SCHLESWIG-HOLSTEINISCHER LANDTAG Drucksache 18/3999 18. Wahlperiode 2016-03-24 Kleine Anfrage des Abgeordneten Dr. Ekkehard Klug (FDP) und Antwort der Landesregierung - Ministerpräsident Digitalisierung von Personalakten und anderen Akten Ich frage die Landesregierung: 1. a) Trifft es zu, dass im Rahmen der Digitalisierung von Personalakten Dokumente nicht farbig, sondern als Schwarz-Weiss-Dokumente eingescannt worden sind? Antwort: Ja. b) Falls die unter a) gestellte Frage bejaht worden ist: In welchen Ministerien und anderen Landesbehörden ist dies der Fall gewesen; in welchem Umfang wurde oder wird dies so gehandhabt, und wird ggf. noch bis heute - wenn ja, in welchen Bereichen der Landesverwaltung - so verfahren? Antwort: Bisher sind die Personalakten der Lehrkräfte in der Digitalisierung und werden schwarz-weiß digitalisiert. Vom Grundsatz her wird dies so fortgesetzt werden. c) Mit welcher Begründung wurde oder wird so verfahren? Antwort: Auf die Digitalisierung in Farbe wurde nach Durchführung von entsprechenden Vergleichstests zugunsten der besseren Lesbarkeit verzichtet. Gemäß der Technischen Richtlinie des Bundesamtes für die Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zum rechtssicheren Scannen (BSI TR-03138 Drucksache 18/3999 Schleswig-Holsteinischer Landtag - 18. Wahlperiode 2 Ersetzendes Scannen (RESISCAN)) müsste die Farbe eines Dokumentes dann beim Scannen erhalten werden, wenn der Farbinformation eine eigenständige informationstragende Bedeutung zukommt (Beispiel: farbige Legende in einem Bebauungsplan - die Farbinformation beinhaltet eigenständig die rechtliche Bedeutung einer Fläche im Plan). Vor der Digitalisierung ist jeweils von den personalverwaltenden Dienststellen zu prüfen, ob ihre Personalakten derartige Unterlagen enthalten könnten. Dokumente mit derartigen Farbinformationen wurden jedoch bei den bisher zu digitalisierenden Personalakten von den personalverwaltenden Dienststellen nicht angeführt. Sollten von einer personalaktenführenden Stelle Hinweise zu derartigen Unterlagen in ihren Personalakten angegeben werden, würden diese farbig gescannt werden. d) Ergeben sich daraus, dass Dokumente, die im Original - in der "Papierform" - farbig vorliegen, jedoch nach der Digitalisierung (und Vernichtung der Originaldokumente) in elektronischer Form nur noch als Schwarz-Weiss- Dokument existieren, nach Auffassung der Landesregierung möglicherweise rechtliche oder andere Probleme? Antwort: Nein. Wenn ja: Worin bestehen diese Probleme - oder ist diese Frage eventuell überhaupt nicht geprüft worden? Im Falle der Verneinung: Wie begründet die Landesregierung ihre Auffassung, dass der mit einer Digitalisierung in Form von Schwarz-Weiss-Dokumenten verbundene Daten- bzw. Informationsverlust zulässig und unproblematisch ist? Antwort: Siehe Ausführungen zu 1.c. e) Hat die Landesregierung die Personalräte der Landesbehörden sowie die Unabhängige Landesbeauftragte für den Datenschutz vorab zu der genannten Vorgehensweise angehört, und wenn ja: Wann ist diese Beteiligung erfolgt? Im Falle der Verneinung: Wie begründet die Landesregierung, dass keine Beteiligung dieser beiden Stellen erfolgt ist? Antwort: Das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD) begleitet von Anfang an und fortlaufend das Digitalisierungsprojekt Personalakten (DigiPA). Die jeweiligen Personalvertretungen werden ebenfalls jeweils von Anfang an durch die jeweiligen personalverwaltenden Dienststellen einbezogen. Die Mitbestimmung für das gesamte Digitalisierungsvorhaben ist gemäß § 59 Mitbestimmungsgesetz Schleswig-Holstein erfolgt, siehe 59er-Vereinbarung DigiPA. 2. Wie wird im Zuständigkeitsbereich der Landesregierung ansonsten bei der Digitalisierung von Akten verfahren: Werden z.B. auch Gerichtsakten oder Schleswig-Holsteinischer Landtag - 18. Wahlperiode Drucksache 18/3999 3 andere Aktenbestände (wenn ja: welche) nicht im farbigen Original, sondern als Schwarz-Weiss-Dokumente digitalisiert? Antwort: Die Vorgehensweise hinsichtlich der Verwaltungsakten ist bisher unterschiedlich. Eine Rahmenvorgabe des CIO zum Ersetzenden Scannen als Ergänzung zur Aktenordnung ist in Vorbereitung und wird vorsehen: „soweit der Farbe keine eigenständige, informationstragende Bedeutung zukommt, kann schwarz-weiß gescannt werden“. Aktuell werden keine Verfahrensakten im Bereich der Justiz digitalisiert. Nur in den Bereichen Grundbuch und Register werden bisher elektronische Akten geführt. In diesen Bereichen werden nur die Papiereingänge, nicht aber die Bestandsakten, digitalisiert. Die Übertragung von in Papierform vorliegenden Schriftstücken und Urkunden in ein elektronisches Dokument ist in den jeweiligen Verfahrensordnungen geregelt (z.B. § 97 Grundbuchverfügung). Eine Empfehlung des MJKE sieht für diese Bereiche vor, grundsätzlich schwarz/weiß zu scannen. Soweit jedoch der farbigen Darstellung eines Papiereingangs eine relevante Information zukommt, soll farbig gescannt werden. Die Entscheidung, ob farbig oder schwarz/weiß gescannt werden soll, trifft der Urkundsbeamte bzw. die Urkundsbeamtin der Geschäftsstelle (UdG) zu jedem einzelnen Papiereingang. Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur bestätigt der bzw. die UdG die Übereinstimmung des gescannten Bilds mit dem Original. 3. Sind die unter 1 d) und e) angesprochenen Prüfungen bzw. die Beteiligung oder Anhörung von Personalräten, des ULD und - im Bereich der Justiz - der Richterschaft analog auch in diesen Fällen erfolgt, und wenn: Mit welchem Ergebnis? Im Falle der Verneinung: Wie begründet die Landesregierung ihre Vorgehensweise? Antwort: Die Personalakten der Gerichte, Staatsanwaltschaften und des Justizvollzuges werden als letzte digitalisiert, die entsprechenden Beteiligungen und Prüfungen erfolgen daher erst noch.