23.09.2016 Drucksache 6/2726Thüringer LandTag 6. Wahlperiode Druck: Thüringer Landtag, 10. Oktober 2016 Einführung von Enterprise Resource Planning (ERP) an Thüringens Hochschulen - Teil I Die Kleine Anfrage 1318 vom 11. August 2016 hat folgenden Wortlaut: Der im Jahr 2014 zwischen den Regierungsfraktionen von DIE LINKE, der SPD und BÜNDNIS 90/DIE GRÜ- NEN geschlossene Koalitionsvertrag sieht vor, dass die Landesregierung die Hochschulen "bei der Einführung des erforderlichen neuen ERP-Systems aktiv begleiten" wird. Die Einführung von ERP an Thüringens Hochschulen, in Anlehnung an den Erfahrungen von wirtschaftlichen Unternehmen, soll vor allem im Bereich der Finanzbuchhaltung Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material, Informations- und Kommunikationstechnik sowie IT-Systeme rechtzeitig und bedarfsgerecht planen und steuern. Ich frage die Landesregierung: 1. Wie bewertet die Landesregierung die Anwendung von ERP für den Hochschulbereich generell? 2. Wie ist der aktuelle Stand der Einführung von ERP in der Thüringer Hochschullandschaft? Welche Hochschulen haben bereits damit begonnen, ERP einzuführen? Bis spätestens wann soll ERP an sämtlichen Hochschulen Thüringens eingeführt werden? 3. Welche konkreten Verbesserungen in der Hochschulverwaltung verspricht sich die Landesregierung von einer ERP-Einführung? 4. Gibt es Alternativen zur Einführung von ERP? Falls ja, wurden diese von der Landesregierung geprüft? 5. Hat die Landesregierung zwecks Einführung von ERP mögliche Kooperationen mit anderen Bundesländern , zum Beispiel mit Hessen oder Sachsen, geprüft? Wenn ja, mit welchem Resultat? Wenn nein, warum wurde die Möglichkeit möglicher Kooperationen nicht geprüft? 6. Wie soll ERP an den Hochschulen konkret eingeführt werden? Welche Nach- oder Vorteile hätte dabei die stufenweise Einführung von ERP nach dem Prinzip einer großen und einer kleinen Pilotschule? Das Thüringer Ministerium für Wirtschaft, Wissenschaft und Digitale Gesellschaft hat die Kleine Anfrage namens der Lan desre gierung mit Schreiben vom 20. September 2016 wie folgt beantwortet: K l e i n e A n f r a g e des Abgeordneten Dr. Voigt (CDU) und A n t w o r t des Thüringer Ministeriums für Wirtschaft, Wissenschaft und Digitale Gesellschaft 2 Thüringer Landtag - 6. WahlperiodeDrucksache 6/2726 Vorbemerkung: Das Vergabeverfahren zur Einführung eines neuen ERP-Systems an den Thüringer Hochschulen ist noch nicht abgeschlossen. Aktuell finden die Vergabeverhandlungen mit den Bietern statt. Einzelne Fragen können daher nicht abschließend beantwortet werden. Zu 1.: Die Landesregierung bewertet die Bereitstellung eines funktionierenden ERP-Systems als dringend erforderlich , da dessen Anwendung die Hochschulen in ihrer eigenverantwortlichen Verwaltung, Planung und Steuerung der Ressourcen Finanzen, Personal und Infrastruktur unterstützt. Das ERP-System ermöglicht zudem den Hochschulen, ihre vielfältigen Informations- und Berichtsanforderungen sowohl hochschulintern als auch extern (Land, Drittmittelgeber) bedienen zu können. Die Festlegungen des "Gemeinschaftsrahmens für staatliche Beihilfen für Forschung, Entwicklung und Innovation " (2006/C 323/01) sowie seiner Aktualisierung im Jahr 2014 im "Unionsrahmen für staatliche Beihilfen von Forschung, Entwicklung und Innovation" (2014/C 198/1) erfordern eine getrennte Erfassung der Kosten, Finanzierung und Erlöse der nichtwirtschaftlichen und wirtschaftlichen Tätigkeiten, die nur durch ein funktionierendes ERP-System gewährleistet ist. Mit der Hochschulgesetzesnovelle im Jahr 2014 wurde in den § 13 Abs. 3 ThürHG eine Regelung aufgenommen , wonach sich die Wirtschaftsführung und das Rechnungswesen der Hochschulen nach kaufmännischen Regeln richten. Zu 2.: Gemäß den Festlegungen in Ziffer 2.7.2 der Rahmenvereinbarung IV sowie in Kapitel V, Ziffer 1 der Zielund Leistungsvereinbarungen (ZLV) der Hochschulen soll die Einführung des neuen ERP-Systems in Kooperation aller Hochschulen zum 1. Januar 2018 erfolgen. Derzeit wird das Vergabeverfahren zur Einführung des neuen ERP-Systems an den Thüringer Hochschulen durchgeführt. Die Ausschreibungsveröffentlichung erfolgte zum 28. Januar 2016, die Angebotsfrist für die Bieter endete am 2. Juni 2016. Im Ergebnis der Bieterpräsentationen finden derzeit die Verhandlungsrunden mit den Bietern statt. Die Zuschlagserteilung ist für Anfang November 2016 geplant. Zu 3.: Das ERP-System soll künftig insbesondere folgende Leistungen erbringen: - Unterstützung aller gesetzlichen Anforderungen, die sich aus steuerlicher, handels-, beihilfe-, vergabeund haushaltsrechtlicher Sicht ergeben, - betriebliches Rechnungswesen: Buchführung, Jahresabschlüsse, Kosten- und Leistungsrechnung und webbasierte statistische Auswertungen in Echtzeit, - Budgetierung und mittelfristige Finanzplanung, - Controlling mittels automatisierter elektronischer Berichte, - hochschuladäquates (Forschungs-) Projektmanagement, - standardisierte Schnittstellen zu diversen IT-Systemen, - Einlesen der Gehalts- und Bezüge-Abrechnung der Zentralen Gehaltsstelle, - Betrieb des Kassensystems, - effizientes Rechte- und Rollenkonzept zur Umsetzung der arbeitsteiligen Prozesse und Informationsbedürfnisse an den Hochschulen. Dabei werden folgende Verbesserungen erwartet: - Senkung des Verwaltungsaufwandes, - Beschleunigung der Prozessabläufe, - Vermeidung von Redundanzen und Doppeleingaben, - Minimierung des (manuellen) Recherche- und Abstimmungsaufwandes durch automatisierte Abstimmung zwischen einzelnen ERP-Modulen und systemkonforme Schnittstellen, - konsistente Berichte/Auswertungen auf Basis einheitlicher Stammdaten und Schaffung neuer Auswertungsmöglichkeiten , - schneller, übersichtlicher, verständlicher und aktueller Zugriff auf Berichte und Auswertungen sowie - Reduktion von Fehlern durch systemseitige Plausibilitätsprüfungen/Rückkopplungen. 3 Drucksache 6/2726Thüringer Landtag - 6. Wahlperiode Zu 4.: Da die bestehenden Systeme die notwendigen Anforderungen nicht erfüllen, ist eine Ablösung notwendig. Den oben genannten Anforderungen genügen nur leistungsfähige ERP-Systeme, wie sie auch in anderen Hochschulen in Deutschland im Einsatz sind. Eine Alternative besteht daher nicht. Zu 5.: Bei der Einführung des ERP-Systems handelt es sich um ein Gemeinschaftsprojekt aller Thüringer Hochschulen . Mögliche Kooperationen mit anderen Ländern (insbesondere Hochschulkompetenzzentren) wurden im ERP-Lenkungsausschuss erörtert. Das finanzielle Gesamtvolumen setzt ein Ausschreibungsverfahren voraus, welches als Verhandlungsverfahren gestaltet wurde, dem ein Teilnahmewettbewerb vorgeschaltet war. Aus wettbewerbsrechtlichen Gründen dürfen dabei keine Vorabsprachen getroffen werden. Zum allgemeinen Informationsaustausch erfolgte durch die Hochschulen eine Kontaktaufnahme mit den Hochschulkompetenzzentren in Hessen und Sachsen. Eine mögliche Kooperation setzt allerdings den gleichen ERP-Anbieter voraus. Da diese Entscheidung erst Anfang November 2016 auf Basis des beschriebenen Verfahrens fällt, sind weitere Absprachen erst danach möglich. Zu beachten ist zudem, dass in Hessen durch den doppischen Landeshaushalt andere Voraussetzungen gelten. Unabhängig davon ist angedacht, im Ergebnis der Vergabeentscheidung mit dem dortigen Hochschulkompetenzzentrum erneut in Kontakt zu treten. Zu 6.: Das ERP-System soll an allen Thüringer Hochschulen mit einem Produktivstart zum 1. Januar 2018 eingeführt werden. In der von den Hochschulen gebildeten ERP-Arbeitsgruppe als auch im ERP-Lenkungsausschuss wurden in Vorbereitung der Ausschreibung verschiedene Implementierungsszenarien beraten: - unterschiedliche Go-Life Termine (1. Januar 2018, 1. Januar 2019), - Einführung (mit oder ohne Pilotphase), - Produktivsetzung von Finanzen/Beschaffung und Personal (getrennt oder gemeinsam). Eine Einführung in Phasen hat jedoch den Nachteil, dass sich die notwendige Einführung des ERP-Systems weiter verzögern würde. Die Bieter sind verpflichtet worden, ein Risikomanagement zu erarbeiten, das die Einhaltung der Zeitplanung unterstützt. Damit soll für alle Hochschulen der komplette Funktionsumfang in 2018 - ohne temporäre Zwischenlösungen oder Schnittstellen und eine in weiten Teilen doppelte Systempflege - erreicht werden. Tiefensee Minister Einführung von Enterprise Resource Planning (ERP) an Thüringens Hochschulen - Teil I Ich frage die Landesregierung: Vorbemerkung: Zu 1.: Zu 2.: Zu 3.: Zu 4.: Zu 5.: Zu 6.: