Hardware 235.112,18 € 235.044,60 € 233.411,83 € 313.826,26 € 322.656,66 € Software 92.765,15 € 313.558,23 € 311.652,52 € 501.487,99 € 275.186,15 € 229.817,38 € 672.906,60 € 695.638,07 € 90^256,25 e Sächsische Staatstheater - Staatsoper Dresden und Staatsschauspiel Dresden (SST) Beschaffungsvolumen pro Jahr lT Produkte 2010 2011 2Q12 2013 2014 2015 2016 2017 2018 (Plan) Hardware 203.021.16 € 136.898,95 € 160.549,65 € 143.784,34€ 31 1.017 ,52 € 120.916,29 € 171.894,81€ 136.242,75 €. 82.500.00 € Software 43.867,82€ 80.994,51 € 285.756,61€ 156.990,57 € 119.108,37 € 229.174,78 € 36.333,78 € 90.248,45 € 5r.000,00 € Landesamt für Archäo ie Sachsen * Datenermittlung aus Anlagenspiegel (alle Wirtschaftsgüter mit Datenanschluss ab einem Anschaffungswert > 150 € netto) ** bis August 2018 Staatsbetrieb Deutsche Zentralbücherei für Blinde zu B Beschaffungsvolumen pro Jahr* lT Produkte 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 201 g** Hardware 55.630,47 € 25.950,0r € 185.189,65 € 1 .152.965,55 € 1.924.73250 € 380.059,07 € 257.157,63 € 184.584,56 € 34.483.26 € Software 53.018,07 € 19.361.42 € 48.972,01€ 491.830,69 € 166.840,49 € 23.928,05 € 27.565,38€ 13.145,99 € 21.331,58 € Beschaffungsvolumen pro Jahr lT Produkte 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 Hardware 1.610,07 € 14.246,75 € 185.822,62€ 111.225,85 € 53.214.51€ 46.873.09 € 24.984,65 €39.276,16 € 1.078,00 € Software 0,00 € 8.359,36 € 47.340,09 € 5.923,82€ 126.162,00 € 125.341,84 €. 53.865,11 € 85.340,86 € 9.871,05 € SMUL Beschaffungsvolumen pro Jahr lT Produkte 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 vorläufiq Hardware 1.627.058,45 € 1.941.892,93 € 2.246.522,34€ 1.979.088,74 € 2.305.613,75 € 1.849.965,98 € 2.128.395,63 € 2.660.488.02€ 1.521.440,79 €. Software 3.005.215,87 € 2.070.490,96 € 1.712.768,58 € 1.767.706,73 € 1.551.190,38 € 1.637.808,39 € 2.352.839,32€ 2.619.225,33 €. 382.479,22€ SID Beschaffungsvolumen pro Jahr lT Produkte 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 Hardware 1.526.023,08 € 5.820.400,06 € 6.910.135,10 € 1.556.711,84 € 2.057.965,60 € 1.612.017.81 € 4.114.172,47 € 1.7Q9.155,83 € 1 .153.388,32 € Software 7.337.864,66 € 7.861.284,36 € 436j01,28 € 1.206.585,05 € 1.111.575,77 € 584.367,86 € 414.683,41€, 17.879,38 € Beschluss Nr. 2013/7 Beschluss des Rats der IT-Beauftragten der Ressorts vom 6. Dezember 2013 Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software 1. Im Jahr 2004 veröffentlichte die ehemalige Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik (KBSt) die „Empfehlung zur Nutzungsdauer , Aussonderung und Verwertung von Informationstechnik“. Diese gibt Richtgrößen zu Nutzungszeiträumen an, trifft Aussagen zur Aussonderung und empfiehlt ein vierstufiges Verfahren für die Verwertung von IT-Altgeräten. Der BRH untersuchte in den Folgejahren die diesbezügliche Praxis der Bundesverwaltung . Er übermittelte im Jahr 2012 der BfIT einen Querschnittsbericht zur „Aussonderung und Verwertung von IT-Altgeräten und Software“ samt Empfehlungen. Verbesserungsbedarf wurde aufzeigt. In seiner 25. Sitzung vom 7. Dezember 2012 beschloss der IT-Rat Eckpunkte, gemäß denen ein Entwurf für eine Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software ausgearbeitet wurde. Der Entwurf wurde zunächst aus Beiträgen der Ressorts erstellt, mehrfach den Ressorts zur Kommentierung übermittelt und auch in einer Ressortbesprechung auf Arbeitsebene erörtert. 2. Einige der wesentlichen Inhalte bzw. Änderungen gegenüber der KBSt- Empfehlung sind: • Die Richtlinie enthält - wie zuvor die Empfehlung der KBSt - auch erläuternde Hinweise und Empfehlungen. Sie beansprucht - im Sinne des Konzepts IT- Steuerung Bund - Verbindlichkeit in der Umsetzung. • Vom Anwendungsbereich der Regelungen sind einige Behörden in Gänze ausgenommen, im Übrigen besteht für besondere IT-Einsatzbereiche die notwendige Flexibilität für ggf. erforderliche Abweichungen. • Die Klassen von IT-Geräten und der entsprechenden Nutzungsdauern wurden in der KBSt-Empfehlung noch recht grob unterschieden; sie sind nunmehr differenzierter gefasst (Anlagen 1 und 2 der Richtlinie). • Das Verwertungsverfahren wird auf ein zweistufiges Verfahren umgestellt, wobei die optionale Möglichkeit einer kostenlosen Abgabe von IT, z.B. an Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) 2 Schulen oder gemeinnützige Einrichtungen, nicht eingeschränkt wird. Zu den insoweit zu beachtenden Voraussetzungen wird ausgeführt. • Die Verwertung von Software bleibt anspruchsvoll, da die Möglichkeiten hierzu regelmäßig stark vom Inhalt der jeweiligen Lizenzverträge abhängen. Wo Software nur innerhalb der Bundesverwaltung weitergegeben werden kann oder soll, steht hierfür die Produktbörse im Kaufhaus des Bundes zur Verfügung . Orientierung und Anhalt für entsprechende Prüfungen bieten ein Hinweisblatt (Anlage 3 der Richtlinie) sowie ein Ablaufschema (Anlage 3, bei Ziffer 3.1). • Eine Ausnahmeliste (Anlage 4 der Richtlinie) regelt, bei welcher IT von einer Verwertung über „Zollauktion“ abgesehen werden kann. Dadurch wird dem Umstand Rechnung getragen, dass der Aufwand für die Verwertung und der Erlös im richtigen Verhältnis zueinander stehen sollten. Außerdem erfordern dies Sicherheits- und Datenschutzaspekte, da derzeit noch nicht gewährleistet ist, dass bestimmte Speicherkomponenten stets sicher gelöscht und an Dritte abgegeben werden können. • Musterformulare dienen der Arbeitserleichterung und Vereinheitlichung (Anlagen 5-7 der Richtlinie). 3. Die KBSt-Empfehlung 1/2004 „Empfehlung zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von Informationstechnik“ soll abweichend von Ziff. 1 und 2 des Beschlusses Nr. 86/2012 des IT-Rats vom 4. September 2012 keine Anwendung mehr finden und nicht mehr auf der Internetpräsenz der Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik veröffentlicht werden. Im Übrigen soll der Beschluss Nr. 86/2012 des IT-Rats unberührt bleiben. Vor diesem Hintergrund fasst der IT-Rat folgenden Beschluss Nr. 2013/7: 1. Die in der Anlage zu diesem Beschluss ausgeführte Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geraten und Software findet Anwendung. 2. In der Anlage zum Beschluss Nr. 86/2012 des IT-Rats vom 4. September 2012 wird Nummer 5 aufgehoben. Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) 3 3. Der Beschluss wird veröffentlicht. Anlage zum Beschluss Nr. 2013/7 des Rats der IT-Beauftragten der Ressorts vom 6. Dezember 2013 IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 2 Inhaltsverzeichnis 0. Vorbemerkungen ................................................................................................ 3 1. Anwendungsbereich ........................................................................................... 3 1.1 Grundsatz ........................................................................................................ 3 1.2 Ausgenommene Einrichtungen ........................................................................ 3 1.3 Ausnahmen für besondere IT-Einsatzbereiche ................................................ 4 2. Begriffsbestimmungen ........................................................................................ 5 2.1 Informationstechnische Geräte ........................................................................ 5 2.2 Software ........................................................................................................... 5 3. Nutzungsdauer ................................................................................................... 5 3.1 Ausnahmen von der Mindestnutzungsdauer für IT-Geräte .............................. 6 3.1.1 Prüfung und Begründung ........................................................................... 6 3.1.2 Gründe für Abweichungen .......................................................................... 6 3.2 Nutzungsdauer von Software ........................................................................... 7 4. Aussonderung .................................................................................................... 7 4.1 Allgemeine Grundlagen ................................................................................... 7 4.1.1 Bestandsnachweis und Dokumentation ...................................................... 8 4.1.2 Prüfung von Gewährleistung, Reparaturen und weiterer Verwertung ......... 9 4.1.3 Prüfung der Weitergabefähigkeit von Software ........................................ 10 4.2 Organisatorische Maßnahmen ....................................................................... 11 4.2.1 Aussonderungskonzept ............................................................................ 11 4.2.2 Löschung von Daten und Vernichtung von Datenträgern ......................... 11 4.2.3 Lagerung von IT-Komponenten ................................................................ 12 4.3 Wirtschaftlichkeit im Aussonderungsvorgang ................................................ 12 5. Verwertung ....................................................................................................... 13 5.1 Allgemeine Grundlagen ................................................................................. 13 5.2 Verwertungsverfahren .................................................................................... 14 5.2.1 Optional: Abgabe an Schulen, durch öffentliche Mittel finanzierte oder gemeinnützige Einrichtungen ................................................................... 14 5.2.2 Zoll-Auktion (Stufe 1) ................................................................................ 15 5.2.3 Entsorgung (Stufe 2) ................................................................................ 16 5.3 Verwertung von Software ............................................................................... 17 Anlage 1 ................................................................................................................... 18 Anlage 2 ................................................................................................................... 19 Anlage 3 ................................................................................................................... 20 Anlage 4 ................................................................................................................... 36 Anlage 5 ................................................................................................................... 37 Anlage 6 ................................................................................................................... 39 Anlage 7 ................................................................................................................... 41 Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 3 0. Vorbemerkungen Im Jahr 2004 veröffentlichte die ehemalige Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt) die „Empfehlung zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von Informationstechnik“, die in den Folgejahren Anwendung fand. Gemäß dem von der Bundesregierung am 5. Dezember 2007 beschlossenen Konzept „IT-Steuerung Bund“ beschließt der Rat der IT-Beauftragten der Ressorts (IT- Rat) die wesentlichen Vorgaben zur ressortübergreifenden Steuerung der IT des Bundes. Auf Grund des Aktualisierungsbedarfs hat der Rat der IT- Beauftragten in seiner Sitzung vom 7. Dezember 2012 beschlossen, die alte Empfehlung der KBSt durch eine neue Richtlinie abzulösen. Dabei wurden die Regelungen zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung fortgeschrieben und von dem bislang vierstufigen auf ein zweistufiges Verwertungsverfahren umgestellt. Trotz neuer Regelungen bleibt es aber erforderlich, jeden Einzelfall konkret zu prüfen und zu entscheiden. So sind im Umgang mit Daten und sensiblen Informationen die gesetzlichen Vorgaben sowie darauf basierende verwaltungsinterne Regelungen zu beachten. Neben der ordnungsgemäßen Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der getroffenen Entscheidungen kommt der Einhaltung der Zeiträume zur Mindestnutzungsdauer besondere Bedeutung zu. Die Neuregelung gibt den Spielraum, die im Einzelfall sachgerechte und wirtschaftliche Maßnahme auszuwählen. 1. Anwendungsbereich 1.1 Grundsatz Die nachfolgenden Regelungen gelten für alle Bundesbehörden, bundesunmittelbaren Körperschaften und Anstalten öffentlichen Rechts sowie für Bundesgerichte , soweit Informationstechnik in deren oder im Eigentum des Bundes steht. 1.2 Ausgenommene Einrichtungen Von der Geltung nach Ziffer 1.1 sind in Gänze ausgenommen: • Botschaften, Konsulate und andere hoheitliche Einrichtungen im Ausland, • der Bundesnachrichtendienst, • das Bundesamt für Verfassungsschutz sowie Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 4 • geheimschutzbetreute Stellen der Bundeswehr (u.a. Militärischer Abschirmdienst , Amt für Militärkunde, Kommando Spezialkräfte, Kommando Strategische Aufklärung). 1.3 Ausnahmen für besondere IT-Einsatzbereiche Besondere IT-Einsatzbereiche im Sinne der nachfolgenden Regelungen sind solche, in denen Informationstechnik eingesetzt wird für • die Bearbeitung von Informationen, die mit dem Geheimhaltungsgrad VS- Vertraulich und höher oder vergleichbaren Einstufungen von NATO, EU und überstaatlichen Einrichtungen eingestuft sind, Aufgaben, die § 10a BHO unterliegen oder für andere sicherheitsempfindliche Tätigkeiten im Sinne von § 1 SÜG, • die Verschlüsselung und sichere Kommunikation (auch „Netze des Bundes “-Komponenten, soweit detaillierte Rückschlüsse auf die Infrastruktur möglich werden), • besondere Einsatzaufgaben im Zusammenhang mit der Gefahrenabwehr, Kriminalitätsbekämpfung oder Einsätzen der Bundeswehr, • besondere Einsatzaufgaben, die eine besondere einsatzspezifische Tauglichkeit , Robustheit oder Widerstandsfähigkeit gegen Beanspruchung erfordern , • Aufgaben, die unter erschwerenden klimatischen Bedingungen ausgeführt werden, welchen die eingesetzte Technik gerecht werden muss, • Aufgaben, die einen überdurchschnittlich hohen oder aktuellen technischen Stand eingesetzter Technik erfordern (z.B. Softwareentwicklung, Forschung , Testsysteme), • Labor-, Prüf- und Messbereiche oder • besondere persönliche Bedürfnisse der Anwender (z.B. zur Ermöglichung der Arbeit im Falle von Schwerbehinderungen). In diesen IT-Einsatzbereichen kann von den nachfolgenden Regelungen nach (Ziffern 3 bis 5) abgewichen werden. Inwieweit die entsprechenden Ausnahmegründe in Behörden, einzelnen Organisationseinheiten oder Teilen davon ganz oder zum Teil vorliegen, bestimmen die Behörden im Rahmen ihrer Zuständigkeiten, der Fach- und Rechtsaufsicht sowie der geltenden Rechtsvorschriften selbst. Entsprechendes gilt für die Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts. Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 5 Abweichungen sollen sich mit Blick auf ein möglichst einheitliches Verfahren in der Bundesverwaltung nach Art und Umfang auf das erforderliche Maß beschränken und möglichst genau festgelegt werden (vgl. Ziffer 4.2.1). Erläuternde Hinweise Zu 1.2: Die genannten Einrichtungen sind in Gänze von diesen Regelungen ausgenommen . Ausnahmen nur von Behördenteilen bzw. von Teilen der jeweils verwendeten IT regelt hingegen Ziffer 1.3. Zu 1.3: Insbesondere in größeren Einrichtungen kann das Problem auftreten, dass zwar einer der in Ziffer 1.3 genannten Ausnahmegründe vorliegt, dieser aber nicht die gesamte Einrichtung betrifft. Dann ist es sachgerecht, nicht automatisch die gesamte IT der Einrichtung von einheitlichen Regelungen über die Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung auszunehmen. Es obliegt den Behörden dabei selbst festzulegen, in welcher Art und in welchem Umfang sie für ihren Bereich Ausnahmetatbestände nach Ziffer 1.3 erkennen. Die Ausnahmen sollten sich allerdings strikt auf das erforderliche Maß beschränken. Beispiel : es lassen sich grundsätzlich nicht schon allein deshalb alle IT-Geräte von einer angemessenen Mindestnutzungsdauer oder Verwertung ausnehmen, nur weil sie in einem Sicherheitsbereich Verwendung finden (z.B. Tastatur, Maus oder Bildschirme). Hier wird es dann darauf ankommen, dass Allgemein oder für den Einzelfall nachvollziehbar dokumentiert wird, in wieweit und warum Abweichungen gemacht werden. 2. Begriffsbestimmungen 2.1 Informationstechnische Geräte Informationstechnische Geräte (IT-Geräte) im Sinne dieser Regelungen sind die in Anlage 1 dieser Richtlinie aufgeführten Geräte. 2.2 Software Software ist im hier verwendeten Sinne System-, Anwendungs-, Steuerungsund Regelungssoftware, sowohl Standard- als auch Individualsoftware. 3. Nutzungsdauer Die Nutzungsdauer beschreibt den Zeitraum, in dem Informationstechnik betrieben werden soll.1 1 Von den nachfolgenden Aussagen erfasst sind auch IT-Geräte, die als Austausch- oder Störreserve vorgehalten werden. Auch deren Vorhalt bei ggf. stetig erfolgenden Aktualisierungen der Programmstände ist ein Betreiben im Sinne dieser Regelungen. Festlegungen über Art und Umfang solcher Reserven sind jeweils zu treffen; in der Regel erfolgt dies im IT-Rahmenkonzept. Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 6 Die Notwendigkeit, Aussagen zur Nutzungsdauer von Informationstechnik zu treffen, ergibt sich aus dem Gebot, Haushaltsmittel wirtschaftlich und sparsam einzusetzen (§ 7 BHO). Hierzu sind nach § 7 Absatz 2 Satz 1 BHO für alle finanzwirksamen Maßnahmen angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchzuführen. Ohne Aussagen bzw. Annahmen zur Nutzungsdauer ist dies nicht möglich. Zur Frage, welche Mindestnutzungsdauer im IT-Einsatz in der Bundesverwaltung mit Blick auf technische Entwicklungen, Aufgaben und Anforderungen sowie die Wirtschaftlichkeit handhabbar und angemessen ist, haben sich die Ressorts auf die Werte in Anlage 2 dieser Richtlinie verständigt.2 Hardware- und Netzinfrastrukturkomponenten oder Software können auch länger genutzt werden. Umgekehrt kann im Einzelfall auch die Annahme einer kürzeren Nutzungsdauer angezeigt sein. 3.1 Ausnahmen von der Mindestnutzungsdauer für IT-Geräte 3.1.1 Prüfung und Begründung Eine kürzere Nutzungsdauer ist im Einzelfall und unter den tatsächlichen Gegebenheiten sowie unter Berücksichtigung der wirtschaftlichen Notwendigkeit zu prüfen und zu begründen. 3.1.2 Gründe für Abweichungen Anhaltspunkte für eine kürzere Nutzungsdauer können sich unter anderem ergeben aus: • inkompatiblen Hardwarekomponenten, • wirtschaftlichen Gründen (§ 7 BHO), • der Integration neuer Dienste, welche die Ablösung anderer technischer Komponenten zur Folge hat, • der Einführung neuer Software zur Erfüllung der gesetzlich übertragenen Aufgaben, die von der bisher eingesetzten Hardware nicht unterstützt wird, 2 Die in Anlage 2 angegebene jeweilige Mindestnutzungsdauer für IT-Geräte ist von der Mindestnutzungsdauer der Standard-KLR bzw. den AfA-Tabellen zu unterscheiden. Bei den AfA-Tabellen ist die Zielsetzung des Steuerrechts zu beachten. Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 7 • einem erforderlichen Wechsel auf eine neue Software, die durch die bestehende Hardware nicht mehr (z.B. Treiberprobleme) oder nur mit erheblichen Zeitverzögerungen unterstützt wird (z.B. Zugriffs- und Abfragezeiten verlangsamen sich für die Nutzer merklich), • nicht mehr vertretbaren Schwachstellen in Bezug auf die IT-Sicherheit, • einem Zustand der Hardware, der eine weitere Benutzung unmöglich macht (z.B. Verunreinigungen). 3.2 Nutzungsdauer von Software Die mögliche Nutzungsdauer von Individual- oder Standardsoftware hängt stark vom jeweiligen Zweck und Einsatzbereich ab und ist einzelfallbezogen zu betrachten. Erläuternde Hinweise: Software unterliegt zwar keiner Abnutzung, tendenziell sind aber die Faktoren mit Einfluss auf die mögliche Nutzung zahlreicher und dynamischer als im Falle von Hardware. Software ist stärker von Produkt- und Pflegezyklen, deren zeitlichen Begrenzungen sowie von den Lizenz- und Geschäftsmodellen der Hersteller abhängig und anfälliger für Störungen. Nicht selten geht mit der Beschaffung von Software die Vereinbarung von – häufig gesondert vergüteten – Pflegeleistungen einher. Sowohl bei Individualsoftware als auch bei Standardsoftware (z.B. Betriebssysteme oder Office-Anwendungen) können die Kosten und die inhaltliche Ausgestaltung solcher Pflegeleistungen erhebliche Auswirkungen auf die Nutzungsdauer haben. 4. Aussonderung 4.1 Allgemeine Grundlagen Aussonderung im Sinne dieser Regelungen meint den Vorgang, der die Feststellungen trifft, dass informationstechnische Geräte und Software • nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten tatsächlich nicht mehr genutzt werden können, • nicht mehr wirtschaftlich instandgesetzt oder ertüchtigt werden können, • den ergonomischen, rechtlichen Erfordernissen oder Sicherheitsanforderungen nicht mehr entsprechen oder • den festgelegten Bedarf übersteigen und eine weitere Verwendung nicht absehbar ist, und der mit der Entscheidung endet, wie die Verwertung, Abgabe oder Entsorgung von Informationstechnik vorzunehmen ist. Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 8 4.1.1 Bestandsnachweis und Dokumentation Eine ordnungsgemäße Aussonderung hat einen geeigneten Bestandsnachweis zur Voraussetzung und erfordert eine nachvollziehbare Dokumentation der getroffenen Annahmen und Entscheidungen. Die Bestandsnachweisung für Software bedeutet in der Regel höheren Aufwand als im Falle von Hardware, da auf einem PC zumeist eine Vielzahl von Programmen installiert ist und dabei eine hohe Dynamik neuer Produkte bzw. Programmstände gegeben ist. Nicht selten bieten Softwarehersteller neue Programmstände an, deren Inanspruchnahme von der Akzeptanz veränderter Nutzungsrechte abhängig gemacht wird. Dies verfestigt den Bedarf an Klarheit über Art und Umfang der tatsächlichen Nutzung und der Nutzungsrechte an Software. Es kann erforderlich und wirtschaftlich sein, zur Unterstützung datenbankbasierte Nachweissysteme einzusetzen. Weitere Hinweise: Einheitliche Vorschriften speziell zum Bestandsnachweis für IT-Geräte und Software existieren derzeit noch nicht. Anhalt bieten allerdings die Verwaltungsvorschriften zu §§ 73, 75, 76, 80 und 86 BHO für die Buchführung und Rechnungslegung über das Vermögen und die Schulden des Bundes (VV-ReVuS). Zu beachten ist der Beschluss des IT-Rats vom 7. Oktober 2009 (Nr. 27/2009), der als organisatorische Maßnahmen insbesondere in Bezug auf mobile Endgeräte und schützenswerte Informationen auf Datenträgern ein Bestandsverzeichnis vorsieht. Nach Auffassung des Bundesrechnungshofs3 muss der Bestandsnachweis für die IT- Ausstattung (inkl. Softwarelizenzen) bestimmten Anforderungen genügen: Der Verbleib sollte über den gesamten Lebenszyklus (also vom Zugang bis zum Abgang) lückenlos belegt werden. Werden softwaregestützte Systeme zur Bestandsverwaltung genutzt, müssen diese die Revisionssicherheit4 gewährleisten und folgenden Kriterien genügen: • Ordnungsmäßigkeit • Vollständigkeit • Sicherheit des Gesamtverfahrens • Schutz vor Veränderung und Verfälschung (automatisierte Änderungshistorie, wer 3 Querschnittsbericht des Bundesrechnungshofs vom 05. März 2012 (V II2 (35151 – 2007 – 0253) zur Querschnittsprüfung „Aussonderung, Nutzung und Verwertung von IT-Altgeräten und Software“, S. 32. 4 Wegen der Revisionssicherheit wird vom Bundesrechnungshof auf §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 VV- BHO in Verbindung mit den Grundsätzen für eine ordnungsgemäße Buchführung (GoB) hingewiesen. Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 9 hat wann welche Veränderungen in der Bestandsverwaltung vorgenommen) • Sicherung vor Verlust • Nutzung nur durch Berechtigte • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen • Dokumentation des Verfahrens • Nachvollziehbarkeit • Prüfbarkeit Eine ordnungsgemäße Bestandsführung erfordert dem BRH zufolge auch, dass • übernommene IT-Geräte (neu oder gebraucht) und Softwarelizenzen unverzüglich im Bestandsverzeichnis registriert, • Abgänge von IT-Geräten und Softwarelizenzen unverzüglich im Bestandsverzeichnis vermerkt und • Datensätze für ausgesonderte IT-Geräte und nicht mehr benötigte Softwarelizenzen nicht bzw. frühestens drei Jahre5 nach Abgang aus dem Bestandverzeichnis gelöscht werden. Bis zur Inkraftsetzung einheitlicher Regelungen für die Führung von Bestandsverzeichnissen empfiehlt es sich, die vorgenannten Maßstäbe des BRH zu berücksichtigen. Auch soweit von bestimmten Ausnahmemöglichkeiten bei der Inventarisierung in Bezug auf Gegenstände mit Wert bis zu 150,00 Euro Gebrauch gemacht wurde, entfällt nicht generell die Notwendigkeit des Bestandsnachweises (vgl. hierzu auch Querschnittsbericht des Bundesrechnungshofs vom 05. März 2012, S. 29ff.). 4.1.2 Prüfung von Gewährleistung, Reparaturen und weiterer Verwertung Im Rahmen der Aussonderung von IT-Gerät und der Ersatzbeschaffung ist insbesondere zu prüfen, ob • ein Gewährleistungsfall vorliegt oder vorliegen kann, der nach den vertraglichen Regelungen abzuwickeln ist, • ein Sachschaden vorliegt und dieser durch eine Reparatur nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit behoben werden kann oder • Möglichkeiten der weiteren Verwertung nach vorgegebenem Verfahren bestehen. Bei der Prüfung von Gewährleistungsansprüchen oder Reparaturen ist einzu- 5 Hierzu wird vom Bundesrechnungshof auf Nummer 2.1.1 in "Bundesarchiv-Behördenberatung - elektronische Akten Aufbewahrungsvorschriften und Aufbewahrungsfristen für Schriftgut in obersten Bundesbehörden und nachgeordneten Einrichtungen", Stand November 2007, verwiesen. Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 10 beziehen, dass Maßnahmen nach Ziffer 4.2.2 erforderlich sein könnten. 4.1.3 Prüfung der Weitergabefähigkeit von Software Im Zusammenhang mit der Aussonderung von Software ist grundsätzlich zu klären, ob eine Weitergabe rechtlich zulässig ist. Anders als bei körperlichen Gegenständen, wie z.B. der Hardware eines Computersystems, erwirbt der Bund an Software nämlich kein Sacheigentum im Sinne des BGB, sondern Nutzungsrechte. Denn Software als Computerprogramm kann dem Schutz des Urheberrechtsgesetzes (UrhG) unterfallen, vgl. § 69a Abs. 1 UrhG. Der Rechtsinhaber des Computerprogramms kann dem Nutzer (lediglich) das Recht einräumen, das Computerprogramm auf bestimmte Nutzungsarten zu nutzen vgl. § 69c UrhG). Nach § 69c Ziffer 3 UrhG hat etwa der Rechtsinhaber das ausschließliche Recht, jede Form der Verbreitung des Originals oder von Vervielfältigungsstücken eines Computerprogramms vorzunehmen oder zu gestatten. Der Umfang der eingeräumten Nutzungsrechte ergibt sich aus dem Lizenzvertrag zwischen dem Rechtsinhaber und dem Bund als Nutzer. Der Rechtsinhaber legt in dem Lizenzvertrag u.a. fest, unter welchen Bedingungen die Software genutzt werden darf und regelmäßig auch, inwieweit Nutzungsrechte an der Software an Dritte weiterübertragen werden dürfen. Lizenzverträge legen häufig fest, dass die Software nicht weiter übertragen werden darf – z.B. durch ausdrückliche Weitergabeverbote oder durch das Verbot der Nutzung auf anderen Computersystemen oder anderer Hardware. Derartige Regelungen können unwirksam sein, insbesondere in Standardverträgen (Allgemeinen Geschäftsbedingungen , AGB-) bzw. Standard-Lizenzbedingungen. Ob die Weitergabe von Software bei gleichzeitiger eigener Nutzungseinstellung und Löschung der Programmstände im Einzelfall rechtlich zulässig ist, bedarf daher stets einer sorgfältigen individuellen Prüfung. Hinweise auf mögliche Problemstellungen und einen möglichen Ablauf von Prüfungen für die Weitergabefähigkeit von Software geben Anlage 3 und das darin enthaltene Flussdiagramm.6 Im Vorfeld einer Prüfung der Weitergabe- bzw. Veräußerungsfähigkeit von Software sind unter dem Grundsatz wirtschaftlichen Handelns (§ 7 BHO) insbesondere festzustellen: 6 In Anlage 3, Ziffer 3.1. Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 11 • die zu veräußernde Menge, • der voraussichtlich zu erzielende Preis sowie • die Kosten und der Aufwand für Prüfungen der Weitergabefähigkeit. Dabei darf Verbesserungsbedarf im Bestandsnachweis von Software und der Übersicht über die Nutzungsrechte nicht allgemein dazu führen, Software dauerhaft von einer Verwertung auszunehmen. In geeigneten Fällen sollte vorab von der Möglichkeit Gebrauch gemacht werden z.B. durch Einholung von Informationen beim Rechtsinhaber der Software zu klären, ob der Weitergabe bzw. Veräußerung zugestimmt wird (bzw. warum und auf welcher Grundlage nicht). Entsprechende Auskünfte sind zu dokumentieren . Hierzu gesammelte Erkenntnisse sollten auch mit Blick auf künftige Beschaffungen zur Verfügung stehen. Für aus Rahmen- oder Konditionenverträgen des Bundes abrufbare Software erteilt die zuständige zentrale Beschaffungsstelle diesbezügliche Auskünfte. 4.2 Organisatorische Maßnahmen 4.2.1 Aussonderungskonzept Um den Aussonderungsprozess zu optimieren, sollte ein auf den jeweiligen Geschäftsbereich abgestimmtes Konzept zur Aussonderung und Verwertung erstellt werden. Das Konzept sollte u.a. Empfehlungen enthalten, die für das auszusondernde IT-Altgerät unter wirtschaftlichen und rechtlichen7 Gesichtspunkten eine Anschlussnutzung vorsehen. Dabei ist zu beachten, dass bereits bei der beabsichtigten Ersatzbeschaffung von vorhandener IT-Ausstattung die Überlegungen zur Anschlussnutzung berücksichtigt werden (vgl. Ziffer 5.1, Hinweis). Ebenso sollten darin die Abweichungen von diesen Regelungen gemäß Ziffer 1.3 (ausgenommene IT-Einsatzbereiche) festgelegt sein. 4.2.2 Löschung von Daten und Vernichtung von Datenträgern Bei IT-Komponenten, die ausgesondert werden, sind vor der Aussonderung alle auf Datenträgern vorhandenen bzw. permanent gespeicherten Daten so zu löschen, dass sie nachträglich auch nicht durch spezielle Software lesbar wiederhergestellt und missbräuchlich verwendet werden können. Ist eine sichere Löschung nicht möglich, sind die betreffenden Datenträger sicher zu vernichten, sofern dem keine rechtlichen Auflagen Dritter8 entgegenstehen. 7 Regierungsabkommen und rechtliche Auflagen der Hersteller für die Weitergabe oder weitere Nutzung des Produktes sind zu beachten. 8 Es wird darauf hingewiesen, dass manche Hersteller oder Staaten sich das Vernichten von Datenträgern mit Daten in Form von Software (Programme / Anwendungen) vorbehalten und daher die Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 12 Für die sichere Löschung und Vernichtung von Datenträgern wird auf die Anforderungen im IT-Grundschutz-Katalog verwiesen (M 2.167 Auswahl geeigneter Verfahren zur Löschung oder Vernichtung von Daten).9 Für Verschlusssachen (VS) wird diesbezüglich insbesondere auf §§ 28 Abs. 5, 37 und 41 Abs. 4 der VS-Anweisung (VSA) hingewiesen (vgl. außerdem auch Anlage 7 VSA). Daneben sind gegebenenfalls weitere Regelungen von NATO, EU und überstaatlichen Einrichtungen zur Einstufung von Informationen und Vernichtung entsprechender Datenträger zu beachten. Die Löschung oder Vernichtung von Datenträgern bei ausgesondertem IT- Gerät muss dokumentiert werden. 4.2.3 Lagerung von IT-Komponenten Vor einer Lagerung von IT-Komponenten, die für die Aussonderung vorgesehen sind, ist zu prüfen, ob auf diesen noch schutzwürdige Daten gespeichert sind. Soweit vorhanden, sind diese gemäß den Vorgaben unter Punkt 4.2.2 sicher zu löschen oder es ist für die Lagerung zu gewährleisten, dass ein Zugang Unberechtigter nicht erfolgen kann. 4.3 Wirtschaftlichkeit im Aussonderungsvorgang Bereits im Aussonderungsvorgang kann sich in Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen zeigen, dass der nötige Aufwand, IT-Geräte für eine Veräußerung gemäß Ziffer 5.2.2 zu ertüchtigen (z.B. Datenlöschung nach Ziffer 4.2.2 und ggf. notwendiger Softwarelöschung nach Ziffern 4.1.3), in einem Missverhältnis zum voraussichtlich erzielbaren Veräußerungserlös steht.10 Ebenso kann bei bestimmten IT-Altgeräten oder Software von vornherein feststehen, dass diese zur Erfüllung der Aufgaben des Bundes in absehbarer Zeit nicht mehr Rückgabe der Original-Datenträger vertraglich vorschreiben. Dann wäre eine Vernichtung des Datenträgers durch den Bund rechtlich problematisch und bedarf gesonderter Betrachtung. 9 Es gibt verschiedene Methoden, um Informationen auf Datenträgern zu löschen oder zu vernichten. Eine kurze Darstellung findet sich in IT-Grundschutz-Katalog M 2.433, Überblick über Methoden zur Löschung und Vernichtung von Daten. Die Technische Leitlinie des BSI "Richtlinien für das Löschen und Vernichten von schutzbedürftigen Informationen auf analogen und digitalen Datenträgern" (BSI- TL 03420) gibt Empfehlungen für die derzeit gebräuchlichen Datenträger (zu Produkten für die materielle Sicherheit vgl. auch BSI-TL 03400 und TL 03423). Auf die Freigabe von Produkten durch das BSI wird hingewiesen. Vergleiche zur Vernichtung von Datenträgern durch externe Dienstleister auch IT- Grundschutz-Katalog M 2.436. 10 Der BRH weist in seinem Querschnittsbericht vom 05. März 2012, Seite 20, darauf hin, dass sich z.B. für Personalcomputer höhere Verkaufserlöse erzielen lassen, wenn diese mit einem Betriebssystem angeboten werden. Ob dies im Einzelfall rechtlich möglich ist, ist zu prüfen (vgl. hierzu Ziffer 4.1.3). Ist dies möglich, wäre in eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung auch die Datenlöschung als Anforderungen des IT-Grundschutzes einzustellen (Ziffer 4.2.2), an die sich Neuinstallationen anschließen müssten. Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 13 benötigt werden (§ 63 Absatz 2 Satz 1 BHO) – etwa, wenn für eine Nachnutzung bereits der Aufwand für eine erneute Inbetriebnahme in einem erkennbar ungünstigen Verhältnis zur Restnutzungsdauer steht, so dass kein Interesse an einer Nachnutzung gegeben sein wird. In derartigen Fällen kann sich mitunter die unmittelbare Entsorgung als die wirtschaftlichste Maßnahme erweisen .11 Daher sind Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen notwendiger Bestandteil des Aussonderungsvorgangs. Auch für die Durchführung der Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen selbst ist nach den Erfordernissen des Einzelfalls die einfachste und wirtschaftlichste Methode anzuwenden (VV Nr. 2.3.1 zu § 7 BHO). Im Rahmen des Fachkonzepts IT-WiBe wird z.B. bei kleineren IT-Maßnahmen als Näherungswert zu Grunde gelegt, dass der zeitliche Aufwand für die IT-WiBe, gemessen in (Personal -) Kosten, einen Anteil bis 5% an den gesamten projektierten Kosten der IT-Maßnahme nicht überschreiten sollte.12 Diesen Ansätzen zur Reduktion der Komplexität von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen folgt es, wenn bei der Aussonderung bestimmte Standardannahmen herangezogen werden können. In Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen kann für IT-Gerätetypen und Software gemäß Anlage 4 in Aussonderungsvorgängen grundsätzlich angenommen werden, dass eine Verwertung gemäß Ziffer 5.2.2 nicht erfolgen muss (die Verwertung erfolgt dann gemäß Ziffern 5.2.1 und / oder 5.2.3). Dies gilt nicht, wenn es sich um Vermögensgegenstände handelt, von denen mit geringem Prüfungsaufwand erkennbar ist, dass ihre Verwertung wirtschaftlich wäre. Zur Vereinfachung und Vereinheitlichung der Aussonderungsvorgänge in der Bundesverwaltung wird überdies empfohlen, die in Anlagen 5 - 7 enthaltenen Musterdokumente einzusetzen. 5. Verwertung 5.1 Allgemeine Grundlagen Gemäß § 63 Absatz 2 Satz 1 BHO dürfen Vermögensgegenstände nur veräußert werden, wenn sie zur Erfüllung der Aufgaben des Bundes in absehbarer Zeit nicht benötigt werden. Dies setzt eine Entbehrlichkeitsprüfung voraus. Ebenso sind Weitergabe- oder Verwertungsauflagen des Herstellerlandes bzw. des Herstellers zu beachten. Für Vermögensverschiebungen innerhalb 11 Diese Möglichkeit entbindet nicht von konkreten Prüfungen. Aus der Erhebung des Bundesrechnungshofs (Querschnittsbericht vom 05. März 2012, S. 10, 17ff. und Anlagen 4.1-4.4) ergibt sich, dass auch mit IT-Altgeräten durchaus Erlöse zu erzielen sind. 12 IT-WiBe Version 4.1, Seite 4. Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 14 der unmittelbaren Bundesverwaltung gilt § 61 BHO (Interne Verrechnungen). Die Übergabe der IT-Altgeräte an den Anschlussnutzer, Käufer oder Entsorgungsfachbetrieb ist schriftlich zu dokumentieren. Weitere Hinweise: Die Weiterverwendung in der Bundesverwaltung wurde gemäß dem Verwertungsverfahren der „Empfehlung zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von Informationstechnik “ der ehemaligen KBSt aus dem Jahr 2004 über die sogenannte IT- Altgerätebörse abgeprüft (dort Stufe 2) und der Bedarf insoweit gedeckt. Der Gesamtaufwand des mehrstufigen Verfahrens, insbesondere der zu betreibende Aufwand für die aktive und passive Nutzung der IT-Altgerätebörse, der Aufwand für den Betrieb der Altgerätebörse, ein tendenziell stark abnehmender Bedarf an IT-Altgeräten innerhalb der Bundesverwaltung sowie die Minderung der Erlösaussichten auf Grund Zeitablaufs , falls die Vermittlung über die Altgerätebörse nicht gelingt, führten zu der Bewertung, dieses Verfahren insgesamt als unwirtschaftlich anzusehen (§ 7 BHO). Die IT- Altgerätebörse wurde daher eingestellt (die Einstellung empfehlend auch der Bundesrechnungshof , Querschnittsbericht vom 5. März 2012, Seite 16). Mit dem nachfolgend geregelten Verwertungsverfahren, das mit der Einstellung von Angeboten bei Zoll-Auktionen einsetzt, wird • die weitere Verwendung innerhalb der gesamten Bundesverwaltung durch die Möglichkeit des Mitbietens von Bundesbehörden ermöglicht, • der Wert durch das Zusammentreffen von Angebot und Nachfrage ermittelt (vgl. VV Nr. 2 zu § 63 BHO: „der volle Wert wird durch den Preis bestimmt, der im gewöhnlichen Geschäftsverkehr nach der Beschaffenheit des Gegenstandes bei einer Veräußerung zu erzielen wäre“), • bei fehlendem Bedarf innerhalb der Bundesverwaltung zugleich eine anderweitige Abgabe der IT-Altgeräte ermöglicht. 5.2 Verwertungsverfahren 5.2.1 Optional: Abgabe an Schulen, durch öffentliche Mittel finanzierte oder gemeinnützige Einrichtungen Gemäß § 63 BHO sind ausgesonderte IT-Altgeräte grundsätzlich zu ihrem vollen Wert zu veräußern. Eine unentgeltliche oder verbilligte Abgabe an Stellen Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 15 außerhalb der Bundesverwaltung ist zulässig, wenn ein entsprechender Haushaltsvermerk hierzu im Haushaltsplan ausgebracht ist. Liegt ein solcher Haushaltsvermerk nicht vor, kann das Bundesministerium der Finanzen Ausnahmen zulassen, wenn der Wert gering ist oder ein dringendes Bundesinteresse an der Abgabe besteht. Wenn im Einzelfall der Wert des Vermögensgegenstandes 25.000 € nicht übersteigt, entscheiden die Bundesbehörden in eigener Zuständigkeit über die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe (vgl. VV Nr. 3 zu § 63 BHO). Die im Rahmen der Abgabe zu treffende Ermessensentscheidung ist nachvollziehbar hinsichtlich des Vorliegens der Voraussetzungen - auch für Prüfzwecke des Bundesrechnungshofs - zu dokumentieren. Bei entsprechenden Entscheidungen ist das Mehr-Augenprinzip zu wahren. Das jeweilige Aussonderungskonzept (Ziffer 4.2.1) sollte Kriterien zur Auswahl der Begünstigten festlegen. Weitere Hinweise: Soll von der Möglichkeit nach 5.2.1 Gebrauch gemacht werden, empfiehlt sich im Aussonderungskonzept auch die Grundsätze festzulegen, nach denen eine aktive Information möglicher Interessenten über abzugebende Informationstechnik erfolgt. Als Form der Information kommt z.B. ein Anschreiben an eine Schulbehörde in Betracht. Dabei kann auch ein Rotationsprinzip bzw. regelmäßiger Wechsel möglicher Begünstigter zur Wahrung von Chancengleichheit etabliert werden (etc.). Bei gemeinnützigen Einrichtungen kann z.B. die Vorlage eines Freistellungsbescheids zur Voraussetzung gemacht werden. 5.2.2 Zoll-Auktion (Stufe 1) Sofern eine wirtschaftliche Verwertung der IT-Altgeräte zu erwarten ist, sind diese über die Zoll-Auktion des Bundesministeriums der Finanzen anzubieten. Eine wirtschaftliche Verwertung ist dann gegeben, wenn der erwartete Verkaufserlös in einem angemessenen Verhältnis zu den entstehenden Kosten und Aufwendungen der Verwertung steht. Dabei sind auch die Kosten und Aufwendungen zu berücksichtigen, die aus der Beachtung des Datenschutzes , des Lizenzrechts, der Veräußerung und weiterer Regelungen entstehen. Dies soll schnellstmöglich erfolgen, um einen weiteren Wertverlust zu vermeiden . Die Zollverwaltung bietet im Internet (www.zoll-auktion.de) allen Behörden die Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 16 Möglichkeit, die Plattform Zoll-Auktion zu nutzen. Die abzugebenden IT- Altgeräte werden mit detaillierter Gegenstandsbeschreibung, Mindestgebot und Foto ins Internet gestellt. Der Leitfaden zur Nutzung der Zoll-Auktion mit entsprechenden Empfehlungen zur Optimierung des Angebots wird bei Bedarf durch die Redaktion der Zoll-Auktion (E-Mail: redaktion@zoll-auktion.de) übersandt. Weitere Hinweise: Größere Posten von IT-Altgeräten können alternativ auch der VEBEG GmbH (www.vebeg.de, Auftragsannahme 069-75897-210 oder -212) zur Veräußerung angeboten werden. Die VEBEG verwertet die Geräte, wenn dies wirtschaftlich vertretbar ist. Anderenfalls gibt sie den Verwertungsauftrag zeitnah an die aussondernde Stelle zurück. Weitere eigenständige vertragliche Regelungen zur Verwertung sind möglich, wenn sie eine wirtschaftliche Verwertung gewährleisten und die Nutzung der Zoll-Auktion oder der VEBEG untunlich ist. Sind weiterhin IT-Altgeräte vorhanden, führt dies zu Stufe 2. 5.2.3 Entsorgung (Stufe 2) Bestehen zwischen der Behörde bzw. Dienststelle und dem Hardwarelieferanten bzw. Auftragnehmer keine vertraglichen Regelungen13 zur Rücknahme der IT-Altgeräte sind diese einem Entsorgungsfachbetrieb bzw. dem Hersteller14 zur Entsorgung anzubieten. Wenn eine Abgabe an Entsorgungsfachbetriebe erfolgt, sollte im Sinne einer nachhaltigen Nutzung von Rohstoffen auch die Recyclingquote solcher Betriebe in geeigneter Form Berücksichtigung finden. 13 Gemäß VV Nr. 3.1.1 zu § 55 BHO sind in IT-Beschaffungen die „Ergänzenden Bedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen“ (EVB-IT) anzuwenden. Als vertragliche Pflicht kommt daher beispielsweise Ziffer 2.1 der AGB aus den „EVB-IT System“ in Betracht: „Der Auftragnehmer übernimmt die Entsorgung der Verpackungen und nach Ende der Nutzung die Entsorgung der von ihm gelieferten Hardware, soweit in Nummern 11.5 oder 11.6 des EVB-IT Systemvertrages nichts anderes vereinbart ist.“ Entsprechend Ziffer 2.1 der AGB der „EVB-IT Systemlieferung“. Anders hingegen nach den „EVB-IT Kauf“, wo beim Kauf von Hardware grundsätzlich nur die Entsorgung der Verpackung geschuldet ist. Die EVB-IT sind unter www.cio.bund.de hinterlegt. 14 Gemäß § 10 Absatz 2 ElektoG ist jeder Hersteller verpflichtet, für Altgeräte anderer Nutzer als privater Haushalte, die als Neugeräte nach dem 13. August 2005 in Verkehr gebracht werden, ab diesem Zeitpunkt eine zumutbare Möglichkeit zur Rückgabe zu schaffen und die Altgeräte zu entsorgen. Zur Entsorgung von Altgeräten, die nicht aus privaten Haushalten stammen und als Neugeräte vor dem 13. August 2005 in Verkehr gebracht wurden, ist der Besitzer verpflichtet. Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 17 5.3 Verwertung von Software Sofern die Prüfung der Weitergabe- bzw. Veräußerungsfähigkeit von Software ergeben hat, dass Lizenzen nicht über Zoll-Auktion (oder alternativ über die VEBEG) an Dritte außerhalb der Bundesverwaltung abgegeben werden dürfen , aber eine Verwertung innerhalb der Bundesverwaltung in Betracht kommt, steht hierfür im Kaufhaus des Bundes (www.kdb.bund.de) die Produktbörse zur Verfügung.15 15 Startseite der Bestellplattform des KdB, Menüpunkt „Sonstiges“ (Verfahrensbeschreibung dort). Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 18 Anlage 1 Informationstechnische Geräte im Sinne der Richtlinie sind: Arbeitsplatz PC (APC) Rechnereinheiten für den Arbeitsplatz (auch Thin Clients). Mobile IT-Geräte Notebooks, Netbooks, Tablet PC, Mobilfunkgeräte , insbesondere Smartphones. Monitore TFT-Bildschirme und Röhrenmonitore. Peripheriegeräte Maus, Tastatur, Stromversorgung, PC- Lautsprecher, Webcam und vergleichbares Zubehör . Speichermedien Storage, interne und externe Festplatten, USB- Sticks, Speicherkarten für IT-Geräte jegl. Art (z.B. Kameras, mobile Kommunikationsmittel, u.ä.) Präsentationsgeräte Beamer, Smartboards, u.ä,. Server Server, Racks. Aktive Netzkomponenten Switches, Router, Hardware-Firewalls, Netzwerkkarten . Passive Netzkomponenten Bridges, Hubs, Kabel, Patchkabel, Baugruppen (z.B. DSL Splitter; ausgenommen: Anschlussdosen oder Leitungen, die fest mit Gebäuden verbunden sind). Sonstige Hardware Serverkomponenten, Grafikkarte, Arbeitsspeicher (RAM). Vervielfältigungsanlagen Druck-, Kopier-, Scan- und Multifunktionsgeräte. TK-/VoIP-Komponenten Telefone, Fax-Geräte, zugehörige Anlagen /Server, Gateways, Gatekeeper Nicht hierzu zählen eingebettete Systeme (bspw. in Dienstfahrzeugen) sowie industrieähnliche Fertigungssysteme (bspw. Druckereien). Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 19 Anlage 2 Mindestnutzungsdauer für Informationstechnische Geräte: IT-Gerät Mindestnutzungsdauer in Jahren Arbeitsplatz PC (APC) 5 Mobile IT-Geräte 3 Monitore 5 Peripheriegeräte 5 Präsentationsgeräte 5 Speichermedien 5 Server 3 Aktive Netzkomponenten 5 Passive Netzkomponenten 10 Sonstige Hardware 5 Vervielfältigungsanlagen 5 TK-/VoIP-Komponenten 5 Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 20 Anlage 3 Weiterübertragung von Software 1 Einführung Vor einer Weitergabe bzw. Veräußerung von Software ist grundsätzlich zu klären, ob diese rechtlich überhaupt zulässig ist. Anders als bei körperlichen Gegenständen, wie z.B. der Hardware eines Computersystems , erwirbt der Bund an Software nämlich kein Sacheigentum im Sinne des BGB, sondern Nutzungsrechte. Der Umfang der eingeräumten Nutzungsrechte ergibt sich aus dem Lizenzvertrag zwischen dem Rechtsinhaber und dem Bund als Nutzer. Der Rechtsinhaber legt in dem Lizenzvertrag u.a. fest, unter welchen Bedingungen die Software genutzt werden darf und regelmäßig auch, inwieweit Nutzungsrechte an der Software an Dritte weiterübertragen werden dürfen. Lizenzverträge legen häufig fest, dass die Software nicht weiter übertragen werden darf – z.B. durch ausdrückliche Weitergabeverbote oder durch das Verbot der Nutzung auf anderen Computersystemen oder anderer Hardware. Derartige Regelungen können unwirksam sein, insbesondere in Standardverträgen (Allgemeinen Geschäftsbedingungen, AGB-) bzw. Standard-Lizenzbedingungen. Auf Grund der Möglichkeit solcher Regelungen ist die Weitergabe von Software rechtlich anspruchsvoller und ist hinsichtlich einzuhaltender Regelungen noch mehr Sorgfalt geschuldet, als bei Hardware. 2 Rechtliche Rahmenbedingungen Bei einer rechtlichen Betrachtung von Weitergabeverboten oder Nutzungsbeschränkungen ist zwischen speziellen urheberrechtlichen und allgemeinen schuldrechtlichen Rahmenbedingungen zu unterscheiden. 2.1 Urheberrechtliche Rahmenbedingungen Die Weitergabe von Vervielfältigungsstücken einer Software stellt urheberrechtlich i.d.R. eine Verbreitung dar. Das Recht, Originale oder Vervielfältigungsstücke von Software (Computerprogrammen) zu verbreiten, steht gemäß § 69c Nr. 3 UrhG ausschließlich dem Rechtsinhaber zu. Er kann Dritten jedoch (z.B. in einem Lizenzvertrag ) ein Verbreitungsrecht einräumen. Ohne die Einräumung dieses Rechts ist die Verbreitung von Software bzw. deren Weitergabe grundsätzlich unzulässig. Allerdings lässt das UrhG von diesem Grundsatz eine Ausnahme zu, nämlich dann, wenn dem Rechtsinhaber das ausschließliche Verbreitungsrecht nicht mehr zusteht, weil sich das Recht „erschöpft“ hat. Nach § 69c Nr. 3 S. 2 UrhG “erschöpft“ sich das Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 21 Verbreitungsrecht an Vervielfältigungsstücken der Software, wenn diese mit Zustimmung des Rechtsinhabers im Gebiet der Europäischen Union oder eines anderen Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum im Wege der Veräußerung in Verkehr gebracht wurden. Das heißt, dass der Rechtsinhaber die weitere Verbreitung und Weitergabe solcher Vervielfältigungsstücke nicht mehr untersagen kann. Eines gesonderten Verbreitungsrechts bedarf es in diesem Fall nicht. Ausgenommen von der Erschöpfung ist jedoch das Vermietrecht. Bei der bloßen Anmietung von Software (oder anderen zeitlich begrenzten Nutzungsrechten) tritt also keine Erschöpfung ein. Grundsätzlich kann davon ausgegangen werden, dass gegen Entgelt erworbene Software auf einem Datenträger dem Erschöpfungsgrundsatz unterfällt, die weitere Verbreitung also grundsätzlich zulässig ist, ohne das es der Einräumung eines gesonderten Verbreitungsrechts durch den Rechtsinhaber bedarf Der Gerichtshof der Europäischen Union (EuGH) hat in einer Grundsatzentscheidung aus dem Jahr 2012 zudem klargestellt, dass die Erschöpfung nicht nur beim Erwerb physischer Datenträger , sondern auch beim (dauerhaften) Online-Erwerb von Software (z.B. durch Download) eintritt (EuGH in NJW 2012, 2565 –“Used Soft“). Voraussetzungen, Umfang und Reichweite der Erschöpfungswirkung erfordern gleichwohl eine sorgfältige Einzelfallprüfung. So erlaubt der Erschöpfungsgrundsatz beispielsweise nicht die Aufspaltung einer Gesamtheit von Nutzungsrechten. Dies kann namentlich bei Volumenlizenzen relevant sein: Wurde etwa ein Master- Datenträger mit einer bestimmten Anzahl an Rechten („x Arbeitsplatz-Installationen“) erworben, tritt die Erschöpfungswirkung insgesamt ein. Der Master-Datenträger und das damit verbundene Recht auf x Arbeitsplatz-Installationen können allenfalls komplett übertragen werden. Die „Abspaltung“ und separate Weitergabe eines Teils der Arbeitsplätze, also eines Teils der Nutzungsrechte, ist nicht zulässig (so auch der EuGH in NJW 2012, 2565 –„Used Soft“, Rnr. 69). 2.2 Schuldrechtliche Rahmenbedingungen Lizenzvereinbarungen beschränken oft die Weitergabe und die Nutzung von Software . Enthalten sie Klauseln über Nutzungsbeschränkungen, können diese de facto auch wie Weitergabebeschränkungen wirken. So z.B., wenn die Nutzung der Software an eine bestimmte Hardware gekoppelt wird („CPU-Klausel“). Ist eine solche Klausel wirksam, so ist die Weitergabe der Software nur zusammen mit dieser Hardware zulässig. Derartige Regelungen unterliegen in Standard-Lizenzverträgen der AGB-Kontrolle nach § 307 BGB (auch Lizenzverträge können „Allgemeine Geschäftsbedingungen“ Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 22 im Sinne des BGB sein). Nur wenn ein Lizenzvertrag in Ausnahmefällen individuell ausgehandelt wurde (wie z.B. bestimmte Konditionenverträge des Bundes), handelt es sich um Individualvereinbarungen, die einer AGB-Kontrolle entzogen sind. Für die AGB-Kontrolle von Weitergabe- und Nutzungsbeschränkungen in Standard- Lizenzverträgen sind zwei Aspekte entscheidend. Nach § 307 Abs. 2 Nr. 1 BGB sind Regelungen unangemessen benachteiligend und damit unwirksam, die von „wesentlichen Grundgedanken der gesetzlichen Regelung“ abweichen. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn Klauseln in Lizenzverträgen den urheberrechtlichen Erschöpfungsgrundsatz nach § 69c Nr. 2 S. 2 UrhG ausschließen oder wesentlich beschränken. Nach § 307 Abs. 2 Nr. 2 BGB ist des Weiteren eine Regelung unangemessen benachteiligend und damit unwirksam, wenn sie „wesentliche Rechte oder Pflichten, die sich aus der Natur des Vertrags ergeben, so einschränkt, daß die Erreichung des Vertragszwecks gefährdet ist“. Wann genau dies der Fall ist, hängt vom Vertragstyp des Lizenzvertrags ab. Bei einer Einräumung von dauerhaften Nutzungsrechten wird der Lizenzvertrag vertragstypologisch als Kauf klassifiziert (§§ 433ff. BGB), bei einer Einräumung zeitlich befristeter Nutzungsrechte hingegen als Miete (§§ 535ff. BGB). Kaufvertraglich zu beurteilen sind auch die „unbefristete Überlassung gegen Einmalvergütung“, wie die Einräumung der Nutzungsrechte in den EVB-IT Überlassung Typ A genannt wird und ähnliche Formulierungen. Leitbild des Kaufvertrags ist aber die Verfügungsfreiheit des Käufers über den Kaufgegenstand . Nach allgemeiner Meinung widerspricht daher ein Weitergabeverbot in einem Standard-Lizenzvertrag über die Einräumung dauerhafter Nutzungsrechte nicht nur dem Erschöpfungsgrundsatz, sondern auch wesentlichen Prinzipien des Kaufvertrags. Echte Weitergabeverbote sind daher in vorformulierten Lizenzverträgen über die Einräumung dauerhafter Nutzungsrechte nach § 307 Abs. 2 BGB unwirksam (anders in einem individuell verhandelten Vertrag). Problematischer sind „indirekte“ Weitergabeverbote, d.h. Klauseln, mit denen die Weitergabe zwar nicht ausdrücklich untersagt, aber praktisch beschränkt wird. Hier sind zahlreiche Fallkonstellationen denkbar, deren rechtliche Wirksamkeit stark umstritten ist – insbesondere auch, weil Rechtsprechung und Literatur aufgrund der jüngsten Entscheidung des EuGH zur Gebrauchtsoftware derzeit stark in Bewegung sind. Einige Beispiele: - Durch OEM-Klauseln („Original Equipment Manufacturer“) soll die Nutzung einer Software an eine bestimmte Hardware gebunden werden. OEM-Klauseln sind nach allgemeiner Meinung schuldrechtlich wirksam, aber urheberrechtlich Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 23 unwirksam (BGH NJW 2000, 3571). In der Praxis ist daher zu prüfen, ob die OEM-Bindung direkt gegenüber dem Bund vertraglich – wirksam – vereinbart wurde (dazu näheres unten). - „Echte“ CPU-Klauseln, mit denen die Nutzung der Software an eine bestimmte Maschine / bestimmte CPU unabhängig von einem OEM-Verkauf gebunden werden soll, sind nach allgemeiner Meinung in den meisten Fällen unwirksam. Der BGH hat sich in einer Entscheidung aus dem Jahr 2003 nur zu einer CPU- Klausel in einem Software-Mietvertrag geäußert und diese für zulässig erachtet (BGH NJW 2003, 2014). - Der BGH hat eine Kopplung der Software-Nutzung an ein nicht übertragbares Online-Benutzerkonto für rechtmäßig gehalten (BGH NJW 2010, 2661). In dieser Konstellation ist die Übertragung von Nutzungsrechten an der Software zwar theoretisch möglich (da auch der Erschöpfungsgrundsatz Anwendung findet), aber sie ist praktisch nutzlos, weil die Software vom Erwerber ohne das Online-Konto nicht benutzt werden kann. - Ein beliebiger Zustimmungsvorbehalt des Rechtsinhabers zu einer Weiterübertragung ist wohl selbst bei individualvertraglicher Vereinbarung unwirksam (OLG Bremen, CR 1997, 609). Das OLG Frankfurt/Main (CR 2010, 571) bestätigte hingegen im Einstweiligen Rechtsschutz die Verpflichtung des Veräußerers , dem Erwerber die Lizenzvertragsbedingungen aufzuerlegen. Das Landgericht Hamburg sieht bestimmte Zustimmungsvorbehalte in AGB als unzulässig an. dies wohl insbesondere dann, wenn die Zustimmung von „berechtigten Interessen des Rechteinhabers abhängen soll, die dem Vertragspartner nicht transparent sind (LG Hamburg, v. 25.10.2013, 315 O 449/12). - Die Weitergabe kann von diversen formalen Voraussetzungen abhängig gemacht werden, z.B. von einer Benachrichtigung des Rechtsinhabers über die Weitergabe, die Person des Erwerbers, einer Bestätigung der Einstellung der Nutzung durch den Veräußerer oder der Löschung aller Kopien der Software. Derartige Regelungen dürften grundsätzlich mit § 307 Abs. 2 BGB vereinbar sein (vgl. zur Löschung auch EuGH in NJW 2012, 2565 –“Used Soft“, Rn. 70). Eine genaue Prüfung ist angesichts der komplexen Rechtslage angeraten. 2.3 Wartungsverträge Aus der Übertragbarkeit von Software lassen sich noch keine Rückschlüsse auf die Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 24 Übertragbarkeit dazugehöriger Wartungsverträge ziehen. Auch wenn die Weitergabe von Software zulässig ist, gehen Wartungsverträge nicht automatisch mit auf den Erwerber über. Sofern der jeweilige Wartungsvertrag keine Abtretungsverbote (§ 399 BGB) enthält, können möglicherweise einzelne Ansprüche aus dem Wartungsvertrag an den Erwerber abgetreten werden. Auch hier ist im Einzelfall die Prüfung angeraten. Ein vollständiger Vertragsübergang bedarf in jedem Fall der Zustimmung des Vertragspartners. 2.4 Zusammenfassung Aus den vorgenannten Grundsätzen ergibt sich für Prüfungen eine zentrale Weichenstellung : - Wurden nur zeitweilige, z.B. zeitlich befristete Nutzungsrechte eingeräumt (Leitbild: Miete), gilt der urheberrechtliche Erschöpfungsgrundsatz nicht. Die Weitergabe der Software ist daher grundsätzlich unzulässig, lizenzvertragliche Weitergabeverbote sind i.d.R. wirksam. - Wurden dauerhafte Nutzungsrechte (z.B. bezeichnet als „zeitlich unbefristete Nutzungsrechte gegen Einmalvergütung“) eingeräumt (Leitbild: Kauf), findet der urheberrechtliche Erschöpfungsgrundsatz grundsätzlich Anwendung. Ob und unter welchen Voraussetzungen eine Weitergabe der Software danach zulässig ist, sollte allerdings sorgfältig im jeweiligen Einzelfall geprüft werden. Dies kann u.a. von den Regelungen im Lizenzvertrag und deren rechtlicher Wirksamkeit abhängen. 3 Praktische Vorgehensweise Eine praktische Vorgehensweise zur Ermittlung der Rahmenbedingungen des „Ob“ und „Wie“ der Weitergabe von Software schlägt die nachfolgende Darstellung vor. Sie geht davon aus, dass eine weitere Verwendung der Software innerhalb der eigenen juristischen Person zuvor geprüft und verworfen wurde. Dementsprechend wird nur die Übertragung auf eine andere juristische oder natürliche Person behandelt. Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 25 3.1 Weitergabe von Software – Prüfungsschritte und Ablauf Bei Unklarheit über die Nutzungsrechte wird keine Übertragung empfohlen. Bei nicht dauerhaften Nutzungsrechten ist i.d.R. keine Übertragung möglich (ggf. nur mit Zustimmung des Berechtigten). Wurden hinsichtlich der Weitergabe von Software wirksam Beschränkungen oder Auflagen vereinbart, sind diese einzuhalten bzw. kann die Weitergabe nur im zulässigen Rahmen stattfinden. 13. Inventarverzeichnis aktualisieren (Dokumentation des Vorgangs im Übrigen abschließen) 12. Übergabe (Medien, Lizenzdokumente, Keys, Dokumentationen, etc.) 11. Nutzung einstellen (eigene Installationen löschen) 10. Recht auf Archivkopie? (ggf. Kopie erzeugen und ablegen) 9. Vertrag mit dem Erwerber abschließen (ggf. in Verbindung mit Verpflichtung des Erwerbers) 8. Erfüllung von Auflagen Soweit in den Lizenzbedingungen wirksam geregelt (s.o.), die Einhaltung der Auflagen oder Beschränkungen sicherstellen. 7. Zusammenstellung der notwendigen Unterlagen (Medien, Lizenzdokumente, Keys, Dokumentationen, etc.) 6. Erwerber ermitteln (ggf. beschränkten Empfängerkreis beachten) 5. Beschränkungen oder Auflagen mit vertretbarem Aufwand einhaltbar? Ja Nein 4. Beschränkungen oder Auflagen geregelt? Z.B.: Übertragung nur gemeinsam mit Hardware (OEM) oder Software (VAR), nur an bestimmte Empfänger , nur unter Einhaltung von Informationspflichtenan den Hersteller bzw. Händler, Verpflichtung des Erwerbers, o.ä. Auflagen. Nein Ja 3. Generelles Übertragungsverbot geregelt? Nein Ja 2. Dauerhafte Nutzungsrechte eingeräumt? Ja Nein 1. Lizenzbedingungen bekannt? Ja Nein Lizenzbedingungen ermittelbar? Ja) (Nein Können / sollen noch dauerhafte Nutzungsrechte erworben werden? Ja) (Nein Nein) (Ja Ergibt eine Prüfung, dass die entsprechenden Klauseln wirksam sind bzw. wirksam vereinbart wurden? Nein) (Ja Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 26 3.2 Erläuterungen 3.2.1 Schritt 1: Ermittlung der anwendbaren Lizenzbedingungen Ausgangspunkt der Prüfung einer Weitergabe von Software ist die Klärung der jeweils anwendbaren Lizenzbedingungen, aus denen sich Regelungen zur Weitergabe ergeben können. Im Regelfall sind die zum Zeitpunkt des Lizenzerwerbs geltenden Lizenzbedingungen maßgeblich (z.B. EULA – End User License Agreement – oder ähnliche Standardbedingungen ). Die vollständigen Bedingungen können sich aus mehreren Dokumenten ergeben. Beispielsweise können neben dem EULA auch Dokumente mit sog. PUR (Product Use Rights) gelten. Für die Bundesverwaltung enthalten auch bestimmte übergeordnete Konditionen- oder Rahmenverträge Regelungen zur Weitergabe der beschafften Software. Gemäß Ziffer 3.1.1 zu § 55 BHO sind bei Beschaffungen die „Ergänzenden Vertragsbestimmungen für die Beschaffung von IT- Leistungen“ (EVB-IT) anzuwenden. Von den EVB-IT Verträgen enthalten z.B. die EVB-IT Systemlieferung, System, Erstellung, Überlassung Typ A und B sowie Pflege S in den AGB verschiedene Regelungen zu Nutzungsrechten und zum Teil zur Übertragung . In EVB-IT Vertragsformularen können individuelle Vereinbarungen enthalten sein. Mitunter können sich Lizenzbedingungen während des Lebenszyklus einer Software ändern. Zwar sind Änderungsvorbehalte in standardmäßigen Lizenzbedingungen nach deutschem Recht i.d.R. wegen eines Verstoßes gegen § 307 Abs. 1 bzw. Abs. 2 BGB unwirksam (z.B. weil dies den wesentlichen Grundgedanken der gesetzlichen Regelung widerspricht). Nicht jede Rechtsordnung kennt aber vergleichbare Regelungen und mitunter wurden Lizenzbedingungen individuell vereinbart und unterliegen damit nicht der AGB-Kontrolle. Daher sollte das Augenmerk darauf gerichtet sein, ob sich aufgrund eines Lizenzvertrages die Lizenzbedingungen für ein bereits erworbenes Produkt ändern konnten und geändert haben. Zudem kommt es häufiger vor, dass der Einsatz neuer Versionen (Patches, Updates, Upgrades) einer Software von der Akzeptanz neuer bzw. veränderter Lizenzbedingungen abhängig gemacht wird. Nicht selten werden auch aufgrund eines abgeschlossenen Pflegevertrages eingeräumte Nutzungsrechte anders ausgestaltet, als die Rechte, die bei Erwerb eingeräumt wurden. Dies ist im Einzelfall zu prüfen. Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 27 Können die Nutzungsrechte nicht ermittelt werden, ist eine Weitergabe problematisch . 3.2.2 Schritt 2: Wurden dauerhafte Nutzungsrechte eingeräumt? Wie unter Ziffer 2.2 dargestellt, ist eine zentrale Weichenstellung für die Zulässigkeit der Weitergabe von Software, ob dauerhafte oder zeitweilige Nutzungsrechte eingeräumt wurden. ► Dauerhafte Nutzungsrechte (Kauf): Beim Erwerb dauerhafter Nutzungsrechte an Vervielfältigungsstücken der Software greift der Erschöpfungsgrundsatz (§ 69c Nr. 3 S. 2 UrhG). Die Weiterverbreitung bzw. Weitergabe der Software ist damit grundsätzlich auch dann zulässig, wenn keine Verbreitungsrechte ausdrücklich eingeräumt wurden. Leitbild für die AGB- Kontrolle nach § 307 Abs. 2 Nr. 2 BGB ist der Kaufvertrag. Ausschluss und Beschränkung der Weitergabe in den Lizenzbedingungen sind daher in der Regel unwirksam . Bei einer Weiterübertragung der Software darf jedoch der Rechteumfang (z.B. die Anzahl der zulässigen Nutzer oder die Anzahl der Arbeitsplätze) nicht erweitert oder geändert werden. Beispiele: - Kauf von Softwarelizenzen mit EVB-IT Überlassung Typ A: Erwerb unbefristeter Nutzungsrechte gegen Einmalvergütung. Achtung! Die EVB-IT Überlassung Typ A sprechen von „unbefristeten“ Nutzungsrechten, was zunächst auf kündbare Rechte und damit auf eine Miete hindeutet. Es handelt sich jedoch dabei im Normalfall um auf Dauer eingeräumte Rechte, die allenfalls bei Verstößen des Lizenznehmers außerordentlich gekündigt werden können. Dieses außerordentliche Kündigungsrecht ändert mit hoher Wahrscheinlichkeit nichts am kaufrechtlichen Charakter des Vertrages. Umgekehrt sprechen die EVB-IT Überlassung Typ B von „befristeten“ Nutzungsrechten, wenngleich diese, ähnlich wie eine Wohnraummiete, durchaus unbefristet vereinbart werden können. - Überlassung von Softwarelizenzen auf Dauer im Zuge einer Systemlieferung oder der Erstellung eines Systems, z.B. mit EVB-IT Systemlieferung bzw. EVB-IT System. Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 28 - Formulierungen im Lizenzvertrag wie „zeitlich unbeschränkte Nutzungsrechte“, „dauerhaftes Nutzungsrecht an …“ (etc.). ► Zeitweilige Nutzungsrechte (Miete / Pacht): Bei solchen Nutzungsrechtseinräumungen greift der Erschöpfungsgrundsatz nach § 69c Nr. 3 S. 2 UrhG nicht ein. Die Weiterverbreitung bzw. Weitergabe der Software ist daher unzulässig (sofern nicht ausdrücklich Verbreitungsrechte eingeräumt wurden ). Leitbild für die AGB-Kontrolle nach § 307 Abs. 2 Nr. 2 BGB ist der Mietvertrag. Ausschluss und Beschränkung der Weitergabe in den Lizenzbedingungen sind daher in weitem Umfang wirksam. Beispiele: - Softwaremiete, Softwarepacht - z.B. Software, die auf Basis der EVB-IT Überlassung Typ B oder EVB-IT System gemietet wurde. - Formulierungen im Lizenzvertrag wie „zeitlich befristete Nutzungsrechte“ oder „auf die Dauer des Vertrages eingeräumte Nutzungsrechte“ (etc.). - ASP, SaaS und ähnliche Nutzungsmodelle. Eine Nutzung zeitweilig überlassener Software darf i.d.R. nur durch den jeweiligen Vertragspartner (den Mieter selbst) erfolgen. Eine Übertragung der Nutzungsrechte auf andere juristische Personen ist unzulässig (es sei denn, dies ist im konkreten Fall ausdrücklich mit dem Rechteinhaber vereinbart). Auch für eine Änderung der Nutzung innerhalb der juristischen Person selbst (z.B. die Nutzung durch eine andere Stelle / Behörde des Bundes) können Beschränkungen vorgesehen sein. So enthalten die EVB-IT Überlassung Typ B standardmäßig eine Beschränkung des Nutzungsrechts auf eine ganz bestimmte Systemumgebung. Derartige „CPU-Klauseln“ sind in Mietverträgen zulässig (vgl. BGH NJW 2003, 2014). Ähnlich verhält es sich bei Software, die im Wege des Application Service Providing (ASP) oder Software as a Service (SaaS) bereitgestellt wird. Auch hier handelt es sich in den ganz überwiegenden Fällen nur um eine zeitweilige Einräumung von Rechten, die nicht übertragbar ist. Nur ausnahmsweise wird der Nutzer, hier der Bund, selbst Inhaber an dauerhaften und damit ggf. übertragbaren Nutzungsrechten an der zugrundeliegenden Software sein. Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 29 ► Fazit: Wurden dauerhafte Nutzungsrechte eingeräumt, ist mit Schritt 3 fortzufahren. Ist dies nicht der Fall, ist eine Weitergabe befristet überlassener Software zulässig, wenn eine Weitergabemöglichkeit explizit vereinbart wurde oder die Zustimmung zur Übertragung entsprechender Rechte vom Berechtigten eingeholt werden kann. 3.2.3 Schritt 3: Generelles Übertragungsverbot geregelt? Wurden dauerhafte Nutzungsrechte erworben und ergibt die Ansicht der Lizenzbestimmungen , dass ein generelles Übertragungsverbot geregelt ist, stellt sich die Frage ob dieses wirksam ist (vgl. hierzu Ziffern 2.2 und 3.2.2). Ist ein Übertragungsverbot wirksam, kommt die Weitergabe nicht in Betracht. 3.2.4 Schritt 4: Beschränkungen oder Auflagen geregelt? Liegt kein Übertragungsverbot vor, ist zu klären, ob die Lizenzbedingungen Beschränkungen oder ggf. Auflagen enthalten, die der Weitergabe der Software entgegenstehen oder diese faktisch erschweren. Finden sich keine solchen Regelungen, kann ein Erwerber für die Software ermittelt werden (Schritt 6). Einige typische – nicht abschließende – Beispiele sind nachfolgend dargestellt: ► OEM- und Systembuilder-Lizenzen OEM-Lizenzen („Original Equipment Manufacturer“) und Systembuilder- Lizenzen sind „hardwaregebundene” Lizenzen, die – jedenfalls nach dem Willen der Hersteller – eine Bindung an die jeweilige Hardware enthalten und insbesondere nur zusammen mit der jeweiligen Hardware veräußert werden sollen . Derartige Nutzungsrechte werden von Herstellern häufig stark vergünstigt in den Verkehr gebracht und sind aus diesem Grund mit entsprechenden Kopplungen oder Übertragungsverboten versehen. OEM-Klauseln sind nach Auffassung der Rechtsprechung zwar schuldrechtlich , aber nicht urheberrechtlich wirksam (BGH NJW 2000, 3571). Sie binden also nur den direkten Vertragspartner. Soweit keine Vereinbarung zwischen der Behörde und dem Verkäufer oder Hersteller geschlossen wurde, die eine OEM-Beschränkung vorsieht, entfaltet diese also keine Wirkung, d.h. die Software kann in diesem Fall auch getrennt von der Hardware veräußert oder weitergegeben werden (als weitgehend rechtlich gesichert darf dies wohl gelten , sofern der Originaldatenträger, d.h. das Vervielfältigungsstück im Sinne Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 30 von § 69c Nr. 3 S. 2 UrhG, vorhanden ist und übergeben wird; in allen anderen Fällen ist dies anspruchsvoller und im Einzelfall zu prüfen). Die Hersteller wirken solchen Übertragungen oft technisch entgegen, indem sie Schutzmechanismen in der Software vorsehen, die eine Nutzung auf einer anderen als der dafür vorgesehener Hardware praktisch verhindern. Solche technischen Sperren dürfen nicht beseitigt werden (vgl. §§ 69c Nr. 2, 69d Abs. 1 UrhG), es sei denn, diesist für eine bestimmungsgemäße Benutzung des Computerprogramms notwendig (§ 69d Abs. 1 UrhG). Ob dies der Fall ist, hängt maßgeblich von den getroffenen Vereinbarungen ab. Dies könnte z.B. der Fall sein, wenn ein EVB-IT Systemvertrag abgeschlossen wurde und der Auftragnehmer entgegen Ziffer 6.6. der AGB nicht auf bestehende Nutzungssperren hingewiesen hat. Unabhängig davon, ob die Beseitigung technischer Sperren ohne Mitwirkung des Herstellers erlaubt ist, ist sie jedoch praktisch schwierig und in der Regel mit erheblichem Kosten- und Zeitaufwand verbunden . Achtung! Wurde die mit der Hardware ausgelieferte Software einem Update unterzogen, können sich die Lizenzbedingungen geändert haben und wirksame Übertragungsbeschränkungen vereinbart worden sein. ► VAR-Lizenzen VAR-Lizenzen („Value Added Reseller“) werden von Herstellern zum Zweck der Integration der lizenzierten Software in andere Softwareprodukte angeboten („Gesamtprodukt“). Auch hiermit verbinden Hersteller in der Regel die Auflage , dass diese Rechte von den „Integratoren“ nur nicht übertragbar oder nur mit dem Gesamtprodukt zusammen übertragbar eingeräumt werden. Ob und in welchem Umfang solche Regelungen wirksam sind, ist umstritten. Ebenso wie bei den OEM-Lizenzen wird es unter anderem darauf ankommen, ob eine VAR-Bindung direkt mit dem Bund vertraglich vereinbart wurde. ► Lizenzen aus Rahmen- und Konditionenverträgen Mit Rahmen- und Konditionenverträgen versucht der Bund Software zu speziellen , auf die besonderen Bedürfnisse der öffentlichen Hand zugeschnittenen Bedingungen und zu besonders günstigen finanziellen Konditionen zu erwerben . Solche günstigen Konditionen resultieren nicht zuletzt auch aus gewissen Verwendungs- und Übertragungsbeschränkungen. So sehen z.B. Konditionenverträge des Bundes mit einem größeren Softwarehersteller vor, dass Li- Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 31 zenzen durch berechtigte Einrichtungen untereinander weitgehend übertragen werden können, jedoch nicht erfolgen dürfen an Dritte, die nach den Verträgen dazu nicht berechtigt sind. Die Übertragbarkeit von Lizenzen aus solchen Verträgen ist für jeden dieser Verträge und u.U. auch je nach Lizenzart differenziert zu ermitteln. So gelten z.B. in bestimmten Konditionenverträgen des Bundes hinsichtlich von Betriebssystemupdates andere Regelungen als für „normale“ Lizenzen unter diesen Verträgen. Wenn solche Verträge individuell ausgehandelt wurden, unterliegen sie grundsätzlich nicht der AGB-Kontrolle (§ 305b BGB). ► Update-Versionen „Update-Versionen“ sind Versionen einer Software, die auf Grundlage eines Wartungsvertrags als Update oder Upgrade oder zu einer vorhandenen Vollversion einer Software – in der Regel vergünstigt – lizenziert wurden. Für solche Versionen werden von den Rechteinhabern oft Rechtebeschränkungen vorgesehen. Eine wesentliche Beschränkung ist die ausschließliche Verwendbarkeit zusammen mit oder anstelle der zugrundeliegenden Volllizenz – ansonsten könnten Nutzer durch den Erwerb von Updates ihre Nutzungsrechte „vermehren“ oder ohne vorherigen Erwerb der Vollversion in den Genuss des vergünstigten Updates kommen. Derartige Regelungen dürften daher wohl auch in Hinblick auf § 307 BGB wirksam sein. In der Rechtsprechung wurde diese Konstellation jedoch noch nicht wegweisend entschieden. Durch Updates können sich auch Änderungen der geltenden Nutzungsrechte ergeben. Mit Erwerb des Updates schließt der Erwerber einen neuen Vertrag mit dem Rechteinhaber bzw. Verkäufer. Dieser Vertrag kann grundsätzlich auch eine Änderung der bisherigen Nutzungsbestimmungen vorsehen. Eine solche Möglichkeit ist - wenn auch in engen Grenzen - sogar in den EVB-IT Systemlieferung und den EVB-IT System vorgesehen. Insbesondere dann, wenn Update und zugrundeliegende Vollversion aus unterschiedlichen Quellen stammen, ist besondere Sorgfalt bei der Ermittlung der geltenden Lizenzbestimmungen walten zu lassen. ► Weitergabebeschränkungen bei Individualsoftware An Software die speziell für den Bund entwickelt wurde (Individualsoftware), werden in der Regel deutlich weitergehende Rechte eingeräumt, als an Stan- Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 32 dardsoftware, die an eine Vielzahl von Kunden vertrieben wird. Soweit Individualsoftware mit Hilfe der EVB-IT Systemlieferung, System oder EVB-IT Erstellung beschafft wurde und keine Änderungen an den Standardrechteregelungen vorgenommen wurden, kann Individualsoftware durch den Bund auf andere juristische Personen übertragen werden, sei es an eine andere Behörde oder auch an einen privaten Dritten. Dabei kann die Weitergabe – unter Beachtung der Anforderungen von Datenschutz und IT-Sicherheit – ggf. auch in installierter Form zusammen mit der Hardware erfolgen. Soweit Individualsoftware mit Hilfe der BVB-Erstellung beschafft wurde und keine Änderungen an den Rechteregelungen vorgenommen wurden, kann diese nur übertragen werden, wenn eine solche Übertragung im Erstellungsschein vereinbart wurde (siehe Nummer 6 des Erstellungsscheines, insb. Nummer 6.1). Auch in diesem Fall darf eine Übertragung nur innerhalb der öffentlichen Hand bzw. an privatrechtlich verfasste Datenzentralen erfolgen, an letztere zudem nur, soweit diese die Software für die Zwecke der öffentlichen Hand verwenden. Vereinbarungen, die auf Standardverträgen der Hersteller von Individualsoftware beruhen, sehen häufig noch weitergehende Beschränkungen der Übertragungsmöglichkeiten vor. So regeln viele Hersteller standardmäßig, dass Rechte an Individualsoftware oder individuellen Anpassungen von Standardsoftware nicht weiter gehen als die Rechte an Standardsoftware. Hingegen werden Verträge, die der Bund individuell für die Erstellung von Software schließt, tendenziell weitergehende Rechte beinhalten und weniger Restriktionen bei der Übertragbarkeit von Software. ► Informations- und Benachrichtigungspflichten Lizenzbedingungen sehen mitunter eine Information oder Benachrichtigung des Rechtsinhabers oder Vertragspartners über die Weitergabe der Software vor. Derartige Regelungen sind nach allgemeiner Auffassung AGB-rechtlich wirksam. Entsprechend ist die Benachrichtigung vorzunehmen. Sofern dafür nach den Lizenzbedingungen bestimmte Formulare vorgeschrieben sind, ist zu prüfen, ob diese nicht – vertragswidrig – zusätzliche Regelungen enthalten, die ungewollte weitergehende Pflichten auslösen. Die Praxis zeigt, dass die Verwendung solcher Formulare nicht selten ist, um weitergehende Pflichten zu vereinbaren, z.B. erweiterte Auditrechte, Dokumentationspflichten (etc.). Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 33 ► Vertragliche Verpflichtung des Empfängers auf die Lizenzbedingungen Lizenzbedingungen können vorsehen, dass dem neuen Empfänger die Lizenzbedingungen ausdrücklich auferlegt werden müssen. Entsprechende Regelungen sind nach Auffassung der Rechtsprechung wirksam (OLG Frankfurt /Main, CR 2010, 571). In diesem Fall muss der Empfänger eine entsprechende Verpflichtungserklärung abgeben – dies sollte zu Beweiszwecken schriftlich erfolgen. Die Verpflichtungserklärung kann auch in der Weitergabevereinbarung (s.u. Schritt 9) enthalten sein. 3.2.5 Schritt 5: Aufwand für Beschränkungen / Auflagen vertretbar? Sind entsprechende Regelungen vorhanden, sollte geklärt werden, ob diese mit vertretbarem Aufwand bzw. ohne erhebliche Nachteile erfüllt werden können. Alternativ kann auch vorher geprüft werden, ob die Regelungen überhaupt rechtswirksam sind und ihre Erfüllung tatsächlich geschuldet ist. Hier ist im Einzelfall eine Abwägung über Aufwand und Nutzen der verschiedenen Vorgehensweisen erforderlich . Entsprechend der Darstellung aus Ziffer 3.1 wird empfohlen, leicht zu erfüllenden Auflagen grundsätzlich zu folgen und den aufwändigeren Einstieg in juristische Prüfungen erst vorzunehmen, wenn Aufwände unvertretbar hoch erscheinen oder Weitergabebeschränkungen und Auflagen nicht nachvollziehbar oder ungerechtfertigt erscheinen. 3.2.6 Schritt 6: Erwerber ermitteln Wenn nur eine Anschlussnutzung der Software innerhalb der Bundesverwaltung in Frage kommt, kann zur Ermittlung eines Erwerbers die Produktbörse genutzt werden. Kann die Software hingegen auch an Dritte abgegeben werden, erfolgt dies entweder über Zollauktionen, die VEBEG oder im Falle der Abgabe an Schulen direkt an diese. Wegen der praktischen Ermittlung von geeigneten Erwerbern wird insoweit auf Ziffer 5.2.1. dieser Richtlinie verwiesen. 3.2.7 Schritt 7: Zusammenstellung der notwendigen Unterlagen Die für die Übertragung vorgesehenen Objekte sind zusammenzustellen. Dabei handelt es sich in der Regel um die Medien bzw. Datenträger, Lizenzschlüssel, Dokumentation und Lizenzbedingungen / Lizenzdokumentation. Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 34 Es ist zu beachten, dass sich einige Hersteller rechtlich dagegen wehren, wenn die Übertragungsobjekte unvollständig veräußert werden, z.B. Datenträger getrennt von Handbüchern. Es werden dazu u.a. markenrechtliche Argumente ins Feld geführt. Ob dies berechtigt ist, ist vom konkreten Einzelfall abhängig. Ebenfalls ist zu beachten, dass einige Hersteller ihre Lizenzbedingungen als vertrauliche Informationen behandelt wissen wollen. Insbesondere wird dies häufig reklamiert , wenn mit dem Lizenznehmer individuelle Vereinbarungen getroffen wurden, die vom Standard des Herstellers zu dessen Nachteil abweichen. So wird dies auch für bestimmte Teile von Konditionenvereinbarungen des Bundes geltend gemacht. In diesem Fall sind nutzungsrechtlich relevante Regelungen aus den Verträgen zu extrahieren und dem Übertragungsempfänger zu übergeben und aufzuerlegen (siehe dazu auch Ziffer 3.2.4 am Ende). 3.2.8 Schritt 8: Auflagen erfüllen Die Erfüllung der gebotenen Auflagen ist zu gewährleisten und zu dokumentieren. 3.2.9 Schritt 9: Vertrag abschließen Die Weitergabe der Software bedarf einer vertraglichen Vereinbarung zwischen dem Bund und dem Empfänger. Dieser Vertrag (die „Weitergabevereinbarung“) sollte u.a. Regelungen über den Vertragsgegenstand (was wird übergeben?) sowie Gewährleistungs - und Haftungsbeschränkungen enthalten. Siehe hierzu auch Anlage 5). 3.2.10 Schritt 10: Recht auf Archivkopie? Manche Lizenzbedingungen, darunter z.B. die EVB-IT Überlassung Typ A, sehen vor, dass eine Kopie der Software zu Archivzwecken einbehalten werden darf. Eine solche sollte abgelegt werden. 3.2.11 Schritt 11: Nutzung einstellen Auch ohne ausdrückliche lizenzvertragliche Regelung muss der Bund die Nutzung der weitergegebenen Software einstellen und zum Zeitpunkt der Weitergabe seine eigenen Kopien unbrauchbar machen. Gegebenenfalls ist die Löschung dem Rechteinhaber zu bestätigen oder nachzuweisen. Die Modalitäten sind von Fall zu Fall zu prüfen. Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 35 3.2.12 Schritt 12: Übergabe Wird Hardware an Dritte weitergegeben, ist in Hinblick auf Datenschutz und IT- Sicherheit eine sichere Löschung von Daten bzw. Vernichtung von Datenträgern mit jeweils geeigneten Verfahren zu gewährleisten. 3.2.13 Schritt 13: Inventarverzeichnis aktualisieren Wegen der Dokumentation wird insbesondere auf Ziffer 4.1.1 dieser Richtlinie verwiesen . Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 36 Anlage 4 Ausnahmeliste – Stand Dezember 2013 – • Röhrenmonitore, • TK/VoIP-Geräte, • Informationstechnik, deren tatsächliche Nutzungsdauer 150 % der in Anlage 2 genannten Mindestnutzungsdauer überschritten hat, • Hard- und Software, die länger als 10 Jahre genutzt wurde, • Standardsoftware, für die eine Produktpflege, die für den sicheren Betrieb notwendig ist, nicht mehr angeboten wird, • Peripheriegeräte oder technische Komponenten, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 150 € (ohne Umsatzsteuer) nicht übersteigen und die infolgedessen nicht in das Bestandsverzeichnis aufgenommen worden sind (z.B. Arbeitsspeicher , Grafikkarten, Kabel, Patchkabel, Hubs), • Hardware, die einen Zustand aufweist, der eine weitere Benutzung unmöglich macht (z.B. Verunreinigungen). • Speichermedien, die nicht sicher gelöscht werden können und andere IT-Geräte, denen solche nicht entnommen werden können. Beispiele hierfür können sein: o Tablet-PCs, o Mobilfunkgeräte (Mobiltelefone, Smartphones), o Notebooks mit fest verbauter Festplatte (SSD-Festplatte), o Drucker mit fest verbautem Datenspeicher/Festplatte, o Kopiergeräte mit fest verbautem Datenspeicher/Festplatte, o Multifunktionsgeräte (Scan-/Fax-/Druckfunktion) mit fest verbautem Datenspeicher /Festplatte, o Medizingeräte mit fest verbautem Datenspeicher/Festplatte, o Faxgeräte mit fest verbautem Datenspeicher/Festplatte, o LCD-Monitore, wenn Persistenz-Effekte aufgetreten sind, o Speicherkarten aus mobilen IT-Geräten (Kameras, Mobilfunk, PCs), o Kameras, o Hauptplatinen mit OnBoard-SSD Festplatten, o SSD-Festplatten ohne vertrauenswürdige Löschfunktion, o USB-Sticks. Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 37 Anlage 5 Wirtschaftlichkeitsprüfung von Instandsetzungsmaßnahmen der Behörde X Die vorliegende Wirtschaftlichkeitsprüfung dient der Beurteilung der Instandsetzungswürdigkeit von IT-Ausstattung. Sie stellt somit die Grundlage für die Entscheidung zur Aussonderung dar. Eine Aussonderung ist grundsätzlich durchzuführen, wenn der zu erwartende Instandsetzungsaufwand (lA) für eine konkrete Instandsetzung entweder • den Zeitwert (Zw) oder • den Wiederbeschaffungspreis (Wp) der IT-Ausstattung übersteigt. Für schadhafte Geräte mit einem Zeitwert von unter 50,00 EUR kann die Kalkulation des Instandsetzungsaufwands entfallen, sofern die Ursache des Defekts nicht offenkundig ist. Für die Berechnung des Zeitwertes ist zunächst die Ermittlung des Materialwertes (Mw) erforderlich. Der Materialwert ist das Mittel aus Anschaffungspreis (Ap) und Wiederbeschaffungspreis (Wp). Mw = (Ap + Wp) / 2 Als Wiederbeschaffungspreis ist dabei ein aktueller Anschaffungspreis einer für die Aufgabenerfüllung des betreffenden Ausstattungsteiles benötigten vergleichbaren Ausstattung anzusetzen. Der Zeitwert ist der Wert, den die Ausstattung aufgrund ihrer Gebrauchsdauer und Abnutzung noch hat. Er ergibt sich aus der Differenz des Materialwertes und des Wertverlustes (Wv). Zw = Mw - Wv Der Wertverlust berechnet sich dabei aus dem Materialwert multipliziert mit dem Quotienten aus Alter der Ausstattung (A) und vorgesehener Lebensdauer (L). Wv = Mw * A / L Umseitig wird beispielhaft berechnet, ob IT-Geräte instand zu setzen oder auszusondern sind. Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 38 - 2 - Berechnung der Wirtschaftlichkeit von Instandsetzungsmaßnahmen der Behörde X PC Anschaffungspreis Ap = 540,- € Wiederbeschaffungspreis Wp = 330,- € Alter der Ausstattung A = 4 Jahre vorgesehene Lebensdauer L = 5 Jahre Berechnung Zeitwert: Materialwert Mw = (Ap + Wp) / 2 Mw = (540 + 330) / 2 Mw = 435 Wertverlust Wv = Mw * A / L Wv = 435 * 4 / 5 Wv = 348 Zeitwert Zw = Mw - Wv Zw = 435 € - 348 € Zw = 87 € Ergebnis: Überschreiten die Instandsetzungsaufwendungen (IA) den Zeitwert (Zw) ist die Ausstattung auszusondern. Sind die Instandsetzungsaufwendungen (IA) niedriger als der Zeitwert (Zw) ist die Ausstattung instand zu setzen. Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 39 Anlage 6 Muster Dienststelle: Aussonderungs-Nr.: Aussonderung von Informationstechnik Betrifft auszusondernde Ausstattung gemäß der nachfolgenden Tabelle Anlage Nr. . Lfd. Nr. Bezeichnung der Ausstattung Inventarnummer Seriennummer beschafft Monat/Jahr 1 / 2 / 3 / 4 / 5 / 6 / 7 / 8 / 9 / 10 / Bei IT-Komponenten mit Festplatten / Datenspeichern wurden diese sicher gelöscht oder entfernt Ja Nein Bei Software wurde die Weitergabefähigkeit geprüft Ja Nein Das Ergebnis der Wirtschaftlichkeitsprüfung von Instandsetzungsmaßnahmen ist beigefügt Ja Nein (Maßnahmen wurden dokumentiert unter / sind näher dargestellt gemäß Anlage/n Nr. ) Folgendes Verfahren wird vorgeschlagen: Vorgehensweise (ggf. gesondertes Blatt beifügen): _________________________ ________________________ (Ort und Datum) (Unterschrift und Amtsbezeichnung) Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 40 - 2 - Wird von […] ausgefüllt [Eintragen, z.B.: Referatsleiter IT, Leiter Asset-/ Lizenzmanagement, Haushaltssachbearbeiter ] 1. Der Aussonderung wird – nicht – zugestimmt ___________________________ ___________________________ (Name und Unterschrift) (Name und Unterschrift) 2. Software, die nur innerhalb der Bundesverwaltung weitergegeben werden kann, ist grundsätzlich vor ihrer endgültigen Aussonderung in der Produktbörse anderen Bundesbehörden zur weiteren Verwendung anzubieten. Im Übrigen wird Software , die außerhalb der Bundesverwaltung weitergegeben werden kann, grundsätzlich bei Zollauktionen eingestellt. Dies unterbleibt hier – ganz / teilweise – aus den beigefügten Gründen. 3. Funktionsfähige Informationstechnik wird grundsätzlich bei der Zollauktion eingestellt oder über die VEBEG zur Veräußerung angeboten. Dies unterbleibt hier – ganz / teilweise – aus den beigefügten Gründen. 4. Erfolgt eine unentgeltliche Abgabe an Schulen, durch öffentliche Mittel finanzierte oder gemeinnützige Einrichtungen oder war eine Abgabe nach 2. und 3. nicht möglich und soll gleichwohl eine unentgeltliche Abgabe an Schulen erfolgen, so ist ein Wert der IT-Ausstattung von zu Grunde gelegt worden, ist die Zulässigkeit der unentgeltlichen Abgabe insbes. gem. § 63 BHO und VV-BHO zu § 63 geprüft worden, mit dem Ergebnis, wie beigefügt (Anlage Nr. ), sind die wie beigefügt benannten Personen und Kriterien bei der Auswahl der zu begünstigenden Einrichtung(en) herangezogen worden (Anlage Nr. ). ist diesbezüglich § 21 VwVfG in sinngemäßer Anwendung beachtet worden. 5. Die Absetzung vom Bestand ist im IT-Bestandsverzeichnis durchzuführen. 6. Konnte die IT-Ausstattung keiner weiteren Verwertung gemäß Nr. 2-4 zugeführt werden, ist die kostenfreie Rücknahme der IT-Ausstattung durch den Lieferanten / Hersteller zu prüfen bzw. die IT-Ausstattung unter Beachtung der geltenden Vorschriften zu entsorgen. ___________________________ ___________________________ (Ort und Datum) (Unterschrift RL IT) Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software IT-Rat 2013/7 (06.12.2013) - Anlage 41 Anlage 7 Muster Überlassungsvereinbarung zwischen dem Überlasser (Name, Anschrift) und dem Empfänger (Name, Anschrift) Die nachfolgend aufgeführte Informationstechnik wurde am …….. vom Überlasser dem Empfänger übergeben (zugehörige Aussonderungs-Nr.: ), gemäß Tabelle gemäß Anlage Nr. . Lfd. Nr. Bezeichnung der Ausstattung Inventarnummer Serien- bzw. Fabrikationsnummer Anzahl 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Der Empfänger entfernt die übernommene Ausstattung umgehend aus den Räumlichkeiten des Überlassers. Die Überlassung erfolgt kostenlos bzw. kostenpflichtig, Betrag: € Der Empfänger übernimmt die o. g. Ausstattung wie gesehen. Mängelhaftungsansprüche sind ausgeschlossen ; dies gilt nicht für vom Überlasser arglistig verschwiegene Mängel. Ansprüche auf technische Betreuung oder Rücknahme durch den Überlasser sind ausgeschlossen. Der Empfänger versichert , dass er eine Entsorgung nur entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen vorgenehmen wird. Die Geräte werden ohne Betriebssystem und andere Software übergeben. Weitere Vereinbarungen gemäß Anlage Nr. Der Übergabeschein wurde in zwei Exemplaren gefertigt. Eine Ausfertigung wurde dem Empfänger übergeben. [Unzutreffendes streichen] Ort: Datum: [Behördenbezeichnung einsetzen]: Empfänger: ____________________________________ ______________________________________ (Name, Unterschrift und Amtsbezeichnung) (Name, Unterschrift und ggf. Amtsbezeichnung) Eintrag in die Datenbank des Assetmanagements am: Bundesminis ter ium des Innern Berlin, 8. April 2014 Az.: IT 2 - 17001/44#1 Anwendungshinweis zu Ziffer 5.2.1 (Optional: Abgabe an Schulen, durch öffentliche Mittel finanzierte oder gemeinnützige Einrichtungen) der Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software (Beschluss Nr. 2013/7 des IT-Rats vom 6. Dezember 2013) Anlässlich des Beschlusses der Richtlinie zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von IT-Geräten und Software wurde in der 29. Sitzung des IT-Rats vom 6. Dezember 2013 erörtert, ob das Bundesministerium der Finanzen in den Haushaltsführungsschreiben zusätzlich noch eine erleichternde Klarstellung aufnehmen könne, dass eine Abgabe an Schulen im Bundesinteresse liege. Im Ergebnis der entsprechenden Prüfung erschien diese Festlegung pauschal aber nicht angezeigt; vielmehr bleibt jeweils im Einzelfall zu prüfen, ob in diesen Fällen ein Bundesinteresse vorliegt. Anwendern der Richtlinie, die von der Möglichkeit nach Ziffer 5.2.1 Gebrauch machen wollen, werden daher ergänzend noch folgende weitere Informationen zur Verfügung gestellt: Nach § 7 Absatz 1 BHO sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit bei der Ausführung des Haushaltsplans zu beachten. Die Ausrichtung jeglichen Verwaltungshandelns nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit soll die bestmögliche Nutzung von Ressourcen bewirken. Daher ist die günstigste Relation zwischen dem verfolgten Zweck und den einzusetzenden Mitteln anzustreben . Grundsätzlich dürfen nach § 63 Absatz 3 BHO Vermögensgegenstände nur zu ihrem vollen Wert veräußert werden. Ausnahmen von der Veräußerung zum vollen Wert müssen haushaltsrechtlich legitimiert sein, insbesondere durch Haushaltsvermerk für generelle Ausnahmen bzw. durch Einzelfallprüfung bei Abgaben von Vermögensgegenständen von geringem Wert (nicht höher als 25.000 €). Der volle Wert ist regelmäßig der Preis, der im gewöhnlichen Geschäftsverkehr nach der Beschaffenheit des Gegenstandes bei einer Veräußerung erzielt werden kann. Bei der Preisfindung sind alle Umstände zu berücksichtigen (beispielsweise Alter, Zustand, tatsächliche Eigenschaften und das Maß der Gebrauchsfähigkeit ). Anwendungshinweis zu Ziffer 5.2.1 2 Vor einer Veräußerung sind die zu erwartenden Veräußerungskosten und der –aufwand im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung in ein Verhältnis zum Veräußerungserlös zu setzen. Stehen Kosten und Aufwand einer Veräußerung in keinem angemessenen Verhältnis zum erwarteten Veräußerungserlös, kann es wirtschaftlich sein, Vermögensgegenstände unterhalb des vollen Wertes abzugeben. Bei der Einzelfallprüfung bei Abgaben von Vermögensgegenständen von geringem Wert ist unter Berücksichtigung der Zuständigkeiten des Bundes auch zu prüfen, ob das Interesse des Bundes an einer Abgabe unterhalb des vollen Wertes das Interesse an einer Abgabe zum vollen Wert überlagert und der Gleichbehandlungsgrundsatz beachtet ist. Die Entscheidungen sind in jedem Fall schlüssig und nachvollziehbar festzuhalten . Verfahrensweise bei der Anbietung oder Verschrottung von EDV-Geräten in der LIT Stand: April 2013 Gerät entbehrlich, aus dem Bestand auszusondern und zur Anbietung an andere Behörden/Stellen vorzusehen Erstellung der Liste „Anweisung zur Abschreibung von Gegenständen“ mit Unterzeichnung durch Aussonderungsbeauftragten , Vorlage an HH-Beauftragte zur Unterzeichnung, Zuleitung an Poststelle zur Registrierung und Rücksendung an Absender Weiterleitung über FBL III an SGL III.6 zur Erstellung des Anbietungsschreiben für SMJ über eVA.SAX Verschrottung für alle Geräte, die vor dem 13.8.2005 angeschafft worden sind über SIB Erstellung und Unterzeichnung des Übergabeprotokolls Vorlage der Listen „Anweisung zur Abschreibung von Gegenständen“ und „Verschrottungs- bzw. Übergabeprotokoll“ im Original an Poststelle zur Registrierung zuleiten Austrag aus EGV durch SG III.6 Gerät unbrauchbar, weil nur unwirtschaftliche Instandsetzungsmöglichkeit oder nicht wiederherstellbare Funktionsfähigkeit Erstellung der Liste „Anweisung zur Abschreibung von Gegenständen“ mit Unterzeichnung durch Aussonderungsbeauftragten, Vorlage an HH-Beauftragten zur Unterzeichnung und Zuleitung an Poststelle zur Registrierung Rücksendung der Übersicht an zuständigen Bearbeiter Verschrottung für alle Geräte, die nach dem 13.8.2005 angeschafft worden sind durch Lieferanten/Hersteller (Ausnahme bei Kleinstmengen unter 5 Geräten und nicht mehr bestehenden Firmen: Entsorgung über Firmen, die kostenlose Entsorgung anbieten und sachgemäße Entsorgung versichern, vorab Etikett entfernen) Erstellung und Unterzeichnung des Übergabeprotokolls nach Ablauf der Anbietungsfrist und erfolgloser Anbietung bzw. bei unbrauchbaren Geräten Antwortentwurf 01_CdS-Schreiben scan.pdf 02_Anlage 1.pdf 03_Anlage_2_Beschluss Nummer 2013_7 vom 6_Dezember 2013.pdf 2013-07 Richtlinie Aussonderung und Verwertung Anwendungshinweis 04_Anlage_3_Verfahrensweise_Verschrottung.pdf 2018-11-02T09:30:50+0100 GRP: Elektronisches Dokumentations- und Archivsystem Erstellung des Nachweisdokumentes