SCHLESWIG-HOLSTEINISCHER LANDTAG Drucksache 18/4534 18. Wahlperiode 16.08.2016 Kleine Anfrage des Abgeordneten Dr. Heiner Garg (FDP) und Antwort der Landesregierung - Ministerpräsident KoPers - Wirtschaftlichkeitsberechnungen 1. Wie oft und aus welchem Grund wurden Veränderungen bei der Wirtschaftlichkeitsberechnung beim Projekt KoPers unternommen? Welche Ergebnisse bei der Wirtschaftlichkeitsberechnung ergaben sich jeweils? Bitte einzeln angeben. Antwort: Nach § 7 Abs. 2 der Landeshaushaltsordnung (LHO) sind für alle finanzwirksamen Maßnahmen angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchzuführen . Nach den Verwaltungsvorschriften zu § 7 LHO sind bei Maßnahmen , die sich über mehr als zwei Jahre erstrecken, und in sonstigen geeigneten Fällen nach individuell festzulegenden Laufzeiten oder zu Zeitpunkten, an denen abgrenzbare Ergebnisse oder Teilrealisierungen einer Maßnahme zu erwarten sind, begleitende Erfolgskontrollen durchzuführen. Sie liefern vor dem Hintergrund zwischenzeitlich eingetretener wirtschaftlicher, ökonomischer , gesellschaftlicher, ökologischer, sozialer und technischer Veränderungen die notwendigen Informationen für die Entscheidung, ob und wie die Maßnahme fortgeführt werden soll. Die Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen für das Projekt KoPers wurden im Zuge der begleitenden Erfolgskontrolle überprüft und aktualisiert. Drucksache 18/4534 Schleswig-Holsteinischer Landtag - 18. Wahlperiode 2 Ergebnisse der Wirtschaftlichkeitsberechnungen: Termin Anlass für Wirtschaftlichkeitsuntersuchung/ Erfolgskontrolle/ Gründe für Änderungen Wert Wibe Vorprojekt 2008 Abschluss Vorprojekt zur Prüfung, ob ein gemeinsames Projekt mit Hamburg zur Einführung eines integrierten Personalmanagementverfahrens sinnvoll ist. 10,9 Mio € Wibe 2009 Abschluss Interessenbekundungsverfahren im Vorfeld der Vergabe Auswertung der eingegangenen Angebote (gemeinsam mit Hamburg) Aktualisierung der Kostenschätzungen und Zeitpläne Beschluss zum Vergabeverfahren 7,6 Mio € Wibe 2010 Beauftragung Dataport zur Durchführung des Vergabeverfahrens (gemeinsam mit Hamburg) Veränderungen der Wibe in Bezug auf Anschaffungs- und Einführungskosten für die Software anhand der Kostenschätzungen der beteiligten Firmen (Beschaffung, Customizing, Einführung) Zeitpunkte des Wegfalls alter Kosten bzw. des Anfalls neuer Kosten anhand der vorgelegten Roadmaps für die Einführung laufende Softwarekosten anhand der Firmenschätzungen . 18,0 Mio € Wibe 2011 Vergabeentscheidung Auswertung der eingegangenen konkreten Angebote (gemeinsam mit Hamburg) Beschluss zur Zuschlagsentscheidung 22,3 Mio € Wibe 2013 Umstellung auf eine stufenweise Einführungsplanung Kostensteigerung in Entwicklung und Betrieb Wibe nur für SH 12,3 Mio € Die abzusehenden Personaleinsparungen wurden im Zuge der Neuaufstellung des Projektes einer grundlegenden Überprüfung unterzogen. Hierbei ergab sich ein deutlicher Anpassungsbedarf hinsichtlich der zu Projektstart unterstellten Grundannahmen möglicher Einsparungen (vgl. hierzu auch Antwort zu Ziff.5) Schleswig-Holsteinischer Landtag - 18. Wahlperiode Drucksache 18/4534 3 Wibe 2014 Sachstand September 2014 Umfassende Aktualisierung und Neugestaltung der Wibe unter externer Beteiligung Kostensteigerungen IT-Projekt Korrektur der Personaleinsparungen Aufstockung zum Programm - 30,7 Mio € Wibe 2015-1 Sachstand Januar 2015 Anpassungen an die Verlängerung der Projektlaufzeit Plankosten sind nicht abgeflossen - 23,1 Mio € Wibe 2015-2 Sachstand April 2015 Berücksichtigung funktionaler Erweiterungen des vertraglich geschuldeten Leistungsumfangs Erhöhung der Planansätze für die Einführungsunterstützung Verlängerter Betrieb Altsysteme Kostensteigerung IT-Betrieb (RZ) - 32,8 Mio € Wibe 2015-3 Sachstand November 2015 Einbeziehung Gestellungspersonal Einsparung Pflegekosten Anpassung an tatsächlichen Mittelabfluss - 30,7 Mio € Wibe 2016-1 Sachstand Juni 2016 Kostensteigerung in den Bereichen Weiterbetrieb der Altverfahren Eigenes und externes Personal Softwarepflege und Change Requests Rechenzentrumsbetrieb/systemnahe Dienstleistung Anpassung der Betrachtungszeit. - 33,7 Mio. € 2. Kam es durch die Veränderungen bei den Wirtschaftlichkeitsberechnungen zu veränderten Nutzenwerten? Wenn ja, welche, aus welchem Grund und hatten diese Einfluss hatten diese Veränderungen auf den Kapitalwert? Antwort: Die jeweiligen Positionen der Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen wurden im Zuge der begleitenden Erfolgskontrollen überprüft und ggf. aktualisiert. Dabei wurden auch die Nutzenwerte an die jeweiligen aktuellen Erkenntnisse angepasst . Die Nutzenwerte für KoPers basieren zum Großteil auf Personaleinsparungen und Einsparungen aus dem Wegfall der Altsysteme. Beispiele für eine vorgenommene Änderung/Anpassung der Wirtschaftlichkeitsberechnung sind aus der o.a. Tabelle ersichtlich. Drucksache 18/4534 Schleswig-Holsteinischer Landtag - 18. Wahlperiode 4 So macht z.B. die verzögerte Einführung der IT-Verfahren einen (längeren) Weiterbetrieb der Altverfahren erforderlich und führt zu einem (späteren) Wegfall der Altsysteme. Dieser Umstand verändert die Nutzenwerte und wirkt sich auch auf den Kapitalwert aus. 3. Wie hoch ist der Nutzen aus Personaleinsparungen? Antwort: Ca. 43 Mio. € bis 2030 4. Wie hoch bzw. niedrig ist der aktuelle qualitativ-strategische Nutzen? Antwort: Der qualitativ-strategische Nutzen wurde zuletzt im Mai 2015 erhoben und hatte im Wibe-Kalkulator eine Bewertungszahl von 51 erreicht. 5. Wie viele Vollzeitäquivalente können aktuell durch das Projekt eingespart werden ? Bitte ggf. Anpassungen beim Einsparpotential während des Projektes angeben . Antwort: Die aktuelle Wibe 2016 geht von einem Einsparpotential von 94 VZÄ bis 2030 aus. Bei Projektstart in 2009 wurde fälschlicherweise angenommen, dass ca. 900 MA im Bereich des Personalmanagements eingesetzt sind. Es wurde eine mögliche Einsparquote durch KoPers von pauschal 20% einkalkuliert und in der Wibe zugrunde gelegt. Diese Zahlen wurden im Jahr 2014 aufgrund prozessspezifischer Analysen dahin gehend korrigiert, dass tatsächlich nur ca. 480 MA (=ca. 327 VZÄ) KoPers nutzen und in der Folge nur ca. 90 VZÄ eingespart werden können. 6. Werden durch das Projekt Synergieeffekte erzielt? Wenn ja, welche und in welcher Höhe? Wenn nein, warum nicht? Antwort: Durch die Einführung des integrierten Verfahrens KoPers in der Landesverwaltung können folgende Synergien erzielt werden: Weitgehende Optimierung und Automatisierung der Bearbeitung, z.B. durch Wegfall von Medienbrüchen, Vermeidung von Doppelarbeit. Bündelung aller Steuerungshebel des Personalmanagements an einer Stelle. Einführung von Self- und Management-Service-Funktionen. Mit KoPers werden in mehr als 1.200 Dienststellen Standardprozesse eingeführt, die Effizienzsteigerungen bewirken werden. So werden z.B. aus rd. 3.000 Dokumentvorlagen zukünftig rd. 500. Schleswig-Holsteinischer Landtag - 18. Wahlperiode Drucksache 18/4534 5 Mehr Transparenz und damit verbesserte Steuerungsinformationen im Personalbereich sind nur durch ein integriertes, durchgängig genutztes Personalverfahren wie KoPers erreichbar. KoPers ermöglicht die flexible Anpassung des Personalmanagements an zukünftige Entwicklungen. Erst durch KoPers ergibt sich die Möglichkeit, Personalaufgaben zu zentralisieren und Skaleneffekte zu realisieren.