SCHLESWIG-HOLSTEINISCHER LANDTAG Drucksache 18/4331 18. Wahlperiode 01.07.2016 Kleine Anfrage des Abgeordneten Hans-Jörn Arp (CDU) und Antwort der Landesregierung - Ministerpräsident Ausschreibung zur Krisenkommunikation 1. Inwieweit trifft es zu, dass es im Frühjahr auf Veranlassung der Landesregierung eine Ausschreibung zur Krisenkommunikation gegeben hat, und was war Gegenstand der Ausschreibung? Im Auftrag der Staatskanzlei hat die GMSH am 4.3.2016 folgende Beratungs- und Unterstützungsleistungen ausgeschrieben: • Durchführung von Workshops für die Analyse der Pressestellen im Hinblick auf ihre Aufstellung für die Bewältigung krisenhafter Situationen, sowie darauf aufbauend Erstellung eines Krisenmanagementkonzepts mit Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. • Beratung beim Auf- und Ausbau von Informationsplattformen im Internet und in den sozialen Netzwerken für die Kommunikation in krisenhaften Situationen . • Begleitender Einsatz vor Ort bei krisenhaften Situationen mit Unterstützung der Pressesprecherinnen und Pressesprecher und der Leitungsebene bei der Kommunikationsarbeit einschl. Monitoring der Abläufe. Drucksache 18/4331 Schleswig-Holsteinischer Landtag - 18. Wahlperiode 2 2. Welche Gründe hatte die Landesregierung, eine solche Ausschreibung in Auftrag zu geben? Welche Ziele hat sie damit verfolgt? Die Entscheidung für eine solche Ausschreibung fiel im Herbst 2015 in einer Zeit, als Pressestellen der Landesregierung angesichts unzähliger Anfragen zur Flüchtlingsthematik zu wesentlichen Aufgaben nicht mehr gekommen sind. In dieser Situation und angesichts der Tatsache, dass eine dauerhafte Veränderung der Lage nicht absehbar war, hatte sich die Landesregierung für externe Hilfe entschieden. Ziel war, dass der Dienstleister die Landesregierung dabei unterstützt und berät, wie sie in Situationen mit besonders hohem Kommunikationsbedarf die Medien und die Öffentlichkeit schnell, umfassend, detailliert und transparent informiert. Beispiele aus der Vergangenheit für solche Ereignisse und Situationen mit zeitweise erhöhtem Kommunikationsbedarf sind Krisen wie die Keimfunde am UKSH, die Havarie der „Pallas“, die Schweinegrippe, Lebensmittelskandale („Dioxin in Eiern“) oder auch besondere Situationen wie eben der genannte starke Anstieg der Flüchtlingszahlen im Sommer/Herbst 2015. 3. Welche Personen waren an der Formulierung der Ausschreibungsinhalte beteiligt und wer hat die Ausschreibung am Ende in Auftrag gegeben? Der Referatsleiter der Presse- und Informationsstelle der Landesregierung und die Vergabestelle der GMSH waren an der Ausarbeitung der Ausschreibungsunterlagen beteiligt. Mit den von der Leitung der Presse- und Informationsstelle und dem Chef der Staatskanzlei freigegebenen Unterlagen ist die Vergabestelle der GMSH vom Referatsleiter der Presse- und Informationsstelle gebeten worden, die Leistungen auszuschreiben. 4. Wie viele Angebote sind aufgrund der Ausschreibung eingegangen und wie viele Anbieter haben eine Einladung erhalten, um ihre Angebote persönlich zu präsentieren ? Zwei. Beide Anbieter haben eine Einladung erhalten. 5. Trifft es zu, dass die Staatskanzlei anvisierte Präsentationstermine einmal bzw. mehrmals verschoben bzw. anschließend gänzlich abgesagt hat? Wenn ja, bitte näher ausführen und die genauen Gründe darlegen. Aus terminlichen Gründen musste der ursprüngliche Präsentationstermin am 4.5.2016 auf den 2.6.2016 verschoben werden. In der Zwischenzeit hatte sich die Lage durch die stark gesunkenen Flüchtlingszahlen weiter deutlich entspannt und die Pressestellen konnten ihre Aufgaben erkennbar bewältigen. Vor diesem Hintergrund war ein Teil der bisher ausgeschriebenen Leistungen ersichtlich nicht mehr benötigt, so dass die Staatskanzlei eine Aufhebung der Ausschreibung in Erwägung zog. 3 Um die Bieter angesichts des nahenden Präsentationstermins, zu dem die Vergabestelle im Auftrag der Staatskanzlei für den 2.6.2016 eingeladen hatte, unverzüglich und transparent über den aktuellen Diskussionsstand zu unterrichten , hat die Presse- und Informationsstelle die Bieter in Abstimmung mit der Vergabestelle am 27.5.2016 telefonisch vorab informiert. Dabei hat der Referatsleiter der Presse- und Informationsstelle gegenüber den Bietern erklärt, dass eine endgültige Entscheidung diesen durch die Vergabestelle schriftlich mitgeteilt werden würde. Diese direkte Kommunikation sollte sicherstellen, dass die Bieter unverzüglich unterrichtet wurden und keinen unnötigen Arbeitsaufwand hatten. Der Präsentationstermin ist dann am 31.5.2016 abgesagt worden. Die Terminabsage wurde von der Vergabestelle bestätigt. Im Nachgang zu diesen Informationen hat der Regierungssprecher am 6.6.2016 die beiden Bieter telefonisch darüber unterrichtet, dass die Presse- und Informationsstelle der Landesregierung erwäge, an dem dritten Paket der Ausschreibung (Begleitung vor Ort in krisenhaften Situationen, siehe Antwort zu Frage 1) festzuhalten und eine entsprechende Bereitschaft im Rahmen der Ausschreibung vorab zu klären. Zahlungen würden aber nur dann fällig werden, wenn die Leistung tatsächlich in Anspruch genommen würde. Ein entsprechender Besprechungstermin wurde avisiert, dieser ist allerdings mittlerweile hinfällig geworden (siehe Antwort zur nächsten Frage). 6. Inwieweit trifft es zu, dass die Ausschreibung am Ende aufgehoben wurde, was waren die genauen Gründe dafür und wer war an der Entscheidung beteiligt? Ein Vergabeverfahren kann nach § 17 Abs. 1 lit. b VOL/A aufgehoben werden, wenn sich die Grundlagen des Vergabeverfahrens wesentlich geändert haben. Aus Sicht der Staatskanzlei ist es evident, dass sich die Grundlagen dieses Vergabeverfahrens wesentlich geändert haben. Zum einen hat sich die Lage durch die stark gesunkenen Flüchtlingszahlen seit der Ausschreibung im März 2016 weiter deutlich entspannt. Eine krisenhafte Situation ist derzeit in dieser Frage nicht erkennbar und in absehbarer Zukunft nicht zu erwarten. Zum anderen wurden in den letzten Wochen die Möglichkeiten genutzt, Schulungen im Bereich der Krisenkommunikation zu besuchen. Eine systematische Überprüfung der Pressestellen auf ihre Fähigkeit, Krisen medial zu bewältigen, ist daher nicht mehr nötig. Die Presse- und Informationsstelle der Staatskanzlei hat mit der Vergabestelle erörtert, ob die Ausschreibung ganz oder teilweise bis zum Eintreten einer krisenhaften Situation, in der Hilfe benötigt würde, offen gehalten werden könne. Dies hat die Vergabestelle verneint und stattdessen nach einer ersten Prüfung die Empfehlung ausgesprochen die Ausschreibung aufzuheben. Dieser Empfehlung ist die Staatskanzlei im weiteren Verlauf gefolgt. Auf Vorschlag des Regierungssprechers hat der Chef der Staatskanzlei die Ausschreibung am 30.6.2016 aufgehoben. Die Bieter sind am gleichen Tag von der Vergabestelle hierüber informiert worden. Mit ausschlaggebend war neben den genannten Gründen auch, dass einer der Bieter offenbar gegen die in den Ausschreibungsunterlagen ausdrücklich fixierte Vertraulichkeit verstoßen hat und mit den vertraulichen Unterlagen an Medien herangetreten ist. Ein Vertrauensverhältnis zwischen Auftraggeber und möglichem Auftragnehmer war damit nicht mehr gegeben. Drucksache 18/4331 Schleswig-Holsteinischer Landtag - 18. Wahlperiode 4 7. Inwieweit hat sich die Landesregierung von ihrem Ziel verabschiedet, einen „Rahmenvertrag für Leistungen im Zusammenhang mit der Unterrichtung der Öffentlichkeit in Krisensituation“ abzuschließen, und warum? Derzeit ist eine erneute Ausschreibung nicht geplant. 8. Wofür plant die Landesregierung die für 2016 veranschlagten Haushaltsmittel in Höhe von 200.000 Euro für „Kommunikation in Krisensituationen“ einzusetzen? Bitte detailliert auflisten. Siehe auch Antwort zu Frage 7. Die Haushaltsmittel würden zu diesem Zweck nur dann in Anspruch genommen, aufgewendet, wenn 2016 eine Agentur im Rahmen einer entsprechenden Ausschreibung zur Kommunikation in Krisensituationen den Zuschlag erhalten hat und nachweisbar in einer entsprechenden Situation mit erhöhtem Kommunikationsbedarf für die Landesregierung tätig war.