30.05.2017 Drucksache 6/4007Thüringer LandTag 6. Wahlperiode Druck: Thüringer Landtag, 12. Juni 2017 Ablauf behördeninterner Bearbeitungen in der Thüringer Staatskanzlei Die Kleine Anfrage 2107 vom 7. April 2017 hat folgenden Wortlaut: Ich frage die Landesregierung: 1. Wie viele in den Organisationseinheiten der Thüringer Staatskanzlei gefertigten Schreiben (interne und externe) welcher Art wurden seit Januar 2016 der Hausleitung (Minister, Chef der Staatskanzlei oder Staatssekretär/-in) zur Kenntnisnahme oder Zeichnung vorgelegt? Welche internen Vorschriften liegen dieser Vorlagepflicht zugrunde? 2. In welchem prozentualen Anteil der in Frage 1 genannten Schreiben wurden diese von einer übergeordneten Organisationseinheit in der Thüringer Staatskanzlei geändert oder auf Verlangen einer übergeordneten Organisationseinheit bearbeitet? In welchem prozentualen Anteil der Fälle erfolgte dies durch den Minister, den Chef der Staatskanzlei oder Staatssekretär/-in? 3. Was sind gegebenenfalls die Hauptgründe für solche Änderungen und Bearbeitungen? 4. Welchen Umfang haben diese Änderungen in der Regel? 5. Welcher Prüfungsmaßstab liegt den entsprechenden Änderungen und Bearbeitungen gegebenenfalls zugrunde? 6. In wie vielen Fällen und auf welcher Bearbeitungsebene erfolgten Änderungen aufgrund von Recht- oder Zweckmäßigkeitserwägungen? 7. Wurde der Bearbeiter oder dessen Vorgesetzter in inhaltliche Änderungen benannter Schreiben eingebunden ? Wenn ja, in welcher Weise? 8. Gibt es Fälle, in denen eine Mitzeichnung auf der jeweils untergeordneten Bearbeitungsebene verweigert wurde? Wurde in solchen Fällen die Mitzeichnung gegebenenfalls ersetzt? Welche Gründe lagen einer Verweigerung der Mitzeichnung zugrunde? In wie vielen Fällen erfolgte die Verweigerung der Mitzeichnung aufgrund von Recht- oder Zweckmäßigkeitserwägungen? 9. In wie vielen Fällen und in welchem prozentualen Verhältnis wurden Entwürfe von Vermerken, Stellungnahmen , Gutachten und Schreiben anderer Ressorts geändert? Wenn ja, von wem und mit welcher Begründung (Aufteilung nach Ressorts)? K l e i n e A n f r a g e des Abgeordneten Mohring (CDU) und A n t w o r t der Thüringer Staatskanzlei 2 Thüringer Landtag - 6. WahlperiodeDrucksache 6/4007 Die Thüringer Staatskanzlei hat die Kleine Anfrage namens der Lan desre gierung mit Schreiben vom 29. Mai 2017 wie folgt beantwortet: Zu 1. bis 9.: Die einzelnen Organisationseinheiten in der Staatskanzlei und in den Ressorts sind im Rahmen ihrer jeweiligen Zuständigkeit täglich mit einer Vielzahl von Vorgängen befasst, zu denen sie schriftliche Äußerungen unterschiedlichster Art und mit den verschiedensten Adressaten fertigen. Dabei unterliegen sie der Bindung an Gesetz und Recht (Artikel 20 Abs. 3 des Grundgesetzes, Artikel 47 Abs. 4 der Verfassung des Freistaats Thüringen). Die Abgrenzung der konkreten Zuständigkeiten richtet sich insbesondere nach dem Beschluss über die Zuständigkeit der einzelnen Ministerien nach Artikel 76 Abs. 2 Satz 1 der Verfassung des Freistaats Thüringen vom 13. Mai 2015 (GVBl. 2015, S. 81, geändert durch Beschluss vom 7. Juli 2015, GVBl. S.118) sowie innerhalb der Staatskanzlei und der Ressorts nach den jeweiligen Geschäftsverteilungsplänen. Entsprechend dem von der Gemeinsamen Geschäftsordnung für die Landesregierung sowie für die Ministerien und die Staatskanzlei des Freistaats Thüringen (ThürGGO) vom 13. Mai 2015 (GVBl. S. 81 ff.) vorgezeichneten Aufbau der Ministerien und der Staatskanzlei erfolgt die Erstellung von Entwürfen sowie gegebenenfalls deren Zeichnung/Mitzeichnung auf der dafür vorgesehenen Verwaltungsebene durch die hiermit betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. In diesem Zusammenhang ist insbesondere auf die §§ 4 bis 6 ThürGGO hinzuweisen. Dort sind sowohl die einzelnen Organisationseinheiten mit ihren Aufgaben, als auch die ihnen zugeordneten Zeichnungs- bzw. Mitzeichnungsbefugnisse geregelt. So ist die Zeichnung von Schreiben an den Landtagspräsidenten und an Abgeordnete beispielsweise nach § 5 Abs. 1 Nr. 5 ThürG- GO grundsätzlich der Ministerin/dem Minister vorbehalten. Ob und wenn ja welcher anderen Organisationseinheit oder anderen Ressorts schriftliche Äußerungen zur Zeichnung, Billigung, Mitzeichnung oder Kenntnisnahme vorgelegt werden, kann sich unmittelbar aus den genannten oder anderen rechtlichen Bestimmungen, aber auch aus den in ihrer Umsetzung vorgenommenen Verfügungen bzw. Verfahrensentscheidungen innerhalb der Staatskanzlei und der Ressorts ergeben. Dabei verfolgen die unterschiedlichen Formen der Beteiligung das Ziel, das in der Verwaltung vorhandene und für den Einzelfall relevante Fachwissen im Interesse einer fachlich kompetenten, an den Belangen der Bürgerinnen und Bürger orientierten Vorgangsbearbeitung zusammenzuführen. Zur Verwirklichung dieses Ziels sowie je nach Umfang, Komplexität und Schwierigkeitsgrad des Einzelfalls sowie der Qualität des Entwurfs kann dieser Prozess bei der Ausarbeitung schriftlicher Äußerungen mit Veränderungen an Textentwürfen verbunden sein. Solche Änderungen können rein orthographischer, grammatikalischer oder sprachlich -stilistischer Natur sein, umfassen aber auch inhaltliche Korrekturen. Diese können sich wiederum auf objektiv nachprüfbare Fakten, zwingende rechtliche Vorgaben, auf deren Bewertung oder die aus ihnen zu ziehenden Schlussfolgerungen im Einzelfall beziehen. Dabei ist die Ausarbeitung vor allem umfangreicherer schriftlicher Äußerungen als Prozess zwischen den beteiligten Organisationseinheiten und der ihnen angehörenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu betrachten, an dessen Ende nach Möglichkeit das fachlich bestmögliche Ergebnis stehen soll. Dies schließt je nach Umfang und Bedeutung sowie den Gegebenheiten des Einzelfalls eine Rückkopplung mit den Bearbeitenden ein. Schon im Interesse eines motivierenden, kooperativen Führungsstils ist eine solche Rückkopplung unerlässlich. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang insbesondere auch § 6 Abs. 4 ThürGGO: "Mitzeichnende Referatsleiter, Referatsgruppenleiter oder Abteilungsleiter dürfen den Entwurf nur im Einvernehmen mit dem federführenden Bearbeiter oder seinem beteiligten Vorgesetzten ändern. Wenn eine Einigung nicht erzielt werden kann, entscheidet der nächsthöhere gemeinsame Vorgesetzte." In Bezug auf die Beamtinnen und Beamten sei zudem der Vollständigkeit halber auf § 36 des Beamtenstatusgesetzes (Verantwortung für die Rechtmäßigkeit dienstlicher Handlungen; Verfahren bei Bedenken gegen die Rechtmäßigkeit dienstlicher Anordnungen) hingewiesen. Umfang und Vielgestaltigkeit der denkbaren und tatsächlich vorkommenden Fallkonstellationen sowie ein effizienter Einsatz der personellen Ressourcen in der öffentlichen Verwaltung schließen im Übrigen eine weitere Kategorisierung oder gar statistische Erfassung im Sinne der Fragestellung aus. Prof. Dr. Hoff Minister Ablauf behördeninterner Bearbeitungen in der Thüringer Staatskanzlei Ich frage die Landesregierung: Zu 1. bis 9.: