1 SCHLESWIG-HOLSTEINISCHER LANDTAG Drucksache 18/4780 18. Wahlperiode 31.10.2016 Kleine Anfrage des Abgeordneten des Abgeordneten Torge Schmidt (PIRATEN) und Antwort der Landesregierung - Ministerpräsident DE-Mail in Schleswig-Holstein Vorbemerkung der Landesregierung: Entsprechend der Landesverordnung über die Nutzung der Basisdienste des Landes Schleswig-Holstein (LVO eGovBasisdienste) vom 6. Oktober 2015 stellt das Land Schleswig-Holstein für die elektronische Abwicklung von Verwaltungsabläufen gemäß § 8 Absatz 1 des Gesetzes zur elektronischen Verwaltung für Schleswig- Holstein (E-Government-Gesetz - EGovG) die dort in der Anlage aufgeführten Basisdienste als zentrale landesweite Basisinfrastruktur zur Verfügung. Das Zentrale IT-Management Schleswig-Holstein (ZIT SH) ist verfahrensverantwortlich für die Basisdienste. Das ZIT SH kann für die in der Anlage aufgeführten Basisdienste jeweils Nutzungsbestimmungen zur ordnungsgemäßen Nutzung des Verfahrens durch die beteiligten Stellen erlassen. Die Kommunalen Spitzenverbände (KLV) und das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD) sollen bei der Erstellung der Nutzungsbestimmungen beteiligt werden. Gemäß Ziffer 3 der genannten Verordnung ist De-Mail-in-SH ein solcher Basisdienst: „Der Basisdienst De-Mail in SH umfasst eine De-Mail-Infrastruktur für das Land und die öffentlichen Verwaltungen Schleswig-Holsteins. Die Infrastruktur umfasst ein De- Mail-Gateway, das gemeinsam genutzt wird. Es hostet für die Verwaltungen De-Mail- Adressen und beinhaltet eine Koppelung an die jeweiligen E-Mail-Verbünde in das gesicherte Landesnetz. Die Identität der Kommunikationspartner, der Versand und der Eingang einer De-Mail-Nachricht können mit diesem Basisdienst nachgewiesen werden. Die jeweilige Nutzung in den Behörden erfolgt über die vertraute E-Mail- Umgebung.“ Drucksache 18/4780 Schleswig-Holsteinischer Landtag - 18. Wahlperiode 2 Das ZIT SH hat für De-Mail-in-SH Nutzungsbestimmungen erlassen, ULD und KLV wurden beteiligt. Die Nutzungsbestimmungen sind im Extranet der öffentlichen Verwaltungen (SHIP) zugänglich1. Dort sind auch weitere Informationen und Unterlagen zu De-Mail-in-SH zu finden. 1. Wer ist Mitglied der AG De-Mail in Schleswig-Holstein? Antwort: Mitglied der „AG De-Mail-in-SH“ sind das Zentrale IT-Management Schleswig- Holstein (ZIT SH), die kommunalen Landesverbände, im Regelfall vertreten durch das Kommunale Forum für Informationstechnik der kommunalen Landesverbände in Schleswig-Holstein (KomFIT), sowie Dataport und je nach Bedarf der De-Mail-Dienste-Anbieter T-Systems, der nach der europaweiten Ausschreibung den Zuschlag erhalten hatte. Daneben gibt es seit einiger Zeit eine weitere Arbeitsgruppe „AG landsh.demail .de“, in der außer dem ZIT SH und Dataport Vertreterinnen und Vertreter der Ministerien sowie des Landesrechnungshofs und des Schleswig- Holsteinischen Landtags tätig sind, um landesseitig die Einführung von De- Mail vorzubereiten. Bedarfsbezogen nehmen an dieser AG auch Vertreter von Dataport und T-SYSTEMS INTERNATIONAL GMBH (TSI, als De-Mail- Dienste-Anbieter) teil. 2. Welche Themen behandelte die AG in diesem Jahr? Antwort: Die AG De-Mail-in-SH hat sich 2016 bisher sieben Mal getroffen und insbesondere folgende Themen bearbeitet: Nutzungsbestimmungen De-Mail-in-SH Konzeption inkl. Prozesserarbeitung zur Einführung von De-Mail-in-SH in der Landesverwaltung und bei den künftig beteiligten Stellen Schutzbedarf von De-Mail-in-SH Erarbeitung des Testvorgehens Erarbeitung der Konzeptlage für De-Mail-in-SH Klärung von technischen Fragen hinsichtlich De-Mail selbst Klärung von technischen Fragen zur Anbindung an das Landesnetz und zu den erforderlichen Freischaltungen Vorbereitung der Konfiguration und Nutzung des De-Mail-Plugins für die E- Mail-Clients inkl. der Erstellung von Einrichtungsanleitungen zum komfortablen Versand von De-Mails aus der „normalen“ E-Mail heraus Klärungen zu speziellen Postfächern (catch all und bounce all) Vorbereitungen der Information in verschiedenen Gremien über den Stand von De-Mail-in-SH und Stand der zugehörigen Planungen Beratung bei der Vorbereitung von Informationsmails an die interessierten Kommunen 1 – Siehe: http://ship/-3.Allgemeines/-Aktuelle_Themen_und_Projekte/-De-Mail-in-SH/nutzungsbestimmungen.pdf Schleswig-Holsteinischer Landtag - 18. Wahlperiode Drucksache 18/4780 3 Vorbereitung der datenschutzrechtlichen Vorabkontrolle Vorbereitung der Zugangseröffnung Test des organisatorischen Ablaufs für die Einführung bei den künftig beteiligten Stellen Vorbereitung und Abstimmung der Informationen zur Veröffentlichung im Extranet der öffentlichen Verwaltungen (SHIP) ständige Arbeits- und Zeitplanung für die einzelnen Schritte der Einführung Die AG landsh.de-mail.de hat sich im Frühsommer 2016 gebildet. Sie hat sich seit Juni 2016 fünfmal getroffen und insbesondere folgende Themen behandelt : Subdomain- und Postfachbildung Organisation des De-Mail-Eingangs (an die allgemeine E-Mail-Poststelle oder an eine gesonderte De-Mail-Poststelle oder auch unmittelbar an gesonderte Funktionsadressen) sowie Organisation des De-Mail-Ausgangs (zentral über die Poststelle oder dezentral über den jeweiligen Adressaten der De-Mail) Klärungen hinsichtlich Finanzverwaltung und Justiz innerbehördliche Organisationsfragen Vorbereitung Teilnahme am Test von De-Mail-in-SH Beratung bei der Erarbeitung von Informationsunterlagen Beratung des IT-Organisationskonzepts und des IT-Nutzungskonzepts Organisation der catch-all- und bounce-all-Postfächer in der Landesverwaltung Vorgehen bei der Zugangseröffnung Einbindung der De-Mail-Postfächer in die Outlook-Adressbücher der Landesverwaltung Arbeits- und Zeitplanung innerhalb der Landesverwaltung 3. Welche Gelder sind für die De-Mail in diesem und im kommenden Jahr unter welchen Haushaltstiteln eingestellt? Antwort: Mittel für De-Mail-in-SH sind im Einzelplan 14 und dort in den Kapiteln 1402 und 1403 eingestellt. Kapitel 1402 – ITM 2401 2016 2017 Titel 53356 Plan 239.000,00 € 121.000,00 € Kapitel 1403 – ITM 2453 2016 2017 Titel 53306 Plan 102.000,00 € 0,00 € 4. Für welche Maßnahmen wurden die Gelder in diesem Jahr bereits verausgabt ? Antwort: Die Mittel im Kapitel 1402 sind für den Betrieb von De-Mail-in-SH eingeplant, insbesondere für technische Konzeption und technischen Aufbau des De-Mail- Drucksache 18/4780 Schleswig-Holsteinischer Landtag - 18. Wahlperiode 4 in-SH Basisdienstes. Dort ist auch eventuell anfallendes De-Mail-Porto für das Land und in einem gewissen Umfang auch für die teilnehmenden Verwaltungen veranschlagt. Es sind noch keine Mittel abgeflossen, da eine Rechnungsstellung seitens Dataport noch nicht erfolgt ist. Voraussichtlich werden die beantragten Mittel in 2016 nicht in der geplanten Höhe abfließen, da sich unter anderem aufgrund eines erforderlichen Umzugs in das Rechenzentrum RZ2 von Dataport die Inbetriebnahme verzögert hat. Auch De-Mail-Porto wird noch nicht nennenswert anfallen. Die Mittel im Kapitel 1403 sind für den Aufbau von De-Mail-in-SH eingeplant, insbesondere für die personelle Unterstützung des ZIT SH durch einen Dataport Mitarbeiter. Hierfür wurden 2016 bisher knapp 30 T€ verausgabt. Möglicherweise wird auch zu Beginn 2017 noch personelle Unterstützung erforderlich sein, dann werden auch für 2017 noch Mittel in einer Größenordnung von 10T€ erforderlich sein. 5. Wie ist der aktuelle Stand bei der Einführung der De-Mail in Schleswig- Holstein? Antwort: Der aktuelle Stand stellt sich wie folgt dar: Die konzeptionellen und organisatorischen Vorarbeiten sind weitestgehend abgeschlossen. Der technische Aufbau von De-Mail-in-SH ist abgeschlossen. Die organisatorischen Arbeiten für den Rollout sind abgeschlossen. Die Nutzungsbestimmungen zu De-Mail-in-SH sind erarbeitet und noch redaktionell fortgeschrieben worden. Der organisatorische Ablauf ist mit zwei beteiligten Verwaltungen getestet und noch einmal verbessert worden. Die E-Mail, die zum Start von De-Mail-in-SH an die über 130 interessierten Verwaltungen gesendet werden wird, ist vorbereitet, ebenso der Verteiler. De-Mail-Domains und De-Mail-Postfächer für oberste Landesbehörden sind eingerichtet. Die Zugangseröffnung im Landesportal ist konzipiert und teilweise schon vorbereitet. Das De-Mail-Plugin wurde landesseitig auf den Testarbeitsplätzen installiert . Die Konfiguration für das Plugin wurde erarbeitet und für IT-Administratoren bereitgestellt. De-Mail-in-SH ist seitens des Landes getestet. Die Unterlagen für die Vorabkontrolle sind erstellt. Informationen zu De-Mail-in-SH sind im Verwaltungsextranet SHIP bereitgestellt . De-Mail-in-SH wurde gemäß § 9 Schleswig-Holsteinisches Gesetz zum Schutz personenbezogener Informationen (Landesdatenschutzgesetz - LDSG -) der Behördlichen Datenschutzbeauftragten der Staatskanzlei zur Vorabkontrolle vorgelegt. Die Vorabkontrolle ist erfolgt. Sie ist noch vorläufig , da der Betriebsvertrag mit Dataport noch nicht finalisiert ist. Schleswig-Holsteinischer Landtag - 18. Wahlperiode Drucksache 18/4780 5 Aktuell wird StK-intern der Start von De-Mail-in-SH vorbereitet. 6. Welche noch gültigen Verträge oder Vereinbarungen mit welchen Laufzeiten sind von Seiten der Landesregierung in Bezug auf die De-Mail eingegangen worden? Antwort: Aufbau und Betrieb der technischen Infrastruktur für De-Mail-in-SH Das ZIT SH ist mit Dataport am 01.02.2015 eine Vorvereinbarung für Aufbau und Betrieb von De-Mail-in-SH eingegangen. Subunternehmer für die eigentlichen De-Mail-Dienste in diesem Vertrag ist TSI. Die Vorvereinbarung wird durch den eigentlichen De-Mail-in-SH-Vertrag abgelöst werden, der derzeit in der fachlichen Abstimmung ist. Dieser Vertrag wird eine Laufzeit vom 01.01.2016 - 17.02.2018 haben. Personelle Unterstützung für den Einführungsaufwand von De-Mail-in-SH Des Weiteren hat das ZIT SH mit Dataport ebenfalls einen Vertrag hinsichtlich der personellen Unterstützung beim Aufbau von De-Mail-in-SH abgeschlossen . Dieser Vertrag hat eine Laufzeit vom 01.08.2015 – 31.12.2016 und muss bis zum Abschluss der Rollout-Phase bei den kommunalen Verwaltungen voraussichtlich geringfügig verlängert werden. 7. Welche Planungen bezüglich De-Mail verfolgt Schleswig-Holstein? Antwort: Das ZIT SH beabsichtigt, den Basisdienst De-Mail-in-SH in Betrieb zu nehmen , um sowohl seitens des Landes als auch für die teilnehmenden Verwaltungen in Schleswig-Holstein diese elektronische Kommunikation, die auch schriftformersetzend eingesetzt werden kann, anbieten und nutzen zu können. Die Arbeiten zum Aufbau von De-Mail-in-SH haben sich als sehr viel umfangreicher und komplexer herausgestellt als zunächst eingeschätzt. Die im Rahmen dieser Arbeiten zu klärenden, vielfältigen Fragen, die sowohl technische als auch rechtliche und organisatorische Aspekte haben, lassen hoffen, dass den teilnehmenden Verwaltungen nun der Einstieg in die Nutzung von De-Mail erleichtert werden kann. Denn nur durch die Nutzung von De-Mail-in-SH und damit von De-Mail kann sich der Aufwand, der für den Aufbau dieses Basisdienstes erforderlich war und immer noch ist, letztendlich lohnen. Weitergehende Planungsaussagen können noch nicht getroffen werden, da De-Mail neu und noch relativ unbekannt ist. Daher müssen zunächst die Erfahrungen abgewartet werden. Drucksache 18/4780 Schleswig-Holsteinischer Landtag - 18. Wahlperiode 6 8. Welche Behörden und öffentliche Stellen in Schleswig-Holstein nutzen De- Mail? Antwort: Hierzu liegen nach wie vor keine konkreten Erkenntnisse vor, siehe auch Drucksache 18/4170. Aussagen aufgrund der an De-Mail-in-SH teilnehmenden Verwaltungen und hier angelegten De-Mail-Postfächer werden erst nach dem Ausrollen möglich sein.